Planeación

1. Planeación Planeación Definir con claridad el objetivo del proyecto Desarrollar una estructura de división del trabajo Desarrollar un diagrama de red Utilizar una metodología de administración de proyectos denominada el ciclo del vida de desarrollo de proyectos OBJETIVO DEL PROYECTO Para un proyecto por lo general se define en términos de ___________ ,____________y____________. ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) Una vez que se ha determinado el objetivo el paso siguiente es determinar las actividades de trabajo.

2. ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) • Una vez que se ha determinado el objetivo el paso siguiente es determinar las • actividades de trabajo.

3. Razón del proyecto / Beneficio • ¿De que manera este proyecto impacta en las metas? • ¿Cómo impacta este proyecto al cliente? • ¿Por qué es importante hacerlo ahora? • ¿Por qué es una prioridad? • ¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo ahora? • ¿Cuáles son los beneficios estimados? • Hay que realizar para lograrlo. • Hay dos enfoques:

4. 1.-Que el equipo de proyectos prepare la relación de actividades mediante “tormenta de ideas” (proyectos pequeños). Tormenta De ideas

5. 2.-Crear una estructura de división de trabajo. (EDT). • La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesitan para completar el alcance del trabajo del proyecto

6. La estructura básica subdivide el proyecto en piezas más pequeñas llamadas: • Partidas de trabajo • Los niveles más bajos de cualquier rama se denominan: paquetes de trabajo. • Por lo general EDT señala la organización o la persona que tiene la responsabilidad de cada partida de trabajo.

8. Matriz de responsabilidades • Es un método utilizado para mostrar en un formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en un EDT. • Además es una herramienta útil ya que muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global. • En algunas matrices se usa la X para mostrar la responsabilidad de cada partida en otras la P para responsabilidad principal y S responsabilidad de respaldo. • La matriz de responsabilidades muestra que persona es responsable de realizar cada _______________de_________________ en una EDT.

9. Los criterios para decir cuánto detalle o niveles se deben colocar en las EDT. • 1) El nivel en el cual a una persona individual o una organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo. • 2) El nivel al cuál usted desea controlar el presupuesto supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto. • No existe un EDT único • Dos equipos pueden desarrollar el proyecto de diferente manera. • A la partida de trabajo de nivel más bajo para cualquier rama determinada de EDT se le conoce como______________________de________________.

11. Definición de actividades • Actividad.-Es una pieza de trabajo establecida que requiere tiempo. (no necesariamente requiere esfuerzo). • Ejemplo: En cada paquete de trabajo se identifican actividades especificas. • Paquete 3 Juegos, se identifican las siguientes actividades: • Diseñar puestos. • Especificar los materiales. • Comprar materiales. • Construir los puestos. • Pintar los puestos. • Desmontar los puestos. • Llevar y colocar puestos en la feria • Desmontar y guardar en el almacén.

12. Grafica de Gantt ó Graficas de Barras. • -Herramienta de planeación más antigua desarrollada a principios de siglo y de uso actual para su sencillez. • -La grafica de Gantt. Combina dos funciones: la planeación y la programación. • -Muestra la actividad se muestra abajo al lado izquierdo y en la parte inferior se muestra la escala de tiempo. • -La duración estimada de cada actividad se señala por una línea o barra que abarca el periodo durante el cual se espera lograr. • -Se pueden añadir columnas que señale quien tiene la responsabilidad de cada tarea.

13. -La programación y la planeación ocurre en forma simultánea. • -Las personas que diseñan la grafica deben saber de la interrelación de las actividades, es decir cuales se tienen que terminar antes de empezar otras y cuales pueden hacerse en forma concurrente. • -No muestra en forma visual las interrelaciones de las actividades (no se detectan que actividades resultan afectadas si una de ellas se demoran). • -Es engorroso hacer cambios al plan en forma manual (si una actividad se retrasa) hay que volver dibujar muchas barras.

14. Principios de la red. • Clases de formatos para dibujar el diagrama de red. • 1.-Actividad en el cuadro (AEC) ó actividad en el nodo. • 2.-Actividad en la flecha (AEF). • Actividad en el cuadro: (AEC)

15. TECNICAS DE RED. • Técnica de red • Las técnicas de red separan las funciones de planeación y programación. • -La planeación es un diagrama de red y no se dibuja a escala de tiempo. • -Con base a este esquema se desarrolla un programa.

16. Desarrollo de la Red del Plan • Cuando se ha definido todas las actividades de los paquetes de trabajo el siguiente paso es mostrar un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las interrelaciones para lograr el alcance global del trabajo del proyecto. • La planeación en redes es: Una técnica útil para la planeación, programación y control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.

17. El “sistema de redes” son técnicas que sirven como herramientas para la adecuada, planeación, programación y control de proyectos complicados, proporcionan: • Una base disciplinada para planear un proyecto. • Un cuadro claro y fácil de entender del alcance del proyecto. • Un método para evaluar planes y objetivos alternativos. • Un programa realista para todas las operaciones. • Una comunicación eficaz entre todas las personas que intervienen.

18. Una indicación de actividades o tareas que son críticas desde el punto de vista de itinerario. • Encauzamiento de la atención directiva a las áreas críticas. • Evaluación precisa del tiempo y costo contra programa. • Una estructura para una mejor programación de la fuerza de trabajo, recursos económicos, equipo, abastecimientos y otros recursos.

19. METRA: Métodos modernos de de evaluación de trayectoria de proyectos. • En los años 50 se desarrollaron dos técnicas de planeación en redes: • PERT • Técnicas de Revisión Y Evalluación de Proyectos • .MRC ó CPM • Método de la RutaCrítica (critical path method). Modificación de PERT con costos. • RAMPS • Sistematización de Proyectos Múltiples Asignación de Recursos. • MDP • Método de diagrama de precedencia. • TERG • Técnica de Evaluación y Revisión Grafica. • Todas hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo consecutivo y las interrelaciones de actividades.

20. El separar las dos funciones hace que sea mucho más fácil revisar un plan y calcular un programa actualizado

21. Técnicas de red • Las técnicas de red separan las funciones de planeación y programación. • -La planeación es un diagrama de red y no se dibuja a escala de tiempo. • -Con base a este esquema se desarrolla un programa.

22. Clases de formatos y reglas para dibujar el diagrama de red. • Clases de formatos para dibujar el diagrama de red. • 1.-Actividad en el cuadro (AEC) ó actividad en el nodo. • 2.-Actividad en la flecha (AEF). • 3.-La actividad requiere un tiempo. • 4.-Su descripción se inicia con un verbo. • 5.-Cada actividad está representada sólo por un cuadro. • 6.-A cada cuadro se le asigna sólo un número (único). • 7.-La actividad tiene una relación de precedencia es decir, están vinculadas en orden de precedencia para mostrar que actividades se deben terminar antes de iniciar otra. • 8.-Se vinculan por flechas que indican la dirección de la precedencia. • 9.-No se pueden iniciar una actividad hasta que se hagan terminado todas las que proceden y que están vinculadas con ellas mediante flechas. • 10.-Ciertas actividades se realizan en ordenescalonado.

23. ACTIVIDAD EN EL CUADRO

25. ACTIVIDAD EN LA FLECHA

27. -Dos reglas básicas: • -Cada evento debe tener un número. • -Cada actividad necesita tener una combinación única de eventos precedentes y sucesores. • 6.-Identifique dos formas para dibujar un diagrama de red______________ __________________ • 7.-Las actividades están vinculadas en un orden de _____________________ para mostrar que actividad se tienen que _______________________ antes de que se puedan ___________otras. • 8.-En el formato de actividad en la flecha para dibujar un diagrama de red, las actividades están vinculadas entre sí por círculos denominados___________________________. • Actividad ficticia: (solo se usa en AEF) • Representada por una flecha descontinúa.

28. -Ayuda a identificar de actividades y muestras cierta relación de procedencia, que de lo contrario no se podría presentar.( Flecha discontinua) • Lazos.-(Forma ilógica de presentar la actividad) ya que la actividad seria siempre repetitiva. • Escalanomientos.-Se puede utilizar para preparar actividades que se repiten varias veces. Y donde hay varias personas disponibles para realizar el trabajo. • Señala que cada persona después de preparar una (habitación) o realizar una actividad, puede comenzar a trabajar en la siguiente. • Este enfoque permite que el proyecto se termine más pronto al mismo tiempo que se hace uso de los recursos disponibles.

29. Preparación del diagrama de Red • Preparación del diagrama de Red • *Contando con una relación de actividades. • *Teniendo conocimiento de los principios de la red. • *Se selecciona el formato a utilizar (AEC) (AEF). • *Se dibuja las actividades en un orden de procedencias. • Como el proyecto debe avanzar desde su inicio hasta su terminación. • La red es una mapa que muestran como se aceptan las actividades para lograr como se logra el alcance del trabajo del proyecto. También es una herramienta de comunicación para el equipo del proyecto porque muestra quien tiene la responsabilidad de cada actividad como el trabajo de esa persona se vincula el proyecto. • Al decir sobre el orden en que se deben dibujar las actividades deben hacerse las siguientes tres preguntas con relación a cada actividad individual.- • 1.-¿Qué actividades se tienen que terminar inmediatamente antes de que se pueda iniciar está? • 2.-¿Qué actividades pueden hacerse concurrentemente con está? • 3.-¿Qué actividades no se pueden iniciar hasta que se termine está? • *Al contestar estas tres preguntas para cada actividad se puede estar en posibilidad de dibujar el diagrama de red que muestre una interrelación y el orden de acciones necesarias para lograr el alcance del proyecto .