2 APPROACHES TO STRATEGIC DATA BASE DESIGN

1. 2 APPROACHES TO STRATEGIC DATA BASE DESIGN

2. (SDB) Strategic databaseمهمترین و اصلی ترین قسمت سیستم تصمیم گیری پشتیبان (DSS)میباشد که برای پشتیبانی از پروژه های برنامه ریزی استراتژیک در سازمانها , توسعه یافته است. در این مقاله به بررسی 2 راه طراحی SDB میپردازیم : • Descriptive approach • Prescriptive approach

3. Information and Relevance ایده کلیSDBراهی است برای استفاده ازاطلاعاتی که به پروسه برنامه ریزی استراتژیک وارد میشوند .در مسئله آنالیز محیط فاکتورهای محیطی مستلزم توجه بیشتر میباشند و اثر مستقیمی در سرپا نگهداشتن سازمان دارند. یکی از مسائل بررسی فاکتورها درشرایط مختلف محیطی حجم وسیع اطلاعات میباشد,روزانه میلیونها بیت از اطلاعات وارد سازمان میشوند و اگر سازمان توانائی ایجاد یک پروسه برای دریافت اطلاعات را نداشته باشد که بتواند از بین آنها اطلاعات لازم را استخراج کرده و نگهداری کند بررسی محیط غیر ممکن شده و استراتژیهای سازمان ضعیف میشوند. بنابراین یک پروسه شناسایی کامل و اقتصادی فرصتها,امیدها و مشکلات بسیار لازم است.

4. به طور کلی فاکتورهای محیطی را میتوان به 3 دسته تقسیم کرد: • :Permanenceعواملی که ثابت هستند . • Periodicity : عواملی که به صورت دوره ای هستند . • Pervasiveness : عواملی که در مدت کوتاهی هستند ولی تاثیر زیادی دارند . • مسئله اصلی آنالیز محیطی استفاده از اطلاعات بدست آمده میباشد و باید تفاوتی بین data و اطلاعات در نظر گرفته شود . بطورکلی اطلاعات از ارزیابی data در یک مفهوم و مسئله مشخص بدست میاید و بدون این ارزیابی نمیتوان از دیتاها استفاده کرد. • اولین مرحله ارزیابی شناسایی آیتمهای محیطی میباشد و دومین مرحله انتخاب مهمترین آیتمهای مرتبط با پروسه برنامه ریزی استراتژیک میباشد که همان SDB است.

5. مفهوم دیگری که باید به آن توجه کنیم این است که سازمان به معنی اعضا و پرسنل آن میباشد و باید به محدودیتهای توانائی افراد برای پردازش مقادیر زیاد اطلاعات توجه کنیم. روانشناسان محدودیتهای انسانها در پردازش اطلاعات و استفاده از آنها را یک مسئله غیرقابل انکار میدانند و همچنین تعصبات ,افکار, ایده ها و پیش زمینه های هر شخص بر تصمیم گیری او در شرایط عدم اطمینان اثر میگذارند. • مسئله مهم در برنامه ریزی حجم وسیع داده ها و ظرفیت کم انسان برای پردازش این داده ها میباشد و هیج انکاری بر اهمیت آنالیز محیط برای برنامه ریزی استراتژیک وجود ندارد. • این مسئله مستقیما به تفاوت بین روش های Descriptiveو Prescriptiveدر طراحی SDBاشاره میکند روشDescriptiveروشی است بر مبنایاطلاعات برنامه نویس و Prescriptiveروشی است بر مبنای اطلاعات موجود از پروسه برنامه نویسی.

6. The Descriptive Approach • Descriptiveیا روش سنتی بر اساس مصاحبه میباشد که نیاز کاربران به Database را مشخص کند . این روش بسیار عملی و موثر میباشد ولی اشکالاتی نیز دارد ; زیرا کاربران معمولا نیازهای خود را درست بیان نمیکنند و یا بیش از نیازشان را بیان میکنند. وظیفه شخصی که مصاحبه را انجام میدهد تشخیص اطلاعات مفید و قابل استفاده میباشد. • این روش 2 مرحله دارد: 1- بررسی درخواست سازمان برای مشخص کردن نیاز به SDB. 2- یک روش ریاضی ساده که هر مسئله را طبقه بندی میکند و اجزاء هر طبقه را بررسی میکند.

7. برای این طبقه بندی 3 راه وجود دارد: 1- بررسی تمام احتمالات : تمام راههای ممکن در هنگام آنالیز را مشخص میکنند. 2- اعضای هر طبقه کاراکترهای مشابه داشته باشند . 3-اعضای هر طبقه مانند یکدیگر عمل کنند . انتخاب یکی از این 3 روش توسط کسی است که آنالیز میکند و او باید همه جوانب را بررسی کند و به هر روش وزن بدهد و نهایتا یکی از روشها را انتخاب کند به عنوان مثال لوازم یک خانه را میتوان به 3 دسته تقسیم کرد: • Acquire : لوازمی که باید خریداری شوند; • : Maintain لوازمی که نگهداری میشوند; • Dispose : لوازمی که دور ریخته میشوند. این یک روش برای طبقه بندی لوازم یک خانه میباشد و هیچ یک از طبقات نمیتوانند عضو مشترک داشته باشند.

8. دومین نتیجه انتخاب روش descriptive برای طراحی SDB به انتخاب فازهای پروسه برنامه ریزی استراتژیک مربوط میشود . • در برنامه ریزی استراتژیک 3 فاز ذاریم: • مشخص کردن ماموریت و استراتژیهای سازمان • مشخص کردن هدف و برنامه های رسیدن به هدف • مشخص کردن جزئیات جریانهای مالی و بودجه سازمان • اگر آنالیز طبقه بندی شده در برنامه ریزی یک شرکت پذیرفته شود به این فازها یک فاز اضافه میشود : • مشخص کردن SDB;تصمیم برای اینکه از کدامیک از اطلاعات ورودی استفاده کنیم

9. در روش Descriptive سه احتمال اصلی برای SDB در نظر گرفته شده است: • D1- مردم فقط به اطلاعاتی نیاز دارند که از آنها استفاده میکنند و فقط از اطلاعاتی استفاده میکنند که به آنها نیاز دارند. • D2-عوامل سازمان در دراز مدت عوض نمیشوند. • D3-در دراز مدت مسائل برنامه ریزی استراتژیک عوض نمیشوند و از همان جنس خواهند ماند و اگر عوض شوند تغییر آنها به قدری است که قابل شناسائی باشند. • در D1 فقط برنامه نویسان تصمیم میگیرند که از کدام اطلاعات در SDB استفاده کنند. • D2 ضعیف ترین راه پیش بینی است و اگر کارمندان عوض شوند غیرقابل استفاده میشود. • D3 به D1 بسیار نزدیک است و چون مسئولیت تشخیص مشکلات و پیش بینی ها بر عهده برنامه نویسان میباشد اگر مشکلی پیش بیاید آنها مسئول هستند!

11. THE PRESCRIPTIVE APPROACH • این روش بر اساس این 3 فرض صادر شده است: • P1- پروسه برنامه ریزی استراتژیکبهاطلاعات وابسته است. این فرض برعکس D1 میباشد و انتخاب 3 فاز ( مشخص کردن ماموریت , هدف , بودجه) در ابتدای پروسه انجام میشود . • P2–وظایف افراد در درازمدت عوض نمیشود . در این روش طبقه بندی یا خیلی خوب است و یا خیلی بد . پس آنالیز و بررسی محیط برای رسیدن به یک پیش بینی درست بسیار مهم است . اگر این پیش بینی درست باشد یک طبقه بندی خوب و نهایتا برنامه خوبی خواهیم داشت. • P3- پیش بینیها در حل مسائل و مشکلات معیار اصلی میباشند . در این سیستم روش جمع آوری اطلاعات از کاربران بسیار مهم است و برنامه نویس از اطلاعات کاربران بسیار استفاده میکند. نکته قابل توجه این است که اگر از روش Prescriptive استفاده کنیم برای استفاده از SDB طراحی شده به یکcomputerized Database System احتاج داریم .

12. COCLUSION 1.قیمت جمع آوری اطلاعاتی که در طراحی SDB از آنها استفاده میکنیم . امکان اینکه هزینه برای اطلاعاتی صرف بشود که قابل استفاده نیستند وجود دارد. 2.مسئله قابل استفاده بودن این روشها در حالتهاییکه سازمان گسترش داده میشود و یا بخشهایی از سازمان تغییر میکنند. 3. تاثیر SDB برای شناسایی و حل کردن مشکلات برنامه ریزی استراتژیک.