Herzlich Willkommen zum Workshop für Verwaltungsmitarbeiter ESF-Berichterstattung

1. Herzlich Willkommen zum Workshop für Verwaltungsmitarbeiter • ESF-Berichterstattung

2. Tagesordnung • Aufgaben der Mitgliedstaaten • Verwendungsnachweis • Stammblattverfahren • TRS • URS • Berichterstattung • Zwischenbericht • Kostenerstattung/ Ausgabenerklärung • Monitoring & Controlling • Prüfmodul • Sonstiges/ Fragen

3. Aufgaben der Mitgliedstaaten • Trotz Zuständigkeit der Kommission für die Ausführung des Gesamthaushaltsplanes der EU übernehmen insbesondere die Mitgliedstaaten die Verantwortung für die Finanzkontrolle der Interventionen. Die Interventionen der Strukturfonds werden von den Behörden in den Mitgliedstaaten umgesetzt. • Im Rahmen der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates (21.06.1999) Mit Allgemeine Bestimmungen über die Strukturfonds (speziel durch Art. 38) werden die Mitgliedstaaten verpflichtet, durch wirksame administrative und finanzielle Maßnahmen (Fördersystem) die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung der Programme zu gewährleisten • Die Einhaltung dieser Regelungen auf allen Ebenen ist von größter Bedeutung zur ordnungsgemäßen Umsetzung aller Mittel und zur Abrechnung gegenüber der EU-Kommission

4. Aufgaben der Mitgliedstaaten Zur Umsetzung dieser Verordnung 1260/1999 wurden von der Kommission folgende Durchführungsverordnungen erlassen: • 1. Verordnung (EG) Nr.438/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsmaßnahmen • 2. Verordnung (EG) Nr. 448/2001 (02.03.2001) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich des Verfahrens für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei Strukturfondsinterventionen • 3. Verordnung (EG) Nr. 1159/2000 (30.05.2000) über die von den Mitgliedsstaaten zu treffenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die Interventionen der Strukturfonds • 4. Verordnung (EG) Nr. 1685/2000 (28.07.2000) mit Durchführungsvorschriften hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben für von den Strukturfonds kofinanzierte Operationen

5. Aufgaben der Mitgliedstaaten • Gemäß der Verordnung Nr. 1260/1999 haben die Mitgliedstaaten (unter anderem): • regelmäßig nachzuprüfen, dass die von der Gemeinschaft finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind • Unregelmäßigkeiten zu verhindern und zu ahnden • infolge von Unregelmäßigkeiten oder Fahrlässigkeit verloren gegangene Beträge zurückzufordern

6. Aufgaben der Mitgliedstaaten • Danach müssen die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten: • die ordnungsgemäße Durchführung der Interventions-formen in Übereinstimmung mit den Zielen wirtschaftlicher Haushaltsführung sicherstellen • eine zufriedenstellende Bescheinigung der Gültigkeit der Auszahlungsanträge ermöglichen, die sich auf tatsächlich entstandene Ausgaben beziehen • einen ausreichenden Prüfpfad (DOK) aufweisen, der es ermöglicht, dass: • die der KOM bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen auf allen Ebenen (Verwaltungen und Träger) übereinstimmen • die Verteilung und Zahlungsflüsse prüfbar sind

7. Aufgaben der Mitgliedstaaten • Ein ausreichender Prüfpfad ist im Sinne der 438/2001 nur vorhanden, wenn die Buchführungsunterlagen (auf jeder Ebene) detaillierte Angaben über die vom Endbegünstigten tatsächlich getätigten Ausgaben enthalten, u.a.: • Datum des Beleges • Datum der Buchung • das Datum der tatsächlichen Zahlung • Betrag jedes Ausgabe- und Einnahmepostens • eindeutige Bezeichnung der Belege und • die Zahlungsweise • Teilweise Anrechnung von Kosten sollen auf den entsprechenden Belegen/Rechnungen verzeichnet werden • Planungs-, Ausschreibungs-, Bewilligungs-, inhaltliche Unterlagen sind vorzuhalten Verwendungsnachweis

8. Verwendungsnachweis

9. Verwendungsnachweis die Erfassung der Belege erfolgt kumulativ getrennt nach Einnahmen und Ausgaben vor der Eingabe muss festgelegt werden, unter welcher Kosten-/Einnahmeart der Beleg abgerechnet werden soll Zuordnung zum Berichts-zeitraum

10. Verwendungsnachweis • Prüfgegenstand: • Vollständigkeit der Belege • Kennzeichnung der Belege • Übereinstimmung Belege - Buchführungssystem • Übereinstimmung Buchführungssystem - ESF-Bericht • Zuordnung der förderfähige Kosten zu Kostenart • Darstellung anteiliger Kosten (Umlage- / Gemeinkostenschlüssel, Erläuterung • Zeitbezug (außerhalb der Projektlaufzeit) • Ggf. Kostenverteilung bei Ost- und West-Projekt • Belegdatum und Zahlungsdatum • Hierzu sollen Kontrollsysteme in den Behörden entwickelt werden und zum Einsatz gebracht werden, die diese Prüfung dokumentieren.

11. Verwendungsnachweis Prüfung • Beispiele für Prüfmethoden: • Vollprüfung • Stichprobenprüfung nach Risikoanalyse (mind. 10 % der Ausgaben/Einnahmen abgedeckt werden) • begleitende Vor-Ort-Kontrollen • alle Kofi-Belege + 10% restliche Belege • U.ä.

12. Verwendungsnachweis - Prüfung • Bestandteil der Berichtspflicht zur Verwendungsnachweisprüfung zur Sicherung der Umsetzung der EU-Finanzkontrollverordnung 438/2001 ist im Land Berlin auch die Durchführung einer abschließenden Wirtschaftsprüfung geregelt • bezieht sich auf die Projektverwaltung und Ordnungs-mäßigkeit der tatsächlichen Ausgaben- und Einnahmebelege • ist durch einen vom Projektträger zu beauftragenden unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer durchzuführen • Kosten für die Wirtschaftsprüfung müssen bereits Bestandteil des letzten Zwischenberichtes sein, Rückstellungen sind nicht möglich

13. Verwendungsnachweis - Prüfung • WP ist formgebunden (auch für interne Haushalts bzw. Revisions-abteilungen unmittelbar öffentlicher Behörden wie z.B. Fachhoch-schulen oder Universitäten • es wird in drei Formulare zur Bestätigung der Wirtschaftsprüfung unterschieden • externe Wirtschaftsprüfung ohne Korrekturen • externe Wirtschaftsprüfung mit Korrekturen • Versagung durch den Wirtschaftsprüfer Die WP entbindet nicht von der Pflicht der Bewilligungsbehörden zur Prüfung!

14. Stammblattverfahren • TRS / URS

15. Stammblattverfahren “Die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten ... erfassen die erforderlichen Daten (ESF-geförderter Maßnahmen), damit die Bewertung möglichst effizient durchgeführt werden kann. Dabei werden die verschiedenen Angaben, die im Rahmen des Begleitsystemsermittelt werden können, herangezogen und erforderlichenfalls durch die Sammlung von Informationen ergänzt, die die Relevanz der Bewertung verbessern soll.” Rechtsgrundlage: VO 1260/1999, Kapitel III, speziell Art. 40, Ziffer (3) Für die Umsetzung dieser Anforderung wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (frühere BMWA) das sog. Stammblattverfahren entwickelt wurden schriftlich in den Programmplanungsdokumenten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt , fixiert und sind daher obligatorisch

16. Stammblattverfahren • Im Stammblattverfahren unterscheidet man zwei Stammblätter: Unternehmen Teilnehmer UN-Stammblatt TN-Stammblatt Teilnehmer-registratur-system TRS Unternehmens-registratur-system URS

17. Stammblattverfahren / TRS • Teilnehmerregistratursystem (TRS) • Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ • TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen • Alle geforderten Daten unterliegen sämtlich dem Datenschutz und werden entpersonalisiert zur Erfüllung der Evaluierungs- und Berichtspflichten des Landes Berlin an die dafür zuständigen Behörden (ESF-Fondsverwaltung, BMAS und KOM) weitergeleitet. • Von den Teilnehmern ist eine entsprechende Einverständniserklärung zur Erhebung der TRS-Daten mit Eintritt in das Projekt einzuholen. Diese Erklärung finden Sie z.B. auf der ausgedruckten TRS-Anmeldeliste. • besteht aus: • Stammdaten • Anmeldedaten • Abmeldedaten (Verbleibsuntersuchung) • Stundenerfassung

18. Stammblattverfahren / TRS

19. Stammblattverfahren / TRS

20. Stammblattverfahren / Verbleib • Zur Einschätzung der Wirksamkeit und zur Beurteilung des Erfolgs von ESF-geförderten Projekten und Programmen ist es u. a. erforderlich, für die wissenschaftliche Begleitforschung vier Wirkungsindikatoren zusammen-zustellen. • Mit zwei dieser Wirkungsindikatoren, den sogn. "Verbleibskoeffizienten 1 und 2" werden die unmittelbaren und längerfristigen Beschäftigungswirkungen des ESF-Maßnahmen ermittelt. • Der "Verbleibskoeffizient 1" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers unmittelbar nach Maßnahmeende. • Der "Verbleibskoeffizient 2" ermittelt den Verbleib des einzelnen Teilnehmers 6 Monate nach Maßnahmeende. • Verbleibsuntersuchung Um die Ermittlung dieser Verbleibskoeffizienten zu ermöglichen, ist es unumgänglich, dass durch die Maßnahmeträger für jeden einzelnen Teilnehmer die entsprechenden Informationen erhoben und im Teilnehmerregistratursystem festgehalten werden.

21. Stammblattverfahren / URS • Unternehmensregistratursystem • Zusätzlich zu den Teilnehmerdaten im Teilnehmerregistratursystem (TRS) müssen ab 01.01.2005 auch Unternehmensdaten im Unternehmensregistratursystem (URS) erhoben werden. • Grundsätzlich sollten mit dem URS Unternehmen erfasst werden, die finanzielle oder andere materielle Unterstützung (z.B. Beratung) erhalten.

22. Stammblattverfahren / URS • Wann ist ein URS anzulegen? • - wenn das Unternehmen einen direkten Zuwendungsbescheid erhält • wenn das Unternehmen eine indirekte materielle oder finanzielle Förderung erhält. • Dies ist z.B. dann der Fall, wenn ein Träger ESF-Gelder erhält, um dann Mitarbeiter aus einem oder mehreren Unternehmen zu qualifizieren, oder wenn eine Beratungsgesellschaft mit ESF-Mitteln für Unternehmen Beratungs- oder Coachingmaßnahmen durchführt. • Bei der Verbundausbildung sind Unternehmensstammblätter nur anzulegen, wenn ein Unternehmen direkt ESF-Fördermittel erhält, oder die zeitweise Unterweisung von betrieblichen Auszubildenden bei Trägern im Rahmen des Verbundes ESF-finanziert wird und wenn der Auszubildende auch einen Ausbildungsvertrag mit einem Betrieb hat.

23. Stammblattverfahren / URS • Wann ist kein URS erforderlich? • wenn sich die ESF-Förderung auf die überbetriebliche Lehrlingsunterweisung (ÜBS bzw. ÜLU) bezieht, die überwiegend für Auszubildende im Handwerk durchgeführt wird • Hat der Auszubildende einen Vertrag mit einem Träger, einem Ausbildungsverein oder wird er im Rahmen der Ausbildungsinitiati- ven von Bund und Ländern (in den neuen Ländern) in der schulischen Variante ausgebildet, sind z.B. für Praktikumsbetriebe keine Unternehmensstammblätter anzulegen. • Auch wenn Betriebe, die in einem Verbund mitarbeiten, nur Praktika durchführen und dafür nicht bezahlt werden, sind keine Unternehmensstammblätter anzulegen. • Für Existenzgründer werden grundsätzlich ein Teilnehmer- und kein Unternehmensstammblatt angelegt

24. Berichterstattung

25. Berichterstattung • Die Berichterstattung soll mit Verwendungsnachweis, TRS und URS drei Anforderungen erfüllen: • Kostenerstattung des Landes Berlin an die EU • Ausgabenerklärung • Qualitative Berichterstattung (Evaluation und Sachberichte) • dafür sind drei Dinge notwendig: • kontinuierlicher Nachweis der tatsächlich realisierten Einnahmen und Kosten • den damit verbundenen Anspruch auf ESF-Mittel • kontinuierliche Teilnehmer- und Unternehmensdaten

26. Berichterstattung • Der Kostenerstattungsantrag wird dreimal im Jahr vom Land Berlin an die KOM gestellt, per: • 31.03., • 30.06. und • 31.12. eines Jahres

27. Berichterstattung • Unter <Begleitsystem Projektebene> findet sich die projektbezogene • Berichterstattung

28. Zwischenbericht • als Träger

29. Zwischenbericht Berichts-zeitraum z.B. 1.1.06 - 31.03.06 Verwendungs-nachweis Zwischenbericht Einnahme belege Einnahme + Ausgabe-belege Ausgabe + Stammblatt-verfahren Lisa Müller Willi Wipfel Unternehmen X, Y, Z TRS URS

30. Zwischenbericht • als Träger

31. Berichterstattung / Bearbeitungsphasen Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Pürfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter-geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg-prüfung vollständig

32. Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte)

33. Zwischenbericht / Finanzierung(mittlere Spalte) Ausgaben Maßnahmekosten Einkommen TN 10.000 € 25.000 € Gesamtkosten 35.000 € Finanzierung Kofinanzierung sonstige Einnahmen Privatmittel ESF-Mittel 27.000 € 8.000 € 0 € 0 € Bundes-agentur f. Arbeit andere Bundes-progr. Zuschüsse des Landes sonstige Zuschüsse = Untersetzung der getätigten Ausgaben nach Finanzierungsquellen 25.000 € 0 € 2.000 € 0 € gesamt = 35.000 € gesamt = 27.000 €

34. Zwischenbericht/ Finanzierung(mittlere Spalte) mittlere Spalte = „soll“- Finan-zierung lt. Abrechnung rechte Spalte = tatsächl. Einnahmen (davon tatsächlich erhalten) Kassen-bestand bzw. offener Anspruch auf Förder-mittel linke Spalte = Soll-Finanzie-rung lt. Bewilli-gung +/-

35. Berichterstattung Kostenerstattungsantrag Berichts-zeitraum z.B. 1.1.06 - 31.03.06 Verwendungs-nachweis Zwischenbericht Einnahme belege Einnahme + Kostener-stattungs-antrag mit Ausgabenerklärung der Behörden Ausgabe-belege Ausgabe + Stammblatt-verfahren + Lisa Müller Willi Wipfel Unternehmen X, Y, Z TRS URS Finanzierung Manuelle Eingabe der Finanzierung und damit des ESF-Mittelanspruchs

36. Kostenerstattungsantrag/ Ausgabenerklärung • Ausgabenerklärung (offizieller Text für die Mitgliedsländer): • “Ich bestätige, dass die Intervention in Übereinstimmung mit den in der Entscheidung vorgesehenen Zielen vorangeht und den Bestimmungen der VO 1260/1999 entsprechen, insbesondere in Bezug auf: • die Vereinbarkeit mit den erlassenen Rechtsakten sowie den Gemeinschaftspolitiken in den Bereichen Wettbewerbsregeln, Vergabe öffentlicher Aufträge,... • die Durchführung der Verwaltungsverfahren und der Finanzkontrolle (die Bestätigung der Wirklichkeit und Übereinstimmung der in Rechnung gestellten Dienstleistungen und der tatsächlichen Ausgaben und der Verhütung, Aufdeckung und Berichtigung von Unregelmäßigkeiten... • die Aufbewahrung der Belege mindestens drei Jahre nach Zahlung des Restbetrages (d.h. 2016) • die Übereinstimmung der Ausgabenaufstellungen mit den Buchführungssystemen, die sich auf überprüfbare Belege stützen • die Berücksichtigung der wiedereingezogenen Beträge, Zinserträge und Einnahmen

37. Berichterstattung Bericht 01.01.06-31.03.06 Einnahmen Ausgaben Jahres-bericht 2006 Bericht01.04.06-30.06.06 Endbericht 01.01.2006-31.12.2007 Kumulativer Verwendungs-nachweis (Einnahmen und Ausgaben) Bericht01.07.06-31.12.06 Kumulative Teilnehmer-stammdaten Unternehmens-stammdaten Bericht 01.01.07-31.03.07 Jahres-bericht 2007 Bericht01.04.07-30.06.07 Bericht01.07.06-31.12.07

38. Führen des Verwendungsnachweises Führen des TRS (außer bei Beratungsprojekten) Erstellen und Absenden des Zwischenberichtes Veranlassung der WP am Projektende Veranlassung und Erfassen der Verbleibs-untersuchung Prüfen von: Verwendungsnachweis (Einnahmen; Ausgaben, anhand der Belege und Auszahlungen und den Träger) TRS (Vollständigkeit, Zielzugehörigkeit) URS (Vollständigkeit) Bericht (Stundenrealisierung, Plan-Ist-Kostenverhältnis, Finanzierung, Kapitel/Titel) Berichterstattung /Aufgabenverteilung Träger Bewilligungsbehörde

39. Monitoring & Controlling

40. Monitoring- und Controlling • bietet Möglichkeit zur Auswertung von: • Kosten • Finanzierung • Teilnehmerdaten mit • Antragsdaten • Berichtsdaten für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson

41. Monitoring- und Controlling • Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung • Der Listenaufbau ist vorgegeben • Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt Auswahl-kriterien

42. Monitoring- und Controlling • Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs-ergebnisse ist die Einrichtung des <Querformats> • Datei -> Seite einrichten

43. Prüfmodul

44. ESF-Fondsverwaltung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Technische Hilfe ECG (Frau Dummer und Herr Buchwalder) Prüfdienst der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen mit Wirtschaftsprüferbüro Hamann - Carstensen – Thoma Kontrollen nach Art. 10 VO 438/01 Prüfinstanzen Fachaufsicht der Senatsverwaltung/ Treuhänder Bewilligungsbehörde Kontrollen nach Art. 4 VO 438/01 Externer Wirtschaftsprüfer/ vereidigter Buchprüfer im Auftrag der Träger Prüfmodul Prüfinstanzen im Land Berlin

45. Prüfmodul • Das Prüfmodul bietet allen prüfenden Instanzen eine hilfreiche Unterstützung, da • … alle möglichen Fragen zur Gewährleistung der Kontrollanforde-rungen erfasst sind • … es ein einheitliches Auftreten während der Kontrollen ermöglicht • … die Qualität und Transparenz gefördert wird und damit die Qualitätsanforderungen der Kommission an ein Kontrollsystem abgedeckt werden • … die Standard-Fragen EDV-mäßig erfasst und damit ausgewertet werden können (438/01 und 1681/94) • … damit das mit der VO 1260/1999 verlangte Kontrollsystem etabliert wird

46. Prüfmodul Auswahl eines Projektes zur Prüfung über das Prüfmodul in Eureka werden Träger und Bewilligungs-behörde informiert Durchführung der Vor-Ort-Prüfung anhand der Vorgaben Eingabe und Erfassung der Prüfergebnisse ins Prüfmodul Bereitstellung zur Einleitung des Anhörungs-verfahrens Anhörungs-verfahren Erfassen/ Mittei-lung über Ergebnis und Abschluss des Anhörungsver-fahren

47. Sonstiges & Fragerunde

48. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

49. www.ecg.eu GmbH • Wielandstrasse 5 • 10625 Berlin • Tel. 030/318 65 00 • Fax: 030/318 65 011 • email: www.ecg@ecg.de • URL: www.ecg.de