Les principaux changements en relation avec Atlas

1. Les principaux changements en relation avec Atlas Atlas dans les pays en crise

2. Page 2 Agenda Atlas en tant que moteur du changement Un examen d�taill� des principaux changements en relation avec la premi�re Vague

3. Page 3 Atals facilite le changement Il y a plusieurs raisons pour qu�une organisation d�cide d�introduire un syst�me ERP: l�harmonisation, optimisation des processus commerciaux, le remplacement des applications (syst�mes) autonomes dispers�es, des exigences d�int�gration �tc. Pour ce qui est des syst�mes, la premi�re vague de la mise en place consiste � remplacer les syst�mes anciens tout en introduisant plusieurs am�liorations Il est important cependant de consid�rer un syst�me ERP comme �tant un FACILITATEUR pour d'autres am�liorations (dans des processus commerciaux et des processus syst�mes) Maintenant regardons les changements effectu�s par Atlas dans la premi�re vague

4. Page 4 Agenda Atlas en tant que moteur du changement Un examen d�taill� des principaux changements en relation avec la premi�re Vague

5. Page 5 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des engagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les et responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement des salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

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8. Page 8 Que nous r�v�le le plan comptable dans Atlas?

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17. Page 17 La structure du plan comptable telle qu�elle a �t� con�ue nous permet de faire des pr�visions budg�taires, d�inscrire et de faire des comptes-rendu de toutes les transactions financi�res et bilan de compte se conformant � un �ventail de conditions diff�rentes, comme : Reporting requis avec la possibilit� de d�couper des donn�es dans des sous-ensembles diff�rents (par exemple bureaux de pays, d�partement, type de d�penses) Comptes-rendu sur les bailleurs de fonds (revenus/d�penses) Suivi par source et par bailleur de fonds Respecter les conditions sp�cifiques des fonds La structure du plan comptable est assez souple pour nous permettre de d�finir de nouveaux �l�ments (nouveaux d�partements, nouveaux fonds, nouveaux projets, nouveaux bailleurs de fonds, etc...) La structure du plan comptable nous permet de bien planifier nos activit�s R�sum� du plan comptable

18. Page 18 Vue d�ensemble des principaux changements Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les et responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

19. Page 19 Commitment Control et le plan comptable

20. Page 20 Structure d�partementale pour KK(Exemple d�une Ressource cl�)

21. Page 21 Processus du cont�le des engagements

22. Page 22 Activit�s financ�es par le �CORE� dans KK Activit�s de d�veloppement financ�es par des fonds ��Core�� D�pense contr�l�e au niveau du projet et de l�organisme charg� de la mise en application Changement pour PNUD/FNUAP/UNCDF et UNIFEM: On peut permettre � l�agent charg� de la mise en application de trop d�penser au niveau de l�activit� et du compte en utilisant la fonction du d�passement Harmonis� � travers tous les organismes Activit�s de gestion financ�es par des fonds ��Core�� D�pense contr�l�e au niveau du projet, du d�partement et du compte budg�taire Changement pour PNUD/FNUAP/UNCDF et UNIFEM: Doit avoir le budget de projet avant de d�penser! FNUAP/UNOPS feront des contr�les au niveau de d�partement � la place, n'exigeant pas des projets de gestion comme �tape obligatoire avant de d�penser.

23. Page 23 Co-financement des activit�s au niveau du projet/des fonds dans KK Co-financement des activit�s au niveau du projet Aucun Budget de d�partement Budgets stock�s dans des registres de KK comme budgets de revenu Cependant, aucune d�pense possible jusqu'� ce que l'argent comptant est re�ue et est appliqu�e D�penses contr�l�es par la valeur des revenus enregistr�e au niveau des fonds, du bailleur de fonds, et du projet Harmonis� � travers tous les organismes Co-financement des activit�s au niveau des fonds Budgets de d�partement/projet contr�l�s par l'argent comptant au niveau de fonds D�penses contr�l�es au niveau du projet / de l�agent charg� de la mise en appIication Non applicable � UNOPS Harmonis� � travers tous les organismes

24. Page 24 Les activit�s reli�es aux avances globales des organismes et aux services remboursables Avances globales au si�ge (Projets du PNUD) L�organisme soumet la pr�vision globale (par exemple de la FAO 2004 US$ 100 millions sur des projets pour le PNUD) Le d�partement de tr�sorerie du PNUD au si�ge passe en revue la pr�vision Le d�partement de tr�sorerie du PNUD remet les US$ 100 millions La FAO soumet des rapports de la livraison de projet (par projet) Tout ceci est refl�t� dans PeopleSoft (fait par le si�ge seulement) Services remboursables (Services n�appartenant pas au PNUD) L'agence soumet la pr�vision pr�alable (par exemple FAO 2004 US$ 800 millions pour le PNUD) Le d�partement de tr�sorerie du PNUD au si�ge passe en revue la pr�vision FAO transmet l�avance au d�partement de tr�sorerie du PNUD Le d�partement de tr�sorerie du PNUD enregistre cette avance � un donateur (FAO) et � un fonds (RSF) Le d�partement de tr�sorerie du PNUD met en place un projet RS pour chaque pays Des taux ont �t� chiffr�s pour des services sp�cifiques Les bureaux de pays d�pensent sur ce projet (utilisant BdF, Fonds, Projet) en utilisant les taux chiffr�s

25. Page 25 Pourquoi ne pas tout contr�ler de la m�me mani�re? Diff�rentes ressources sont re�ues avec diff�rentes restrictions La plupart du temps, les diff�rences apparaissent � cause des modalit�s Ressources Regulieres (CORE) ou Ressources Autres (non-CORE) La normalisation peut r�ellement mener � la complexit� : par exemple voulons-nous vraiment contr�ler toutes les activit�s au niveau des comptes? Plus nous pouvons automatiser, plus nous pouvons d�centraliser ; mais il y a une n�cessit� de trouver le bon �quilibre entre la souplesse de contr�le et le risque

26. Page 26 Pas de budget, pas de d�penses�.. validation instantan�e contre la bonne combinaison de code (Chartfields) Plus d�IOVs Budget! La normalisation! Tous les budgets se ressembleront � Simplification! Une approche commune pour structurer nos affaires La gestion des projets � la seule mani�re de faire des d�penses! Le champ compte dans le plan comptable Bien que ce ne soit pas une condition pr�alable, il permet davantage de d�tail dans les comptes-rendu, Activit� Auparavant, le concept de budget bas� sur les activit�s existait, mais nous n'avions pas eu les outils appropri�s, avec Atlas nous pouvons vraiment aller de l�avant et avancer vers un budget ax� sur les activit�s!! Le changement d'une perspective de KK

27. Page 27 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les et responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour la Bank of America

28. Page 28 Atals a �t� con�u pour tout analyser en termes de Projet Nous sommes habitu�s � aborder les activit�s de d�veloppement par le m�canisme d'un projet Actuellement nous ne sommes pas accoutum�s � employer l'approche de projet pour des activit�s de gestion En structurant tout notre travail sur la base d�un projet, nous pouvons nous concentrer sur le rendement plut�t que l�entr�e Ceci favorisera et facilitera la gestion ax� sur les r�sultats (RBM) �Mise en projet�

29. Page 29 Des changements d�envergure par rapport au projet et aux pr�visions budg�taires La simplification et l'harmonisation est adapt� � l�approche ��budget ax� sur les r�sultats��: Exige la d�finition pr�cise des Produits/Output Activit�s multiples pour soutenir la livraison d'un output Des ressources sont li�es directement � l'activit� : ��Budget au niveau d'activit頻 Identification de l�origine des fonds par ligne budg�taire Des ressources de gestion seront organis�es via un projet de gestion qui aura un budget ax� sur les r�sultats La structure d�un projet Atlas est ax� sur les r�sultats: La structure d�Atlas Projet-Activit�-Ressource est compatible avec la structure Produit-Activit�-Ressource Un project repr�sente un produit (output) dans Atlas L�origine des fonds est saisie par la combinaison Bailleur de Fonds/Fonds Partie responsable est d�finie par le chart field de l�Agent de mise en oeuvre La description de budget est saisie par compte (p.ex. D�placements, �quipements, consultant international) Suppression des �sub-line� r�duit la fr�quence des r�visions budg�taires (p.ex. Poste budg�taire pour les s�minaires)

30. Page 30 Vue d�ensemble du projet

31. Page 31 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

32. Page 32 Int�gration des utilisateurs Atlas est un syst�me hautement int�gr� o�: Le si�ge et les bureaux de pays utilisent le m�me syst�me Tout traitement reli� au syst�me a lieu dans un m�me syst�me

33. Page 33 Principaux �l�ments de s�curit� Profil d'utilisateur� d�finit un utilisateur individuel d�Atlas, se compose d'une identification d�acc�s avec un mot de passe, des r�les, la page d�accueil de navigation, etc... Chaque utilisateur a un profil d'utilisateur unique. R�le � Pourrait �tre consid�r� comme une fonction de travail (par exemple administrateur des RH). Chaque utilisateur peut avoir des r�les multiples, selon les bureaux de pays. Des restrictions peuvent s'appliquer (exemple classique de saisir et de payer un fournisseur). Liste des autorisations � Une combinaison de diff�rents menus et pages, acc�s aux questions, aux outils et d'autres dispositifs qui permettent aux utilisateurs de r�aliser la fonction qui lui est attribu�e. En fait, quelle sorte de transactions l'utilisateur est-il autoris�e � ex�cuter dans le syst�me ? Par exemple effectuer un paiement, activer un projet S�curit� de niveau horizontal � Une restriction des droits d'acc�s d'utilisateur plus d�taill�e, limitant l'acc�s � certains niveaux de l'organisation par exemple la possibilit� d�activer un projet seulement pour des projets de votre propre bureau de pays. Here is how they relate to each other: Each User of your system has an individual profile, which is linked to one or more Roles (Manager, Employee, Customer, and Student). For each Role, you link one or more Permission Lists.Here is how they relate to each other: Each User of your system has an individual profile, which is linked to one or more Roles (Manager, Employee, Customer, and Student). For each Role, you link one or more Permission Lists.

34. Page 34 Profil d'utilisateur

35. Page 35 R�les and Responsabilit�s Chaque membre du personnel du bureau de pays qui emploiera PeopleSoft aura un profil d'utilisateur qui lui sera assign�. Non seulement ceci permet un concept de s�curit� dans PeopleSoft (c.-�-d. ce que vous pouvez faire dans le syst�me ?), il nous permet �galement de structurer le d�roulement des op�rations en d�terminant qui est responsable de quoi et o� trouvons nous les points d'int�gration/passation dans le d�roulement des op�rations ? (c.-�-d. qu�est-ce qu�on attend de vous vis-�-vis du syst�me ?)

36. Page 36 R�les et le Menu d�Atlas Le profil d'utilisateur d�finit non seulement ce qu'un utilisateur peut ou ne peut pas faire, il d�finit �galement le menu que l'utilisateur verra en entrant dans Atlas. Si par exemple, votre r�le ne vous permet pas de cr�er une proposition, vous n'aurez pas cette possibilit� dans votre menu. Vous pouvez toujours enregistrer vos transactions les fr�quemment utilis�es dans la section ��Mes favoris�� pour faciliter davantage votre acc�s � la transaction

37. Page 37 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

38. Page 38 Donn�es localement contr�l�es, mais disponibles dans tout le syst�me

39. Page 39 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

40. Page 40 Des autorisations en ligne, plus de certification

41. Page 41 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

42. Page 42 Syst�me de facturation automatis� Plus d�IOVs� soit une charge directe au budget, soit une facture envoy� au �client� et g�n�rant des comptes de clients Capacit� d�acheter directement pour autrui dans leurs propres unit�s d�op�rations sans avoir � produire des IOVs pour des r�conciliations ; simplification pour les centres r�gionaux, ou l�achat � travers d'autres bureaux de pays en raison de bonnes relations avec le fournisseur etc.

43. Page 43 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

44. Page 44 Multi-financement des projets simplifiant la gestion de projet

45. Page 45 Budgetisation centr�e sur les outputs des activit�s Le plan de travail annuel (AWP) remplace le document courant de projet. Ce plan contient: Output pr�vu en pr�cisant: Objectifs annuels Activit�s orient�es vers l'accomplissement des outputs en pr�cisant : temps n�cessaire pour effectuer des activit�s Objectifs livrables par activit� Ressources pr�vues pour chaque activit� en pr�cisant : Personne responsable Fonds / Bailleur de Fonds Description du budget Montant du budget Le plan de travail annuel aura une page de couverture qui devrait se r�f�rer aux r�sultats appropri�s de l'UNDAF, les r�sultats de CP, les outputs du projet en plus une partie narrative

46. Page 46 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

47. Page 47 Les Sous-bureaux/sites de projet ayant un m�canisme d'appui total Avec Atlas Un syst�me ERP int�gr� dans lequel toutes les donn�es sont rassembl�es au niveau central Toute la documentation additionnelle requise est stock�e �lectroniquement sur un serveur central en dehors du bureau de pays (limit�e aux pays en crise) Acc�s � distance via l�Internet Possibilit� de faire g�rer les op�rations d�un bureau de pays par un autre bureau de pays

48. Page 48 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement des salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

49. Page 49 Les avantages RH Premier syst�me � stocker des informations RH, � payer les salaires �lectroniquement et � archiver l�historique Des informations RH seront disponibles en ligne et en temps r�el La majeure partie de donn�es archiv�es dans des dossiers de personnel (dossiers PER) est saisie une fois seulement et peut donc �tre actualis�es/g�r�es d'un endroit diff�rent si besoin est Transparence et transfert des connaissances des processus de travail RH Transparence des calculs des paiements

50. Page 50 Faits marquants RH (1/2) Recrutement Informations sur les demandes, les disponibilit�s de travail, les candidats et les groupes charg�s de l'entretien seront collect�es et stock�es. Engagement On ne peut engager quelqu�un que lorsque toutes conditions n�cessaires ont �t� remplies par ex. position enti�rement subventionn�e, CV compl�t re�u, le control m�dical etc. Engagement Cette proc�dure devrait �tre finalis� en une seule �tape. En d'autres termes, vous ne pouvez pas entrer l'information sur quelques �pages� et laisser le reste incomplet jusqu�au lendemain. On verra cela pendant la session live. L'information sur les conjoints, d�pendants et les b�n�ficiaires seront rassembl�s par les Bureaux de Pays pour que le service central de traitement & salaires puisse v�rifier et activer les allocations Indemnit�s informent le Registre du personnel sur les contributions pour la retraite, les contributions d'Assurance M�dicales (MIP, Van Breda ou autre) et l'Assurance de Vie

51. Page 51 Faits marquants RH(2/2) Des rapports sur des contributions seront mises � la disposition du UNJSPF (le Fonds de Pension), l'Assurance Vie (GLIP) et le nouvel Administrateur de MIP (qui g�re toutes r�clamations de MIP, ceci est une fonction sous-trait�) Le Service central des RH peut aider les bureaux de Pays en cas de difficult�s en utilisant la m�me base de donn�es Position Management sera d�centralis�e pour toutes sources de subvention sauf celles g�r�r par le Conseil Ex�cutif (seulement pour le PNUD) 5 BUs seront introduits dans HRMS� PNUD, UNFPA, UNOPS, UNCDF & UNIFEM, ce qui nous permettra de proc�der � des rapports dans le module de RH sur chacun des BUs Les autres agences administr�es par les bureaux de pays seront identifi�es par un champ suppl�mentaire appel� �company� par ex. le personnel de WFP sera enregistr� sous le BU-UNDP en tant que �company� � WFP

52. Page 52 Faits marquants du traitement & salaires (1/2) Toutes les saisies de donn�es et de gestion (amendements, corrections) sont faites par chaque bureau (si�ge et/ou bureau de pays) ��traitement des absences�� est suivi et g�r� dans le traitement & salaires au niveau central L'�quipe centrale de traitement & salaires (situ�e au si�ge pour Vague 1) active les traitements selon les calendriers pr�r�gl�s. Le service global de traitement & salaires stocke l'information sur le compte bancaire pour chaque salari�. Il a �galement la capacit� d'effectuer des paiements de salaire de 3 mani�res - par transfert �lectronique des fonds, par ch�que ou en argent comptant Des bulletins de paie pour chaque salari� sont g�n�r�s par le service de traitement & salaires

53. Page 53 Faits marquants du traitement & salaires(2/2) Dans quelques bureaux, le charg� de finances sera �galement l'administrateur du traitement & salaires Des grilles de salaire (Salary scale) et d'autres tableaux communs du syst�me seront t�l�charg�s de fa�on continue par une interface avec l�ONU/CFPI La facturation des frais g�n�r�s par ASHI (assurance de sant� apr�s service- After Service Health Insurance) et pour le personnel en cong� sp�cial sans solde -Special Leave With Out Pay- seront trait�s dans les comptes clients Des avances peuvent �tre pay�es aux salari�s par des comptes fournisseurs et �tre r�cup�r�es dans le traitement & salaires Des revenus et les d�ductions telles que des allocations de d�pendance, des allocations de conjoint, des allocations de langue, des heures suppl�mentaires et la bonification, seront calcul�s ou saisis et pay�s via le traitement & salaires Le service global de traitement & salaires et le Grand Livre auront une interface pour donner un compte-rendu de l'information financi�re sur le salaire, les revenus et les d�ductions �tc.. par �chart field� La m�me interface donnera un compte-rendu de l'information semblable au module de projets

54. Page 54 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques pour diminuer le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

55. Page 55 Livre en euros en temps r�el Nous aurons maintenant deux livres qui sont automatiquement et simultan�ment maintenus, c.-�-d. chaque transaction sera automatiquement convertie et inscrite au livre en US$ aussi bien que celui en Euros Ceci nous permet de fournir aux bailleurs de fonds des rapports instantan�s aussi bien en euros qu�en US$. Donc nul besoin de pr�parer manuellement des rapports en dehors du syst�me On ne pr�voit pas pour l�instant d�ajouter d'autres livres de devise

56. Page 56 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques ainsi baissant le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour la Bank of America

57. Page 57 La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements

58. Page 58 Vue d�ensemble des principales modifications Le Grand Livre et le plan comptable Commitment Control (la gestion des enagements) La �mise en projet� de toute initiative R�les and responsabilit�s Donn�es g�r�es et contr�l�es au niveau local disponibles et utilisables dans tout le syst�me entier Des autorisations �lectroniques ainsi baissant le flux-papier La suppression de la fonction de certification Les IOVs seront remplac�s par un syst�me de facturation automatis� Financement par plusieurs bailleurs de fonds avec un budget centr� sur les activit�s Possibilit� d'�tablir des sous-bureaux/sites de projet avec un m�canisme d'appui total Un syst�me pour la gestion des RH, y compris le traitement et salaires, pour la premi�re fois dans la plupart des bureaux Un livre en euro en plus du livre en USD en temps r��l La gestion �lectronique des fournisseurs et des paiements Des services bancaires en ligne avec une interface pour le Bank of America

59. Page 59 Des services bancaires en ligne avec une interface Bank of America Les interactions avec les banques peuvent continuer de la m�me mani�re qu'avant, cependant, Atlas fournit une occasion unique pour am�liorer l'efficacit� avec les banques, en introduisant des services bancaires en ligne et des options de paiement par virement directs Ceci b�n�ficiera au bureau de pays en r�duisant le temps d�interaction avec les banques -, et le temps pour traiter le paiement Ceci b�n�ficiera aux banques puisque il leur donne potentiellement plus de chiffre d�affaires �manant du PNUD, et il fournit un processus plus automatis� pour effectuer les paiements Qu�est-ce que ceci implique pour moi ? Pensez aux possibilit�s offertes avec les services bancaires en ligne Soyez un pionnier, peut-�tre vous pouvez collaborer avec votre banque pour r�aliser une e-solution bancaire Dans Vague 1 le syst�me Atlas pr�sente une interface d'e-op�rations bancaires avec la Bank of America

60. Page 60 Solution d�interface avec le Bank of America Un ensemble unique d�interfaces bancaires pour le si�ge. M�me ensemble d�interfaces pour: Les comptes ��Z�ro Balance ��des bureaux de pays Les comptes en devise locale pour les banques qui ont un partenariat avec Bank of America (BOA) (les bureaux de pays pourraient consid�rer de changer de banque�) Approche par �tapes pour mettre en place des comptes en devise locale Relev�s quotidiens Une souplesse accrue vis-�-vis les paiements et la possibilit� d�une r�duction sur les frais de paiement Des paiements s�curis�s gr�ce � l'infrastructure de s�curit� et d'Internet de BOA Actuellement en essai avec 190 sur 232 banques dans le monde entier (le 1er d�cembre 2003)

61. Page 61 Questions-r�ponses