Gérer l’information en tant qu’actif : Méthodologie pour une tenue de documents efficace

1. Gérer l’information en tant qu’actif :Méthodologie pour une tenue de documents efficace

2. Le moment est bon pour réaliser des gains considérables • BAC joue un rôle clé pour aider et conseiller les ministères qui visent la conformité avec la Directive sur la tenue de documents; • une couverture de disposition globale et claire est un élément important de la Directive; • il s’agit d’une occasion de travailler en étroite collaboration et plus efficacement que jamais, afin d’atteindre des résultats significatifs.

3. Les deux font la paire BAC doit : • faciliter la GI au sein du gouvernement du Canada (GC), en particulier de l’information numérique • s’assurer que l’information à valeur continue est identifiée et préservée • être reponsable des décisions finales de ce qui est gardé et ce qui est supprimé Les institutions doivent être conformes avec la Directive d’ici 2014: • identifier l’information nécessaire aux opérations • décider qui doit saisir et gérer l’information • s’assurer que l’information est en sécurité et accessible • détruire l’information lorsqu’elle ne sert plus • documenter le tout

4. Que nous disent les institutions? • « Donnez-moi une autorisation de disposition plus rapidement. » • « Comment tenir compte des risques impliqués? » • « Aidez-moi à comprendre ce que je dois conserver et ce que vous voulez. » • « Laissez-moi détruire mon legs documentaire. » • « Donnez-moi des outils faciles à utiliser. » • « Aidez-moi à relever le défi du numérique d’ici 2017. » • « Aidez-moi à être conforme à la Directive d’ici 2014. » • « Rendez la GI intuitive et en continuité avec les opérations. »

5. Où s’en va-t-on? • Convergence des pratiques opérationnelles et de la technologie • Environnement de travail entièrement numérique et portable • Gestion de l’information plus écologique, plus efficace et moins onéreuse La culture change, avec ou sans nous

6. Notre réponse : la Méthodologie de tenue de documents Un processus qui est : • Plus rapide : blocs de 3-6 mois • Collaboratif : équipes d’experts dédiées (institutions et BAC) • Nourri par une analyse de risques • Adapte des outils génériques aux contextes particuliers • Tire profit des connaissances existantes • Sur le Web et intégré

7. 7 Suivi &Reddition de comptes Comment y arriver : les étapes de la MTD PLANIFICATION 1 Planification &Priorisation Planification institutionnelle ÉVALUATION UNIQUE 2 Coup d’envoi Mobiliser les intervenants clés face à la valeur opérationnelle et archivistique ACTIVITÉS CONTINUES 6 TD continue &disposition Le bureau numérique déployé 5 3 Collecte de données Contexte institutionnel et contrôles en TD Combiner le tout Cadre institutionnel en TD 4 Détermination de la valeur et mise en place des contrôles Ressources documentaires institutionnelles

10. La vision: juste une application • Les personnes travaillent où elles le veulent • Elles connaissent leurs responsabilités en matière de TD • Elles peuvent déterminer et étiqueter l’information immédiatement dès la saisie • Elles peuvent récupérer les ressources documentaires, et ce, tant qu’elles en ont besoin

11. Pourquoi ça marche • La méthodologie repose sur les leçons apprises et les résultats des projets pilotes des trois dernières années sur divers éléments de la tenue de documents; • La méthodologie tire profit du travail des institutions et transforme d’autres processus de reddition de comptes et de responsabilité; • La méthodologie s’adapte au niveau de complexité et aux connaissances en matière de tenue de documents des institutions; • La méthodologie est basée sur un modèle de prestation de services qui tient compte de la complexité et du profil de risque des organisations.

12. Qu’avez-vous à y gagner? Un processus qui comprend : • Des exigences et des outils d’engagement pour la conformité avec la Directive sur la tenue de documents • La conformité avec la Directive d’ici 2014 grâce à : • un instrument de responsabilisation en TD harmonisé avec l’AAP, qui comprend les rapports liés à l’information • L’assignation des responsables de la tenue de documents dès la saisie • rôles des spécialistes en GI • Disposition complète • décisions de conserver/détruire pour vos RD • décisions exécutoires prévues tout au long du processus • capacités de transfert numérique d’ici 2017

13. La suite [révisé] • Lettre de Daniel Caron, incluant le Sondage d’initiation (17 mai 2011) • Rencontres avec les organisations du GC — formation générique et début de la planification (Été et automne 2011) • Phase de planification et de formation (sept. – déc.) • Phase de mise en œuvre avec tous les organisations du GC (jan. 2012 – juin 2014)