1 / 52

Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk

Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk. Axel Oxenstierna. 3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden. Antal svarande: 224 kommuner. Samverkans-möjligheter. SKL och Sambruks förstudie. Projekttid 27/2 – 30/6 8 kommuner

thaddeus-lowery
Download Presentation

Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk

  2. Axel Oxenstierna

  3. 3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden Antal svarande: 224 kommuner

  4. Samverkans-möjligheter

  5. SKL ochSambruksförstudie • Projekttid 27/2 – 30/6 • 8 kommuner (17 000-200 000 invånare)

  6. Syfte • Stödja kommuner till att starta införandeprojekt • Ge kunskap • Samverka <-> enskilt • Projektkommuner • Fakta kring volymer, brevflöden, processer, tekniska förutsättningar och datainsamling till nyttoanalys • Avgränsning • Försörjningsstöd och Ansökan förskola

  7. Dokumentstruktur • Förstudierapport • Rekommendationer • Förenklad Nyttomodell • Juridik och informationssäkerhet • Bilaga 1, Beslutsunderlag • Bilaga 2, Sammanställning R&S • Vägledning • Bilaga 2, Sammanställning R&S • Bilaga 3, Intervjuunderlag, mall • Bilaga 4, Förenklad Nyttomodell, mall

  8. Valda processer • Socialtjänsten • Höga krav på sekretess • Användas som säker digital kanal? • Ansökan Förskola • Helt digital ansökningsprocess förutom tilldelning av plats som skickas med post • Åldersgrupp med stor andel användare av internet

  9. Deltagande kommuners nuläge Deltagande kommuners nuläge • Efterfrågan och målgrupper • Uppskattning av nyttor • Medborgarperspektiv • Snabbt, EN digital låda, säkert • Kommunperspektiv • Helt ”digitalt” flöde, standardiserat, kostnadseffektivt • Andra samhällsnyttor • miljön

  10. Deltagande kommuners nuläge • Hantering av brevutskick och utgående fakturor

  11. Nulägeförskoleprocessen 10 olikautskick till föräldrar • Information omförskoleval • Bekräftelsepåmottagenansökan • Erbjudandeom plats • Beslutom plats • Information från resp. förskola • Uppsägningsbekräftelse • Förändringavadressuppgifteriverksamhetssystemet • Månadsvisfaktura • Begäranominkomstuppdatering • Uppdateringgällandevistelsetid

  12. Nulägeförskoleprocessen • Olikaverksamhetsystemocholikatillgång till e-tjänstergerolika grad av digital process. • Digital kommunikationsker via e-post • Intesåstortsteg till en helt digital process • Hög-it mognadimålgruppen • Inga hinder gällandelagkravochsäkerhetförattanvända Mina meddelanden. • Ev. risk ihanteringavpersonermed speciellabehov, t.exskyddadidentitet. Behöveranalyseras

  13. Nyttaiförskoleprocessen • Bra e-tjänst med fungerandekommunikationminskarbehovetav Mina meddelanden. • Mina meddelandensessomett bra alternativ till attskickapapperspost • Mina meddelandensessom en säkrarekanalän e-post ochminskarriskenförfeladress. • Ettinförandeav MM kanbidra till en effektivareochmer central hanteringavresterandepappersflöde. • Integration mellanverksamhetssystemoch Mina meddelandenkangesäkerocheffektivdigitalprocess

  14. Nulägeförsörjningsstödsprocessen 5 huvudtyperavutskick till medborgare • Allmän information, utskickavblanketter etc. • Kallelser • Behovavkomplettering vid ettpågåendeärende • Negativabeslut • Positivabeslut

  15. Nulägeförsörjningsstödsprocessen • E-post och SMS intetillåtnaattanvändapgakänsligauppgifter • Post ellertelefonanvänds • Bådeanvändareochhandläggareefterfrågar digital kommunikationförsnabbarehantering • Bra genomslagförNorrköpings e-tjänst – bra it-mognad • Vistelsekravkanvaraett hinder mot digital process • Signeringavbeslutbehöverutredas

  16. Hinder förettinförandeiförsörjningsstödsprocessen • Blandad IT-mognad, bådemyckethögochmycketlåg • Blandadtillgång till tekniskutrustning • Tillgångtill E-id ochspråksvårigheter. • Ev. risk ihanteringavpersoner med speciellabehov, t.exskyddadidentitet. Behöveranalyseras • Noggrannkonsekvensanalysbehövergenomförasinnaninförande

  17. Nyttaniförsörjningsstödsprocessen • Möjligheternaattkunnakommuniceradigitaltpåettsäkertsätt • Minskadbrevhanteringochminskadeportokostnader • Minskatantaltelefonsamtal med frågorkringex.vis “Närkommer mina pengar” • Mina meddelandenkanersättarekommenderat brev. • Kangeminskad admin ochmertidöverförpersonligamöten

  18. Referenskommuner Västerås • Serveringstillstånd • Kanalväxel/förmedlingstjänstutveckladoch driftas avpartner • Utvecklingavprintertjänst • Önskardirektkommunikationmellanverksamhetssystemoch Mina meddelanden. • Planeradlanseringhösten2014 Karlshamn • Utvecklar kanalväxel och förmedlingstjänst själva • Integration mot ärendeknutpunkt • Har byggt en prototyp • Avvaktar beslut och finansiering

  19. Referenskommuner Trollhättan • Skaparen central infrastruktur med ärendeknutpunktochprocessmotor • Kanalväxel/förmedlingstjänstutvecklassomentilläggsmodulavpartner men driftas avTrollhättan • Integration avövrigaverksamhetssystem via integrationsmotor, snittkostnad ca 50.000 • Inväntarbeslutfrånkommunledningen Tomelilla

  20. Referenskommuner • Likheter • Initiativ från IS/IT-avdelning • Effektivisera verksamheten • Förenkla för medborgare och företag • MM har stor potential • Låg investering • 3 av 4 har genomfört pilotprocess • Notifieringar • Tydlighet kring ärendets innehåll Luleå, eAnsökan Bistånd

  21. Erfarenheter • Referenskommuner • Starta med avgränsad tjänst • Stöd från Skatteverket • Involvera verksamheten • Samverkan kring ramavtal • Samverka för att påverka leverantörer

  22. Lundskommun • Granskningfrån DI gerbegränsadmöjlighet till kommunikation. Lundsutvecklingsbehov: • Ser Mina meddelandensomviktigtbådesomutoch in-kanal • Brukarenbörkunnaskickain säkrameddelandenochsvaradirekt via MM • Journalförameddelandenpåettautomatisktsättvid behov • Kommunicerasäkert med andraportalerochmyndigheter

  23. Digital post iDanmark • E-box - sedan 2001– delvisägdavdanskastaten • 4 miljonermottagareoch 30 000 avsändare • 220 000 000 brevskickades 2012 • Avsändarensparar 80% avkostnaden • Användningsgrad 70% • Offentligsektorskickarenbart digital post • I Sverigeskickas 1000 000 000 fönsterkuvert…

  24. Specificera nytta • Deltagande kommuner • Volymer • Snittkommun • referenspunkt

  25. Ansökan Försörjningsstöd • Exempelkommunen • Integration • Förutsättning att de har en e-tjänst • Kallelse och beslut skickas digitalt • Posthantering sparas två gånger • Minskad administration av adresser

  26. Ansökan Förskola • Exempelkommun • Webtjänst • Digitaliserad ärendehantering • Posthantering sparas två gånger • Minskad administration av adresser

  27. Generisk posthantering i exempelkommunen • Har en intern enhetförposthantering • Styckkostnaden per utskickca 7 kr, inkl. material ochporto. • Posthanteringförutskick 4-5 arbetsdagar. • Digitaltutskickkostarca 1.50 kr • KostnaderbaseraspåTomelillaslösning

  28. Scenarier över nyttan i exempelkommunen - besparing

  29. Scenarier över nyttan i exempelkommunen - effektivisering

  30. Scenarier över nyttan i exempelkommunen - säkerhet

  31. Sammanfattning nyttoanalys Förkommunen • • minskadematerialkostnaderförutskick • • minskadarbetstidförposthanteringiprocessflödena • • minskadarbetstidför administration avadressregister Förmedborgare/företag • • snabbaresvarstidochkortareväntetid • • valbarhetattkunnanåsvaroavsettvar man befinner sig • • skyddfrånatt post skakunnaöppnasavobehöriga • • skyddfrånatt post skahamnafel/ intekommafram

  32. Fyraolika former avanslutning Via olikaverksamhetssystem, e-tjänstersomharegnakopplingar till MM Handläggarenskriverutdirekt – kanalväxelkollarmottagarenspostvalochskickarantingen till egenskrivareeller till MM Via central ärende/process/e-tjänstplattformsomstårförkoppling till MM Via printleverantörersomsköterhelaflödet – bådeprintfileroch till MM

  33. Brevlåde-innehavare Vilkadelaruppstår? Kommunens ansvar 4 Print och kuvertering 1 2 3 Brevlåde-operatör Förmedlings-tjänst Skapa och signera medd. Verksam-hetsappl. Kanalväxel FaR-ansvarig FaR

  34. Olikaalternativförattansluta–verksamhetssystem 1. Applikationer kommunicerar direkt emot en förmedlingstjänst F 2. Applikationen kommunicerar viaett ärendenav F CentraltÄrendenav 3. Applikationerna har inbyggdförmedlingstjänst F

  35. Verksamhets applikation A Verksamhets applikationB Ärendeknutpunkt Kanaler tillmedborgarna Webb samt Smartphone, iPad, enkel mobil m.m… E-tjänst A (paketköpt) E-tjänst B(e-blankett) Mina Sidor TelefonBesök Kontakt- center Mina Sidor ETT flöde till MM Ärendeknutpunkt Ärende-hanterande applikationer Diarium Ärende-hantering

  36. Central print tjänst Central Printjänst Print, kuvertering, post Avsändande system Kanalväxel Extern leverantör B Elektroniskt förmedling FaR

  37. Extern leverantör Extern leverantör Print, kuvertering, post Avsändande system Kanalväxel Elektroniskt förmedling FaR

  38. Frågorinföranslutning?

  39. 10 Leverantörsmarknad • Avroppåexisteranderamavtal • Tilläggstjänsteroch integration • GemensammaramavtalfrånKammarkollegietoch SKL Kommentus, ex • E-förvaltningsstödjandetjänster • “Brev- ochpaketförmedling” förstudieavprintcentraler • “Utskriftstjänster 2011” förprintertjänster (ejdigitalt) • Tilläggibefintligaoutsourcingavtal • Separata, fullständiga LoU-upphandlingar • Direktupphandling • Övriga

  40. Motiv till satsning ur kommunperspektiv • Lägre materialkostnader • Minskad arbetstid för posthantering • Minskad arbetstid för administration av adressregister • Snabbare svarstid och kortare väntetid • Skydd från att post öppnas av obehöriga • Skydd från att post levereras fel eller inte kommer fram

  41. Rekommendation Generellt - enskild kommun • Fatta ett inriktningsbeslut för ett införande och anslutning till MM • Genomför en analys för att hitta ett pilotprojekt • Använd Vägledningen som stöd

  42. Rekommendation Teknisk lösning- enskild kommun • Utgå från verksamhetens behov och möjligheter i existerande verksamhetssystem • Börja enkelt • Basera lösningen på aktuella strategier och förutsättningar • Följ utvecklingen, ställ krav och samverka, samordnat via SKL, där det finns möjlighet

  43. Rekommendation till SKL • Ökad samverkan kring ramavtal • Ta initiativ till en diskussion/förhandling med befintliga verksamhetssystems & e-tjänsteplattformars leverantörer • Förmå befintliga leverantörer av v-system att utveckla anslutning • Säkerställa att kommande, gemensamma upphandlingar innehåller krav på kommunikation • Ta fram kravtext som kommuner kan använda i sina upphandlingar • Skapa ett nätverk för Förvaltningsgemensamma tjänster • Ta fram en stomme med avtalsförslag

  44. Rekommendation till Skatteverket • Se över minameddelanden.se • Upplevs svårt att hitta • Att vägledningar och guider framöver innehåller kommunperspektiv • Använda sig av upparbetade kanaler för marknadsföra tjänsten • Marknadsföra som EN digital brevlåda

More Related