Archives et récolement

1. Archives et récolement Journée AGCCPF – PACA 10 avril 2013 Archives départementales de Vaucluse

2. Définitions • Opération consistant à dénombrer un ensemble d'objets répertoriés dans un inventaire, ou à vérifier la conformité d'une opération, d'un objet à un ensemble de règlements ou de prescriptions contractuelles • par métonymie, procès-verbal de cette opération

3. Définitions (Stocktaking) - • Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds, donnant lieu à l’établissement d’un procès-verbal de récolement • Opération destinée à vérifier l’intégralité des collections d’un organisme documentaire au moment du changement de responsable

4. En pratique … • Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) • ayant pour objectif d’identifier sommairement des ensembles, classés ou non classés, en recensant les unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent, et en décrivant le contenu de chacune d’elle

5. En pratique … • Une opération physique, préalable à un traitement de fond(s) • s’opérant par exemple • pour prétraiter un ensemble plus ou moins en vrac • pour rendre accessible rapidement cet ensemble • Avant la prise en charge d’un ensemble, qu’il soit déjà plus ou moins classé ou qu’il ne le soit pas, • versement • dépôt d’archives communales

6. En pratique … • Une opération physique d’inventaire • ayant pour objectif de vérifier la présence ou l’absence de documents répertoriés • afin de pouvoir y appuyer un procès-verbal de prise en charge et décharge

7. En pratique … (ou en théorie !) • Une opération physique d’inventaire • s’opérant • au moment du changement de responsable d’une institution de conservation (archives départementales ou communales constituées) • au moment du changement de maire ou renouvellement de municipalité • « à l’occasion de circonstances exceptionnelles »

8. Récolement réglementaire(services constitués) • Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921 • Instruction du 9 janvier 1922 pour l’établissement des récolements dans les archives départementales, communales et hospitalières

9. Récolement réglementaire(services constitués) • Règlement général des archives départementales du 1er juillet 1921 • Art. 28. – Tout archiviste, lors de son entrée en fonction, est tenu de dresser un état général des collections et du mobilier. (…) • Art. 29. – Cet état est établi en forme de procès-verbal ; il est vérifié sur place et certifié exact par un membre de la Commission départementale, par un délégué de l’administration des domaines(supprimé en 1964) et par le secrétaire général de la préfecture

10. Récolement réglementaire(services constitués) • Instruction du 9 janvier 1922 • [instructions sur le contenu du récolement en AD] • Les prescriptions concernant les Archives départementales sont applicables aux Archives communales lorsqu’elles sont, en raison de leur importance, installées dans un local qui leur est spécialement affecté et lorsqu’elles sont confiées à la garde d’un fonctionnaire spécialisé. • Des récolements peuvent être prescrits … dans les archives hospitalières importantes soit à l’occasion du changement du fonctionnaire chargé de leur garde, soit lorsque les circonstances l’exigeront …

11. Récolement réglementaire(services constitués) • Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) • Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales

12. Récolement réglementaire(services constitués) • Décret du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine) • Dans l'année suivant son entrée en fonctions, l'archiviste de chaque collectivité territoriale dresse un procès-verbal de récolement topographique des fonds d'archives qui tient lieu d'inventaire de prise en charge. Ce document, contresigné par l'autorité territoriale, est transmis au préfet.

13. Récolement réglementaire(services constitués) • Circulaire du 1er septembre 1997 pour le récolement des fonds dans les services d’archives des collectivités territoriales • Remplace les instructions de 1922 • Récolement à établir dans l’année qui suit la prise de fonctions • Dans l’année qui suit un déménagement • Au bout de 10 ans, ou de changement significatif • Actualisation !

14. Récolement et procès-verbal • Procès-verbal : acte écrit, établi par une autorité, relatant ce qu’elle a fait ou décidé, entendu ou constaté dans l’exercice de ses fonctions • Archives communales : prise en charge / décharge du maire • Services d’archives : prise en charge du responsable • Mention officielle du procès-verbal signé (archiviste et autorité de la collectivité territoriale) avant envoi au préfet / SIAF

15. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Document de synthèse permettant de fixer un certain nombre d’actions à entreprendre • Historique du service • Description des locaux de conservation • Mesures de sécurité et conservation préventive • Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds

16. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Historique du service • Différents locaux de conservation depuis l’origine • Circonstances de leur installation actuelle • Principaux événements permettant d’expliquer la destruction ou la disparition de fonds ou de parties de fonds

17. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Description des locaux de conservation • Un plan masse • Un plan au sol des dépôts, • avec localisation sommaire des collections • Signalisation des fonds à évacuer en priorité • Liste de tous les locaux avec leur numéro, leur superficie, leur affectation • L’énumération de tous les dépôts et magasins avec • Métrage linéaire équipé • Type de rayonnage ou d’équipement existant • Nombre et numérotation des épis et travées, voire tablettes • Information sur le système de gestion de l’espace

18. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Mesures de sécurité et conservation préventive • Les fonds et collections dont l’évacuation est prévue de manière prioritaire en cas de sinistre • Les circuits d’évacuation aménagés dans les bâtiments • Les mesures de caractère réglementaire et les équipements des magasins pour protéger les documents contre l’intrusion, l’incendie, l’inondation, les variations climatiques, la poussière et la lumière

19. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Synthèse tirant des conclusions de la description des fonds : trois tableaux • Indication, par dépôt et par magasin, du métrage linéaire équipé, occupé et disponible • Indication, par série et sous-série du cadre de classement, du métrage conservé et de l’état de classement • Indication, par série et sous-série, des déficits constatés

20. Récolement et procès-verbal(services constitués) • Description des fonds dans l’ordre topographique • Magasins / épis / travées / tablettes • Description par séquence d’articles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi • Tableau à 6 colonnes (localisation / description) + 3 (état)

21. Un outil aux facettes multiples • Les objectifs précisés dans l’instruction • Une liste détaillée • Une liste « fourre-tout » • Une liste fictive …

22. Un outil aux facettes multiples • Outil de connaissance « métier » sur les fonds • Connaître les fonds eux-mêmes • Connaître leur état • Les repérer facilement

23. Un outil aux facettes multiples • Outil de gestion • Des espaces • Des communications • Des déficits

24. Un outil aux facettes multiples • Outil d’aide à la programmation • Prévision de construction / aménagement • Réorganisation des fonds • Traitements – classement ou conservation

25. Réalisation pratique • Opération très mobilisatrice • Opération contraignante • Protocole nécessaire

26. Réalisation pratique • Description des fonds dans l’ordre topographique • Magasins / épis / travées / tablettes • Description par séquence d’articles homogènes – ne dépassant pas la travée, ou exceptionnellement, l’épi • Indication de l’état de conditionnement, de conservation, de classement

27. Un outil de récolement • Le logiciel Arkhéïa • Des modules de gestion liés • Le module central du récolement