Mats Gahnström,Verksamhetsarkitekt , Västerås stad 2013-05-30

1. Samordnad informationsarkitektur Ett projekt inom CeSam - Sveriges Kommuner och Landsting Finansierat av Vinnova Mats Gahnström,Verksamhetsarkitekt, Västerås stad 2013-05-30

2. Leverantörsberoendet • Marknaden för kommunala stödsystem kännetecknas av ett litet antal leverantörer, som ofta har ambitionen att tillhandahålla mer eller mindre heltäckande systemstöd för hela verksamhetsgrenar. • Att implementera en systemkomponent från en annan leverantörän huvudleverantören är som regel förknippat med ett betydande kostnadsdriv. • Detta är ett starkt incitamentför en kommun att hålla sig till en och samma leverantör, med följden att leverantörsberoendet fördjupas ytterligare.

3. Hur har det blivit så här? • För att ett systemstöd skall kunna fungera i en verksamhet måste någon ha koll på hur verksamheten och systemens delar hänger samman. • Med andra ord, någon måste ta ansvar för informationsarkitekturen. • Om beställarna (dvs. kommunerna) inte vill eller förmår att ta ansvar för informationsarkitekturen så övergår ansvaret till leverantörerna. • Utan ett kommunalt engagemang i den egna informationsarkitekturen blir den lätt en integrerad del av våra leverantörers affärshemligheter! • Detta gör oss beroende av ett litet antal leverantörers leveransförmåga och goda vilja så snart vi ställs inför ett utvecklingsbehov. • Detta gör oss också till oinformerade (dvs. dåliga) beställare.

4. Ökade krav på kommunerna • Krav på öppenhet och skydd av integritet • Medborgare och företag förväntar sig en mer öppen och mer tidsenlig service. • Samtidigt styrs kommunerna av lagar som framför allt värnar om den personliga integriteten. • Denna balansgång kräver en mycket hög kvalitet och precision, inte minst i vår hantering av personrelaterade uppgifter. • För att kunna tillmötesgå dessa krav på ett kostnadseffektivt, säkert och juridiskt korrekt sätt behöver vi förbättra våra metoder att hantera vår informationsarkitektur.

5. Vad är informationsarkitektur? • En informationsarkitektur är en uppsättning modeller som försöker tydliggöra en organisations processer och den information som processerna hanterar. • Förståelsen av informationsarkitekturen är helt avgörande för vår förmåga att utvecklaoch upphandla verksamhetsanpassade systemstöd. • En generisk arkitektur som är tänkt att kunna återanvändas av flera olika organisationer brukar benämnas referensarkitektur.

6. Vilka frågor besvarar en informationsarkitektur? • Frågor som informationsarkitekturen försöker besvara är bl.a. • Vilka verksamhetsprocesser har vi? • Hur hänger processerna samman? • Var börjar och var slutar en verksamhetsprocess? • Vad behöver processen för information för att fungera? • Vad förväntar vi oss att processen skall leverera? • Vilken information hanteras? • Hur definieras den information som hanteras? • Hur relaterar olika informationsobjekt till varandra?

7. Varför en gemensam referensarkitektur? • Små kommuner har som regel inte de resurser som krävs för att på egen hand implementera en informationsarkitektur. • En öppen gemensam referensarkitektur innebär att vi delar med oss av vårt arkitekturkunnande. • Möjliggör ett mer kvalificerat samarbete mellan kommuner och skapar förutsättningar för en mer dynamisk tjänstemarknad. • Genom att samordna format och grundläggande metodik, kan kommunerna bit för bit, etablera det som med tiden kan bli en allt mer komplett referensarkitektur . Dvs. en referensarkitektur som speglar en idealtypisk svensk kommun.

8. Informationsarkitektur - Kommunernas strukturkapital eller leverantörernas affärshemligheter?

9. Gemensam spelplan

10. Gemensam spelplan

11. Tydliggöra tjänstegränssnitt § Organisation Juridik B A Semantik Teknik

12. Dynamisk tjänstemarknad

13. Modelleringssammarbetet mellan Jönköping och Västerås våren 2013 • Kartläggningsområde – Förbereda skolstart - gymnasieskolan • Medverkade gjorde schemaläggare, skolledare samt experter på gymnasieantagning, systemförvaltning och skoladministration. • Förutom projektledaren medverkade fem medarbetare från Jönköpings kommun och sex medarbetare från Västerås stad. • Totalt sex halvdagar med kartläggningsseminarier genomfördes i Jönköping. Ungefär samma tid lades på motsvarande kartläggning i Västerås. • Båda grupperna samlades slutligen två dagar i Askersund 15-16/5 och arbetade sig tillsammans igenom ett förslag till gemensamma process och informationsmodeller.

14. Arbetets gång • Processkartläggning av nuläge - Jönköping och Västerås • Begreppskartläggning - Jönköping och Västerås • Processmodellering av föreslaget gemensamt börläge. • Informationsmodellering centrala informationsmängder. • Gemensam genomgång och justering av föreslagna process- och informationsmodeller.

15. Vad behöver processen för att den skall fungera? Vad förväntar vi oss att processen skall leverera? Beroende Leverans Process

16. Resultatet från kartläggningen av ”Förbereda skolstart – gymnasieskolan” finner ni på ”www1.vasteras.se/samarkitektur” *Notera att vi planerar att flytta modellerna till SKL´s domän inom kort.

17. Samordnad referensarkitektur -Processer-

18. Kom med och delta i diskussionen!

19. Vill ni veta mer eller medverka? • Följ oss på LinkedIn – ”Kommunal arkitektur i samverkan” • Kontakta mig gärna på • mats.gahnstrom@vasteras.se • Telefon: 021 39 11 63 • Resultatet från kartläggningen av ”Förbereda skolstart – gymnasieskolan” finner ni på ”www1.vasteras.se/samarkitektur”. (Notera att modellerna kommer att flyttas över till SKL´s domän inom kort) • Tack för er uppmärksamhet! • Frågor?