LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA

1. LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SPECIFIKACIJŲ TAIKYMAS ELEKTRONINE FORMA RENGIAMIEMS DOKUMENTAMS: TEISINIAI IR PRAKTINIAI ASPEKTAI DOC. DR. RAMOJUS KRAUJELIS LIETUVOS VYRIAUSIASIS ARCHYVARAS DR. DAIVA LUKŠAITĖ DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMO SKYRIAUS VEDĖJA www.archyvai.lt

2. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMAS • Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu (LR dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 11 punktas). • Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras (Dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 4 dalis). • Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninių dokumentų specifikacijas rengiami elektroniniai dokumentai turi būti pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu, o ne pagal Specifikacijas rengiamiems elektroniniams dokumentams kvalifikuotas elektroninis parašas nėra būtinas. • Elektronine forma sudaromas dokumentas gali būti pasirašytas tiek kvalifikuotu elektroniniu parašu (saugiuelektroniniuparašu, sudarytusaugiaparašoformavimoįrangairpatvirtintugaliojančiukvalifikuotusertifikatu),tiek nekvalifikuotu elektroniniu parašu ir bus laikytinas elektroniniu dokumentu.

3. KAI KURIE TEISINIAI ASPEKTAI • Konkrečių elektroninių dokumentų specifikacijų taikymo aprėptis, elektroninių dokumentų rengimo ir (ar) priėmimo prievolė pagal konkrečias specifikacijas nuo šiol reglamentuojami atskiru Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“. • Yra atvejų, kai kyla ginčai dėl elektroninio parašo pripažinimo (baudžiamajame ar kitame procese) ir tokių ginčai nagrinėjami atsižvelgiant į procesą, kurio procedūrą reglamentuoja speciali teisės norma. Pavyzdžiui, pagal Baudžiamojo proceso kodekso nuostatas, procesiniams dokumentams pateikti elektroninių ryšių priemonėmis būtinas specialus reglamentavimas, tokio pateikimo tvarką ir formą papildomai turi reglamentuoti lydimieji teisės aktai, be to, būtinas papildomas teismų techninis pasirengimas. Remiantis tokiomis nuostatomis, yra teismų sprendžiančių, kad tokio specialaus teisinio reglamentavimo, jog procesiniai dokumentai būtų pateikiami elektroninėmis ryšių priemonėmis nėra.Todėl darytina prielaida, kad net ir esant Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakyme nuostatai, kad elektronine forma parengti dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintos specifikacijos reikalavimus, bus atvejų, kai remiantis įstatymuose nustatyta specialia teisės norma, nebus prievolės priimti minėtu būdu parengtų elektroninių dokumentų.

4. ATVEJAI KAI ELEKTRONINIAI DOKUMENTAI GALI BŪTI RENGIAMI NE PAGAL LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO SUDERINTAS AR PATVIRTINTAS SPECIFIKACIJAS • I ATVEJIS. Kai elektronine forma rengiamų dokumentų pasirašymo nenumato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys Lietuvos Respublikos įstatymai. • II ATVEJIS. Kai įstaigos rengia trumpai saugomus (saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai) elektroninius dokumentus, kurių kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims neperduoda (Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5.6 punktas). • III ATVEJIS. Kai valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms, valstybės įgaliotiems asmenims elektroniniu būdu teikiami nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų elektroniniai dokumentai, kurių rengimo nenustato teisės norminiai aktai. • IV ATVEJIS. Kai registruose, VIS ir kitose informacinėse sistemose (išskyrus sistemas skirtas vidaus administravimui) sudaromi ir į jas priimami elektroniniai dokumentai.