Einführungskonzepte von Wissensmanagement Christian Radke Fabian Rietzler

1. Einführungskonzepte von Wissensmanagement Christian Radke Fabian Rietzler Potsdam, den 01.06.2010

2. Inhalt • Definitionen • Motivation • Ziele • Erfolgsfaktoren • Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte • Gewählte Einführungskonzepte: • North • Borzym • Beispiel Borzym • Quellen

3. Definitionen • Wissensmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für alle Managementpraktiken, die darauf abzielen, in Organisationen Wissen einzusetzen und zu entwickeln, um die Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen. „Unter einer Wissensmanagementeinführung versteht man allgemein diejenigen Aktivitäten, welche im Zuge des Übergangs einer Organisation, die bisher kein bewusstes Wissensmanagement betrieben hat, hin zu einer Organisation mit bewusstem, Zielgerichtetem Wissensmanagement vorgenommen werden.“ Quellen: vgl. Gronau, N. (2009), S. 9.

4. Motivation zur Einführung von WM • Globalisierung, weltweite Verflechtung • Ständiger Wandel: Veränderung der Marktsituation und der Rahmenbedingungen • Abnehmende Halbwertszeit des Wissens • Veränderung der Arbeitsteilung • Informationsüberflutung • Wissensbewahrung Empirische Studie: • Große ungenutzte Wissensressourcen • Wissen wird durch Wissensteilung wertvoller Quelle: vgl. Brücher, H. (2004), S. 11; vgl. Langenhan, A. (2010), S. 81ff.

5. Ziele • Folgende Ziele wurden von Linde identifiziert und in einer Umfrage durch Unternehmen bestätigt: • Prozessverbesserung • Kompetenzaufbau und Entwicklung • Schaffung einer wissensfreundlichen Unternehmenskultur • Management des notwendigen Kernwissens im Unternehmen • Innovationskraft stärken • Kommunikationsflüsse im Unternehmen verbessern • Wettbewerbsfähigkeit steigern und sichern • Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigern Quelle: vgl. Linde , F. (2005)

6. Erfolgsfaktoren Wissensziele mit Unternehmenszielen verknüpfen Förderung durch das Topmanagement Existenz eines Verantwortlichen Aktualität & Qualität der Inhalte Anreizsysteme Anpassung der Infrastruktur Mitarbeiterakzeptanz Eindeutige Vision und Sprache Hoher Stellenwert des Wissens Dauerhafte Beteiligung der Mitarbeiter Wissensorientierte Kultur Quelle: vgl. Linde, F. (2005), S. 43ff.; vgl. Bick, M. (2004), S. 85f.

7. Inhalt • Definitionen • Motivation • Ziele • Erfolgsfaktoren • Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte • Gewählte Einführungskonzepte: • North • Borzym • Beispiel Borzym • Quellen

8. Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte Einführungskonzepte sind meist in 3-6 Phasen unterteilt. Diese lassen sich dann auch grob in 3 Phasen einordnen: Analyse Konzeption Umsetzung Borzym Analyse Konzept Implementierung O‘Dell & Grayson Planen Konzipieren Umsetzung & Verbreitung Tiwana Analyse Entwurf Einführung Allweyer/Jost Vorstudie Konzeption Realisierung Wiig Wissen kartographieren Prioritäten & Beiträge definieren Kernbereiche planen

9. Inhalt • Definitionen • Motivation • Ziele • Erfolgsfaktoren • Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte • Gewählte Einführungskonzepte: • North • Borzym • Beispiel Borzym • Quellen

10. Studie: North • Befragung 1998 und 2000 von 30 Unternehmen • Befragung von Großunternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern Ergebnisse der Studie: • Aufbau von Netzwerken in den Unternehmen • Kommunikationsplattformen: Foren, Chat-Rooms • Bereitstellung von Infrastruktur: Datenbanken, Gelbe Seiten, Wissenslandkarten • Einrichtung eines zentralen Knowledge Managers im Unternehmen • internes Marketing: Kommunikation von Vorstandsstatements Quelle: vgl. North, K. (2001), S. 4ff.

11. Einführungspfade des Wissensmanagements Phase I Phase II Phase III Implementierung neuer I&K Systeme Datenbanken und Diskussionsforen werden eingerichtet Interessierte werden durch Wissens-verantwortliche zum Mitmachen motiviert 1. Pfad Wissensaufbau und –transfer wird gefördert Informelle Zusammenarbeit wird formalisiert, honoriert und unterstützt Benennung eines Koordinators für Wissenstransfer Entstehung themenbezogener Netzwerke 2. Pfad Zusammenarbeit in übergreifenden Projekten Interessen- Netzwerke entstehen Veränderungsdruck Austausch von Best Practice aufgrund ähnlicher Problemstellung Unternehmenskultur verändert sich Anreizsysteme werden verändert 3. Pfad Informelle Netzwerke entstehen I&K Infrastruktur wird ausgebaut Mitarbeiter motiviert Wissensaufbau und -transfer wird durch Geschäftsleitung greift Ziele des Wissensmanagements auf 4. Pfad Anreizsysteme und ständiges internes Marketing unterstützt Quelle: in Anlehnung an North, K. (2005), S. 308.

12. Einführungspfade des Wissensmanagements Phase I Phase II Phase III 1. Pfad Technologie- Orientierter Ansatz Implementierung neuer I&K Systeme Datenbanken und Diskussionsforen werden eingerichtet Interessierte werden durch Wissens-verantwortliche zum Mitmachen motiviert Wissensaufbau und –transfer wird gefördert • Instrumente: Wissensdatenbanken, Diskussionsforen, Gelbe Seiten • zentraler Koordinator motiviert zum Mitmachen • Formelle und Informelle Netzwerke bilden sich • Wissensaufbau und –transfer wird durch aktive Managementunterstützung gefördert Fallbeispiel I&K in der Luftfahrt Branche: • Intranet attraktiver und interaktiver gestalten, Einrichtung von Foren • PR-Abteilung: Anregung der Nutzung durch interne Kampagnen Quelle: vgl. North, K. (2005), S. 309.

13. Einführungspfade des Wissensmanagements Phase I Phase II Phase III 2. Pfad Verantwortung durch Wissens-manager Informelle Zusammenarbeit wird formalisiert, honoriert und unterstützt Benennung eines Koordinators für Wissenstransfer Entstehung themenbezogener Netzwerke • Koordinator regt Erfahrungsaustausch an und lebt Wissensaustausch vor • Themenbezogene Netzwerke werden durch Infrastruktur unterstützt • Nach dem Schneeballsystem werden mehr Mitarbeiter mit einbezogen Fallbeispiel Pharmaunternehmen: • Personen werden weltweit für Projekte rekrutiert • Erweiterung der Netzwerke wird angestrebt Quelle: vgl. North, K. (2005), S. 309f.

14. Einführungspfade des Wissensmanagements Phase I Phase II Phase III 3. Pfad Leidensdruck führt zu Ver-änderungen Veränderungsdruck Austausch von Best Practice aufgrund ähnlicher Problemstellung Zusammenarbeit in übergreifenden Projekten Interessen- Netzwerke entstehen Unternehmenskultur verändert sich Anreizsysteme werden verändert •die Implementierung von Wissensmanagement ist an Wettbewerbsdruck gekoppelt • Netzwerke entstehen, Nutzung von Datenbanken und Foren • Organisationsstrukturen und Anreizsysteme ändern sich Fallbeispiel Elektronikkonzern: • Projektziel: Vernetzung von Fachleuten, die an gleichen Themen arbeiten • Verbesserung der Kommunikation durch Videokonferenzsysteme • Aktuell: stärkere Vernetzung, Systeme ins Tagesgeschäft integrieren Quelle: vgl. North, K. (2005), S. 310.

15. Einführungspfade des Wissensmanagements Phase I Phase II Phase III 4. Pfad Top-Down- Ansatz Informelle Netzwerke entstehen I&K Infrastruktur wird ausgebaut Mitarbeiter motiviert Wissensaufbau und -transfer wird durch Anreizsysteme und ständiges internes Marketing unterstützt Geschäftsleitung greift Ziele des Wissensmanagements auf • Ziele der Geschäftsleitung sind Ausgangspunkt für Wissensmanagementaktivitäten • Zusammenarbeit wird durch Netzwerke und kooperative Projekte gefördert • Gesamterfolge des Unternehmens werden honoriert Fallbeispiel Automobilhersteller: • Gründung eines Teams zur Erarbeitung von Wissensmanagementkonzepten • Maßnahmen: Vermeidung von Wissensverlusten Quelle: vgl. North, K. (2001), S. 9; vgl. North, K. (2005), S. 311.

16. Einführungspfade: Fazit • Pfad: • • schnelle Zwischenerfolge • • fehlende Anpassung der Anreizsysteme und kein Wandel der Unternehmenskultur • Pfad: • • Erfolg zu stark abhängig vom Koordinator (Wissensmanager) • Pfad: • • Fokussierung der Maßnahmen auf das Wesentliche • • Anfangs hoher Schwierigkeitsgrad, Anpassung der Anreizsysteme erfolgt erst zuletzt • 4. Pfad: • • Planungen und ausführliche Vorbereitungen • • Planungen der Geschäftsführung stimmen nicht immer mit der Realität überein Quelle: vgl. North, K. (2001), S. 10ff.; vgl. North, K. (2005), S. 311.

17. Inhalt • Definitionen • Motivation • Ziele • Erfolgsfaktoren • Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte • Gewählte Einführungskonzepte: • North • Borzym • Beispiel Borzym • Quellen

18. Borzym 1 Borzyms phasenorientiertes Einführungskonzept beginnt mit einem Initialworkshop dem dann 3 Phasen nachfolgen: Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback Quelle: in Anlehnung an Borzym, F. (2001).

19. Borzym 2 / Initialworkshop Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback • Schwerpunkte des Workshops: • Grundlagen des Wissensmanagements • Notwendigkeit der Unterstützung des Top-Management • Einführungsstrategien • Ziele und Erwartungen an ein Wissensmanagement • Zeithorizont und notwendige Ressourcen • Messung möglicher Erfolge • Probleme und Barrieren • Einsatz von Technologien • Motivation der Mitarbeiter • Fortführung ohne externen Partner • Initialworkshop: • Vorbereitung aller Beteiligten • verhindert bzw. minimiert falsche Erwartungen, Missverständnisse und damit Frustration Quelle: vgl. Borzym, F. (2001), S. 47.

20. Borzym 2 / Analysephase Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback • Analyse-Phase: • Schwachstellenanalyse • strategische Wissensbedarfsanalyse • Bestimmung relevanter Wissensobjekte • Ziel der Analyse-Phase ist die Darstellung der bereits vorhandenen Wissensbasis und der real existierenden Probleme im Rahmen eines Wissensmanagements. Quelle: vgl. Borzym, F. (2001), S. 48f.

21. Borzym 3 / Konzeptphase Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback • Ebenen: • Mensch • Organisation • Technologie • Integration. • Grobkonzept: • Hier werden Vorschläge gesammelt die den 4 oben genannten Ebenen zugeordnet sind. • Feinkonzept auf Grundlage des Grobkonzeptes: • 1. Task: Einordnung in Mensch, Organisation, Technologie und Integration • 2. Task: allgemeine und prozessorientierte Maßnahmen festlegen • entweder Maßnahmenbündel speziell auf einige wertschöpfungsintensive GP • oder übergreifend und prozessunabhängig • 3. Task: Reihenfolge, Zeitdauer und notwendige Ressourcen (Sach- und Finanzmittel) bereitstellen Quelle: vgl. Borzym, F. (2001), S. 49ff.

22. Borzym 4 / Dimensionen des Feinkonzeptes Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback Dimensionen des Feinkonzeptes Bezug Ressourcen Prozess Quelle: Borzym, F. (2001) S. 50.

23. Borzym 5 / Implementierungsphase Initial-workshop Phase1: Analyse Phase2: Konzept Phase3: Implemen-tierung Feedback • Die Implementierungsphase setzt den globalen Projektplan aus dem Feinkonzept um: • Maßnahmenbündel aus kulturellen und prozessorientierten Maßnahmen meist zu erst • Durchführung in einem Projekt schwierig  Vorschlag: Einführung nach Domino-Prinzip • erst Einführung in einem geeigneten Bereich dann nach Erfolg weitere bis gesamtes Unternehmen einbezogen ist Quelle: vgl. Borzym, F. (2001), S. 55f.

24. Inhalt • Definitionen • Motivation • Ziele • Erfolgsfaktoren • Allgemeine Schritte der Einführungskonzepte • Gewählte Einführungskonzepte: • North • Borzym • Beispiel Borzym • Quellen

25. Fallbeispiel Telcotech 1 • Strategische Ziele von Telcotech vor WM Einführung: • Verbessern der Bekanntheit und Kompetenz von Telcotech als Lösungsanbieter • Steigerung der Kunden- und Branchenorientierung • Erhöhen der Geschwindigkeit und Qualität des Geschäftes durch Verbessern der Geschäfts- und Informationsprozesse im Hintergrund • Knowledge Networking sollte Wissen aus Köpfen der Mitarbeiter holen. • Einführung WM in 4 speziellen Kontexten: • Konzernkontext • Organisationskontext • Branchenkontext • geschäftsstrategischer Kontext (eher dynamisch) Quelle: Trillitzsch, U. (2004).

26. Fallbeispiel Telcotech 2 Quelle: Trillitzsch, U. (2004), S. 196.

27. Fallbeispiel Telcotech 3 Quelle: Trillitzsch, U. (2004) , S. 199.

28. Quellen Bick, Markus (2004): Knowledge Management Support System: Nachhaltige Einführung organisationsspezifischen Wissensmanagements, Duisburg, Essen: Univ. Diss. 2004. Borzym, F. (2001): Vorgehen bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems, in: Gronau, N. (Hrsg.): Wissensmanagement: Systeme – Anwendungen – Technologien, Aachen: Shaker 2001, S. 45-64. Brücher, Heide (2004): Leitfaden Wissensmanagement: Von der Anforderungsanalyse bis zur Einführung, Zürich: Hochschulverlag 2004. Gronau, Norbert (2009): Wissen prozessorientiert managen, München: Oldenbourg 2009. Langenhan, Andreas (2010): Wissensmanagement: Leitfaden für die Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen, Hamburg: Dimplomica Verlag 2010. Linde, Frank (2005): Barrieren und Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements, in: Linde, Frank (Hrsg.): Kölner Arbeitspapiere zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft, Band 47, Köln: Bibliothek der Fachhochschule Köln 2005. North, Klaus (2001): Wie deutsche Unternehmen Wissensmanagement einführen: Vergleichsstudie 1998 – 2000, in: REFA-Nachrichten, 54(1), 2001, S. 4–12. North, Klaus (2005): Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen, 4. Auflage, Wiesbaden: Gabler Verlag 2005.