Download
1 / 22
240 likes | 537 Views
Total cost of ownership (ТСО – совокупная стоимость владения). Лебедева И.А.
E N D
Total cost of ownership (ТСО – совокупная стоимость владения). Лебедева И.А.
В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные, или, как их еще называют, капитальные вложения, и текущие. Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения ИС, текущие затраты — на этапе функционирования. По методике Gartner Group к фиксированным следует относить следующие затраты: • стоимость разработки и внедрения проекта; • привлечение внешних консультантов; • первоначальные закупки основного ПО; • первоначальные закупки дополнительного ПО; • первоначальные закупки аппаратного обеспечения.
Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты. • В свою очередь, текущие затраты состоят из трех статей: • стоимость обновления и модернизации системы; • затраты на управление системой в целом; • затраты, вызванные активностью пользователей ИС ("активность пользователя").
Под "затратами на управление системой" подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории: • обучение административного персонала и конечных пользователей; • заработная плата; • привлечение внешних консультантов; • аутсорсинг; • учебные курсы и сертификация; • техническое и организационное администрирование и сервис.
Стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Эта статья затрат, по данным Gartner Group, имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости ИС. В ней выделяют следующие подстатьи затрат: • прямая помощь и дополнительные настройки; • формальное обучение; • разработка приложений; • работа с данными; • неформальное обучение; • futz-фактор (параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя).
Эти затраты связаны, например, с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями. По данным аналитических компаний, основные факторы, влияющие на итоговую стоимость владения информационными технологиями, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя. • Описание этих двух моделей TCO не претендует на полноту, а показывает только общую картину IT-затрат компании и позволяет выработать процедуры, снижающие TCO. Применение указанных методик на конкретном предприятии, естественно, имеет свою специфику.
Роль TCO для предприятия • Основной проблемой при управлении IT-затратами является определение количественных значений составляющих TCO и отнесение их к конкретной статье затрат. • Строго говоря, существуют расхождения в вопросах деления затрат на те или иные категории и статьи расходов. Но что не вызывает сомнений, так это их распределение на "видимые" (первоначальные затраты) и "невидимые" (затраты в процессе эксплуатации и использования). Здесь, кстати, очень наглядна аналогия с айсбергом. На первых порах кажется, что IT-затраты не так уж велики, но в конечном итоге предприятие может постигнуть судьба "Титаника", когда оно натолкнется на скрытые поначалу затраты, которые в совокупности выливаются в очень значительную денежную сумму. • В связи с резким повышением сложности информационных систем зачастую происходит непрогнозируемый рост дополнительных затрат. Кроме того, существенно возрастает и роль человеческого фактора.
Сегодня на предприятиях нужно инициировать миграцию от существующей простой, но бесперспективной модели общей стоимости компьютерной и программной собственности к сложной и трудоемкой, но прогрессивной методике детального анализа всех составляющих расходов на информационные технологии. Это позволит управлять IT-затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. • Кроме выявления избыточных статей затрат, целью подсчета совокупной стоимости владения является оценка возможности возврата вложенных в IT средств — анализ привлекательности информационных технологий как объекта для инвестиций. Кроме того, подсчитав показатели TCO, IT-менеджер сможет составить реальный, обоснованный IT-бюджет, который будет базироваться на количественных показателях. И наконец, TCO может (и должна) использоваться в качестве одной из составляющих для финансовой оценки корпоративных затрат.
Однако следует отметить, что подсчет TCO показывает только расходную, но никак не доходную часть. Если на предприятии уже функционирует информационная система, основанная на современных технологиях, или ее создание запланировано, то IT-менеджер должен быть "готов" сам и "подготовить" руководство к затратам, связанным с владением информационной системой. IT-затраты будут — и никто не в силах это изменить. Повлиять можно только на их структуру, избавившись от нецелесообразных и избыточных статей расходов. Данная задача должна ложиться именно на IT-менеджеров, которые обязаны реализовывать целевые корпоративные программы по оптимизации совокупной стоимости владения и постоянно вести работы по снижению IT-затрат.
Два подхода к вопросу управления IТ-затратами • На отечественных предприятиях, как правило, вопрос о TCO либо старательно замалчивается, либо не возникает совсем. Между тем построение/модернизация, а также использование ИС без тщательной оценки ее TCO приводят к тому, что предприятие сталкивается с проблемой больших затрат на стадии функционирования системы. Только тогда руководство осознает актуальность проблемы, и IT-департамент начинает проводить мероприятия по снижению затрат. Однако эти работы чреваты новыми расходами и очень редко приводят хотя бы к балансу доходов и затрат, связанных с информационными технологиями, не говоря уже о перевесе доходов. • Правильный подход — это управление IT-затратами еще до создания/внедрения ИС, т. е. их планирование. Он присущ западным и некоторым отечественным компаниям, занимающимся планированием затрат в рамках корпоративного управления. В этом случае использование информационных технологий возможно с минимизированной TCO и требует вести только текущую (малозатратную) работу по снижению затрат.
Планирование TCO • 1. Определение "видимых" и "невидимых" затрат. Если комплексно подходить к принятию решения о применении IT в компании, то обязательно должны учитываться все "видимые" и "невидимые" затраты. Прямые затраты на аппаратное и программное обеспечение, как правило, не превышают 30% TCO (данные Interpose), но нельзя забывать о расходах на персонал и управление системой. • 2. Определение возможных косвенных затрат. В частности, к косвенным относятся затраты, вызванные неработоспособностью ИС. Как оценить потери компании от простоя, который произошел вследствие "падения" системы? Если у предприятия большой дневной оборот (что характерно для торговых розничных и мелкооптовых фирм), то стоимость отказа ИС будет очень высока. При этом важно правильно оценить размер косвенных затрат, а также степень риска возникновения ситуаций, приводящих к расходам данного типа.
3. Распределение затрат по статьям. Вы можете распределить затраты согласно имеющимся классическим моделям или классифицировать их по собственной методике, разработанной соответственно специфике конкретной информационной системы и ее инфраструктуры. • 4. Расчет показателей TCO. Самая сложная задача. Для ее решения существует специальное ПО (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), но оно довольно дорогостоящее. Поэтому для наших условий, возможно, более приемлемо решение, когда IT-менеджер совместно с финансовым работником самостоятельно подсчитают большинство затрат с помощью электронных таблиц. • 5. Выделение наиболее существенных статей расходов и оценка возможности снижения затрат на ИС. Очевидно, что всякая экономия имеет свои пределы, и некоторые даже очень большие затраты могут быть объективными и целесообразными. Но все же действия по снижению ТСО должны быть направлены, в первую очередь, именно на крупные расходы и издержки. • 6. Рассмотрение инструментов по снижению TCO. Инструменты для снижения TCO условно разделяются на технологические и процедурные. Процедурные инструменты — меры, которые можно принять с административной стороны, — могут применяться как на этапах построения, так и на этапах функционирования ИС. Технологические же, как правило, применяются уже на этапе эксплуатации системы, но их использование следует прогнозировать заранее.
К технологическим инструментам относятся: • приобретение ПО, которое обладает технологическими свойствами, позволяющими существенно снизить объем затрат на его внедрение и последующее использование; • ориентация на определенные сетевые технологии и архитектуры; • использование стандартных баз данных; • применение средств удаленного управления рабочими местами; • оснащение рабочих мест только необходимыми программными и техническими средствами; • использование специально адаптированных для конкретной системы компонентов ПО, не нарушающих целостности архитектуры системы; • применение технологий, снижающих время простоя (источники бесперебойного питания, системы сетевой установки ПО и пр.); • использование решений для автоматизированного резервного копирования и восстановления и т. д.
Среди процедурных инструментов можно выделить: • создание на начальных стадиях IT-проекта рабочей группы, которая должна пройти максимально полное обучение и в дальнейшем выполнять значительную часть работ по внедрению системы, обучению пользователей и последующему сопровождению; • проведение конкурсов при приобретении IT-решений; • использование референтных моделей, заложенных в интегрированном ПО; • использование международных и внутренних стандартов по IT, а также методик внедрения ведущих компаний; • внедрение корпоративной политики стандартизации программного и аппаратного обеспечения; • создание централизованной службы помощи, располагающей базой знаний по возможным проблемам; • разработка плана действий в экстренных ситуациях (например, в случае сбоя, хакерской или вирусной атак).
7. Выбор эффективных инструментов по снижению TCO. При выборе инструментов нужно тщательно проанализировать целесообразность их применения, поскольку расходы компании при этом могут быть выше, чем затраты, которые планируется снизить. • 8. Применение инструментов по снижению TCO. Если все предыдущие шаги будут выполнены качественно и полноценно, то само применение станет заключительным этапом на пути оптимизации TCO.
Данный метод предполагает количественную оценку на внедрение и сопровождение программного обеспечения, рассчитываемую по формуле: • Где – оценка интегрированных затрат по проекту в момент t; Е – норма дисконтирования, отражающая временной характер финансовых ресурсов; – дисконтированная сумма фактически произведенных интегральных затрат на момент t; Т – период жизненного цикла системы; - оценка интегральных затрат на проект в периоде t. • Модель ТСО позволяет разобраться в структуре расходов, связанных с ИС, и открывает широкие перспективы для их сокращения, также способствует выявлению текущих проблем, обеспечивает постоянную обратную связь в управлении затратами.
Вывод: Методология TCO наилучшим образом подходит для подсчета текущих стоимостных параметров, с ее помощью можно достаточно полно проанализировать затраты на эксплуатацию информационной системы. Однако данная методология не учитывает риски и не позволяет соотнести технологию со стратегическими целями и результатами бизнеса.
Заключение • Современное общество называют информационным. Широкое развитие средств вычислительной техники и связи позволило собирать и хранить, обрабатывать и передавать информацию в таких объемах и с такой оперативностью, которые были немыслимы раньше. Благодаря новым информационным технологиям производственная и непроизводственная деятельность человека, его повседневная сфера общения расширяются за счет вовлечения опыта, знаний, а сама экономика все в меньшей степени характеризуется как производство материальных благ и все в большей - как создание и распространение информационных продуктов и услуг.
В управленческих информационных системах в условиях рынка меняются цели и концепции. Информационные системы должны учитывать постоянное совершенствование компьютерных и сетевых технологий с целью максимально повышать уровень оптимальности принимаемых управленческих решений. • В самом общем подходе информационные технологии можно рассматривать как процесс поэтапного превращения первичной информационной совокупности, состоящей из разрозненных данных, в полезную информацию. • Говоря об управлении информационными технологиями, необходимо учитывать, что управление должно быть оптимальным. Основной проблемой оптимального управления учебным процессом является выбор аналитических методов и численных алгоритмов нахождения оптимального решения.
Актуальность исследования подтверждается также тем, что до настоящего времени оставалась открытой проблема прогнозирования использования ИТ в системе управления, что также связано с отсутствием количественных критериев эффективности ИТ. • Способы полноценного количественного и качественного анализа того вклада, который информационные технологии вносят в достижение конечного результата компании, безусловно, существуют. На основании этого анализа можно расставить и приоритеты проектов. Предлагается краткий обзор инструментальных средств, которые помогут решить данную задачу.
Когда компания покупает себе новую колонну грузовиков, можно с достаточно высокой точностью предсказать, насколько увеличится оборот за счет более быстрой доставки большего количества товаров большему числу клиентов. Оправдать капиталовложения в данном случае совсем нетрудно. Однако редко можно встретить директора информационной службы, который смог бы обосновать инвестиции в ИТ.Одним из способов доказательства эффективности проектов в области ИТ является принятие логичной тиражируемой методологии оценки. Данная схема помогает идентифицировать и установить контроль за теми инвестициями, которые оказывают самое непосредственное воздействие на финансовое оздоровление организации. Директора информационных служб, обладающие ею, утверждают, что она помогает установить прозрачную связь между информационными технологиями и стратегией ведения бизнеса, связать технологические инициативы с оценками акционеров, упростить переговоры с финансовым директором и в итоге получить больше денег на ИТ и потратить их оптимальным образом.
