UNIDAD DE MONITORIA OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES

1. UNIDAD DE MONITORIA OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES

2. Tabla de Contenido • Base Legal • Definición de Monitoria • Propósito de Monitoria • Procesos de Monitorias • Evidencias a presentarse en la Monitoria de Proyectos Nivel Central e Interagenciales • Información de Contactos

3. Base Legal • El Departamento de Educación Federal requiere en la Ley de Educación Elemental y Secundaria del 1965, según enmendada por la ley NCLB del 2001, PL 107-110, que se realicen monitorias de cada programa que administran los estados con el propósito de corregir las deficiencias en la administración de los mismos (Sección 9304 (a) (3) (b)) • La sección 80.40 del EDGAR (Education Department General Administrative Regulations Act) requiere que se realicen monitorias para cada programa federal que administran las agencias educativas con el propósito de corregir las deficiencias en la administración de los mismos

4. Definición de Monitoria • Proceso sistemático que permite determinar el manejo y cumplimiento con la ley, administrativo fiscal y programático de los programas federales • Las monitorias miden la eficacia y efectividad en la implantación de los programas federales • Asegurarse de que los programas cumplan con los requisitos establecidos por el programa federal que asigna los fondos • En estas se utilizan guías y documentos preparados para estos fines

5. Propósito de Monitoria • Es evidenciar el día a día y funcionamiento de los programas • Éstas cubren los requisitos de ley, sus funciones, reglamentaciones y las actividades que se realizan • Lograr una medición de la efectividad y eficacia en la implementación de los Programas Federales para asegurar que se cumple con los requisitos federales

6. PROCESO DE MONITORIA • Análisis de Riesgo-Identificar proyectos de prioridad para llevar a cabo monitorias • Plan de Monitoria-Crear un calendario de visitas de monitoria • Notificación (Opcional) • Conferencia de Entrada(Orientación al Personal para Aplicación Guía de Monitorias) • Realización de la Monitoria -Aplicación de Guía (Monitoria) • Conferencia de Salida (Se discute el informe de visita) • Se ofrece asistencia técnica • Redacción de Informe-Notificación de Hallazgos-Se identifican hallazgos (si alguno) • Referido • En caso de incumplimiento o hallazgos se requiere un Plan de Acción Correctiva • Visita de Seguimiento

7. EVIDENCIAS A PRESENTARSE EN LA MONITORIA A PROYECTOS NIVEL CENTRAL E INTERAGENCIALES • Datos Estadísticos • Matrícula o población que atiende • Estudiantes impactados por grado y género • Participación general de la comunidad escolar en el proyecto

8. Administración • Copia de la propuesta • Copia de la Ley de Educación Elemental y Secundaria (ESEA) 1965 según enmendada -Título I-A/Título II-A • Participación del equipo en el proceso de planificación y elaboración del plan • Certificación del plan • Copia del plan de trabajo en archivo • Calendario de trabajo

9. Programática • Documentos que fundamentan el estudio de necesidades • El plan de acción contiene metas, objetivos y actividades • Evidencia de actividades que se han desarrollado de acuerdo al calendario establecido de manera que validan que los objetivos se han cumplido • Informes como resultados del proceso evaluativo • Informes Trimestrales • Informe de logros • Datos estadísticos (estudios comparativos) • Divulgación del proyecto • Monitorias de años anteriores • Monitorias internas del proyecto

10. Recursos Humanos • Ubicación • Asistencia • Requisitos de reclutamiento • Evaluación • Adiestramientos

11. Participantes • Criterios para seleccionar los participantes • Base de datos para determinar el progreso de los participantes en las áreas que impacta el Proyecto(Estudiantes, Padres, Docentes, Personal de Apoyo, Otros • Método para determinar el grado de éxito que ha tenido el Proyecto para con los participantes • Otras entidades que pueden ofrecerles servicios a los participantes • Evidencia cuantitativa del impacto que han tenido los servicios en los participantes y cómo compara ésta con la base de datos al comienzo del Proyecto

12. Procesos Fiscales-El plan de trabajo debe relacionar los gastos directamente a los objetivos del programa • Presupuesto aprobado • Partidas contenida en un registro • Partidas actualizadas • Contratos de jornada parcial • Servicios comprados • Gastos de transportación • Servicios Profesionales y Consultivos • Gastos de adiestramientos, talleres y residenciales • Equipo no capitalizable • Materiales • Equipos • Donativos o estipendios

13. Preguntas

14. INFORMACION DE CONTACTOS • Sra. Marilia E. Aponte Martínez Coordinadora, Tel. 773-2054 aponte_maril@de.pr.gov • Sra. Maria E. Álvarez Cruz Monitora, Tel. 773-2450 alvarez_me@de.pr.gov • Sr. Edil Velázquez Fernández Monitor, Tel. 773-2089 edi@de.pr.gov • Srta. Ana Julia Cintrón González Monitora, Tel. 773-2437 cintron_a@de.pr.gov • Sra. Magali J. Hernández Secretaria, Tel. 773-2453 hernandez_ma@de.pr.gov

15. “Si no existe evidencia documental, no ha ocurrido” YMR