Legislação e Procedimentos

1. Legislação e Procedimentos Gestão de Documentos

2. Constituição da República Federativa do Brasil - 1988 Art. 5º. XIV – É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional. Acesso à Informação

3. Constituição Federal - 1988 Art. 5º. XXXIII – Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível a segurança da sociedade e do Estado. Ver projeto da Lei de Acesso à Informação (PL nº. 41/2010 – Câmara dos Deputados).

4. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Art. 1º. – É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Lei 8.159 / 1991

5. Lei Nº 8.159/9 1 (...) Capítulo V Art. 22. – É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Ressalva: Art. 23, § 1º. – Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

6. Lei Nº 8.159/9 1 (...) Capítulo V Art. 24. Poderá o poder judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação da parte. Parágrafo único: Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

7. Política de Arquivos na Prefeitura Municipal de Belo Horizonte Lei Nº. 5.899/1991 – Dispõe sobre a política municipal de arquivos públicos e privados. Criação do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte – APCBH através da Lei Nº. 5.900 / 1991. O Arquivo Público é um equipamento da Fundação Municipal de Cultura.

8. Lei de Introdução ao Código Civil Decreto – Lei 4.657 de 4 de setembro de 1942 Art. 3º. Ninguém se escusa de cumprir a lei, alegando que não a conhece. (conhecer a lei é um dever de todos)

9. Sanções por descumprimento à legislação arquivística Lei Nº. 8.159/1991 Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Art. 25 caput. “Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”. Decreto Nº. 9.223/1997 – Tabela de Temporalidade Art. 5º “Comete falta funcional, aquele que descumprir o prescrito neste Decreto, sujeitando-se às sanções estatutárias”.

10. Decreto Lei N.º 2.848 / 1940 - Código Penal Capítulo II Dos crimes praticados por funcionário público contra a administração em geral. Art. 314. Extraviar livro ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo, ou inutilizá-lo total ou parcialmente: Pena de reclusão de um a quatro anos, se o fato não constitui crime mais grave.

11. Lei N.º 9.605 de 12 de fevereiro de 1998 Sanções penais e administrativas por condutas e atividades lesivas ao meio ambiente: Seção IV Dos crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural. Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena de reclusão, de um a três anos, e multa. Parágrafo único: Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.

12. Início da Implantação da Gestão Documental na PBH • Portaria Nº. 016/1994 • Nomeia comissão para definição da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte. Composição: • dois representantes da Secretaria Municipal de Administração; • um representante da Secretaria Municipal de Cultura.

13. Início das Atividades - Gestão Documental A comissão nomeada pela portaria nº. 016/94, realizou o primeiro levantamento da produção documental na PBH, tendo como projeto piloto as unidades da Secretaria Municipal de Administração.

14. Coleta de dados dos tipos documentais produzidos e recebidos pelas unidades da prefeitura no desempenho de suas funções. Avaliação quanto a origem legal do documento, tramitação, localização de vias ou cópias, sugestão de prazo de guarda (unidade produtora). Destinação: (eliminação, microfilmagem, guarda em arquivo corrente, intermediário ou permanente). Totalização de documentos produzidos ao mês ou ano (massa documental). (...) Levantamento da Produção Documental

15. Grupo Auxiliar à Comissão de Temporalidade de Documentos • Portaria Nº. 004 de 1995 • Constitui o grupo de trabalho auxiliar à comissão de temporalidade de documentos, para analisar e propor os prazos de guarda e destinação dos documentos. • Composta por membros da: • Secretaria Municipal de Governo • Secretaria Municipal de Administração • Procuradoria Geral do Município • Administradores, Advogados, Bibliotecário, Procurador, Gerente da área de arquivo e gerente ou funcionário da unidade produtora dos documentos. • Estabelecer os prazos de guarda e destinação dos documentos.

16. Câmara Técnica de Avaliação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da PBH • Criada pelo Decreto Nº. 9.223/1997 • Compõe -se de um grupo de Servidores em caráter permanente: • Procuradoria Geral do Município (procurador); • Membros do próprio Arquivo da Cidade de Belo Horizonte; • Membros da Secretaria Municipal Adjunta de Normatização; • Apoio da Assessoria Jurídica da Fundação Municipal de Cultura. • Função precípua de analisar e fixar os prazos de guarda e a destinação dos documentos. (Atualização da Tabela de Temporalidade).

17. Prazo de Guarda dos Documentos • É determinado pelos fatores seguintes: • Frequência de uso das informações contidas nos documentos; • Existência de leis ou decretos que regulam a prescrição legal de documentos - (prazos prescricionais); • Necessidade de guarda dos documentos, em virtude das práticas administrativas pelas unidades da administração municipal. (os prazos de guarda podem ser: em dias, meses, anos ou guarda permanente).

18. Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos • É um instrumento de destinação dos documentos aprovado por autoridade competente. • Determina os prazos de guarda dos documentos: • Transferência para arquivo intermediário; • Recolhimento para arquivo permanente; • Microfilmagem; • Eliminação (em forma de trituração).

19. Tabela de Temporalidade – Decreto n. 9.223/1997 • Apresenta-se em grupos de atividades da Administração Pública em ordem alfabética. • Contempla as atividades meio e fim de cada órgão da Administração Municipal. • Constam: • espécies documentais, • prazos de guarda e a destinação dos documentos. • suporte das informações. • destinação de originais, vias ou cópias dos documentos.

20. Tabela de Temporalidade – Acesso Intranet A Tabela de Temporalidade da PBH, está disponível na intranet, podendo ser consultada pelos agentes públicos da administração municipal. A temporalidade dos processos é controlada pelo Sistema Opus. (sistema de gerenciamento da tramitação e situação dos processos da Prefeitura de Belo Horizonte).

25. Procedimento para Recolhimento de Documentos Consultar a Tabela de Temporalidade (se guarda permanente): Acondicionar os documentos: Caixas Boxes - (se maior volume); Remeter Lista de Documentos ao APCBH com os documentos. No Arquivo Público, os documentos serão registrados, higienizados e acondicionados junto aos depósitos da Divisão de Arquivos Permanentes. OBSERVAÇÃO: Os documentos que já cumpriram com as suas finalidades, uma vez recolhidos para guarda permanente, não poderão ser retirados do Arquivo Público, ressalvadas as consultas no local, quando a documentação recolhida estiver disponibilizada.

27. Procedimentos para Eliminação de Documentos • Consultar a Tabela de Temporalidade (se prazo documento vencido): • Remeter Lista de Eliminação de Documentos ao APCBH; • Autorização para Eliminação (APCBH); • Retirar Objetos Metálicos dos Documentos, (quando houver); • Agendar horário para trituração com a ASMARE; • Preencher o Termo de Eliminação; • Levar para ASMARE os documentos a serem eliminados; • Testemunhar a Eliminação. (forma: trituração).

29. Finalização da Eliminação de Documentos • Colher assinatura do responsável pela trituração (ASMARE); • Solicitar a ASMARE declaração de doação das aparas dos papéis; • Devolver originais do Termo, Lista de Eliminação e da Declaração de doação ao APCBH; • Arquivar uma via do Termo e Lista de Eliminação na unidade responsável pelos documentos. Observação: • Os documentos com destinação à microfilmagem e posterior eliminação, não poderão ser eliminados enquanto não forem efetivamente microfilmados.

31. Fundação Municipal de CulturaArquivo Público da Cidade de Belo HorizonteDivisão de Gestão de Documentos Rubens de Oliveira e Silva Membro da Câmara Técnica de Avaliação e destinação dos Documentos de Arquivo da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte Cintia Aparecida Chagas Arreguy Presidente da Câmara Técnica de Avaliação e destinação dos Documentos de Arquivo da Chefe do Departamento de Gestão de Documentos Prefeitura Municipal de Belo Horizonte Muito Obrigado! Rua Itambé, 227 Bairro Floresta Telefone: 3277- 4672 gestaodedocumentos@pbh.gov.br