电子文件 归档与管理

1. 电子文件 归档与管理 济宁市档案局 闵 超

2. 目录页 CONTENTS PAGE P3.保管与利用 P1.概述 P2.收集与归档 P4.档案数字化

3. 电子文件概述

4. 一、基本概念 电子文件 狭义上 广义上 计算机等电子设备上生成的具有参考、凭据和指导意义的信息。 计算机等电子设备上生成的具有特定“文件” 属性的信息。

5. 一、基本概念 电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）

6. 一、基本概念 基本特征 I II III 是电子化业务活动的产物 是内容稳定的信息凭证 表现形式的多样化

7. 一、基本概念 构成要素 背景 结构 内容 能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息 文件内容信息的组织表达方式 文件所包含的表达作者意图的信息

8. 二、电子文件特点 特 点 1、电子信息的非人工识读性 2、电子文件对系统的依赖性 3、信息与特定载体之间的可 分离性 4、信息的易变性 5、信息存储的高密度性 6、多种信息媒体的集成性

9. 三、电子文件种类 划分方式 I 按信息表现形态 II 按生成方式 （1）文本文件（Text，代码为T ） （2）数据文件 （Database，代码为D ） （3）图形文件 （Graphic，代码为G ） （4）图像文件 （Image，代码为I ） （5）影像文件 （Video，代码为V ） （6）声音文件 （Audio，代码为A） （7）程序文件 (Program，代码为P ) （8）超媒体文件 （Hypermedia，代码为O） （1）原生性电子文件 （2）数字化电子文件

10. 四、电子文件管理的基本目标 基本目标 I III II IV 真实性 完整性 可用性 安全性

11. 四、电子文件管理的基本目标 I 真实性 1、电子文件在形成过程中的真实 2、电子文件在形成之后的真实

12. 四、电子文件管理的基本目标 II 完整性 1、每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损； 2、作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护。

13. 四、电子文件管理的基本目标 III 可用性 1、电子文件是可以查询到的； 2、电子文件信息是可以利用的； 3、电子文件是可读的。

14. 四、电子文件管理的基本目标 IV 安全性 电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全性。

15. 电子文件的 收集与归档

16. 一、电子文件的收集 收集要求 I 收集范围 数据类文件 程序类文件 包括操作系统、语言处理系统、用户运用系统等 是电子文件的主体，它反映文件的内容，是收集积累的主要对象

17. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 1、关于办公自动化系统中形成的电子文件

18. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 2、用计算机起草、打印的电子文件

19. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 3、电子文件的收集，必须齐全完整

20. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 形成 《文书类电子文件元数据方案》 （DA/T 46-2009） 元数据 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009） 捕获

21. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间？ 背景信息 计算机文件的格式，大小，用什么编辑、查看软件？ 元数据 附 件 内 容

22. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 4、关于采用“双套制”的情况

23. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 5、电子文件的格式必须统一。如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件

24. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 6、定期制作电子文件的备份

25. 一、电子文件的收集 收集要求 II 具体要求 7、填写《电子文件登记表》

26. 一、电子文件的收集 DＧ-９ 表示： 电子文件，光盘载体， 第９盘 文本文件 XML、TXT、RTF 表格文件 XLS 图像文件 JPEG、TIFF 图形文件 DWG 影像文件 MPEG、AVI 声音文件 WAV、MP3

27. 一、电子文件的收集 草稿性文件 M； 非正式文件 U； 正式文件 F； 文本文件：T；图像文件：I； 图形文件：G；影像文件：V； 声音文件：A；程序文件：P； 超媒体链结文件：O； 数据文件：D；

28. 二、电子文件的整理 I 电子文件的分类 1、一般的机关、企业事业单位电子文件可直接采用“档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）”的分类方案进行分类 2、电子文件数量大、现代化程度高的单位可采用“保管期限—档案门类代码·年度—机构（问题）”的分类方案进行分类

29. 二、电子文件的整理 年度——保管期限——机构 XX单位XX年度文书类归档电子文件 年 度 永 久 30年 10年 办公室 业务科 宣传科 ……

30. 二、电子文件的整理 II 排列、编号与命名 排列：按“事由——时间”顺序排序 编号：编制电子文件档号

31. 二、电子文件的整理 II 排列、编号与命名 命名：对组成件内电子文件的计算机文件（电子文档）进行命名 文件名：档号+扩展名 子件号：全宗号——档案门类代码·年度——保管期限 — —机构（问题）代码——件号——子件号 子件号是件内文件的排序号，用三位阿拉伯数字标识 例如：文件名：A104-WS·2016-Y-BGS-0001-001.pdf 也可以修改为：A104WS2016YBGS0001001.pdf

32. 二、电子文件的整理 III 电子文件的编目 1、应编制归档电子文件目录 2、归档电子文件目录为表格式文件，除以子目录的形式存放每份归档电子文件的文件夹中外，还应以一批移交的电子文件为单位编制同一批归档电子文件目录 3、电子文件目录应编制程序，由计算机系统自动形成

33. 二、电子文件的整理

34. 三、电子文件的归档 定 义 电子文件的归档 是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程

35. 三、电子文件的归档 归档方式 I II 按照传输方式 按照实际存储位置 1、在线归档 1、物理归档 2、逻辑归档 2、离线归档

36. 三、电子文件的归档 归档范围 1、行使本机构职能活动过程中形成的、有纸质对应物的电子文件 2、行使或拓展本机构职能活动过程中，利用新的应用系统产生的无纸 质对应物的新类型电子文件 3、有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关信息 4、“双套制”情况下，需要归档电子文件及其相关纸质文件，并在电子文件管理系统或档案管理系统中建立二者的关联

37. 三、电子文件的归档 归档要求 I VIII II III VI V VII IV 集中归档 载体保存时限 填写登记表 相关载体 特殊格式 机读目录 定期物理归档 贴制标签

38. 三、电子文件的归档 I 定期物理归档 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档

39. 三、电子文件的归档 II 集中归档 把应归档的电子 文件集中拷贝到耐久性好 的载体上，一式3套： 一套封存保管， 一套提供利用， 一套异地保存， 对于加密文件， 要在解密后再拷贝。

40. 只读 光盘 一次写 光盘 磁带 可擦写 光盘 硬盘 三、电子文件的归档 III 相关载体 高低

41. 载体序号 全 宗 号 类 别 号 密　　级 保管期限 存入日期 三、电子文件的归档 IV 贴制标签 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等

42. 三、电子文件的归档 V 特殊格式 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件

43. 三、电子文件的归档 VI 填写登记表 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并填写《归档电子文件登记表》

44. 三、电子文件的归档 根目录 说明 归档电子 目录文件 全宗 文件 文件登记表 　 　 年度 …… …… 类别 一件电子 一件电子 文件子目录 文件子目录 …… 电子文件 元数据

45. 三、电子文件的归档

46. 三、电子文件的归档 电子文件内容的数据组织结构

47. 三、电子文件的归档

48. 三、电子文件的归档 027－Dg1-5 表示： 027号全宗，电子档案，光盘载体， 第1套， 第5盘

49. 三、电子文件的归档 VII 机读目录 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

50. 三、电子文件的归档