„EVENT MARKETING V CESTOVNÍM RUCHU“

1. „EVENT MARKETING V CESTOVNÍM RUCHU“ Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

2. „Pořádání MICE akcí v regionech“ Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

3. Základní pojmy

4. Kongresový průmysl (rozdělení IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers) Setkání Incentivy Kongresy Výstavy Konference Veletrhy (Meetings) (Incentive) (Convention, (Exhibitions) Kongres)

5. Kongresová turistika = jeden ze segmentů cestovního ruchu, pro které je charakteristická profesní orientace. Hlavní motiv její realizace je • Získávání odborných a vědeckých informací • Výměna zkušeností, znalostí a poznatků • Navázání nových obchodních vztahů • Získání nových zajímavých kontaktů

6. MICE akce Meetings Incentives Conventions Events

7. MICE akce Meeting = uzavřené setkání určitého počtu osob na jednom místě, jejichž cílem je projednání společného problému Druhy meetingů seminář – je meeting nebo jejich série, kterého se účastní odborníci odlišného zaměření a kteří mají zájem řešit společný problém. Cílem je směřovat k obohacení účastníků kolokvium – je neformální meeting obvykle z akademického prostředí se zaměřením na diskusi a zjištění společným zájmů a výměny názorů. Charakteristická je nízká pravidelnost.

8. MICE akce Incentives = pobídková, motivační turistika, teambuildingové akce … Je to efektivní forma investice firmy, která má podobnou váhu jako propagace. Hraje výraznou roli ve vztazích společnosti se zákazníkem a pracovníky. Cílem firmy realizující incentivní turistiku může být zvýšení loajality pracovníků, seznámení pracovníků mezi sebou, zvýšení vzdělávání zaměstnanců či například i zvýšení prodeje.

9. MICE akce Conventions = konference, kongresy, shromáždění, schůze … Kongres – setkání velkého množství odborníků z příslušné oblasti (často i několik tisíc). Příprava je často otázkou několika let. Většinou se koná každoročně Konference – je v porovnání s kongresem menší a zaměřuje se na určité téma. Jde o „otevřenou“ akci, na kterou má přístup prakticky každý zájemce. Hlavními body jsou diskuse, hledání faktů, řešení problémů a konzultace.

10. MICE akce Events = události, zážitky, prožitky … Úspěšný event = výjimečný zážitek prožívaný nejlépe všemi smysly Event může podpořit vytváření kvalitní firemní komunikace a podpořit image firmy a její produkty. Většinou se jedná o jednodenní či kratší akci (slavnostní večeře atd.)

11. Eventy Druhy eventů • Kulturní • Sportovní • Ekonomické • Společensko-politické • Přírodní

12. Kulturní eventy • Hudební akce • Divadelní akce • Umění • Vědecká setkání • Mediální akce • Náboženské události • Technické umění • Tradice a zvyky

13. Sportovní eventy • Olympijské hry • Mistrovství • Závody a turnaje • Sport ve volném čase

14. Ekonomické eventy • Výstavy • Veletrhy • Kongresy • Road show • Semináře • Tiskové konference • Incentivní cesty • Obchodní prezentace • Motivační setkání • Slavnostní setkání • Kick-Off Meeting • Valné hromady • Jubilea • Dny otevřených dveří

15. Společensko-politické eventy • Politická setkání • Vědecká setkání • Návštěvy památek • Dny ochrany životního prostředí • Negativní události (válka apod.) • Přehlídky • Zahradní párty • Slavnostní otevření

16. Přírodní eventy • Přírodní úkazy • Přírodní artefakty vytvořené člověkem

17. Kritická místa úspěšného eventu • Jedinečná myšlenka • Výběr termínu • Výběr místa konání • Organizace • Dodavatelé • Catering

18. MICE akce a jejich specifika

19. MICE akce a jejich specifika • Kongresy • Konference • Semináře • Výstavy a veletrhy • Firemní akce • Kulturní akce • Sportovní akce

20. Kongresy a konference • Perspektivní forma mezinárodní turistiky • Vykazuje celosvětově nadprůměrný růst • Výdaje zahraničních účastníků kongresů, seminářů a konferencí a výjezdních korporativních shromáždění převyšují 2x až 3x útratu běžných turistů • Prim hrají vyspělé státy – především USA a západoevropské státy

21. Výstavy a veletrhy Výstava prezentuje široký sortiment produktů a služeb firmám daného oboru na jednom místě a v určitém čase Veletrh funguje jako tržiště. Odráží, co si doba žádá, funguje jako služba účastníkům, jako benchmarkingový nástroj pro vystavovatele

22. Výstavy a veletrhy Druhy výstav a veletrhů • Dle účelu • Prodejní výstavy • Kombinované kontraktačně-prodejní akce • Dle geografického dosahu • Lokální akce • Regionální akce • Kontinentální • Mezinárodní

23. Výstavy a veletrhy • Významné formy marketingové komunikace i v současnosti • Subjekty (vystavovatel i návštěvník) jsou cennými informačními zdroji – šíří informace, fakta, emoce a dojmy. • Tvoří podstatnou část investic jednoho z nástrojů marketingové komunikace – podpory prodeje. (V ČR r. 2004 investováno 7,8 mld. Kč, celková částka za marketingovou komunikace = 50 mld. Kč)

24. Výstavy a veletrhy Co je při organizaci výstav a veletrhů důležité? • Termín • Místo • Účinná propagace • Stoprocentní reagence • Kvalitní doprovodný program

25. Firemní akce • Firemní akce je zejména komunikační nástroj. • Snaha přiblížit se vlastním zaměstnancům, ale i externím subjektům podporou osobního kontaktu • Akce by měla: • být jedinečná • zaujmout • udržet pozornost • zajistit nezapomenutelnost

26. Firemní akce Důležité faktory • Místo konání • Termín a čas konání • Oslovení správné cílové skupiny • Program • Catering

27. Kulturní akce Základní specifikum = účast člověka • Jako diváka • Jako účastníka Aktivity • Organizované v předstihu • Spontánní

28. Kulturní akce Přístup k marketingovým cílům kulturní akce • Soukromý sektor • Státní či nezisková organizace Marketingové cíle – příklady: • Zvyšování návštěvnosti • Rozvoj volnočasových aktivit • Maximalizace zisku • Získání maximálního podílu na trhu

29. Kulturní akce Cena • Časté subvence • Různé formy zvýhodnění pro skupiny návštěvníků (důchodci, studenti, rodiny s dětmi,…) Další specifika • Estetický zážitek • Nová zkušenost • Příjemné smyslové vjemy • Individuální či kolektivní zážitek • Odpočinek

30. Sportovní akce • Oblíbenost širší veřejností i firem pro vlastní propagaci a zviditelnění • Organizátory jsou většinou neziskové organizace, příspěvkové organizace měst (zejména školy), někdy i místní samosprávní orgány • Spojování sportovních akcí se sponzorskými organizacemi, firmami • Zájem médií – od regionálních až po celostátní – tím se stává jindy nezajímavý region středem zájmu široké veřejnosti

31. Základní kroky organizace MICE akce

32. Základní kroky organizace MICE akce • Business plán • Organizační tým • Harmonogram prací • Rozpočet akce • Catering na akci • Hodnocení akce

33. Business plán Základní kroky • Definování cíle akce • Definování kritérií úspěšnosti, splnění cíle • Rozdělení odpovědnosti (interní tým, externí experti, dodavatelé…) • Harmonogram prací • Rozpočet • Kontrolní termíny

34. Organizační tým Minimální počet členů maximálně akceschopný, flexibilní, připravený reagovat na nepředvídatelné situace.

35. Organizační tým Základní struktura organizačního týmu • Vedoucí týmu • Výkonní manažeři • Pokladník • Manažer komunikace • Asistent

36. Organizace • dodavatelé • zaměstnanci • zprostředkovatelé • spolupracující subjekty • cílově spojené subjekty • Destinace • podpůrné služby • příležitosti pro volný čas • Doprava • Do destinace • auto – půjčené či soukromé • autobus • letadlo • vlak • loď • V destinaci • soukromé aut • auto z půjčovny • taxi • autobus • metro Produktový balíček obchodního cestovního ruchu • Místo konání • umístění • velikost • zařízení • Ubytování • umístění • zařízení • služby • personál Harmonogram prací MICE akce mohou být nabízeny samostatně nebo jako produktový balíček sestaven z více komponentů z různých sektorů.

37. Rozpočet akce Příprava ve třech hlavních etapách: • Etapa: předběžný rámcový rozpočet • Etapa: „druhý“ rozpočet • Etapa: finální rozpočet (aktualizovaný „druhý“ rozpočet)

38. Rozpočet akce – výstavy a veletrhy • Započítat rezervu ve výši okolo 10 % • Náklady na výstavní plochu obnáší v průměru jen 20-25 % celkových nákladů. Návrh a realizace článku stojí cca 40-50 %. • Finanční zajištění personálu (čas na stánku, ubytování, cestovní náklady, stravné…) • Prezentační materiály • Dárky …

39. Cena MICE akce Příklad postupu stanovení ceny konference 1) FIXNÍ NÁKLADY spojené s: • Místem konání akce • Ubytováním • Dopravou • Společenským programem • Administrativou • Výdaji na externí přednášející

40. Cena MICE akce 2) VARIABILNÍ NÁKLADY vykalkulované na základě odhadovaného počtu účastníků 3) KALKULACE CELKOVÉ NÁKLADOVÉ CENY balíčku jako podílu nákladů a odhadovaného počtu účastníků 4) NÁVRH SLEV například za včasnou objednávku, včasnou úhradu faktur, množstevní slevy, balíčkové slevy

41. Cena MICE akce 5) STANOVENÍ NÁKLADOVÝCH CEN pro účastníky, kteří nebudou kupovat celý balíček služeb 6) ZISKOVÁ PŘIRÁŽKA přidaná k nákladové ceně 7) Zohlednění možnosti překročení rozpočtu nákladů nebo nižší účasti návštěvníků oproti plánu 8) Psychologická úprava ceny – tzv. „Baťovské ceny“ (2.990,-) atd.

42. Catering na MICE akci Catering v anglickém překladu: Zásobování, obstarávání potravin, stravování… Catering je činnost, která hosty dokáže nasytit jak fyzicky, tak po stránce duševní …

43. Catering na MICE akci Význam cateringu v současnosti • Příprava občerstvení • Zajišťování a aranžování inventáře • Úprava prostor • Obsluha hostů • Zajištění doprovodných zábavných programů

44. Catering na MICE akci Podstatné maličkosti dělají akci nezapomenutelnou • Příbory • Talíře • Ubrousky • Sklo • Dekorace • …

45. Hodnocení akce 1) Hodnocení firemní akce • evaluační dotazník 2) Hodnocení konference • marketingovými agenturami • vlastními silami 3) Hodnocení účasti na výstavě • počet návštěvníků stánku (nejen celkově, ale i v časovém rozložení v jednom dni, v jednotlivých dnech …

46. Hodnocení konference Hodnotí se především: • Odborný program - témata, kvalita spíkrů … • Doprovodné, volno-časové aktivity - atraktivita, rozsáhlost, průběh realizace … • Výstava (je-li její součástí) • Celková organizace konference - ubytování, doprava, celkové načasování akce, kvalita podkladových materiálů, občerstvení, personál …

47. Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí

48. Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí • Místo konání • Čas konání • Dopravní infrastruktura • Atraktivita lokality, image destinace • Poměr Kvalita / Cena • Doprovodné akce

49. Místo a čas konání akce Kvalita destinace • Kapacita prostor • Počet salónků a sálů • Počet parkovacích míst pro osobní auta, autobusy • Kapacita sportovně-rekreačních zařízení • Kapacita kulturně-společenských zařízení • Kvalitní personál • Požadovaná výše kvality služeb • Možnost zajištění dostatečné bezpečnosti …

50. Místo a čas konání akce Správné načasování akce • Plánované akce v regionu (festivaly, poutě…) • Čas realizace plánovaných akcí • Předpokládaný počet účastníků akce • Využití ubytovacích zařízení, stravovacích zařízení… • Plán doprovodných aktivit pro návštěvníky • Plán atrakcí pro veřejnost pro dané období v lokalitě