การเขียนวิสัยทัศน์

1. เล่าสู่กัน เรื่อง การเขียนวิสัยทัศน์ วิสัยทัศน์ (VISION)คือภาพแนวทางความสำเร็จในอนาคต ที่สมาชิกและผู้นำในองค์กรร่วมกันกำหนดจุดหมายปลายทาง ให้อยู่ในรูปที่เกี่ยวข้องกับภารกิจองค์กร ความคาดหวัง ความปรารถนา และผลงาน จึงสามารถเปรียบวิสัยทัศน์เป็นเสมือนภาพจำลองความสำเร็จของแผนยุทธศาสตร์ (Strategic plan) ดังนั้นคำประกาศวิสัยทัศน์ (Vision statement)ควรมีลักษณะดังนี้ ๑. เป็นจริง (Realistic) ๒. เชื่อถือได้ (Credible) ๓. มีความชัดเจน ง่ายต่อการทำความเข้าใจ ๔. มีความเหมาะสม มีพลังท้าทายและกระตุ้นให้สมาชิกขององค์กรมีความมุ่งมั่นที่จะบรรลุความสำเร็จตามที่ต้องการร่วมกัน ๕. ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง ใช้วิสัยทัศน์อย่างไร (How a vision is used) ๑. ใช้เพื่อตอบคำถามว่า ความสำเร็จขององค์กรควรมีลักษณะอย่างไร ๒. ใช้เพื่อกระตุ้นให้สมาชิกขององค์กรมุ่งสู่แนวทางความสำเร็จที่กำหนดไว้ร่วมกัน ผลกระทบจากวิสัยทัศน์ (The impact of vision) ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จตามแนวทางที่กำหนดไว้ในวิสัยทัศน์ ลักษณะของวิสัยทัศน์ที่ดี คือ ต้องสามารถปลุกเร้าให้สมาชิกองค์กรพยายามยกระดับของตนให้ดีกว่าที่เป็นอยู่ ในทิศทางที่คาดว่าในอนาคตองค์กรกำลังจะเผชิญกับสิ่งใด โดยบุคลากรภายในองค์กรต้องมีความพยายามในทิศทางเดียวกัน ไม่ใช่เป็นไปตามแรงโน้มน้าวจากผู้บังคับบัญชา

2. ลักษณะของวิสัยทัศน์ที่ดี คือ ต้องสามารถปลุกเร้าให้สมาชิกองค์กรพยายามยกระดับของตนให้ดีกว่าที่เป็นอยู่ ในทิศทางที่คาดว่าในอนาคตองค์กรกำลังจะเผชิญกับสิ่งใด โดยบุคลากรภายในองค์กรต้องมีความพยายามในทิศทางเดียวกัน ไม่ใช่เป็นไปตามแรงโน้มน้าวจากผู้บังคับบัญชา • การสร้างวิสัยทัศน์ขององค์กร (Creating vision) องค์กรที่มีบุคคลากรและผู้บริหารที่มีความพยายามในการหาหนทางเพื่อให้บรรลุถึงวิสัยทัศน์ที่ตั้งไว้ บุคลากรในองค์กรจะมีพลังในการแข่งขัน และทิศทางในการทำงานที่ดีกว่าและเหน็ดเหนื่อยกับการทำงานน้อยกว่าองค์กรที่ไม่มีการกำหนดวิสัยทัศน์ การสร้างหรือกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์กรเริ่มจากความเชื่อมั่นในสัญชาตญาณและความฝัน และดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ • ๑. ระดมความคิดของบุคลากร และผู้บริหารในองค์กร เพื่อกำหนดความสำเร็จขององค์กรที่ต้องการในอนาคต • ๒. แลกเปลี่ยนความคิด และเขียนถึงคุณค่าของวิสัยทัศน์ โดยความคิดเห็นที่แตกต่างกันไม่ถือเป็นปัญหา • ๓. บุคลากรขององค์กร ต้องกระตุ้นกันและกัน เพื่อกล้าทำตามความฝันหรือตามวิสัยทัศน์ • แบบฝึกหัด ที่ใช้ในการฝึกพัฒนาการสร้างวิสัยทัศน์ขององค์กร (Organizational vision) ที่มีลักษณะเป็นวิสัยทัศน์ร่วมกัน (Shared vision) ต้องดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ • ๑. ประชุมบุคลากรและผู้บริหารเพื่อสำรวจวิสัยทัศน์ • ๒. แยกกลุ่มประชุมย่อย เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมในการคิดและกำหนดวิสัยทัศน์ ในช่วงเวลา ๕ – ๑๐ ปี ข้างหน้า โดยการตั้งคำถามว่า • ๒.๑ คุณต้องการให้องค์กรแตกต่างจากปัจจุบันอย่างไร • ๒.๒ บทบาทที่คุณต้องการให้องค์กรเป็น • ๒.๓ ผลสำเร็จตามวิสัยทัศน์ มีลักษณะเป็นอย่างไร / เหมือนอะไร (ใช้ลักษณะการอุปมา) • ๓. ให้แต่ละกลุ่มย่อยแบ่งปันภาพความสำเร็จ และร่วมถกแถลงถึงความหมายและสิ่งที่สมาชิกต้องการให้เป็น และร่วมหาข้อตกลงร่วมกัน รวมไปถึงข้อคิดเห็นที่แตกต่าง เพื่อกำหนดวิสัยทัศน์ที่สมาชิกขององค์กรต้องการมุ่งไปสู่ความสำเร็จ • ข้อควรระวัง ควรให้บุคลากร ๑-๒ คน เขียนร่างคำประกาศวิสัยทัศน์ บนพื้นฐานคำอภิปรายของกลุ่ม จากนั้นนำร่างวิสัยทัศน์กลับมาถามความคิดเห็นของกลุ่ม แล้วแก้ไขจนกระทั่งบุคลากรขององค์กรรวมทั้งผู้บริหารยอมรับ

3. การพัฒนาคำประกาศวิสัยทัศน์ (Developing the vision statement) • ขั้นที่ ๑ การเลือกทีมเขียนคำประกาศวิสัยทัศน์ (Select the vision statement writing team) • วิสัยทัศน์ควรถูกกำหนดเป็นตารางเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องหรือผู้สนใจได้รับทราบ โดยสมาชิกทุกคนของทีมต้องเข้าใจในภารกิจที่ตนเองกระทำและเป็นผู้เกี่ยวข้องอยู่ในภารกิจเดียวกัน รวมทั้งมีเวลามากพอในการระดมความคิด ทีมที่จัดตั้งควรประกอบด้วย ประธาน (President)ผู้บริหารองค์กร คณะกรรมการ อาสาสมัคร ลูกค้า และผู้ให้คำแนะนำ (Advisor) • ขั้นที่ ๒ การปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ (Generator alternative vision) • ในกรณีที่มีการเปลี่ยนผู้บริหาร ก็สามารถปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ให้เหมาะกับลักษณะการทำงานของผู้บริหารใหม่ได้ แต่ต้องมีการประชุมเพื่อถกแถลงให้กำหนดเป็นวิสัยทัศน์ที่พึงพอใจกับสมาชิกทุกคน การเปลี่ยนแปลงวิสัยทัศน์ สามารถทำได้เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีการเจริญขึ้น • ขั้นที่ ๓ กำหนดหัวเรื่อง (Identify common theme) • คำประกาศวิสัยทัศน์ควรมีลักษณะเป็นแบบเดียวสำหรับองค์กร แต่การเขียนคำประกาศวิสัยทัศน์ ไม่จำเป็นต้องเหมือนกับคำประกาศวิสัยทัศน์ขององค์กรอื่น เพียงแต่คณะผู้เขียนต้องสามารถพิจารณาแก่นของวิสัยทัศน์ของแต่ละองค์กร เพื่อสามารถกำหนดเป็นวิสัยทัศน์ขององค์กรตนเองได้ • - อ่านประวัติของผู้นำวิสัยทัศน์ รู้ว่าพวกเขาต้องการอะไร รู้ถึงแรงบันดาลใจ และความคิดร่วมกันเพื่อให้เกิดวิสัยทัศน์ที่เหมาะสมกับองค์กร • - คิดถึงอดีต วันเวลา และเหตุการณ์ที่มีอิทธิพลต่อชีวิตทั้งในแง่ดีและร้าย แล้วแบ่งปันประสบการณ์ให้เพื่อนร่วมงานได้รับทราบ • - ระดมความคิดเพื่อช่วยกันกำหนดความต้องการหรือสิ่งที่ต้องการให้เกิดในองค์กรของตนเอง โดยเขียนเป็นคำประกาศวิสัยทัศน์อย่างง่ายๆ • - เขียนว่าเราสามารถทำให้เกิดความแตกต่างได้อย่างไร เขียนถึงสิ่งที่ประสบความสำเร็จแล้วและเราทำให้เกิดความแตกต่างจากเดิมอย่างไร - เริ่มต้นเขียนคำประกาศวิสัยทัศน์

4. ขั้นที่ ๔ ร่างคำประกาศวิสัยทัศน์ (Draft the vision statement) • ร่างคำประกาศวิสัยทัศน์ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและความรู้สึกที่มีต่อองค์กร พยายามทบทวนร่างคำประกาศวิสัยทัศน์ หลายๆ ครั้งก่อนนำมาใช้จริง • ควรระลึกเสมอว่าคำประกาศวิสัยทัศน์เปรียบเสมือนการระบายสีภาพในอนาคต ที่เราปรารถนาให้องค์เป็น • ขั้นที่ ๕ ทบทวนคำประกาศวิสัยทัศน์ ปรับปรุง นำไปใช้ (Circulate the vision statement for review modifyit , then adopt it) เพื่อให้เป็นวิสัยทัศน์ที่เป็นที่ยอมรับของทุกคนในองค์กร และมีข้อความเป็นไปในทิศทางที่ตั้งใจ • ขั้นตอนการสร้างวิสัยทัศน์ที่มีประสิทธิภาพและสามารถกระทำได้ • ๑. จัดตั้งคณะทำงาน (Cast your team carefully) ที่มีลักษณะ • ๑.๑ เป็นบุคคลที่เข้าใจในงานที่ทำทุกวันนี้ • ๑.๒ บุคคลภายนอกที่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงาน หรือความพึงพอใจของงาน แต่ไม่ จำเป็นต้องเข้าใจระบบหรือขั้นตอนการทำงาน • ๑.๓ ผู้เชี่ยวชาญ • ๑.๔ กลุ่มคนที่ทำงานใกล้ชิดกับลูกค้า • ๑.๕ ลูกค้าหรือผู้บังคับบัญชา (Customer / Supplier) • ๑.๖ ผู้บริหาร / ผู้จ้างตามลำดับสายการบังคับบัญชา • คณะทำงานต้องทำงานร่วมกันได้อย่างดี โดยสมาชิกในคณะทำงานต้องมีลักษณะที่ดีดังนี้ • ๑. รู้บทบาทของตนเอง • ๒. ใจกว้างและมองโลกในแง่ดี • ๓. มีความเคารพในองค์กร

5. ๒. กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน (Clearly define your project scope and objectives)เพื่อสามารถกำหนดวิสัยทัศน์ที่มีประสิทธิภาพ และสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้บรรลุถึงวิสัยทัศน์ที่กำหนดได้ • กำหนดขอบเขตวิสัยทัศน์ให้ชัดเจน โดยพิจารณาจากขบวนการทำงานในแง่มุมต่างๆ ตั้งแต่เริ่มต้น จนถึงสิ้นสุดอธิบายว่ามีส่วนใดขององค์กรหรือระบบเข้าไปเกี่ยวข้อง หรือส่วนใดไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงาน จากนั้นจดรายการในส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง เพื่อสามารถกำหนดของเขตวิสัยทัศน์ได้ • นอกจากนี้ยังต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการดำเนินการ (Operational objective)วัตถุประสงค์ของลูกค้า (Customer objective) และวัตถุประสงค์เพื่อลดระยะเวลาการทำงาน ลดข้อบกพร่อง หรือปรับปรุงคุณภาพการทำงาน อธิบายวิธีการวัดผลสำเร็จในแต่ละวัตถุประสงค์ • ๓. สร้างความรู้ (Built profound knowledge in your team)การสร้างวิสัยทัศน์ที่มี ประสิทธิภาพได้คณะทำงานต้องมีการพัฒนาความรู้ให้ลึกซึ้งในด้าน ธุรกิจ ลูกค้า ผู้เกี่ยวข้องทั้งที่เป็นคู่แข่ง และไม่ใช่คู่แข่ง (โดยทั่วไปมักขาดขั้นตอนนี้ เนื่องจากไม่มีเวลา จึงใช้ความรู้เดิมที่มีอยู่และนำมาระดมความคิด เพื่อแก้ปัญหา) วิสัยทัศน์ที่ดีต้องมาจากการรู้ และรู้ว่าตนเองไม่รู้อะไร ๔. มองไปข้างหน้า (Stand in the future) วิสัยทัศน์ที่มีประสิทธิภาพถูกสร้างจากคณะทำงานที่มองไป ในอนาคต และมองมาข้างหลัง มากกว่าการถูกสร้างจากการมองในปัจจุบันแล้วมองไปในอนาคต • ๕. Create a principle-centered visionการสร้างวิสัยทัศน์ให้มีประสิทธิภาพต้องมีหลักบังคับ ต่างๆ เช่นความเชื่อในด้านคุณค่า มาตรฐานที่ตั้งขึ้นเพื่อการทำงาน เป็นต้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการสร้างคำ ประกาศวิสัยทัศน์ ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยคือการไม่สื่อสารในเรื่องหลักบังคับกับคนในคณะทำงาน หรือการไม่ สื่อสารให้เกิดความเข้าใจกับบุคคลภายนอก

6. สรุป วิสัยทัศน์ที่มีประสิทธิภาพ และนำไปปฏิบัติได้ สามารถสร้างได้จาก • ๑. การสร้างคณะทำงานทีเหมาะสม มีพลังในการทำงาน และมีความพึงพอใจในการทำงานร่วมกัน • ๒. เข้าใจแจ่มแจ้งในวัตถุประสงค์และขอบเขต • ๓. มีการพัฒนาความรู้เกี่ยวกับ ลูกค้า ธุรกิจ ผู้เกี่ยวข้อง คู่แข่ง และผู้ที่ไม่ใช่คู่แข่ง • ๔. คณะทำงานมองอนาคตข้างหน้าและมองกลับมาข้างหลัง • ๕. ตั้งแนวทางหลัก เพื่อใช้ในการสร้างวิสัยทัศน์

7. Corporate Mission Statements : A strategic Management Issue พันธกิจ : การจัดการเชิงกลยุทธ์ พันธกิจ เป็นส่วนสำคัญของการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ การสร้างพันธกิจเป็นกิจกรรมขั้นแรกที่องค์การจะต้องปฏิบัติ จะเป็นกรอบของกลยุทธ์ทั้งหมด และนำไปสู่การจัดทำกลยุทธ์เฉพาะด้าน ( Function Strategies ) Missionวัตถุประสงค์ขององค์การ การให้คำจำกัดความของ Mission Statementsมีหลายทาง ซึ่งบางคนมี Vision ที่ขัดแย้งกับ Mission Vision Statement ผลักดันองค์การให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด Mission Statement วัตถุประสงค์ขององค์การที่ชี้ถึงสภาพปัจจุบัน , วิกฤต และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ซึ่งเน้นถึง Product และ Market Corporate Mission Statement กล่าวถึงการปฏิบัติการ , จริยธรรม , การเงินเพื่อนำไปสู่ เป้าหมาย , ความฝัน , พฤติกรรม , วัฒนธรรม และกลยุทธ์ของหน่วย หน่วยงานไม่ว่าใหญ่ หรือเล็ก ต้องกำหนดMission Statement เป็นที่มาของทิศทาง เพื่อ กำหนดว่าลูกจ้าง , ลูกค้า , เจ้าของกิจการ จะมุ่งไปในทิศทางใด ทุกคนในหน่วยควรมีความกระตือรือร้น ภายหลังการวิเคราะห์สถานการณ์ คณะกรรมการต้องดำเนินการร่าง Mission Statements การเปลี่ยนแปลง Missionเริ่มจากการสร้าง First Mission Statement Mission สั้นกะทัดรัด ชัดเจน และแสดงSpecific Criteria แผนงานในการพัฒนา Mission Statement

8. แผนในการพัฒนา Mission Statement

10. ซึ่งกำหนด วัตถุประสงค์ ( Purpose) • ทุกองค์การต้องมี Mission • ของการปฏิบัติ ( Reason for Being) • Mission Statement ต้องอธิบายอย่างชัดแจ้งถึงผลผลิตขององค์การ และสิ่งที่คาดหวังในอนาคต ถ้าใช้อยู่เกิน ๕ ปีแล้วควรนำมาทบทวน หรือปรับแต่งใหม่ โดยจะต้องไม่ยาวกว่า ๑ ประโยค และสามารถจำได้ง่าย ซึ่งจะต้องตอบคำถาม ๓ ข้อ ได้แก่ • ๑. วัตถุประสงค์ขององค์การ คือ อะไร • ๒. ภารกิจขององค์การ คือ อะไร • ๓. อะไร คือ หลักที่ชี้นำการทำงานของเรา • องค์ประกอบที่จะต้องคำนึง ได้แก่ • - ผู้รับบริการ • - ผลิตภัณฑ์ / บริการ • - คู่แข่งขัน • - เทคโนโลยี • - ความอยู่รอด , พัฒนา , ผลกำไร • - ปรัชญา • - ภาพพจน์ต่อสาธารณชน • - ลูกจ้าง / พนักงาน สรุป พัฒนาการของพันธกิจ พัฒนาการของวิสัยทัศน์ ภาวะผู้นำ การทดสอบการนำมาใช้ ทรัพยากรที่มีอยู่