La sperimentazione del Nuovo Stato Civile: linee operative

1. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:linee operative Convegno ANUSCA- settembre 2002 Elettra Cappadozzi –Autorità per l’informatica nella P.A. Maurizio Talamo - Università Tor Vergata di Roma

2. Automazione degli archivi di civile: requisiti fondamentali • Valenza giuridica del contenuto degli archivi, • Conservazione nel tempo degli archivi e accessibilità al contenuto degli atti • Inalterabilità dei dati, riservatezza e sicurezza nelle trasmissioni • Disponibilità verso i cittadini delle informazioni di stato civile nel luogo di residenza • Operatività degli uffici di stato civile e dei consolati italiani all’estero

3. Automazione degli archivi di stato civile: L’automazione degli archivi e lo scambio di informazioni di stato civile prevista dal DPR 396/2000 è particolarmente complessa, per ragioni tecniche, organizzative ed economiche

4. Automazione degli archivi di stato civile: Criticità tecnico-organizzative: • l’arco temporale durante il quale gli atti devono essere conservati ed accessibili • il complesso intreccio di comunicazioni/annotazioni, che legano eventi differenti, avvenuti anche in differenti comuni • la firma dei dichiaranti • la documentazione nei fascicoli allegati agli atti • gli atti formati presso i consolati esteri • Il lungo periodo transitorio in cui solo parte dei comuni si troveranno con un sistema automatizzato per la gestione degli archivi di stato civile e con solo una parte dei dati.

5. Automazione degli archivi di stato civile: Particolari criticità a livello tecnico: • basso grado di automazione delle funzioni di stato civile presso i comuni, • problematiche legate alla diffusione della firma digitale, • evoluzione delle tecnologie e delle regole per l’archiviazione e la conservazione dei dati in formato elettronico, • archiviazione storica di lungo periodo.

6. Automazione degli archivi di stato civile: Indispensabile una fase di sperimentazione per: • definire le regole tecniche a regime in attuazione dell’art.10 del DPR 396/2000 • stabilire le linee guida per i comuni per l’automazione dello stato civile, anche in forma associata • definire i costi e predisporre un piano di automazione praticabile per l’intero Paese • valutare l’opportunità di eventuali modifiche normative

7. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:il punto di partenza A distanza di un anno cosa si è consolidato? Aspetti normativo–procedurali legati alle innovazioni introdotte dal nuovo regolamento esame dei quesiti derivanti dall’attuazione delle nuove disposizioni; circolari ministeriali; nuovo formulario; approfondimenti degli esperti e degli “addetti ai lavori” È definito ora il contesto in cui calare l’automazione rete di collegamenti funzionali, responsabilità, contenuti

8. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:il punto di partenza A distanza di un anno cosa si è consolidato? Aspetti infrastrutturali istituzione delCentro Nazionale per i Servizi Demografici (DM del 23-4-2002) presso il Ministero dell’Interno • Il CNSD costituisce un modello di interazione, non solo tecnologico, • tra Ministero, Comuni ed altre PA

9. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD Il Cittadino è l’elemento unificante rispetto al quale le informazioni sono correlate e gestite Dalla centralità del procedimento archivi ed atti separati e fragmentati Alla centralità del cittadino informazioni che nascono e sono aggiornate sulla base di eventi della vita civile del cittadino, assicurandone la coerenza e la corretta attribuzione tra comuni ed altre amministrazioni pubbliche

10. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD Due linee di sviluppo in atto: • Integrazione, a livello comunale, tra i diversi settori dell’area demografica (residenza, stato civile, aire, etc.) • Integrazione, a livello paese, per assicurare la circolarità anagrafica tra comuni e verso altre amministrazioni che gestiscono aspetti rilevanti per la vita dei cittadini

11. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:L’evoluzione di servizi demografici ed il CNSD Il Ministero dell’Interno con il CNSD: attua il proprio ruolo istituzione di sorveglianza ed indirizzo nella tenuta dei servizi demografici dei comuni con strumenti diversi e innovativi. assume un nuovo ruolo strategico come garante della circolarità anagrafica, con caratteristiche di trasparenza, affidabilità e sicurezza.

12. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:il Centro Nazionale Servizi Demografici Costituito (DM del 23-4-2002) presso la Direzione Centrale Servizi Demografici ha l’obiettivo di garantire la trasparenza e la sicurezza dei processi di autenticazione e di convalida dei dati anagrafici, gestendo in modo unitario le attività e le infrastrutture informatiche di interesse. Sono ricondotte al CNSD attività e infrastrutture relative alla Carta d'identità elettronica, all'INA, al SAIA, ed all’AIRE. Anche il Centro nazionale di raccolta dei dati registrati negli archivi informatici comunali dello stato civile (art.10, comma 2, lett.d del D.P.R. n. 396/2000) è allocato presso il CNSD.

13. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:il Centro nazionale servizi demografici Il CNSD è anche incaricato (art.3): • di tutte le funzioni connesse alla gestione dei processi di autenticazione e convalida dei dati anagrafici; • di tutte le funzioni connesse alla gestione, all'aggiornamento e alla consultazione dell'Indice nazionale delle anagrafi; • di tutte le funzioni connesse alla gestione del Centro servizi anagrafi del Sistema di accesso e interscambio anagrafico; • di tutte le funzioni di natura logistica connesse alla conservazione delle risorse informative derivanti dall'attuazione delle funzioni sopraesposte; • di tutte le funzioni di natura organizzativa connesse ad attività di assistenza ai comuni, ai cittadini, alle amministrazioni durante l'espletamento delle funzioni sopradefinite.

14. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Architettura del CNSD Il Network Centre: E’ il punto di riferimento per le reti di comunicazione da e verso tutti i sistemi di servizio (comuni, Agenzia delle Entrate, INPS, enti centrali, enti periferici, consolati, ...) origine e/o destinazione di variazioni anagrafiche. Presso il Network Centre sono presenti inoltre i sistemi per la sicurezza attiva e passiva del CNSD. Comuni Il Control Centre: E’ il centro di controllo e di supervisione dell'intero sistema di servizi del CNSD. Abilita i punti di accesso ai servizi CNSD sul territorio. Controlla la qualità dei servizi erogati e la sicurezza a livello applicativo. PA centrale PA locale SSCE Enti M.I. INTERNET – INTRANET- RUPA - RUPAR • Architettura del CNSD Network Centre Data&Application Centre: E’ il repository di tutti i dati e le applicazioni gestiti dal CNSD. I servizi ed i dati INA, AIRE, Stato Civile e SAIA sono gestiti ed erogati direttamente presso il Data Centre. Control Centre C.N.S.D. Data Centre

15. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Architettura del CNSD- I flussi di servizio Tutti i flussi di servizio passano inizialmente attraverso il network centre. Le richieste di servizio sono recepite e inoltrate verso il server del Data Centre dedicato allo specifico servizio richiesto. Il Network Centre opera a livello di indirizzi di rete (livelli 2 e 3 dello strato OSI) gestendo l’indirizzamento dei flussi di servizio e la sicurezza attiva e passiva della rete. • Successivamente attraversano il control centre, che le prende in carico per quanto attiene a: • privilegi di accesso al sistema CNSD, • politiche di sicurezza del CNSD, • misure di qualità e monitoraggio dei servizi erogati. • il Control Centre abilita il transito delle richieste di servizio verso il Data centre. Infine, la richiesta di servizio è presa in carico dal Data&Application Centre dove risiedono le applicazioni ed i dati dei sistemi anagrafici del CNSD. Il Data Centre opera ai livelli “application” e “presentation” della pila OSI mettendo a disposizione l'insieme di applicazioni per l'interrogazione, l'aggiornamento, la gestione dei dati demografici INA-AIRE-STATO CIVILE.

16. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:CNSD- Il modello di accesso ai servizi Il Sistema dei Servizi Demografici del CNSD prevede un modello tecnico finalizzato a gestire gli accessi in rete ai propri servizi, da parte dei comuni e degli altri enti, in modo coerente, sicuro ed uniforme a livello nazionale.

17. AIRE INA SAIA CIE/CNS La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:CNSD- Il modello di accesso ai servizi Stato Civile Presso i comuni è presente una “Porta Comunale per i servizi demografici” del M.I. che costituisce il punto di riferimento per tutti i servizi di interscambio e cooperazione che il comune attiva nei confronti del CNSD. CNSD INTERNET - INTRANET RUPA - RUPAR Backbone INA-SAIA La sicurezza dell'intero sistema è rafforzata dal fatto che esiste, per ogni comune, un unico punto abilitato per l'accesso in rete ai servizi del CNSD. Porta Comunale CNSD AIRE Stato Anagrafe civile Emissione USO Rete LAN Comunale CIE/CNS CIE/CNS Comune

18. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:CNSD- Il modello di accesso ai servizi • Il modello assicura: • l'autonomia organizzativa di ogni comune, • che ha sotto la propria responsabilità: • la gestione della sicurezza dei propri sistemi e della rete interna; • la gestione degli utenti abilitati a scambiare informazioni anagrafiche con il CNSD; • L'autonomia progettuale del comune, • che può scegliere come interfacciarsi con la “Porta comunale per i servizi demografici”, con: • modalità WEB e/o di “File Transfer”, • proprie interfacce applicative, tra i sistemi interni e la “Porta comunale” stessa.

19. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:CNSD- Il modello di accesso ai servizi Il progetto di integrazione ed evoluzione del SAIA ha sperimentato un'applicazione del backbone applicativo dell'INA per il trasporto dei servizi di variazione anagrafica. Il progetto, promosso dall’AIPA, è stato realizzato con la collaborazione dell’Università Tor Vergata di Roma, che ne ha curato la progettazione, e con Ancitel, che ha sviluppato i servizi applicativi del SAIA.

20. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:CNSD- Il modello di accesso ai servizi • Il backbone INA-SAIA consente l'invio al CNSD, • in modo certificato e generalizzato su rete Internet, dei flussi di informazioni anagrafiche da parte dei comuni italiani, relativi a: • Variazioni, interrogazioni e convalide anagrafiche • Variazioni, interrogazioni e convalide AIRE • Variazioni ed interrogazioni di Stato Civile • Interrogazioni e convalide INA.

21. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Principali linee di intervento • Stabilire le regole generali, tecniche e procedurali, per l’automazione dello stato civile presso i comuni (tenuta informatizzata degli archivi di stato civile) e degli scambi verso gli altri settori(Residenti, AIRE..); • Definire modalità organizzative e tecniche per la gestione associata di archivi informatizzati di stato civile relativi a più comuni. Esempio: il cambio di cognome implica notizia all’anagrafe di residenza  modifica nell’anagrafe di residenza segnalazione all’agenzia delle entrate per nuovo CF comunicazione e registrazione nell’INA, notizia alle altre amministrazioni (es. INPS, Motorizzazione, ASL).

22. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Principali linee di intervento • Stabilire formati e procedure applicative per lo scambio delle informazioni di stato civile tra comuni verso il Centro Nazionale di Raccolta, verso gli altri comuni e con i consolati, utilizzando il backbone Ina-Saia; • Costituire il primo nucleo dell’archivio nazionale di raccolta (art.10, comma 2, lett.d del D.P.R. n. 396/2000) presso il CNSD; • Definire formati e modalità per lo scambio telematico di certificati di stato civile a livello nazionale.

23. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Modalità della sperimentazione Costituzione di un gruppo di lavoro tecnico per la definizione delle linee guida della sperimentazione, da tradurre in direttiva del Ministro dell’Interno.

24. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Modalità della sperimentazione Coinvolgimento diretto di: • un numero ristretto di comuni, tali da costituire un campione significativo per la sperimentazione. 3 o 4 comuni di dimensioni medio-grandi che già sperimentano la CIE un gruppo di comuni medio-piccoli per la sperimentazione di una gestione associata • le prefetture competenti per i comuni coinvolti • e successivamente anche un numero ristretto di consolati, con attività rilevanti per quantità e tipologia

25. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Particolari criticità- I COSTI Il Ministero dell’Interno ha stimato nel piano di e_government con il DIT, per l’automazione dello stato civile: 8 milioni di € per la sperimentazione, da avviare nel 2003 200 milioni di €, per l’automazione dello stato civile e l’avvio dell’acquisizione del pregresso, a copertura del 30% della popolazione • Dimensioni rilevanti, da analizzare con molta attenzione nella definizione della soluzione a regime

26. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Particolari criticità – I COSTI Elementi di costo per la sperimentazione considerati nella stima: • acquisizione componenti hardware e software per il Ministero e per i comuni della sperimentazione; • prototipazione del sistema per la formazione e la gestione dei fascicoli presso i comuni (meccanismi firma digitale, gestione documenti multimediali, standard gestione fascicoli); • meccanismi di trasmissione: utilizzazione del CNSD e del backbone INA-SAIA; • costituzione del nucleo del sistema centrale per gestione e aggiornamento fascicoli: ambiente consultazione, ambiente mantenimento dati storici, ambiente disaster recovery; • progettazione e realizzazione del sistema a supporto dei comuni per lo scambio di certificati di S.C. nel transitorio.

27. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Particolari criticità – I COSTI Ulteriori possibilità per reperire fondi: Forme di parteniariato con imprese del settore interessate allo sviluppo delle tecnologie per l’automazione dei servizi demografici. Finanziamenti e collaborazioni a livello di Comunità Europea: condividere l’esperienza con altri paesi

28. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Particolari criticità – L’IMPATTO ORGANIZZATIVO il fattore umano e l’impatto organizzativo nei comuni e un fattore critico di successo • radicale cambiamento della operatività degli uffici di stato civile • introduzione di tecnologie d’avanguardia (strumenti di firma digitale, sistemi collegati in rete, livelli di servizio da garantire, tecnologie di acquisizione e gestione di flussi documentali….) • Esperienza maturata con il progetto CIE • Necessità di acquisire nuove professionalità per i servizi demografici • Opportunità di supporto da centri di servizio comunali e associati

29. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Particolari criticità - L’IMPATTO ORGANIZZATIVO Chiara suddivisione di competenze: • Responsabilità delle informazioni (ARCHIVI) e di procedimenti di stato civile mantenuta nel singolo comune • fondamentale la formazione degli operatori del settore per utilizzare pienamente e consapevolmente i nuovi strumenti, • Gestione informatica degli archivi, dei sistemi di stato civile e dei collegamenti, possibile in centri di servizio, dove sono riunite le professionalità tecniche specialistiche

30. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici - Codifica delle informazioni • Necessità di introdurre il CF nello stato civile per correlare gli eventi sul cittadino e facilitare l’usabilità dell’informazione di stato civile, nel contesto dei servizi demografici • Gestione dello storico dei comuni e degli stati esteri • Scrittura dei nominativi- (set di caratteri e lunghezza) necessità di mediare tra diverse esigenze: • convenzione di Berna del 13 settembre 1973 • convenzione ICAO adottata sui passaporti • codifiche compatibili con i sistemi informatici • uniformità di comportamento tra diverse amministrazioni (consolati, autorità giudiziaria, uffici fiscali, pensionistici, sanità...) • Problematiche esaminate anche nel progetto CIE ed di Integrazione delle Anagrafi (SAIA) • concordare codifiche comuni (es. a partire dalla codifica ISTAT per lo storico dei comuni italiani e quella del MAE per gli stati esteri) • inserire il CF almeno nell’indice associato alle registrazioni di stato civile (con gli estremi dell’atto) e prevedere, ove possibile, l’inserimento del CF per il dichiarante e per i soggetti a cui si riferisce l’atto.

31. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici- Struttura dei dati necessità di concordare tracciati • “formule” per la formazione, l’archiviazione e la comunicazione di atti ed annotazioni, con validità giuridica, a partire dal Formulario (DM 5 aprile 2002) • certificati, estratti etc. • possibilesoluzione basata su l’utilizzo di XML • definizione di XML schema corrispondenti al formulario • atti, annotazioni, trascrizioni riportate in documenti XML, validati sul corrispondente schema • funzioni di estrazione e presentazione standardizzate con strumenti tipici della tecnologia XML: fogli di stile, parser, etc.

32. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici – Operatività iniziale Fornire servizi ai cittadini anche in fase transitoria • Il comune può fornire certificazioni di stato civile a partire da archivi tradizionali o informatizzati • In ogni caso, il certificato può essere acquisito in formato elettronico e trasmesso tramite il sistema di comunicazione del Ministero dell’Interno (Backbone INA-SAIA) ad un altro comune dove lo ha richiesto • la firma elettronica del certificato da parte dell’Ufficiale di stato civile assicura la correttezza del dato fornito • la certificazione resa per via informatica, analogamente alla formazione degli atti, utilizza tracciati approvati e diramati dal MI con apposita circolare.

33. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione Per garantire gli scambi tra comune con il Ministero, gli altri Uffici di Stato Civile, le altre amministrazioni e i cittadini, il CNSD deve assicurare: • l’effettiva consegna dei dati (comma 2, lettera c, art.10) tra i diversi uffici di stato civile, il centro di raccolta nazionale ed i consolati esteri; • Il mantenimento della coerenza delle informazioni di stato civile, gestite in modo altamente ridondante presso enti diversi e in registrazioni diverse nello stesso ente

34. Registro SC informatico Registro SC informatico Registro cartaceo Registro cartaceo La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione • Il CNSD propaga gli eventi di stato civile che si verificano presso un comune agli altri comuni interessati; • Utilizza come sistema di supporto: • il backbone-INA, realizzato per la CIE, • una BD di interscambio, che integra l’INA con le informazioni chiave di stato civile. USC originante Centro Nazionale Servizi demografici Back-bone INA Registro SC informatico I.NDICE NAZIONALE STATO CIVILE USC ricevente

35. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcuni aspetti tecnici - Il sistema di comunicazione L’Indice Nazionale dello Stato civile è alimentato su comunicazione degli eventi di stato civile dei comuni; In essa possono essere contenute le informazioni identificative necessarie a risalire, per ciascun cittadino, al comune dove è stato formato l’atto originario (fondamentale la presenza del CF); Consente, in caso di richiesta di certificati, di risalire al comune dove è stato formato l’atto, che rimane il solo titolare dell’informazione ufficialmente valida dello stato civile.

36. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione • Mirare ad eliminare totalmente il cartaceo o verificare soluzioni intermedie ? • Es. La validità giuridica degli atti e l’eliminazione del cartaceo pone due problemi: • La firma dei cittadini negli atti • La sicurezza dell’inalterabilità e del mantenimento per tempi molto lunghi degli atti  Costi, tempi, replicabilità sull’intero territorio nazionale, competenze specialistiche

37. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione • Automatizzare le attuali procedure o, salvi i principi fondamentali, procedere ad una ulteriore semplificazione, resa possibile dall’automazione ? Es. 1: sistema delle trascrizioni e annotazioni Un aspetto rilevante è alta ridondanza nell’impianto dello stato civile, gestire la coerenza in un sistema ridondante è altamente complesso  Consenso su cosa è fondamentale e cosa accessorio

38. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione Una riflessione • La doppia tenuta degli archivi è un sistema di garanzia e di affidabilità (presso i comuni, presso le prefetture, e informatica nel CNSD)  va gestito al meglio • Le trascrizioni per cambi di residenza (comma 8 art. 12) servono a facilitare il cittadino nel reperire l’informazione; non aggiungono certezza all’informazione, aggravano l’operatività degli uffici, sono fonte di errori l’automazione potrebbe far superare questa prescrizione

39. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione • Automatizzare le attuali procedure o, salvi i principi fondamentali, procedere ad una ulteriore semplificazione, resa possibile dall’automazione ? Es. 2: la certificazione di stato civile ridurre la necessità della certificazione o superarla con la consultazione on line degli atti di stato civile ?

40. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione Una riflessione: Ridurre e trasformare la certificazione da cartacea ad informatica è possibile, Superare la necessità della certificazione è molto difficile da attuare: • quanto tempo e con quali costi si riuscirà ad avere la completa trasposizione in archivi informatici da rendere consultabili on-line? • come gestire le abilitazioni necessarie a garantire la dovuta riservatezza delle informazioni ?

41. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione Per trasformare la certificazione da cartacea ad informatica è centrale il ruolo degli operatori di stato civile, che sono garanti: • dell’informazione certificata resa ai cittadini ed a chi ne ha diritto, per in forma cartacea o digitale (es. richiesta, scambiata per e_mail verso soggetti in possesso di CIE/CNS) • della gestione, durante il periodo di transitorio, della mediazione verso i cittadini e del reperimento dei dati in un sistema misto (cartaceo-informatico) • della abilitazione all’acceso delle informazioni

42. La sperimentazione del Nuovo Stato Civile:Alcune scelte di base per la sperimentazione • Mantenere il più possibile la forma attuale degli atti e partire dal Formulario (DM 5 aprile 2002) o ripensare la struttura dei dati in funzione dell’automazione ? • Riutilizzare, per quanto possibile, infrastrutture, dati e applicazioni già esistenti presso i comuni o impostare ex-novo l’automazione dello stato civile, come nodo centrale di tutti i servizi demografici ?