innovation@work

1. innovation@work Electronic Employee Folder als Servicelösung an der ETH Zürich Dienstag, 02. Dezember 2008 ETH Zürich, GEP Pavillon

2. Wer sind wir? CCSAP ETH Zürich Key Benutzer Lieferanten Benutzer Anwenden Ausführen Arbeiten Anfordern Anfragen Fehler undMängel melden Beantworten von Fragen nach: Wie mache ich ..? Wieso ist nicht ..? Fehlersuche und Analyse Vorschläge und An- regungen Applikationstests Hilfestellung vor Ort [Tipps & Tricks] CCSAP Account Manager Change Management Lizenzverwaltung Qualitätssicherung Customizing Test Koordination Support [1st] Berechtigungen Entwicklung Schnittstellen Information Support Services Tools Software Updates Beratung Modul Projekte Prozessdef. Test Support [2nd] OSS Analyse Schulung Informatik SAP Basis Admin. - 1st Level 2nd Level 3rd Level http://www.sap.ethz.ch

3. Inhalt / Fragestellung / Anspruch Ich habe bereits eines, bin aber nicht zufrieden …. Ich hätte gerne eines und schaue mich um, … Ich bin bereits in einem konkreten Projekte und möchte wissen , …. Ich habe eines und will sehen was andere so haben …. Ich interessiere mich grundsätzlich für die Archivfunktion … Ich möchte mich davon überzeugen, dass ich wirklich keines brauche ….. Gehört habe ich davon, gesehen habe ich noch keines, jetzt nutze ich die Gelegenheit, ….

4. Zielsetzung Workshop • Beweggründe zur Einführung und Projektvorgehen • Ausgangslage / Gründe • Vorgefundene Rahmenbedingungen • Projektablauf • Erfahrungen aus der Umsetzung • Implementierung und Betrieb e-Dossier • Demo und Ausblick • Live Demo Nutzung Personal-Dossier aus Sicht des Personalsachbearbeiters • Live Demo Vertragserstellung • Neue Ideen/Pläne mit dem Personal-Dossier • Überblick weitere Funktionalität Opentext

5. Agenda Einleitung + Zielsetzungen des Workshops Umfeld ETH Zürich und Personalwesen Projekt e-Dossier (Ziele, Vorgehen, Rückblick) Erfahrungen / Erkenntnisse / Resultate Pause Demo 1 – E-Dossier (verschiedene Nutzungsmöglichkeiten) Demo 2 – automatisches erstellen von Verträgen

6. ETH Rat / ETH Zürich EDI – Eidgenössisches Departement des Innern ETH Rat Rat der Eidgenössischen Technischen Hochschulen ETH Zürich ETH Lausanne Forschungsanstalten EMPA PSI EAWAG WSL SAP System der ETH Zürich

7. Campus ETH Zürich (City – Hauptgebäude)

8. New Campus ETH Zürich (Hönggerberg)

9. ETH Zürich im Überblick (Organisation)

10. Lehre und Forschung (16 Departemente) Die Eidgenössische Technische Hochschule Zürich (ETHZ) ist eine nationale Hochschule der Schweiz. Ausgerichtet auf vorwiegend technische, mathematische und naturwissenschaftliche Bereiche belegt sie im internationalen Vergleich einen Spitzenplatz. Ein kürzlich veröffentlichtes Hochschulranking (Shanghai-Ranking) attestiert der ETH Zürich (Swiss FedInst Tech – Zürich) unter den weltweit besten 100 Hochschulen den 27. Rang im Jahre 2007

11. ETH Zürich im Überblick • ETH Zürich – Organisation • ca. 1‘000 Organisationseinheiten/Kostenstellen • dezentrale Verantwortung (Personalverantwortliche, Vorgesetzte) • Hauptaufgabe -> Lehre und Forschung • Verteilung der Standorte über die ganze Stadt Zürich (ca. 150 Liegenschaften) • Verwaltung und Akademie (Parallelorganisationen) • ETH Zürich – Mitarbeiter (Personal) • Ca. 9‘000 Angestellte (ca. 6000 FTE) (konstant, leicht wachsend) • ca. 3‘000 – 4‘000 Anstellungen / Abgänge pro Jahr • ca. 3‘000 Finanzierungs- / Anstellungsänderungen pro Jahr • befristete (72%) und unbefristete Anstellungen (28%) • Dienstalter (0-7 Dienstjahre (75%), > 25 Dj. ~5%)

12. 1:: Das Projekt e-Dossier Personal 1. Zielsetzungen 2. Projektplanung 3. Kosten 4. Erfahrungen

13. Ausgangslage / Zielsetzung e-Dossier Personal • IT-Strategie Human Ressource (PA) • Potential zur Verschlankung von Administrativen Prozessen nutzen • Mehrwert aus SAP Investition ziehen (z.B. erweiterte Nutzung der bestehenden Systemlandschaft SAP und IXOS) • Prozesse und Informationen von innen (HR-Administration) nach aussen (Linie) tragen • Vertragserstellung direkt aus Personalmassnahme (inkl. Überwachung etc.) • Zielsetzungen Projekt e-Dossier • Paralleler und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Akten durch Berechtigte • Steigern Arbeitseffizienz durch verkürzen von Weg- und Suchzeiten • Standardisierte und überwachbare Struktur der Personal-Dossiers (Inhalt) • Einsparung der Archivräume sowie verbesserte Sicherheit gegen Verlust • Zugriff gemäss Berechtigungskonzept, bessere Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes

14. Projektablauf / Projektplan

15. Projektkosten [ 12 (SW) + 100 (DL) + 100 (DÜ)] • Interne Kosten an der ETH Zürich • Werden nicht detailliert festgehalten • Projektleiter + CCSAP + Fachabteilung (Interviews/Tests) + Informatik (Scanner, COLD, Konfiguration) • Externe Kosten • Hardware -> vorhanden • 2 x Unix Server - Archivserver (geringe Leistung erforderlich) • 2 x Optische Archiv Juke Boxen (redundant) • WORMS Typ UDO ~ 1.6 TB formatiert (64 x ~ 30 GB) • IXOS Software -> vorhanden zusätzlich 12 kCHF für Erweiterungen • Docu Link, Desktop Link, Livelink ECM - Suite for SAP® Solutions • Externe Dienstleistung ~ 50 Personentage / ~100 kCHF [Fixpreis] • Altdatenübernahme ~ 100 kCHF (Fixpreis) ≡ 10.- je Dossier à 50 Seiten • Beschaffung im Rahmen des Projektes • Neue leistungsfähige und störungsarme Scanner ~ je 18 kCHF • VRS Software (Verbessern Scanergebnisse) ~ 5 kCHF

16. Resultate / Erfahrungen [1] • Evaluation / Anbietervergleich • Lohnt sich auch wegen der intensiven Auseinandersetzung mit den Anforderungen (Offertanfrage) • Tools und Funktionen sind weitgehen vergleichbar, aber die Integration ins SAP/bestehendes Archiv ist unterschiedlich gelöst • Bei Entscheid/Gewichtung bestehende Infrastruktur berücksichtigen • SAP Recordsmanagement • Lösungen auf der Basis von SAP Recordsmanagement wurden primär nicht berücksichtigt auf Grund der, für unser Bedürfnis, überflüssigen Funktionalität • Höherer Einarbeitungsaufwand des CCSAPs in die Technologie • Mengen-Lizenzierung notwendig • Angebote (durch Partner/Beratungsunternehmen) zum Teil ungenau/unklar verfasst

17. Resultate / Erfahrungen [2] • Step-by-Step Einführung (auch Funktional) • Anwender werden nicht überfordert • Transparenz und Stabilität schafft Vertrauen • Mehrwert aus bestehender Installation holen • Aufbau KnowHow im Fachbereich wie auch der Informatik/CCSAP • Datenübernahme • Entscheid individuell / firmenabhängig • intern / extern • alles / laufend / nur Aktive / Nichts • mit und ohne Bereinigung • Volltext Indexierung • Wir haben uns dagegen entschieden • m.E. ist der Nutzen beschränkt für ein Personaldossier

18. Resultate / Erfahrungen [3] • Unterhalt • 2x Releasewechsel und 2x Support Packages ohne grossen Aufwand • Weitgehend im Standard, keine schwerwiegenden Modifikationen • Lieber zwei drei kleine Modifikationen als grosse Blöcke kopieren und als Eigenentwicklung führen • Erweiterungen / Anpassungen • Bereits mehrfach erweitert (neue Dokumentenarten) • Auf Vorrat Strukturen bauen und Dokumentenarten einrichten lohnt sich nicht – genaue Analyse eines repräsentativen bestehenden Papierdossiers ergibt die schlanksten Resultate • Nach 1-2 Jahren Nutzung durch die Anwender lohnt sich eine Optimierung (1-2 Tage Berateraufwand)

19. Ablagestruktur Personaldossier (Beispiel ETH Zürich) • 1. Vertragsbestandteile • Verträge, Kündigungen, Arbeitsbewilligungen, … • 2. Versicherungen • Pensionskasse, Suva, AHV/IV, … • 3. Lohn • Quellensteuer, Wiederkehrende Zulagen, Einmalzahlungen, Treueprämie, … • 4. Geschützte & besondere persönliche Dokumente • Arztzeugnis, Disziplinarisches, Pflichtenheft, Lohnabrechnung, … • 5. Allgemeine persönliche Dokumente • Zivilstand, Foto, Bewerbungsunterlagen, .. • 6. Personalberatung • Notizen, Vertrauensärztliche Untersuchung, gesendete Verträge, .. • 7. Altdaten • Personaladministration, Personalentwicklung, Bewerbungsunterlagen, ..

20. Besonderheit Dokumentart • Dokumentenart • Sprechender Schlüssel gewählt • Vorteile bei Berechtigung, Support, Programmierung • Nachteile bei Reorganisation, Änderung Dokumentenzweck (sollte sowieso vermieden werden)

21. Ablagestruktur Personaldossier (Beispiel ETH Zürich)

22. Vergleich SAP-Recordsmanagement

23. Ablagemöglichkeiten ins e-Dossier • COLD (Computer Output On Laser Disk) • Altdatenübernahme, wiederkehrende externe Massenverarbeitung • Scannen • Mit Barcode («spätes Erfassen der Originale») für asynchrone Verarbeitung («..Stapelverarbeitung beim Scannen..») • Ohne Barcode («paralleles oder frühes Erfassen der Originale») • Desktop Link • Umwandeln von Office/PC Dokumenten (doc, xls, msg, ppt, pdf, mpp, ..) in Langzeitformate (TIFF/PDF) • Umwandlung erfolgt über die Druckfunktion («Druck ins Archiv») • Direktes Ablegen aus einem SAP Prozess • Speicher eines Business Dokuments direkt aus einem SAP Prozess («Druck ins Archiv») • z.B. Arbeitsvertragskopie, Bestellung, etc.

24. Technische Umsetzung • Software IXOS Personaldossier • Live Link ECM – Suite für SAP • Live Link DocuLink für Dossierstruktur/Darstellung • Live Link DesktopLink für Import von verschiedenen Dokumentarten • Eigenentwicklungen (Kopie + Anpassung von Originalbausteinen von IXOS (z.B. Berechtigungen, PopUp Steuerung, etc.) • Software SAP (Standard Lizenzumfang Archiv Link) • Kleinere Modifikationen im SAP (Menü) – Komfort für Sachbearbeiter • 2-3 kleinere Berichte und Tools (Demo) • Integration bestehender Objekte • Bestehende Archivobjekte HR waren: Personalverträge (Originale), Personalantrag und Status • Integrationsaufwand = 0 (Null)

25. Systeme / Infrastruktur

26. Demo 1: E-Dossier Browser/Portal • Zugriff auf den Dossierinhalt • Gestaffelte Verbreitung / Berechtigung / Lizenzierung • Manager‘s Desktop nur ausgewählte Dokumente • …warten auf Portal …. • Ablage von Dokumenten • Bleibt Human Ressource vorbehalten Mitarbeiter Linie / Vorgesetzte Stellen Manager‘s Desktop Human Ressource SAPGUI

27. Demo 1: Ablauf • Zugriff e-Dossier (Personalverantwortliche) • Selektion • Funktion DocuLink (Aufklappen, Absprung, Bezeichnungen, Icons) • Zugriff auf Dokumente (Personaladministration) • Integriert in PA20 – Menü (kleine Modifikation) • Standardabsprung ins e-Dossier bei Bedarf • Sonderfall Listen mit Multilink • Integrieren/Generieren von Informationen aus Objekttext und Terminverfolgung IT0019 • Barcode • Sinnvoll oder nicht ist Frage des Prozesses und der Überwachung • Trennung Datenpflege und Archivieren der Dokumente

28. Demo 1: Ablauf • Ablegen von Dokumenten • Erzeugen offener Barcode beim Administrationsprozess (OAM1) – Scannen Originaldokument und automatisches Verlinken mit Stammsatz • Ablegen von Office Dokumenten Live Link DesktopLink für Import von verschiedenen Dokumentarten • Ablegen über Drucken (TIFF Converter) • Ablegen über Import ins e-Dossier • «Löschen» von Dokumenten (Spezialberechtigung)

29. Screenshots

30. Screenshots

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33. Vertragserstellung an der ETH (Smartforms)

34. Vertragserstellung während SAP Einstellungsmassnahme • Merkmale • effiziente fehlerfreie Abwicklung der Anstellungsverträge • 100%ige Integration des Vertragsdruckes in die SAP-Anstellungsmassnahme (automatisch/halb-automatisch) • Einbezug des elektronischen Archivs/Ablage für Verträge (scannen) • Vertragsstatusverwaltung im SAP integriert (Terminverfolgung IT0019) • Standortunabhängiger und revisionssicherer Zugriff (Integration ins e-Dossier) • Vorarbeiten • Vereinheitlichen der Verträge (Reduktion auf 4 Standardverträge) • Layout (1 Seite „Idealfall“) • rechtliche Aspekte klären • vorbereiten Archiv/e-Dossier (Dokumentenarten, Struktur, Hardware)

35. Prozess und Integration SAP Sicht Personaladministration (vereinfacht) mit «sprechendem Barcode» Antrag Vertrags- druck Mass- nahme Scannen Nachtjob Überw. / Rücklauf Archiv Offener Barcode (OAM1) «gesendeter Vertrag» Scannen Backoffice Nachführen Status IT0019 ZHRVERTRAG Status IT0019 PA40 :: ..IT0019 Terminverfolgung VK = Neuvertrag kl. VP = Neuvertrag pau VS = Neuvertrag STL WK = Wiedereintritt LB WP = Wiedereintritt PA ……. Auch Eintrag für Probezeit, etc. Query, Kontrolle, Anpassungen Selektion nach Personalnummer, Vertragsart, Zeitraum, etc.

36. Übersicht Vertragsbestandteile • Dokumente • Willkommensbrief Deutsch oder English • Vertrag im Doppel (nur Deutsch) • Datenblatt für Linie dient als Bestätigung (alt / neu) • gesendeter Vertrag (direkt ins Archiv) -> rechtliche Aspekte • Beilagen • übliche weitere Beilagen manuell (Pensionskasse, Merkblätter, etc.) • Rücklaufüberwachung • IT0019 mit Vertragsart und Status (inkl. Bearbeitungsvermerk: neu, versendet, erledigt) • e-Dossier mit gesendetem Vertrag (Kopie für Rechtsfall) und eingescanntem Original (Unterschrift Arbeitnehmer)

37. Begleitbrief Englische Variante Verschiedene dynamische Texte

38. Arbeitsvertrag im Doppel Formatierung bedingt möglich

39. Datenblatt für Linie (Alt : Neu)

40. IT0019 – Terminverfolgung (VK=Neuvertrag MK82) • Steuerung der Vertragsart über IT 0019 (Terminverfolgung) • Lohn, Pensionskasse, Vertragsbeilagen, Personalchef/in…

41. Kritische Betrachtung der Lösung Vorteile Nachteile • Stark standardisierte Verträge (rechtlich sauber geklärte Inhalte) • Einfacheschlanke Abwicklung/Verarbeitung • Weitgehend im/am SAP-Standard realisiert • Kontrolle/Überblick offene Verträge • Lückenlose Vollständigkeit • Dokumentation der „gesendeten Verträge“ (rückwirkende Änderungen) • parametrisier- und ausbaubar • Integriert in e-Dossier (standortunabhängiger Zugriff) • Starr / unflexibel für grössere textliche Anpassungen • Deckt keine Sonderfälle und Ausnahmen ab (lässt keine textlichen Anpassungen zu) • Komplizierte Steuerung der Vertragsbestandteile (internes/langfristiges KnowHow notwendig) • Zugeschnitten auf Personaladministration (enger Benutzerkreis)

42. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit CCSAP ETH Zürich Abteilung Controlling - CCSAP – Adrian Fischer http://www.sap.ethz.ch