REVIEW PME

1. REVIEW PME UNTUK PESERTA ToT Pemuda GKPS & HKI Parapat, 3-5 September 2010

2. Pembagian Session PME lengkap

3. Tujuan dalam Review PME Setelah mengikuti sessi ini peserta diharapkan mampu memahami: • Secara keseluruhan materi PME yang harus dibawakan oleh Trainers. • Bagian materi PME yang perlu diberi penekanan khusus. • Relevansi PME dalam pengembangan organisasi gerejawi.

4. Sessi Pertama KERANGKA PERENCANAAN STRATEGIK, PENYUSUNAN VISI & MISI

5. Tujuan Sessi Ini: Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami: • Empiris Organisasi • Kerangka Perencanaan Strategik • Proses Perencanaan Strategik • Apa itu Visi & Bagaimana Menyusun Visi • Apa itu Misi & Bagaimana Menyusun Misi • Analisis Stakeholders

6. EMPIRIS ORGANISASI TECHNICAL SIDE MANAGEMENT INFRA STRUCTURE STRATEGY MISSION VISION RESULTS STYLE VALUES LEADERSHIP PEOPLE SIDE

7. Proses Perencanan Strategik • Skenario Eksternal: memberikan identifikasi peluang dan ancaman dari lingkungan eksternal. • Skenario internal: memberikan gambaran tentang kekuatan dan kelemahan organisasi kita. • Skenario stakeholders: menggambarkan kekecewaan dan harapan mereka dan memberikan gambaran tentang misi dan nilai-nilai keberadaan organisasi kita. • Isu strategis: rangkaian harapan, tujuan di hari depan, hal-hal pokok dan langkah-langkah khusus yang harus dilaksanakan.

8. Apa itu visi? • Sesuatu yang ingin dicapai di masa datang • Pencapaian yang ingin digapai • Yang ingin dicapai: • Kualitas • Jumlah • Ukuran keberhasilan • Masa datang • 25 tahun yang akan datang • 10 tahun yang akan datang • 5 tahun yang akan datang

9. Visi Organisasi • Merupakan sesuatu kesadaran luas tentang: - Dimana anda sekarang berada - Kemana anda hendak pergi - Gambaran pencapaian kinerja di masa depan • Merupakan gambaran mental dari : - Apa yang sudah lampau - Apa yang sekarang (kurang baik) - Apa yang akan datang (lebih baik)

10. Visi Organisasi • Visi mempunyai daya dorong untuk : - Membantu mewujud-nyatakan - Mengatasi berbagai kesulitan - Berbuat lebih baik - Bersikap tidak takut gagal • Visi harus dirumuskan dengan jelas dan dikomunikasikan ke stakeholders serta dipakai sebagai kredo organisasi.

11. Contoh Visi Gereja • Menjadi berkat spiritual dan material bagi lingkungannya • Menjadi sarana perjumpaan manusia dengan Tuhan yang efektif • Menjadi mitra Allah dalam mewujudkan damai sejahtera di Indonesia • Jemaat GKI Kwitang sebagai mitra Allah dalam menyatakan Kerajaan Allah melalui berbagai tanda di lingkungan metropolitan Jabotabek dan cakupan pelayananannya

12. Menentukan Visi Organisasi Proses lahirnya visi : - Ketidakpuasan tentang situasi & kondisi sekarang berdasarkan FAKTA yang ada. - Untuk merubah sikon diperlukan PANDANGAN yang amat tajam tentang bagaimana KEMUNGKINAN yang selayaknya perlu diwujud-nyatakan. - Pemikiran analisis tentang persoalan itu disertai dengan PERSEPSI tentang sesuatu yang IMAJINATIF yang menjangkau jauh ke depan akan melahirkan VISI.

13. Realita Masyarakat vs Gereja Peta Pelayanan dan Penginjilan Aktivitas gereja

14. Misi: Apa itu? • Kerangka besar tentang sesuatu yang harus dilakukan untuk mencapai visi. • Alasan keberadaan organisasi • Who Am I?

15. Rumusan Misi Menggambarkan • Sifat dan konsep usaha organisasi di hari depan. • Penetapan apa yang direncanakan dicapai, bagi siapa dan rangkaian filosofi cara pelaksanaan. • Fondasi atau titik bagi semua keputusan manajemen yang harus dilakukan.

16. Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-2013 • Memperkuat spiritualitas dan religiusitas yang utuh dalam jemaat; • Meningkatkan peran serta jemaat dalam daya, dana dan karya; • Membangun kemitraan dengan lingkungan untk mencapai kesejahteraan bersama.

17. Menentukan Misi Organisasi • Siapakah kita ini dan usaha kita sebaiknya apa? • Mengapa kita ada? Apa tujuan dasar kita? • Apa yang berbeda atau unik dari organisasi kita? • Siapa yang merupakan stakeholders utama kita? • Manfaat dan jasa apa yang kita hasilkan sekarang dan di hari depan? • Siapa yang merupakan konsumen utama yang kita jadikan fokus pelayanan kita?

18. Menentukan Misi Organisasi 7. Apa yang merupakan saluran komunikasi pokok organisasi kita sekarang dan m.a.d? 8. Apa yang berbeda dalam pelayanan organisasi kita dahulu, sekarang dan masa depan? 9. Kita ingin berbeda seperti apa di masa depan? 10. Apa yang menjadi perhatian pokok oganisasi kita dan dengan cara bagaimana mengukur hasilnya? 11. Isu filosofis apa yang penting bagi hari depan organsasi kita? 12. Perhatian pokok apa yang harus kita pelihara terhadap setiap stakeholders primer? 13. Misi organisasi harus terus diperbarui setahun sekali agar relevan dengan perubahan yang ada.

19. Analisis Stakeholders • Siapa saja stakeholders kita? • Siapa stakeholders kunci? • Siapa stakeholders sekunder? • Apa harapan mereka? • Kriteria apa yang digunakan mereka untuk menilai organisasi kita? • Adakah kesepakatan antara manajamen dengan stakehoders tentang visi, misi & cara kerja? • Apa kesepakatan itu tercermin dalam komitmen, komunikasi dan kinerja? • Apakah strategi organisasi kita bisa diharapkan memuaskan stakeholders? • Apakah manajemen organisasi kita mampu memuaskan kebutuhan & harapan stakeholders kunci? • Apakah manajemen organisasi kita mampu memelihara hubungan yg memuaskan dengan para stakeholders eksternal (pemasok, LSM, pemerintah, masyarakat, dll.)? • Apakah manajemen mampu memanfaatkan teknologi stakeholders dalam negosiasi yang diperlukan? (asosiasi ahli, PGI, dll.)

20. Analisis Stakeholders Jemaat LSM Masy. Lokal Gereja Tetangga Masy. Umum Pelayan Gereja Mass media Pemasok Pemda Mitra Pem Pusat Tingkat kepentingan tiap pihak berbeda-beda

21. Analisis Stakeholders

22. Sessi Kedua LATIHAN MENYUSUN VISI & MISI • Identifikasi stakeholders organisasi • Identifikasi tuntutan masing-masing stakeholders • Identifikasi tingkat pengaruh dari masing-masing stakeholders • Susun visi dan misi organisasi

23. Sessi Ketiga SKENARIO EKSTERNAL

24. Tujuan Sessi Ini: Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami: • Tujuan Melakukan Analisis Eksternal • Kerangka Analisis Eksternal • Peluang dan Ancaman • Faktor Kunci Keberhasilan

25. Tujuan Melakukan Analisis Eksternal • Mengidentifikasi peluang-peluang baru yang muncul • Mengidentifikasi ancaman atau masalah yang dihadapi • Mengidentifikasi Faktor Kunci Keberhasilan (KSF: Key Success Factors) • Memutuskan apakah perlu perubahan

26. Kerangka Analisis Eksternal T Teknologi Apakah ada perubahan teknologi yang mendorong perubahan pola pelayanan? E Ekonomi Berdasarkan indikator ekonomi, bagaimana kecenderungan masyarakat Mememberikan dukungan pelayanan? M Markets Apakah ada perubahan “pasar”? Apakah “pasar” benar-benar membutuhkan Pelayanan organisasi kita? Perubahan politik apa yang terjadi berkaitan dengan CD? Bagaimana dengan dukungan pemerintah pusat/daerah? Bagaimana sikap Pemerintah terhadap donor? P Politics L Laws Perubahan perundangan apa yang terjadi berkaitan dengan pelayanan? Apakah mendorong atau menghambat? Adakah penga- ruhnya pada peta perkembangan organisasi sejenis? E Environment Apakah ada isu lingkungan berkaitan dengan pelayanan? Lingkungan hijau? Polusi? Bencana? Apakah ada perubahan perilaku masyarakat yang berdampak pada pelayanan? Apakah keterbukaan mendorong efisiensi organisasi? Tuntutan masyarakat? S Society

27. Peluang dan Ancaman • Peluang • Sesuatu yang ada di eksternal • Bisa dimanfaatkan untuk mencapai visi dan menjalankan misi • Contoh: • Antusiasme LSM membantu pendanaan pembangunan rehabilitasi dan rekonstruksi: peluang pendanaan • Tersedianya program pelatihan dari berbagai LSM dan Pemerintah: peluang peningkatan kualitas SDM • Ancaman: • Sesuatu yang ada di eksternal • Bisa menghambat pencapaian visi dan menjalankan misi • Contoh: • Pergeseran musim: kegagalan panen bagi jemaat petani • Politisasi agama: ancaman adanya konflik horisontal

28. Faktor Kondisi Tren Jangka menengah Jangka panjang yang berubah historis ke depan Peluang Ancaman Peluang Ancaman Identifikasi Peluang dan Ancaman Tabel ini digunakan untuk masing-masing T E M P L E S

29. Faktor Kunci Keberhasilan • Faktor apa saja yang harus dikuasai supaya pengelolaan lembaga berhasil? • Faktor utama apa supaya berhasil berhubungan dengan masyarakat yang dilayani? • Faktor utama apa yang harus diperhatikan supaya mendapat dukungan dari semua pihak? • Faktor utama apa supaya intensitas hambatan tidak terlalu besar?

30. Sessi Keempat SKENARIO INTERNAL

31. Tujuan Sessi Ini: Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami: • Audit Internal • Audit Reputasi • Audit Keuangan • Audit SDM • Audit Kultur Organisasi • Audit Manajemen • Audit Semangat Pelayan

32. Audit Internal Tujuan: • Identifikasi kekuatan dan kelemahan Kekuatan: • Kondisi KSF (Key Success Factor) yang baik sehingga “menang” dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan Kelemahan: • Kondisi KSF yang buruk sehingga “kalah” dalam berhubungan dengan pihak yang berkepentingan

33. Audit Reputasi

34. Audit Keuangan

35. Audit SDM

36. Audit Kultur Organisasi

37. Audit Manajemen

38. Audit Semangat Pelayan

39. Laporan Audit Internal

40. Sessi Kelima • LATIHAN MENYUSUN SKENARIO EKSTERNAL • Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang potensial mempengaruhi organisasi • Buat proyeksi komponen tersebut • Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi untuk menjalankan misi dan mencapai visi • Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi untuk menjalankan misi dan mencapai visi • Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus dikuasai organisasi supaya berhasil

41. LATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNAL

42. Rangkuman Peluang Ancaman KSF Kekuatan Kelemahan

43. Sessi Keenam PENYUSUNAN STRATEGI

44. Tujuan Sessi Ini: Setelah mengikuti sessi ini peserta akan mampu memahami: • Menyusun Strategi • Menetapkan Sasaran • Skenario Terburuk • Proses Usaha di dalam Organisasi • Fokus Kepada Yang Kita Layani

45. Informasi Strategis Bagaimana kita sekarang? Kemana kita akan pergi? Bagaimana cara kita pergi kesana?

46. Menyusun Strategi • Fokus Kepada Yang Kita Layani • Proses Usaha di Dalam Organisasi • Sumber Dana & Sumber Daya • Pemberdayaan & Pertumbuhan

47. Mulai Dengan Menetapkan Sasaran • SMART • Spesific: spesifik, jelas • Measureable: dapat diukur • Attainable: dapat dicapai • Relevant: sesuai dengan kondisi • Time oriented: ada rentang waktu pencapaian

48. TOWS Matrix & Strategy Peluang Ancaman Optimalkan kemampuan utk kalahkan ancaman Optimalkan kemampuan & ambil peluang Kekuatan Fokus pada segmen khusus Konsolidasi dan ciptakan terobosan Kelemahan

49. Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apa No Arah Kalau tidak ada perubahan Ya Tidak 1 Ancaman/ Bisa teratasi tanpa perubahan? kelemahan 2 Citra Mampu membangun citra positif? Mampu perbaiki persepsi? 3 SDM Keahlian manajemen masih cukup untuk 5 tahun ke depan? Arah pelayanan saat ini masih ok? 4 Keuangan Kinerja keuangan akan membaik? Aktivitas masih bisa didanai? Risiko keuangan akan membaik? Ada perbaikan keuangan? Hubungan dengan donor akan membaik?

50. Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apa No Arah Kalau tidak ada perubahan Ya Tidak 5 “Pesaing” Tidak akan ada “pesaing” yg kuat? 6 Jemaat Mampu merespons tuntutan jemaat? Hubungan akan membaik? Akan ada perbaikan mutu pelayanan? 7 Budaya Apakah budaya organisasi masih relevan? 8 Teknologi Masih mampu untuk bersaing?