Jak dobrze przygotować projekt LIFE+

1. Jak dobrze przygotować projekt LIFE+ Andrzej Muter Wydział ds. Projektów UE

2. Dobrze określić cel projektu • Zidentyfikować problem środowiskowy. • Ustalić cel projektu. Oczekiwane rezultaty projektu mają wpływać na zidentyfikowany problem środowiskowy. • Jasno sprecyzować stan początkowy projektu i jakie są oczekiwane rezultaty. • Jasno i logicznie powiązać cel projektu z proponowanymi działaniami i oczekiwanymi wynikami. • Zidentyfikować potencjalne ryzyko związane z realizacją projektu oraz opracować rozwiązania alternatywne.

3. Dobrze podzielić role • Zidentyfikować uczestników: główny beneficjent, ‘partnerzy’, podwykonawcy i podmioty współfinansujące projekt.Ref. Postanowienia Wspólne. • UWAGA: Główny beneficjent ponosi przed Komisja wyłączną odpowiedzialność prawną i finansową za realizację projektu. • Każdy uczestnik powinien mieć zdefiniowaną rolę i odpowiedzialność w projekcie oraz w poszczególnych działaniach. (Umowy). • Wszyscy uczestnicy (oprócz podwykonawców) muszą współfinansować projekt. • Ustalić procedury zarządzania i sprawozdawania.

4. Określić w jaki sposób osiągnięty zostanie cel projektu • Projekt składa się z działań. Każde działanie ma cel, czas trwania, i odpowiedzialną za nią organizację (beneficjent lub ‘partner’). • Działania są wykonane w logicznej kolejności. • Związek między działaniami jest jasny. • Związek między celem działania i celem projektu jest jasny. • Ryzyko związane z wykonaniem projektu / działań zostało zidentyfikowane. Rozwiązania alternatywne zostały przygotowane. • Projekt zawsze zawiera monitoring wpływu działań na środowisko, rozpowszechnianie wyników(obowiązkowa stona internetowa, tablice informacyjne LIFE+ itd.), zarządzanie projektem i networking.

5. Dobrze ocenić czas potrzebny na wykonanie projektu • Czas na wykonanie każdego działania jest przemyślany i jest przedstawiony w harmonogramie. • Całkowity czas na wykonanie projektu został obliczony. Jest on realistyczny w odniesieniu do celu projektu (3-5 lat). • Należy przewidzieć bufor czasowy na zakończenie projektu, na nieprzewidziane zdarzenia, które mogą się wydarzyć.

6. Dobrze określić budżet projektu • Budżet jest przygotowany w szczegółach. • Koszt każdego działania jest określony. • Związek między proponowanymi działaniami technicznymi i proponowanym budżetem jest jasny. • Koszty są podzielone według kategorii budżetowych przedstawionych w Postanowieniach Wspólnych. • Dostępne są fundusze na pokrycie całkowitych kosztów projektu (LIFE+, beneficjent, ‘partner’, podmioty współfinansujące projekt). • Budżet jest opracowany: zawiera koszty całkowite (‘total’) i koszty kwalifikowane (‘eligible’), na podstawie których obliczana jest kwota współfinansowania LIFE+ (…% kosztów kwalifikowanych). • Ewentualne dochody podczas realizacji projektu są oszacowane. Będą musiały zostać zadeklarowane w odpowiednich sprawozdaniach finansowych.

7. Koszty kwalifikowane • Przewidziane we wstępnym budżecie projektu. • Bezpośrednio związane z projektem objętym umową o przyznanie dotacji i niezbędne dla jego realizacji. • Uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansowego. • Zgodne z legislacją. • Rzeczywiście poniesione w okresie trwania projektu, oraz zarejestrowane w księgach rachunkowych głównego beneficjenta i każdego ‘partnera’ lub w dokumentach podatkowych, a także możliwe do zidentyfikowania i skontrolowania. Ref. Postanowienia Wspólne.

8. Koszty zatrudnienia personelu (1) • Odnoszą się do kosztów personelu. Nie są to koszty konsultantów etc. • Umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi mogą być włączone do tej kategorii wyłącznie pod warunkiem, że dana osoba fizyczna pracuje na terenie siedziby beneficjenta/’partnera’ oraz pod jego kierownictwem i pod warunkiem, że praktyka taka jest zgodna z właściwymi przepisami prawa krajowego. • Koszty wynagrodzeń urzędników publicznych: -Mogą być finansowane tylko w takim zakresie, w jakim mają one związek z kosztami działań podejmowanych w celu realizacji projektu, których odpowiedni organ władzy publicznej nie wykonywałby, gdyby dany projekt nie był realizowany. -Suma kontrybucji finansowej instytucji publicznych do projektu musi przewyższać sumę wynagrodzenia urzędników publicznych deklarowanych jako koszty projektu o przynajmniej 2%.

9. Koszty zatrudnienia personelu (2) • Rzeczywiste wynagrodzenie lub płaca brutto łącznie z obowiązkowymi obciążeniami socjalnymi, i innymi zagwarantowanymi składnikami wynagrodzeń. • Rzeczywisty czas poświęcony projektowi: • rejestruje się na podstawie list obecności(‘time sheets’), • prowadzonych regularnie(miesięcznie, tygodniowo), • podpisanych przez pracownika, • poświadczonych przez kierownika projektu. • Monitorowanie kosztów personelu: Przykład miesięcznej listy obecności (‘monthly time sheet’): http://ec.europa.eu/environment/life/toolbox/timesheet.htm.

10. Koszty podróży i pobytu • Liczy się zgodnie z wewnętrznymi zasadami beneficjenta koordynującego lub‘partnera’. • Generalnie powinny się odnosić do osób sklasyfikowanych w kategorii ‘Koszty personelu’ (koszty podróży konsultantów zewnętrznych powinny stanowić integralną część ich kontraktu/zlecenia). • Muszą byćbezpośrednio związane z projektem.

11. Koszty pomocy zewnętrznej • Dotyczą zakupu usług, a nie środków trwałych. • UWAGA: koszty te muszą byćbezpośrednio i wyłącznie przypisanewdrożeniu projektu LIFE+. • Koszty kontroli przeprowadzanej przez niezależnego audytora należy sklasyfikować w tej kategorii budżetowej. • Ta kategoria nie pokrywa: koszty związane z zakupem lub leasingiemsprzętu trwałego, infrastruktury lub artykułów zużywalnych, dostarczonych w ramach kontraktu z podwykonawcą (należy zgłaszać je oddzielnie w odpowiednich pozycjach budżetu).

12. Koszt amortyzacji dóbr trwałych (1) • Środki trwałe: Odnosi się do sprzętu lub infrastruktury, w okresie trwania projektu (zakup/produkcja lub leasing). (wpisane do ewidencji środków trwałych, traktowane jako wydatki kapitałowe, nabywane lub brane w leasing po normalnych kosztach rynkowych) • Zakupione podczas trwania projektuALEnie w ostatnich dniach trwania projektu. • Sposób użytkowania dóbr trwałychpo zakończeniu projektumoże być sprawdzany przez Komisję Europejską.

13. Koszt amortyzacji dóbr trwałych (2) • Środki trwałe: beneficjent/’partner’stosuje swoje wewnętrzne standardy księgowe do obliczenia zamortyzowanej kwoty kwalifikowanej, uwzględniając datę zakupu, czas trwania projektu oraz współczynnik rzeczywistego wykorzystania dla celów projektu. Prawidłowość zastosowania powyższego sposobu kalkulacji potwierdzi niezależny audytor. • Ograniczone do:  koszty infrastruktury 25%,  koszty sprzętu 50% • WYJĄTEK: Projekty LIFE+ Przyroda i Różnorodność biologiczna. • Koszty zakupu dóbr trwałych: (1) poniesione przez organy publiczne lub organizacje pozarządowe/organizacje o charakterze „non profit” (2) związane nieodłącznie z realizacją projektu, (3) stosowane w znacznym zakresie w trakcie trwania projektu, uznaje się za kwalifikowane w całości.

14. Materiały zużywalne Dotyczą zakupu, wytworzenia, naprawy lub wykorzystania jakichkolwiek materiałów, towarów lub sprzętu, które: - nie są wpisane do ewidencji dóbr trwałych, - nie są traktowane jako wydatki kapitałowe, - są w ścisły sposób związane z realizacją projektu Lecz -Ogólne artykuły/zasoby ulegające zużyciu obciążają kategorię „koszty ogólne”.

15. Inne koszty Oznaczają wszelkie konieczne koszty projektu, nie wchodzące w zakres określonej kategorii. • Przykłady:koszty gwarancji bankowej, opłaty bankowe za przelewy finansowe związane z wdrażaniem projektu, opłaty wpisowe na seminaria/ konferencje.

16. Koszty ogólne • Koszty ogólne: nie zawierają kosztów przypisanych do innej pozycji budżetu; przeznaczone na pokrycie ogólnych kosztów pośrednichniezbędnych do zatrudnienia/zarządzania/zakwaterowania i bezpośredniego lub pośredniego wsparcia personelu pracującego przy projekcie. Nie muszą być one potwierdzone dokumentami księgowymi. • Kwalifikują się do finansowania po zryczałtowanej stawce do 7% całkowitej wysokości rzeczywiście poniesionych kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów nabycia gruntu.

17. Koszty niekwalifikowane Kilka przykładów: • jakikolwiek koszt poniesiony na działanie, które korzysta z pomocy innych instrumentów finansowych Wspólnoty • straty wynikające z różnic kursowych • nakłady zbędne lub zmarnowane • opłaty licencyjne lub patentowe lub inne opłaty odnoszące się do ochrony praw własności intelektualnej. Więcej informacji w Postanowieniach Wspólnych…

18. Niezależny audyt finansowy Audytor wybrany przez beneficjenta powinien sprawdzić zestawienie wydatków i dochodów, dostarczone Komisji, gdy maksymalna kontrybucja finansowa komisji przekracza EUR 300.000.

19. Jak się odbywa wybór projektów LIFE+?

20. Ocena wniosków LIFE+ • Oparta na jakości technicznej i finansowej, dodatkowa wartość na poziomie UE i zgodność z przepisami. • Brane są pod uwagę : • Priorytety narodowe (od 2008) • Uwagi krajów członkowskich. • Zgodnie z limitem rocznym wskazanym dla kraju. • Obowiązek przyznania 50% budżetu całkowitego na projekty typu ‘Przyroda i różnorodność biologiczna’. • Nacisk na udział projektów międzynarodowych (15% budżetu).

21. Etapy oceny projektów LIFE+ • Ocena kryteriów kwalifikacyjnych (‘eligibility’) • Ocena kryteriów selekcji (‘selection’) • Ocena kryteriów przyznania (‘award’) • Rewizja (uzupełnienie) wniosków (‘revision’) • Komitet LIFE+. Ref. Przewodnik do oceny projektów LIFE+

22. Ocena kryteriów kwalifikacyjnych (‘eligibility’) • Propozycje są wysłane na płytach CD/DVD, wyłącznie w formacie PDF (skan formularzy, włączając podpisy i pieczątki – tam gdzie to konieczne, mapy i obowiązkowe załączniki). • Komisja rejestruje propozycje i sprawdza otrzymane dokumenty. • Gdy brakuje obowiązkowych podpisów, poszczególnych formularzy lub załączników, składający wnioski będą mieć możliwość ponownego przedłożenia tych dokumentów lub formularzy w krótkim terminie (Limity). Proszę sprawdzić czy wszystkie formularze i obowiązkowe załączniki są złożone!

23. Ocena kryteriów selekcji (‘selection’) Techniczne kryteria selekcji: • Techniczna wiarygodność głównego beneficjenta i ‘partnerów’. • Wniosek dotyczy zakresu objętego przez LIFE+. • Specyficzne pytania dla każdego z 3 komponentów LIFE+. Finansowe kryteria selekcji: • Wystarczające źródła finansowania. • Zdolność zarządzania znacznymi dotacjami UE. • Określenie czy jest wymagana gwarancja bankowa.

24. Ocena kryteriów przyznania (‘award’) • Techniczną spójność i jakość (min. 8 - max. 15) • Finansową spójność i jakość (min. 8 - max. 15) • Przyczynianie się do realizacji ogólnych celów LIFE+ (min. 12 - max. 25) • Wartość dodaną na poziomie europejskim (min. 15 - max. 25) • Charakter ponadnarodowy(max. 5 , nie ma minimum) • Wartość dodaną na poziomie kraju, określoną przez władze krajowe odpowiedzialne za LIFE+ (max. 10, nie ma minimum). TOTAL 100.

25. Rewizja wniosków (‘revision’) • Komisja wysyła do składającego wniosek pismo zeszczegółowymipytaniami, uwagami lub prośbą o zmianę części treści wniosku lub budżetu. • Często jest prośba o: dokładniejsze określenie celu projektu, wyjaśnienie proponowanych działań, wyjaśnienie proponowanej metody, doprecyzowanie budżetu itd. • Składający wniosek ma określony czas aby odpowiedzieć na postawione pytania. • Jeżeli pytania lub prośby zostaną dobrze wyjaśnione, Komisja prosi składającego wniosek o zmianę formularzy wniosku. Ostateczna wersja wniosku musi byc wyslana do Komisji. • Jeżeli nie zostaną przedstawione odpowiednie wyjaśnienia, Komisja może odrzucić projekt.

26. Wniosek do LIFE+ Jest bardzo ważnym dokumentem, ponieważ: • Wskazuje zakres i cel projektu. • Zawiera opis techniczny i odpowiadający mu budżet projektu. • Przedstawia strukturę i sposób zarządzania projektu. • Zawiera szczegółowy budżet projektu. Jest dołączony do umowy miedzy głównym beneficjentem i Komisją Europejską. Jest używany przez Kamisję Europejskądo monitoringu projektu.

27. Wskazówki dotyczące pisania wnioskuINFORMACJE OGÓLNE

28. Pierwsze kroki Przed rozpoczęciem pisania wniosku: • Upewnić się, że projekt nie może być finansowany z innych środków Komisji Europejskiej (np.: 7 PR, POIiŚ), • Zapoznać się z Krajowymi priorytetami LIFE+ (Wniosek niekoniecznie musi się wpisywać w krajowe priorytety, lecz wpisując się w nie może uzyskać dodatkowe punkty w ocenie – uwzględniane tylko przy porównywaniu wniosków w ramach alokacji krajowej).

29. Pierwsze kroki Zapoznanie się z podstawowymi dokumentami LIFE+: • Zaproszenie do składania wniosków w ramach naboru 2011, • Postanowienia Wspólne (Common Provisions), • Przewodnik do wypełniania wniosków do odpowiedniego komponentu, • Przewodnik oceny wniosków, • Formularze wniosków do odpowiedniego komponentu. Znaleźć je można na stronie: http://ec.europa.eu/environment/life/funding/lifeplus.htm www.nfosigw.gov.pl/life

30. Formularze wniosku do LIFE+ • Wniosek do LIFE+ składa się z pięciu części: • Część A – informacje administracyjne • Część B – cele projektu i oczekiwane rezultaty • Część C – szczegółowy opis techniczny planowanych działań • Część F – część finansowa wniosku • +Załączniki w zależności od statusu Beneficjenta koordynującego

31. Załączniki Beneficjenci koordynujący będący Podmiotami publicznymi Do wniosku powinni dołączyć wypełnioną i podpisaną Deklarację podmiotu publicznego(„Public body declaration”)

32. Przygotowanie wniosków do LIFE+ • Wniosek powinien być nagrany na płycie CD lub DVD. • Prawidłowo przygotowany wniosek powinien mieć postać dwóch czarno-białych plików .pdf, pliku .xls oraz załączników. • Formularze Części A powinny być zeskanowane z rozdzielczością 300 dpi do pliku .pdf, natomiast Części B, C, D powinny być skonwertowane do drugiego pliku .pdf, formularze F stanowią plik .xls. • Załączniki do wniosku, np. mapy, raport audytora, dokumenty finansowe powinny być umieszczone w oddzielnych plikach .pdf, za wyjątkiem uproszczonego oświadczenia finansowego, które ma mieć format xls.

33. Przygotowanie wniosków do LIFE+ • Wyjątkowo do wniosku załączyć można mapy, jako odrębne pliki pdf, oznaczone w nazwie słowem „mapy”. Plik może zawierać kolorowestrony w formacie A3lubA4. Załączone mapy powinny mieć opisaną skalę, tytuł oraz czytelne oznaczenia topograficzne. • Należy sprawdzić czy wszystkie formularze są czytelne po zeskanowaniu oraz czy dają się wydrukować. W szczególności istotna jest czytelność podpisów i pieczątek w formularzach A oraz w Oświadczeniu Podmiotu Publicznego. • Każdy wniosek do LIFE+ musi zawierać działania informacyjne i rozpowszechniające wyniki projektu (przedstawienie zakresu projektu i jego wyników do wiadomości społecznej i zainteresowanych stron). Działania te nie stanowią łączenia komponentów!!

34. Wypełnianie wniosku do LIFE+ • Zachęcamy do wypełniania wniosku w języku polskim! • Wniosek należy wypełnić na komputerze, za wyjątkiem podpisów, • Wszystkie pola we wniosku MUSZĄ być wypełnione - nie należy zostawiać pustych pól, • Jeżeli wymagane w formularzu informacje nie dotyczą Państwa projektu lub nie posiadają Państwo danych na ten temat, należy wpisać „nie dotyczy” lub równoważne określenie.

35. Wypełnianie wniosku do LIFE+ • Nazwy beneficjentów powinny być zgodne z nazwami na pieczątkach (nie należy tłumaczyć oryginalnych nazw), • Podpisy i pieczątki powinny być czytelne po zeskanowaniu (rozdzielczość 300 dpi), • Opisując szczegółowo zarządzanie projektem należy pamiętać o zamieszczeniu schematu organizacyjnego realizatorów projektu.

36. Część A Informacje administracyjne

37. Formularz A1 Datę rozpoczęcia i zakończenia projektu należy podać w formacie DD/MM/RRR Nazwy beneficjentów powinny być zgodne z nazwami na pieczątkach (nie należy tłumaczyć oryginalnych nazw) Kwoty podane w rubrykach „Total project budget”, „Total eligible project budget”, „EC financial contribution requested” powinny być zgodne z kwotami podanymi w formularzach finansowych (część F wniosku),

38. Formularz A2 W przypadku braku danej informacji nie należy pozostawiać pustych pól, należy wpisać „nie dotyczy” lub równorzędne sformułowanie, Należy określić przynależność beneficjenta do jednej z trzech grup podmiotów (public body, private commercial lub private non commercial), Podane dane dotyczące osoby kontaktowej powinny być poprawne i aktualne.

39. Formularz A3 • W punkcie 2 należy wpisać nazwę organizacji zgodnie z formularzami A1 i A2. • W punkcie 3 należy podać: • Kwotę wkładu własnego (+ koszty niekwalifikowane ponoszone przez beneficjenta), • Numery działań, w których beneficjent będzie brał udział, • Szacowany całkowity koszt działań, za wdrażanie których odpowiadać będzie beneficjent. • Deklaracja musi być podpisana, opatrzona datą i miejscowością. • Prosimy zwrócić uwagę na to, by pieczątka była czytelna. • Należy podać stanowisko osoby podpisującej.

40. Formularz A4 • W przypadku braku beneficjentów towarzyszących formularz nie powinien pozostać pusty, należy wpisać „nie dotyczy” lub równorzędne sformułowanie, • W punkcie 2 należy podać: • Kwotę wkładu własnego (+ koszty niekwalifikowane ponoszone przez Współbeneficjenta), • Numery działań, w których Współbeneficjent będzie brał udział, • Szacowany całkowity koszt działań, za wdrażanie których odpowiadać będzie beneficjent. • Prosimy zwrócić uwagę na to, by pieczątka była czytelna, • W przypadku większej liczby beneficjentów towarzyszących, należy wprowadzić dodatkową numerację (A4/1, A4/2, A4/3 itp.), • Należy podać stanowisko osoby podpisującej,

41. Formularz A5 • W przypadku braku beneficjentów towarzyszących formularz nie powinien pozostać pusty, należy wpisać „nie dotyczy” lub równorzędne sformułowanie, • W przypadku większej liczby beneficjentów towarzyszących, należy wprowadzić dodatkową numerację (A5/1, A5/2, A5/3 itp.), • W każdym przypadku należy określić przynależność beneficjenta do jednej z trzech grup podmiotów (public body, private commercial lub private non-commercial),

42. Formularz A6 • W przypadku braku współfinansujących formularz nie powinien pozostać pusty, należy wpisać „nie dotyczy” lub równorzędne sformułowanie, • W zaznaczonym miejscu należy wpisać nazwę projektu • W przypadku większej liczby współfinansujących, należy wprowadzić dodatkową numerację (A6/1, A6/2, A6/3 itp.), • Należy podać nazwisko i funkcję osoby podpisującej i datę

43. Formularz A7 Należy udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania, W punkcie trzecim należy wyjaśnić, dlaczego projekt nie kwalifikuje się do finansowania w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty

44. Formularz A8 – Komponent I Prosimy zwrócić uwagę na to, by pieczątka była czytelna, W przypadku większej ilości deklaracji poparcia, należy wprowadzić dodatkową numerację (A8/1, A8/2, A8/3 itp.), Należy pamiętać o dacie

45. Departament Ochrony Przyrody Wydział ds. Projektów UE NFOŚiGW Tel. (22) 459 04 86/396/543 fax. (22) 459 01 93 life@nfosigw.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy www.nfosigw.gov.pl/life Jesienna aleja kolo Swignajna http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html 45