Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen”

1. Praktijk case: “Geautomatiseerd scannen én verwerken van ingekomen facturen” ICT Platform

2. DocuProces Gespecialiseerd in Document Processen en integratie van business toepassingen Vele jaren ervaring (DocuPro’s) Eigen methodiek en aanpak Standaard software oplossingen Klant specifieke implementatie Onderdeel van People-force B.V.

3. DocuSwing DocuCycle

4. Digitalise Organise Certify, Authoriseand Security Unify Share Workflow Integrate Navigate Generate

5. Diverse samenhangende tools Document Management en Archief: DocuWare Intelligente scanning: RecSolution Workflow: JobRouter Collaboratie en Content: SharePoint Document Creatie en Generatie Relatiebeheer: SuperOffice

6. Business Case Klant Inkomende facturen (ca 300/week) Automatisch verwerken (zo veel mogelijk) Geen papieren documenten Scan, analyse, verwerken, archiveren Koppeling met financieel systeem (order matching, koppeling aan kostenplaatsen)

7. Voorgestelde oplossing Scanning of elektronisch ontvangen Analyse vooraan in het proces Matching, autorisatie, verrijking vooraan Opslag in DMS incl. metadata Automatische input en verwerking in Financiële Administratie

8. Flow Ingekomen facturen: Papier of pdf archief DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index raadplegen autorisatie xml Fin. Adm. Navision verwerken

9. RecSolution: Intelligent Scannen Details van de scan instellingen Bron: scanner of een al ingescand of bv. per mail ontvangen pdf. Pagina scheiding: door witblad, barcode, stempel, vaste tekst.

10. RecSolution: Verwerking

11. RecSolution: Verwerking

12. RecSolution: slim nabewerken

13. RecSolution Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Analyseren tot op factuur regelniveau Herkenning van velden Herkenning van logo’s Controle op scanresultaat / nabewerking Inhoudelijke controle (herberekening) Context afhankelijke matching (bv kostenplaats) Freeformat scanning mogelijk DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

14. RecSolution: resultaat

15. RecSolution: Scan sjabloon

16. XML gegevens uitwisseling

17. DocuWare Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Archiveren van pdf én xml XML tbvindexing en metadata Eenvoudige workflow en werkprocessen Autorisatieproces Uitgebreide zoekmogelijkheden Full-text zoeken DMS systeem Gebrui-kers pdf opslag Intelligent scannen en analyse index xml Fin. Adm. Navision

18. DocuWare: gearchiveerde facturen Gearchiveerd Geïndexeerd en verrijkt Eenvoudig zoeken Autorisatie

19. Navision Geautomatiseerde invoer vanuit de XML Automatische verwerking (waar mogelijk) ordermatching autorisatie betalingsopdracht klaarzetten Eenvoudig origineel rechtstreeks in DocuWare opvraagbaar

20. Resultaat klant Ingekomen facturen: Papier of pdf archief Tijdbesparing:niet langer handmatig invoeren factuurregels Vervangen door controle en enige handmatig nabewerking Minder fouten: automatische uitsplitsing naar kostenplaats (bv op kenteken) Minder fouten: door invoeren of overtypen Ruimte besparing: alle facturen gearchiveerd Gemak: geen papieren facturen meer rond sturen Procesverbetering: autoriseren middels workflow Snellere afhandeling Klaar voor de toekomst DMS systeem Gebrui-kers pdf Intelligent scannen en analyse xml Fin. Adm. Navision

21. Hartelijk dank voor uw interesse!