D OCUMENT F ACTORY für Oscare

DOCUMENT FACTORY für Oscare Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com

DOCUMENT FACTORY für Oscare • Rollenverteilung & Funktion des Systems • Optimierung der Betriebskosten • Ausfallsicherheit & Skalierbarkeit Gliederung

DOCUMENT FACTORY für Oscare Antworten vom Redakteur Fragen der Sachbearbeiter Sachbearbeiter Redakteur Operateure (RZ) SOS GmbH • Onsite Troubleshooting • Unterstützung durch Third Level Support • Geschäftsvorfälle bearbeiten • Briefe (Dokumentaufträge) veranlassen • Brieflayout • Programmierte Textverarbeitung • Überwachen der Dokumenterstellung • Konfiguration • Second Level Support • Bereitstellen der Ressourcen • Überwachen der Ressourcen • Unterstützung durch Third Level Resource Support Rollenverteilung bei der Dokumenterstellung • Sachbearbeiter und Redakteur teilen sich die Aufgaben bei der Dokumenterstellung

DOCUMENT FACTORYMANAGER DOCUMENT FACTORY DIALOG DOCUMENT FACTORY für Oscare Sachbearbeiter Redakteur Operateure (RZ) Oscare Dialog Briefe veranlassen • Geschäftsvorfall bearbeiten • Brieflayout im RTF-Format • Mapping der Briefvariablen DOCUMENT FACTORY WEB Oscare-Web-Oberfläche Backup Komponenten der Dokumenterstellung Drucker- steuerung • Import überwachen • Manueller Abruf der Batch-Briefe • Wíederholen von Briefen • fehlende Variablen ergänzen • Briefvorschau aufrufen (Option) Daten- bank • Dokumentverfolgung • Druckerverwaltung • Benutzerverwaltung • Überwachung der Brieferstellung • Konfiguration • Überwachen der Server-Komponenten • Bereitstellen von Ressourcen • Allgemeine Einstellungen • Geschäftsnummern-Mapping

DOCUMENT FACTORY MANAGER Import-Job • Brieflayout im RTF-Format • Mapping der Briefvariablen Erzeugt Abruf für DOCUMENT FACTORY (Oscare Web-Oberfläche) DOCUMENT FACTORY DOCUMENT FACTORY für Oscare XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information RDI Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis Batch-Druckoutput mit DOCUMENT FACTORY Abruf nach Geschäftsstelle und Listenart erzeugt Dokumentauftrag für die DOCUMENT FACTORY tif pdf Archiv Drucken via Word/Druckertreiber Abteilungs- drucker Drucker im Rechenzentrum Druckcenter Batch-Druckoutput

DOCUMENT FACTORY MANAGER Import-Job • Brieflayout im RTF-Format • Mapping der Briefvariablen Erzeugt Dokumentauftrag für DOCUMENT FACTORY (Oscare Web-Oberfläche) DOCUMENT FACTORY DOCUMENT FACTORY für Oscare OTF Format = Smart Forms mit Formulardesign XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information Sachbearbeiter stoßen Dokumentaufträge an DRUCK PROGRAMM Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis Online-Druck mit DOCUMENT FACTORY tif pdf Archiv Drucken via Word/Druckertreiber Abteilungs- drucker Drucker im Rechenzentrum Druckzenter Online-Druck-Output

DOCUMENT FACTORY für Oscare Sachbearbeiter kommunizieren ausschließlich mit dem Redakteur Sachbearbeiter Operateure (RZ) Redakteur Optimierung von Betriebskosten durch effiziente Arbeitsteilung • Eindeutige Ansprechpartner bedeuten „kurze Wege“ in der Kommunikation • Redakteur kann sich um alle Aspekte der Dokumenterstellung kümmern, mit DOCUMENT FACTORY ist der Redakteur z.B. in der Lage Briefvorlagen zu erstellen, dadurch entfällt aufwändige Programmierung im RZ oder durch Dritte • Help Desk => First Level Support, Redakteur => Second Level Support, Operateure/SOS GmbH => Third Level Support

DOCUMENT FACTORY für Oscare Second Level Support Help Desk kontaktiert Redakteur bzw. Operateure Problemmeldung an Help Desk Redakteur Redakteur kontaktiert SOS GmbH Help Desk liefert Lösung Sachbearbeiter Help Desk First Level Support Optimierung von Personalkosten durch Support-Organisation Third Level Support SOS GmbH • Sachbearbeiter kontaktieren Help Desk für den First Level Support • Help Desk nimmt Rücksprache mit Redakteur im Second Level Support • Operateure greifen nur ein, wenn ein Ressourcen-Problem auftritt • SOS GmbH liefert Third Level Support und Troubleshooting

DOCUMENT FACTORYautomatische Benachrichtigung DOCUMENT FACTORY für Oscare Benachrichtigung Korrektur von Briefdaten Sachbearbeiter Redakteur Operateure (RZ) Optimierung von Betriebskosten durch Automation • Sachbearbeiter bearbeiten selbstständig die Geschäftsvorfälle • Bei fehlenden Briefdaten sendet DOCUMENT FACTORY eine Benachrichtigung • Sachbearbeiter ergänzen fehlende Briefdaten, die Dokumenterstellung kann anschließend automatisch fortgesetzt werden

DOCUMENT FACTORY für Oscare • Automatische Verarbeitung mit manueller Eingabe zusätzlicher Briefdaten • Automatische Vorverarbeitung durch Integration mit Oscare (Import der Datenströme) • Manuelle Ergänzungen von Briefvariablen durch die Sachbearbeiter • Automatische Forsetzung der Dokumentverarbeitung Optimierung vonBetriebskosten - Detail Datenstrom Import Dokumentauftrag Dokumente • Sachbearbeiter werden sofort benachrichtigt wenn Briefdaten fehlen • Sachbearbeiter kann steuernd eingreifen (analog DOCUMENT FACTORY DIALOG) • Dokumentauftrag wird erzeugt und automatisch weiterverarbeitet

Import Dokumentauftrag Dokumente Datenstrom Oscare: Batch-Briefe Automatische Verarbeitung mit manuellem Abruf Optimierung von Betriebskosten - Detail • Dokumente werden nach Geschäftsstellen und Briefart gruppiert zum Abruf bereitgestellt. • Briefdaten können zu Kontrollzwecken in der Web-Oberfläche eingesehen werden. • Dokumentaufträge werden nach Abruf erzeugt und automatisch weiterverarbeitet.

DOCUMENT FACTORY für Oscare • Reduzierte Personalkosten durch „kurze Wege“ in der Kommunikation. • Reduzierte Personalkosten durch effiziente Rollenverteilung. • Reduzierte Personalkosten, da wenige Redakteure viele Sachbearbeiter betreuen. Bei der AOK Bremen wird z.B. nur ein Mitarbeiter als Redakteur eingesetzt. • Reduzierte Personalkosten, da das System automatisierte Abläufe unterstützt. Optimierung der Betriebskosten

Drucker- steuerung Daten- bank DOCUMENT FACTORY für Oscare Primär Backup eMail Im Problemfall wird ein eMail versandt Monitoring Redakteur Operateure (RZ) Ausfallsicherheit Drucker • Per Monitoring werden im RZ die Systeme überwacht • Im Fehlerfall erfolgt ein automatischer Failover vom primären Job Scheduler zum Backup Job Scheduler • Der Backup Scheduler übernimmt die Jobs, wenn der primäre Scheduler ausfällt • Tritt ein Problem auf, dann werden automatisch eMails an die verantwortlichen Personen versendet

DOCUMENT FACTORY für Oscare • Anzahl der Server und Job Scheduler Systeme skalierbar • Anzahl der parallelen Aufbereiter- und Druckjobs skalierbar • Verteilte Verarbeitung der Jobs für beliebige Anzahl von Job Schedulern Skalierbarkeit

Versand Warteschlange DOCUMENT FACTORY für Oscare Eine beliebige Anzahl von Job Schedulern kann zur Verarbeitung der Jobs eingesetzt werden Dokumentaufträge aus Oscare 1. SchrittJob Scheduler prüft ob neue Dokumentaufträge ausgelöst wurden 2. SchrittDatenaufbereitung wird vom Job Scheduler gestartet. 3. SchrittAufträge werden in der Warteschlange eingereiht 4.SchrittVerteilung der Aufträge auf die Server (Load-balancing) 5.SchrittDie Scheduler konkurrieren um die Aufträge zur Verarbeitung 6.SchrittVerarbeitete Jobs (gedruckte Dokumente) sind versandfertig Skalierbarkeit – Verteilte Verarbeitung von Jobs Datenaufbereitung Verarbeitete Jobs

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