Fondi europei e comunicazione La gestione del rapporto con il cittadino Palermo, 12 dicembre 2012

1. Fondi europei e comunicazione La gestione del rapporto con il cittadino Palermo, 12 dicembre 2012 Catania, 13 dicembre 2012 Domenico Pennone domenico@pennone.org www.metromagazine.it Progetto“E.T.I.CA. pubblica nel Sud: migliorare la performance, accrescerela trasparenza attraverso le nuove tecnologie”. PON Governance eAssistenza Tecnica 2007-2013

2. Chi sono Giornalista - Capo uficio stampa Provincia di Napoli direttore Metronnapoli.it - Sole24Ore - Guida Normativa Italiana Dal 2002-2009 Componente Task Force per la Comunicazione Integrata Regione Campania - Autorità di Gestione POR Campania Progetto“E.T.I.CA. pubblica nel Sud: migliorare la performance, accrescerela trasparenza attraverso le nuove tecnologie”. PON Governance eAssistenza Tecnica 2007-2013

3. Lo Stato membro e l’autorità di gestione del programma operativo forniscono informazioni circa i programmi co-finanziati e le operazioni e li pubblicizzano. Le informazioni sono destinate ai cittadini dell’Unione europea e ai beneficiari allo scopo di valorizzare il ruolo della Comunità e garantire la trasparenza dell’intervento dei fondi. (tratto dall’ art.69 del Regolamento del Consiglio (CE) n. 1083/2006) Progetto“E.T.I.CA. pubblica nel Sud: migliorare la performance, accrescerela trasparenza attraverso le nuove tecnologie”. PON Governance eAssistenza Tecnica 2007-2013

4. “Investiamo nel vostro futuro” Piano di Comunicazione 2007-2013 Regione Sicilia • Garantire un’informazione trasparente e accessibile sulle possibilità offerte dagli interventi strutturali ai potenziali beneficiari finali, nonché ai seguenti soggetti: • autorità ed istituzioni locali, istituzioni scolastiche, nonché altre autorità ed istituzioni pubbliche competenti e agenzie per lo sviluppo; • organizzazioni professionali ed imprenditoriali; • parti economiche e sociali; • organizzazioni non governative, in particolare quelle che operano per la promozione della parità tra uomini e donne e per la tutela dell’ambiente; • operatori e organizzatori di progetti. • Informare l’opinione pubblica sul ruolo svolto dall’Unione europea e dagli Stati membri nella realizzazione degli interventi e sui risultati effettivamente conseguiti. Progetto“E.T.I.CA. pubblica nel Sud: migliorare la performance, accrescerela trasparenza attraverso le nuove tecnologie”. PON Governance eAssistenza Tecnica 2007-2013

5. Piano di Comunicazione Nessuna attività di comunicazione dovrebbe essere improvvisata. Regole sull’informazione e pubblicità sui Fondi strutturali: 1. Un piano di comunicazione, e tutte le principali modifiche pertinenti, viene redatto dall’autorità di gestione relativamente al programma operativo di cui è responsabile oppure dallo Stato membro relativamente ad alcuni o a tutti i programmi operativi cofinanziati dal Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR), dal Fondo sociale europeo (FSE) o dal Fondo di coesione. 2. Nel piano di comunicazione figurano almeno: a) gli obiettivi e i gruppi di destinatari; b) la strategia e il contenuto degli interventi informativi e pubblicitari destinati ai potenziali beneficiari, ai beneficiari e al pubblico che lo Stato membro o l’autorità di gestione è tenuto a intraprendere tenendo conto del valore aggiunto del sostegno comunitario a livello nazionale, regionale e locale; c) il bilancio indicativo necessario per l’attuazione del piano; d) i dipartimenti o gli organismi amministrativi responsabili dell’attuazione degli interventi informativi e pubblicitari; e) un’indicazione del modo in cui gli interventi informativi e pubblicitari vanno valutati in termini di visibilità dei programmi operativi e di consapevolezza del ruolo svolto dalla Comunità. (Articolo 2, commi 1 e 2 del Regolamento (CE) n. 1828/2006)

6. Il processo circolare

7. Analisi del contesto • l’ente che gestisce il programma (chi sta comunicando e quale è la sua missione); • il territorio e la sua popolazione (con chi comunica); • il programma stesso (che tipo di politica regionale, cosa si comunica).

8. Analisi SWOT Esamina i punti di forza e di debolezza, le opportunità e le difficoltà. Ciò serve ad identificare aree potenziali sulle qualideve concentrarsi maggiormente il Piano di comunicazione. L’analisi SWOT fornisce informazioni utili per abbinare le risorse e le capacità dell’ente alle attitudini dell’ambiente nel quale opera.

9. Obiettivi - aumentare la visibilità dei programmi verso il grande pubblico, aumentare la consapevolezza sui Fondi strutturali e in particolare sul ruolo dell’Unione europea insieme ai suoi Stati Membri; - garantire la trasparenza dei programmi per i beneficiari potenziali e finali, anche attraverso la facilitazione della partecipazione dei candidati ai programmi.

10. Obiettivi : SMART • Specific (specifici) • Measurable (misurabili) • Achievable (raggiungibili) • Realistic (realistici) • Time-bound (legati ad una scadenza)

11. Destinatari • Beneficiari potenziali Ibeneficiari potenziali vengono identificati nel programma, in quanto essi sono i beneficiari delle differenti misure. E’ necessario utilizzare le informazioni ricavate dall’analisi del contesto • Beneficiari I beneficiari sono gli utilizzatori del contributo e non possono essere identificati nella fase iniziale della redazione del Piano di comunicazione. • Pubblico Si ricava dagli obiettivi strategici del programma (ad esempio donne per raggiungere l’obiettivo delle pari opportunità) e dalle analisi demografiche e socioeconomiche

12. Strategia • Modalità di raggiungimento degli obiettivi e dei destinatari della comunicazione. • Nella definizione della strategia deve essere indicato in che modo raggiungere gli obiettivi.

13. Strategia • La strategia generale dovrebbe essere ideata tenendo presente: • - Quale è il messaggio che si vuole veicolare • - In quale direzione deve andare • - Chi ne ha bisogno • - Come devono essere raggiunti gli obiettivi e i gruppi di destinatari

14. Strategia • La strategia adottata può essere formale, informale, dettagliata oppure più generale, a seconda delle necessità del programma. La scelta può ricadere ad esempio nell’adozione di una comunicazione multimediale integrata, oppure nella costituzione di reti con i principali referenti istituzionali e socio-economici da coinvolgere nell’attuazione del Programma (definendo i diversi ruoli e i flussi di informazione). • Una strategia non viene decisa una volta per tutte, ma dovrebbe essere aggiornata a seconda delle esperienze, dei risultati, degli errori e di nuovi eventi.

15. Contenuti e Messaggio • Una comunicazione di successo assicura che il messaggio sia chiaro e di interesse per il gruppo di destinatari. • I messaggi più complessi dovrebbero essere suddivisi in messaggi più brevi e chiari nel contenuto. • E’ importante sottolineare i benefici di ciò che viene proposto e l’azione richiamata dovrebbe essere facile da ricordare e da realizzare.

16. Contenuti e Messaggi • Le iniziative di informazione e comunicazione illustrano: • gli obiettivi fondamentali della politica strutturale dell’Unione europea • la politica condivisa con gli Stati Membri; • quali obiettivi vengono perseguiti attraverso i Fondi strutturali; • gli obiettivi ed il contenuto del programma; • le opportunità per il territorio e per i cittadini; • come accedere a quelle opportunità; • i differenti ruoli e responsabilità delle istituzioni coinvolte; • i risultati; • come ottenere ulteriori informazioni.

17. Strumenti • Gli strumenti si individuano sulla base di obiettivi, target e contenuti. • Nella loro scelta è consigliabile effettuare una comparazione, in termini di efficienza ed efficacia, con possibili alternative.

18. Il Messaggio • Un messaggio per essere efficace dovrebbe essere: - positivo - chiaro - conciso: non più di 25 parole - concentrato: una sola idea per messaggio - senza gergo - adattato ai diversi gruppi di destinatari - credibile - semplice in modo da essere compreso da chiunque - sostenuto da testimonianze o esempi.

19. Messaggi • per una comunicazione effettiva è consigliabile rispettare i seguenti criteri: - Semplicità: rimuovere i messaggi di tutti gli elementi secondari e delle informazioni meno importanti senza modificare sostanzialmente il contenuto del messaggio; -Consistenza: la comunicazione raggiunge i gruppi di destinatari con strumenti e mezzi differenti. Se però si dicono cose differenti l’effetto generale viene indebolito. Se il messaggio diffuso è sempre lo stesso l’effetto moltiplicatore è invece garantito.

20. Messaggi • Tutti i messaggi dovrebbero inoltre supportare gli obiettivi principali del progetto. Essi dovrebbero: - avere un contenuto significativo; non createli perché suonano bene all’orecchio! - essere brevi e chiari, ma non generici; - l’informazione è il valore aggiunto dei messaggi; gli slogan, al contrario, hanno un impatto sull’emotività dell’individuo;

21. Messaggi - non cambiate frequentemente; per renderli più efficaci devono essere ripetuti di continuo; - essere adattati a gruppi di destinatari specifici pur restando costanti nel contenuto; - essere semplici; devono essere spiegati in una o due frasi, ma non devono eccedere un paragrafo; - infine: i messaggi hanno bisogno di tempo per essere creati. Non accelerate il processo!

22. Griglia di verifica dell’adeguatezza dei messaggi

23. Griglia di verifica dell’adeguatezza dei messaggi

24. Strumenti di comunicazione – Pubblico raggiunto

25. Strumenti di comunicazione – Pubblico raggiunto

26. Monitoraggio e Valutazione • Secondo i nuovi obblighi in materia di informazione e pubblicità degli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali, il Piano di comunicazione deve contenere: un’indicazione del modo in cui gli interventi informativi e pubblicitari vanno valutati in termini di visibilità dei programmi operativi e di consapevolezza del ruolo svolto dalla Comunità. (tratto dall’articolo 2, comma 2 del Regolamento (CE) n. 1828/2006) • Le nuove regole stabiliscono inoltre che: L’autorità di gestione informa il comitato di sorveglianza di ogni programma operativo riguardo a quanto segue: a) il piano di comunicazione e i progressi nella sua attuazione; b) gli interventi informativi e pubblicitari realizzati; c) i mezzi di comunicazione utilizzati. L’autorità di gestione fornisce al Comitato di Sorveglianza esempi di tali interventi. (Articolo 4, comma 1 del Regolamento (CE) n. 1828/2006)

27. Monitoraggio e Valutazione • Le attività di informazione e comunicazione devono essere valutate prima, durante e dopo la loro attuazione per consentire un riscontro sull’efficienza, efficacia e rilevanza delle azioni. Insieme al Piano di comunicazione, la valutazione delle misure di informazione e pubblicità degli interventi costituisce uno degli aspetti innovativi • La valutazione indica la qualità e l’efficacia delle misure di informazione e comunicazione. Per questo motivo è importante soprattutto definire i criteri per la determinazione della qualità edell’efficacia.

28. Monitoraggio e Valutazione Il monitoraggio e la valutazione, anche se tra loro collegati, costituiscono attività differenti, realizzate da soggetti differenti nelle diverse fasi di attuazione dei Piani di comunicazione. Il monitoraggio è un’attività continua e sistematica che prevede la raccolta, l’analisi e l’utilizzo delle informazioni sull’attuazione del piano per la gestione dello stesso e l’adozione di decisioni. La valutazione è un riscontro periodico sull’efficienza, efficacia, impatto, sostenibilità e rilevanza di un progetto in riferimento agli obiettivi dichiarati. E’ di solito realizzata da un soggetto indipendente con l’intento di individuare lezioni che possano guidare future decisioni.

29. Monitoraggio e Valutazione Chi Staff interno Generalmente coinvolge personale esterno/indipendente per garantire obiettività. Quando Continuamente Periodicamente. Perchè Controllare i progressi, prendere provvedimenti, aggiornare i piani Verificare se gli obiettivi e le strategie sono o meno appropriate.

30. Monitoraggio e Valutazione Misurare specifici indicatori: - indicatori di realizzazione, misurano i risultati immediati delle attività di informazione e comunicazione, quali il numero di newsletter o eventi realizzati; - indicatori di risultato, misurano gli effetti immediati delle attività realizzate sui beneficiari (es. numero di abbonati alla newsletter, numero di partecipanti agli eventi) - indicatori di impatto, misurano le eventuali conseguenze dirette o indirette delle attività di informazione e comunicazione, quale la consapevolezza e l'atteggiamento dei diversi pubblici rispetto al programma e la loro risposta in termini di progetti di qualità.

31. L’immagine Coordinatala Comunicazione Integrata La comunicazione con il pubblico prevede alcune attività realizzate a livello centrale, per dare un’immagine uniforme a tutte le attività di informazione, con alcune differenze a livello locale per sottolineare le peculiarità del territorio. Ciò serve a creare un’identità unica relativa al programma. Avere un’immagine coordinata significa che nel momento in cui si organizzano iniziative differenti, il pubblico realizza immediatamente che queste si riferiscono al programma specifico.

32. Gli strumenti di informazione e pubblicità Notizie Newsletter Poster e volantini Web site Eventi

33. La gestione Della Notizia La comunicazione tra esperti si differenzia da quella con il pubblico generale. La comunicazione tra esperti, infatti, implica la massima attenzione da parte dei lettori, dal momento che gli stessi sono interessati all’informazione sulla base di una loro esigenza. Diversamente, coloro che non sono esperti (oppure ascoltatori, spettatori, visitatori, ecc.) di solito non hanno una particolare motivazione a prestare attenzione a quello che viene detto. In altre parole, non sentono il bisogno di ascoltare e la loro attenzione deve essere catturata, altrimenti ogni sforzo può rivelarsi inutile.

34. La gestione Della Notizia Nella scrittura di notizie, ad esempio, bisogna tenere presente quanto segue: - se si tratta di una notizia (è qualcosa di nuovo e non noto in precedenza?) - attrazione o sorpresa (l’argomento trattato fa correre l’immaginazione?) - la dimensione del pubblico (quante persone sono potenzialmente interessate all’argomento?) - è direttamente rilevante per il pubblico (quanto è pertinente rispetto alla vita di tutti i giorni?) - importanza (perchè la gente ne ha bisogno?) - aspettative (cosa ne consegue?) - comprensibilità (può essere capita facilmente?) - servizio (quale servizio può essere fornito al pubblico?)

35. Newsletter La newsletter è uno strumento di comunicazione molto efficace. Può avere una cadenza variabile: mensile, trimestrale o annuale. Il valore aggiunto di una newsletter inviata regolarmente consiste nel fatto che consente di sviluppare una nuova tematica in ogni numero e focalizzare una serie di articoli su questo tema. La newsletter consente inoltre, al responsabile della comunicazione, di scrivere su progetti, aggiornare i lettori sui cambiamenti più recenti, nuove iniziative, eventi e mettere in evidenza casi di studio. E’ anche uno strumento per comunicare tutte le iniziative che vengono avviate durante un determinato periodo di programmazione. Per avere successo la newsletter deve essere realizzata attraverso la collaborazione tra il responsabile della comunicazione e una rete di referenti interni ed esterni all’amministrazione che gestisce il piano. Si possono coinvolgere uomini politici, amministratori locali, ONG e altri partner chiedendo di contribuire con articoli ed editoriali. Se il budget è limitato si può evitare di realizzare una versione a stampa della newsletter e pubblicarla esclusivamente in formato elettronico, diffusa attraverso un sito o una mailing list.

36. Newsletter

37. Poster e volantini La pubblicità realizzata mediante poster e depliant rappresenta una soluzione molto economica e di comunicazione molto diretta. E’ possibile elaborare messaggi semplici, utilizzando immagini, colori e testi contemporaneamente. Possono essere esposti per molto tempo e perciò la gente li può vedere e leggere più di una volta. Questi strumenti di comunicazione sono stati apprezzati molto negli ultimi anni soprattutto nel loro utilizzo sui mezzi di trasporto pubblico. E’ possibile diffondere messaggi in più posti nello stesso giorno, con la possibilità di raggiungere molti cittadini. In questo strumento di comunicazione un ruolo rilevante è rappresentato dalle immagini e dalla grafica.

38. Poster e volantini

39. Poster e volantini

40. Web Site e produzioni Multimediali I siti web permettono di migliorare ed aggiornare i contenuti facilmente. La loro efficacia dipende da: - facilità d’uso - frequenza di aggiornamento - precisione nell’aggiornamento dei contenuti. Il sito web dovrebbe essere realizzato tenendo presente il pubblico di riferimento. Le informazioni contenute dovrebbero essere strutturate sulla base dei differenti target a cui ci si rivolge, nello specifico enti locali, associazioni di rappresentanza, consulenti ed imprenditori, beneficiari del programma, stakeholder e il pubblico in generale.

41. Web Site e produzioni Multimediali

42. Gli Eventi L’organizzatore di eventi, quali conferenze, seminari e fiere connesse alla realizzazione di interventi co-finanziati dai Fondi strutturali deve evidenziare il contributo comunitario mediante l’esposizione della bandiera europea nei luoghi che ospitano tali eventi utilizzando l’emblema dell’Unione europea sui documenti che vengono distribuiti nel corso della manifestazione. Gli uffici di rappresentanza della Commissione negli Stati membri possono fornire un supporto nella preparazione e nella realizzazione di tali eventi.

43. Gli Eventi

44. Gli Eventi

45. Cartellonistica e Targhe • I cartelloni fissi in loco devono accompagnare la durata dei lavori per la realizzazione dell’opera pubblica finanziata. Possono essere rimossi entro e non oltre i 6 mesi dopo la fine dei lavori e sostituiti obbligatoriamente con targhe commemorative permanenti visibili e di dimensioni significative. • Le targhe esplicative permanenti vengono apposte per lerealizzazioni cofinanziate dai Fondi Strutturali che siano accessibili al grande pubblico (centri per l’impiego, centri per l’occupabilità femminile, centri per l’infanzia, ecc) su opere concluse superiori al contributo di 500.000 euro.

46. Cartellonistica e Targhe