Systemy Kancelaryjne .

1. Systemy Kancelaryjne .

2. W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich :- przyjmowanie pism,- rozdzielanie i doręczanie ich,- rejestrowanie,- znakowanie,- załatwianie spraw będących treścią pism,- aprobata spraw załatwionych,- podpisywanie,- wysyłanie pism,- przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych.Czynności te nazywane są czynnościami kancelaryjnymi .

3. Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych czynności jest jedną z najważniejszych spraw w każdej jednostce organizacyjnej. Czynności kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez dowolnych pracowników i w dowolny sposób. Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków i jak je ma wykonać.Dlatego też w dobrze zorganizowanej jednostce istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują. Zbiór tych przepisów stanowi Instrukcję Kancelaryjną .

4. Wyróżnia się trzy rodzaje systemów kancelaryjnych : 1.) Systemdziennikowy ;2.) System bezdziennikowy ;3.) System mieszany .

5. System Kancelaryjny Dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych i wysyłanych w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami kancelaryjnymi .Jednostka organizacyjna stosująca ten system musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w kancelarii, jak i w każdej innej komórce organizacyjnej .

6. System kancelaryjny dziennikowy występuje w dwóch odmianach : 1) system dwudziennikowy– każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze : w jednym rejestruje się pisma przychodzące ( dziennik pism przychodzących ), a w drugim pisma wychodzące ( dziennik pism wychodzących ) ,2) system jednodziennikowy – komórki organizacyjne mają tylko jeden dziennik podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma .

7. Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest następujący : 1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisując : datę, nadawcę, określenie sprawy, znak oraz symbol komórki organizacyjnej, do której przekazano pismo do rozpatrzenia ,2) po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kancelarii ,3) w komórce organizacyjnej pismo ponownie jest rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym tej komórki, znów jako pismo otrzymane ,4) następnie pismo przekazywane jest za pokwitowaniem w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia ,

8. 5) referent załatwia sprawę, przygotowuje odpowiedź i rejestruje ją w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej jako pismo wysłane ,6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku komórki, pismo z odpowiedzią przesyła się do kancelarii w celu wysłania go do adresata ,7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku podawczym jako pismo wysłane, zapisując : adresata, znak, określenie sprawy, datę wysłania, a następnie je wysyła .

9. System Kancelaryjny Bezdziennikowy– rezygnuje z rejestracji w dziennikach podawczych. Nie rejestruje się w nim pojedynczych pism, lecz załatwione w całości sprawy w spisie spraw nazywanym też wykazem spraw.

10. Formularz Spisu Spraw :

11. Kolejność wykonywania czynności w systemie bezdziennikowym jest następująca :1) kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie rejestrując ich, za to w polu wpływu przystawia pieczątkę wpływu i wypełnia ją ,2) następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do właściwej komórki organizacyjnej ,3) kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy ,4) referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism , 5) po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi komórki organizacyjnej ,6) kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je wysyła.

12. Aby system bezdziennikowy dobrze funkcjonował muszą być spełnione trzy warunki : pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć wysokie kwalifikacje , dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, a w nich pomiędzy poszczególne stanowiska pracy , w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być opracowany i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować .

13. System Kancelaryjny Mieszany : łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, czyli część komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy, a część dziennikowy .