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M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris

S tage du 2 avril au 17 mai 2013. C onstruction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale à Paris. M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris.

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M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris

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Presentation Transcript

  1. Stage du 2 avril au 17 mai 2013 Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale à Paris Mission au sein de la Croix-Rouge française de Paris Emilie BROSSEAU +Catherine VAN +Katia KECHIT +Sébastien GRACIA DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G

  2. Une mission au sein de l’Action Sociale à Paris Organigramme de la Délégation Départementale de Paris

  3. Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de • Etablir un suivi régulier des activités • Renforcer les liens avec les unités • Réaliser un bilan d’activité R • Moyens nécessaires • Systèmes d’informations SIORD et EDAS75 • Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur • Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité • Mission confiée • Création d’outils de gestion • Feuilles de données • Rapports d’activité • Trame de bilan • Résultats obtenus • 2 outils sur 3 réalisés • Feuilles et rapports • Création d’un logiciel • Réalisation d’un nouvel outil • Fiche d’activité

  4. Des systèmes d’informations propres à la Croix-Rouge française • Dossiers • Articles • Descriptif des activités • Chiffres importants • Organigrammes • Planning en ligne • Diffusion d’informations • Annuaire

  5. La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Directeurs contactés Onglet de prise de rendez-vous

  6. La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Suivi des rencontres et des immersions dans les activités Onglet de synthèse des rendez-vous

  7. La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Suivi du projet Onglet déterminant le statut des outils Statut des outils : • Buts : • Informer notre tuteur • Faire une mise au point • Se répartir les activités Réalisés En cours Annulés

  8. La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable Référents contactés Chaque activité a un unique référent Rappel de la hiérarchie : • Délégation Départementale • Responsable Départemental de l’Action Sociale • Référents d’activités • Directeur Local de l’Action Sociale • Bénévoles

  9. Feuilles de données et rapports d’activités,deux outils construits Rapport d’activité Rapport d’activité Feuille de données • Compte rendu journalier : • Bénévoles et RLAS : acteurs concernés • Outils attractifs et rapides • Données chiffrées • Compte rendu annuel : • Responsables et référents d’activités : acteurs concernés • Pour chaque UL puis pour chaque activité • Données chiffrées VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne

  10. Création d’un logiciel de coordination sociale permettant d’automatiser les outils Version en ligne • Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires • « Gestion des questionnaires », • une rubrique réservée à notre projet

  11. Système de codage des données dont le but est d’obtenir des statistiques d’activité • Permet de : • Créer un identifiant à chaque donnée stockée • Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage d’autres formulaires • Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin d’obtenir des statistiques d’activité Gestion des « codes données »

  12. Simulation de recherche de données statistiques « Je veux le nombre de bénévoles actifs dans l’activité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 »

  13. Exemple de rapport pour l’activité Apprentissage de la langue en PDF

  14. Mise en place de fiches d’activités : processus pour faciliter la saisie d’informations • Fiche activité : • Permet un gain de temps • Disponible seulementen ligne • Effectue des comparaisons Exemple de fiche d’activité à remplir dans la base de données

  15. Les outils réalisés doivent être utilisablessur le long terme • Une évolution des outils à l’échelle nationale : • Développer des outils attractifs • Remplir tous les outils via la base de données • Permettre un bilan d’activité complet et précis au niveau de Paris • Deux alternatives à notre base de données • Validée par la direction de l’Action Sociale etUTILISEE NON UTILISEE

  16. Une mission remplie malgré certains obstacles • Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps • Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues • Les outils de gestion suscitent quelques réserves • Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde

  17. Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de • Etablir un suivi régulier des activités • Renforcer les liens avec les unités • Réaliser un bilan d’activité R • Moyens nécessaires • Systèmes d’informations SIORD et EDAS75 • Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur • Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité • Mission confiée • Création d’outils de gestion • Feuilles de données • Rapports d’activité • Trame de bilan • Résultats obtenus • 2 outils sur 3 réalisés • Feuilles et rapports • Création d’un logiciel • Réalisation d’un nouvel outil • Fiche d’activité

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