Sistema de Gestión Documental

1. Sistema de Gestión Documental

2. Fondo Documental Acumulado del ITM Fondo Acumulado de Departamento de Personal: 1992-2004 clasificado, ordenado e inventariado. 266 series. Actas de Comité de Salud Ocupacional Actas del Comité de Selección de servicios personales. Informes de gestión. Actas del Comité de Capacitación. Actas de Evaluación de Comité de Personal Docente. Historias laborales y de contratistas clasificadas y ordenadas ajustadas a la normativa de Departamento Administrativo de la Función Pública: 1680

3. Otros Logros 3 Certificaciones en competencias laborales en organización de archivos de gestión, y organización de archivos centrales. Archivos Electrónico y Directriz cero papel Participación en los Consejos Municipal y Departamental de archivos., y en el Congreso Nacional de Archivos Informes para Gobierno en Línea Inventario Único Documental . Actualización del Comité Interno de Archivo del ITM. Actualización de la tabla de retención documental. Proyecto de resolución de la tabla de valoración documental para el fondo acumulado del ITM Mensajería: 5600 diligencias. Obras civiles de archivo histórico del ITM, sede Prado: en ejecución Dotación de archivo histórico: en proceso de contratación

4. Sistema de Gestión de la Calidad

5. Proceso Gestión Jurídica Revisión de mapa de riesgos e identificación, Modificaciones o mejoras, y notificación de ellos a la dirección de planeación Revisión y actualización de las fichas técnicas de indicadores de gestión. Notificación a la dirección de planeación.  

6. Quejas, Reclamos y Sugerencias Actualización Documentos: Instructivo para diligenciar quejas, reclamos y solicitudes Diseño de un nuevo instructivo para dar respuesta a las quejas, reclamos y sugerencias Instructivo para generación de reportes y estadísticas sistemas qrs. Instructivo para tramitar solicitudes de información, qrs por medios diferentes a la web  Actualización de los responsables de atender las qrs en el aplicativo institucional, de acuerdo con la plan de cargos actual. Identificación de preguntas pertinentes para evaluar el grado de satisfacción de los usuarios de qrs. Avisos de vencimiento de plazos para dar respuestas

7. Normograma Actualización Normograma. Planeación Área Física Bienestar Control Interno Departamento Comercial Financiera Secretaria General

8. Reglamentos Actualización de reglamentos: Aprobados: Archivo central Manejo de bienes muebles e inventarios Estatutos de club deportivo ITM Para Aprobación de consejo directivo: reglamento de posgrados Propiedad intelectual Estatuto de cátedra Para adopción por resolución rectoral: Biblioteca Contratación Buenas prácticas de comunicaciones

9. Informe de contratos a septiembre 30 de 2012 Invitaciones para licitaciones 1 Contratación: Concurso De Méritos 1 Selección Abreviada 42 Mínima Cuantía101 Secretaría General: Prestación De Servicios 489 $7.743.023.645 Suministro 38 $3.043.277.763 Obra 5 $ 639.509.032 Adiciones a contratos 46 $1.470.014.276 Arrendamiento 5 $ 21.214.668 Interadministrativos 7 $1.623.988.507 TOTAL 590 $14.541.027.891

10. Informe de contratos a septiembre 30 de 2012 ASESORÍA JURÍDICA: Prestación de Servicios 67 $ 573.708.985 Compraventa 74 $ 495.796.505 Suministro: 9 $ 108.458.059 Obra 6 $ 69.511.370 Consultoría: 1 $ 6.588.800 Arrendamiento 4 $ 13.833.503 Adiciones a contratos 5 $10.996.549 TOTAL $1.278.893.771 DEPARTAMENTO COMERCIAL: Prestación de servicios81 $ 700.106.960 Compraventa109 $ 679.448.656 Suministro10 $ 100.067.059 Consultoría1 $ 6.588.800 Arrendamiento4 $ 13.833.503 Obra8 $ 102.372.326 Adiciones a contratos 10 $ 29.142.049 TOTAL $1.631.559.353

11. Informes a Órganos de Control y Reportes al SECOP Personería. periodicidad mensual: 6 informes Municipio de Medellín. periodicidad mensual: 6 contratos de obra. Contraloría. periodicidad bimensual: 3 informes. Actualización reportes al SECOP. Tutelas: 3 Demandas: 0 Derechos de Petición: 58 Recibidos y radicados . 82Respuestas Radicadas. Procesos de elección de representantes: 3 Convocatorias