Na rodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

1. Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie przedsięwzięć w ramach Instrumentu Finansowego LIFE+ Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Weryfikacji Rozliczeń Warszawa, 20 stycznia 2011

2. 2 Przekazanie dokumentów rozliczeniowych BENEFICJENT PRZYJĘCIE I REJESTRACJA (DATA !) DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA

3. 3 Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA WERYFIKACJA MERYTORYCZNA, w tym POPRAWNOŚĆ KWALIFIKACJI KOSZTÓW WERYFIKACJA RACHUNKOWA WERYFIKACJA FORMALNA

4. Przekazanie środków rozliczenie częściowe (zestawienie) sprawozdanie oświadczenie Vat inne dokumenty wymienione w umowie złożone przed pierwszą wypłatą (np. podpisane egz. umowy), powołanie jednostki, niezaleganie z opłatami ZUS przekazanie do NFOSiGW materiałów promocyjnych lub edukacyjnych wytworzonych w trakcie realizacji zadania 4 • Dokumenty rozliczeniowe przekazane do NFOŚiGW:

5. Przekazanie środków informacje merytoryczne (czego dotyczy dokument), zostały sprawdzone, zatwierdzone do wypłaty (realizacji) i zaakceptowane, zawierają informacje wynikające z zapisów umowy lub innych uregulowań (dofinansowano, podział środków), adnotacje wynikające z obiegu dokumentów u beneficjenta, wszystkie dokumenty rozliczeniowe przedkładane w NFOŚiGW w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansowa Beneficjenta, jeżeli w umowie nie określono tego inaczej (potwierdzenie musi być dokonane na każdej stronie dokumentu i zawierać podpis oraz stempel imienny osoby potwierdzającej i datę, jeśli powierzchnia dokumentu księgowego jest zbyt mała lub rodzaj papieru nie pozwala na ich umieszczenie, wówczas wymagane elementy opisu umieszcza się na oddzielnej kartce na trwale połączonej z fakturą/rachunkiem czy równoważnym dowodzie księgowym. 5 • Opis dokumentów:

6. Opis wydatku - przykłady Nocleg opłacony został dla 20 uczestników szkolenia Natura 2000 przeprowadzonego w dniach 20 i 21 maja 2011 w Dębem 6 NOCLEG TRANSPORT FFaktura/rachunek dotyczy kosztów transportu 20 uczestników szkolenia przeprowadzonego w dniach 20 i 21 byli przewożeni na trasie Warszawa-Dębe - Warszawa WWYNAJEMPOMIESZCZEŃ SSala została wynajęta dla przeprowadzenia szkolenia w dniach 20 i 21 maja 2011 w m. Dębe. W szkoleniu udział wzięły 22 osoby w tym 20 uczestników szkolenia i 2 trenerów

7. Rozliczenie częściowe dofinansowania - Zestawienie zawiera dokumenty księgowe ( nr, data, kwota, HRF itp.), data sporządzenia, nazwa jednostki, podpisy zgodnie z reprezentacją beneficjenta. 7

8. Wykaz dokumentów księgowych faktura VAT, faktura VAT zaliczkowa, rachunek, umowa kupna-sprzedaży nieruchomości, lista plac, polecenie wyjazdu służbowego, rachunek do umowy zlecenia/dzieło, faktura korygująca, nota korygująca, duplikat faktury/rachunku, nota księgowa, nota obciążeniowa, polecenie księgowania, faktura wewnętrzna, potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy, zbiorcze zestawienie dokumentów księgowych, bilet za przejazd, rozliczenie częściowe (końcowe) dofinansowania w formie dotacji/pożyczki, kosztorys powykonawczy.

9. FAKTURA VAT imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT” lub "FAKTURA VAT”- MP”, dzień, miesiąc i rok wystawienia, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), 9 Powinna zawierać:

10. FAKTURA VAT stawki podatku, sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” albo „KOPIA”; kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem fakturywystawione przez podwykonawców powinny zawierać wyraźne odniesienie do projektu LIFE+ (tj. numer i tytuł lub skrócony tytuł) oraz do zamówienia/podzlecenia wydanego przez beneficjenta koordynującego/współbeneficjenta. Wszystkie faktury powinny także być dostatecznie szczegółowe, aby umożliwić identyfikacje pojedynczych pozycji objętych świadczoną usługa (tj. wyraźny opis i koszt każdej pozycji). 10 Powinna zawierać, c.d.:

11. Rachunek imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi, datę wystawienia i numer kolejny rachunku, odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” lub „KOPIA”, określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe, ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje. 11 Powinien zawierać:

12. 12 Lista płac • Lista płac powinna zawierać: • nazwę pracodawcy, • numery stron, • oznaczenie lub nazwę listy płac, • miesiąc, którego dotyczy, • datę sporządzenia, • czytelny podpis osoby sporządzającej i akceptującej, • oznaczenie kwot przyjętych do rozliczenia (poza opisem).

13. 13 • Rachunek kosztów podróży i pobytu • Składany jest z poleceniem wyjazdu służbowego i zawiera następujące informacje: • diety (ilość dni pobytu x obowiązująca stawka), • zwrot kosztów z wyszczególnieniem: • − przejazdów, • − noclegów, • − dojazdów środkami komunikacji miejscowej, • − innych udokumentowanych wydatków zawiązanych z celem wyjazdu, • w przypadku podróży prywatnym samochodem należy dołączyć kopię umowy o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych.

14. 14 Rachunek do um. zlecenia/ um. o dzieło • Rachunek potwierdzający wykonanie umowy zawiera, co najmniej: • 1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy stron umowy, • 2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku, • 3) określenie rodzaju wykonanych prac z podaniem ilości i ceny jednostkowej, • 4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie, • 5) niezbędne wyliczenie obciążenia podatkowego, obciążenia ZUS itp. zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy, • 6) czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje, • 7) protokół odbioru - jeżeli to wynika z zapisów umowy.

15. 15 Dokumenty korygujące • Powinny zawierać wyraz „KOREKTA” albo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA /NOTA KORYGUJĄCA, dokumenty korygujące zawierają wszystkie istotne dane z faktury korygowanej oraz dane dotyczące przedmiotu korekty (udzielonych rabatów; zwrotu nabywcy kwot nienależnych, zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.; nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny; kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej, etc.), • NOTA KORYGUJĄCA jest akceptowana czytelnym podpisem osoby wystawiającej i odbierającej, • W przypadku, gdy oryginał faktury /rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, wystawia się dokument zawierający wyraz „DUPLIKAT” .

16. Dokumentacja potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe przedsięwzięcia sprawozdanie z realizacji, zestawienia zrealizowanych prac, obiektów/urządzeń, opracowań itp. z podaniem podstawowej charakterystyki zgodnej z charakterystyką wynikającą z HRF( parametry techniczne, tj.: sztuki, km, kg, itd.), zestawienie kosztów poniesionych na realizację przedsięwzięcia, dokumenty potwierdzające przyjęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu/urządzeń (OT, PT, LT), protokoły odbioru i przekazania, ostateczne pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych lub dokumenty zawiadamiające właściwe organy o zakończeniu budowy (wynikające z przepisów „Prawo budowlane”. 16

17. Warto zapamiętać należy czytać umowę, zadbać o potwierdzenie daty złożenia dokumentów w kancelarii NFOSiGW/ lub nadania, przed opracowaniem wniosku o płatność warto zapoznać się ze szczegółowymi wytycznymi w zakresie zasad rozliczania dotacji/pożyczek w NFOSiGW –http://www.nfosigw.gov.pl/srodki-krajowe/rozliczanie-dofinansowan-nfosigw, należy przedstawiać dokumenty z okresu trwania umowy, załączyć kopie dokumentów źródłowych (umowy, porozumienia, itd.) będących podstawą wystawionych dokumentów księgowych, aby umieścić NIP, nazwę kontrahenta i jego adres, ujmować wydatki zgodnie z harmonogramem rzeczowo- finansowym (HRF), oznaczać nazwę dokumentów oraz wskazać jednostki i miary, aby weryfikować dokumenty przed ich złożeniem, w szczególności te przygotowywane ręcznie, dokumenty powinny być każdorazowo podpisane przez osoby je przygotowujące jak i weryfikujące składaną dokumentację rozliczeniową, adnotacje na dokumentach powinny odzwierciedlać wewnętrzny obieg dokumentów u beneficjenta (np. przyjęcie w stan posiadania -OT , zatwierdzenie do wypłaty, itd.) potwierdzamy dokumenty za zgodność z oryginałem (data, podpis). 17

18. Akty prawne Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694.j.t.) określająca zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów (dowód księgowy art.. 21, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.06.164,1163 j.t.) określająca zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, środki ochrony prawnej, kontrolę udzielania zamówień publicznych oraz organy właściwe w sprawach uregulowanych w ustawie, Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.04.54,535) reguluje opodatkowanie podatkiem od towarów i usług.( np. Dział XI Dokumentacja-faktury), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 lipca w sprawie wykazu środkow publicznych niezaliczanych do środków, o których mowa w art.. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy o finansach publicznych, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U.05.133.1119), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U.02.236.1990),

19. Akty prawne c.d. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.02.236.1991), Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.02.27.271), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (§ 5 – faktura) (Dz.U.08.212.1337), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. W sprawie naliczania odsetek za zwlokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach – § 14 ust.1. (opis rachunku) – Dz.U.05.165.1373, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - § 13 (dowody księgowe) – Dz.U.03.152.1475, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 r. w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - § 2 i 4 (wartość 3 500 zł) – Dz.U.97.6.35.

20. Dziękujemy za uwagę!