PROGRAM OGÓLNY „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” 2007-2013

1. PROGRAM OGÓLNY „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” 2007-2013 Warszawa 4-5.06.2009 r.

2. Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013 Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007-2013 Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013

3. System zarządzania i kontroli Instytucja Odpowiedzialna – MPiPS / MSWiA Decyzja o współfinansowaniu – Minister Pracy i Polityki Społecznej, Międzyresortowy Zespół Instytucja Audytowa – Ministerstwo Finansów Instytucja Certyfikująca – Ministerstwo Finansów Instytucja Delegowana – WWPE

4. Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 – grupa docelowa: 1. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium państw trzecich, którzy spełniają warunki wjazdu i pobytu na terytorium Polski, w szczególności posiadający perspektywę zamieszkiwania w Polsce przez okres co najmniej 12 miesięcy i legitymujący się m.in. wizą w celu repatriacji, wizą w celu przesiedlenia się jako członek najbliższej rodziny repatrianta, wizą w celu korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka. 2. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium RP legalnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach i posiadający perspektywę przedłużenia lub kontynuowania pobytu: - przebywający nieprzerwanie na tym terytorium przez okres co najmniej 12 miesięcy: na podstawie wizy m.in. w celu naukowym, szkoleniowym lub dydaktycznym, w celu prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania pracy; na podstawie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE, zgody na pobyt tolerowany - posiadający kartę pobytu, - na różnych podstawach, jeżeli suma okresów faktycznego legalnego ich pobytu w Polsce wynosi nieprzerwanie co najmniej rok; b) małżonkowie obywateli polskich – od momentu posiadania dokumentów potwierdzających ich legalny pobyt w Polsce; Działania w ramach EFI powinny być w pierwszej kolejności kierowane do cudzoziemców, którzy przebywają na terytorium RP przez okres krótszy niż 5 lat (np. nie posiadają.jeszcze zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE)

5. Uwagi: 1. Do grupy docelowej nie mogą należeć cudzoziemcy posiadający status uchodźcy bądź ochronę uzupełniającą na terytorium RP. Osoby takie stanowią grupę docelową Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców. Wyłączeni są również cudzoziemcy, którzy złożyli wniosek o nadanie statusu uchodźcy i postępowanie w tej sprawie wciąż trwa. 2. Do grupy docelowej nie mogą należeć cudzoziemcy, wobec których wydano decyzję o wydaleniu lub decyzję zawierającą zobowiązanie do opuszczenia terytorium Polski. 3. Karta Polaka jako dokument sam w sobie nie może poświadczać przynależności do grupy docelowej. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka - Karta Polaka nie jest dokumentem uprawniającym do przekraczania granicy ani do osiedlenia się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

6. Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, grupa docelowa: a) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, którego status jest określony w konwencji genewskiej, a który uzyskał zezwolenie na pobyt jako uchodźca w jednym z państw członkowskich; b) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z jednej z form ochrony uzupełniającej w rozumieniu dyrektywy 2004/83/WE; c) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który złożył wniosek o objęcie jedną z form ochrony określonych w lit. a) i b); d) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z ochrony tymczasowej w rozumieniu dyrektywy 2001/55/WE; e) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który jest przesiedlany lub został przesiedlony do państwa członkowskiego.

7. Europejski Fundusz na rzecz Powrotów Imigrantów grupa docelowa: a) wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie otrzymali jeszcze ostatecznej decyzji odmownej w sprawie ich wniosku o przyznanie ochrony międzynarodowej w państwie członkowskim i którzy mogą zdecydować się na dobrowolny powrót, pod warunkiem że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego;b) wszyscy obywatele państw trzecich objętych jedną z form międzynarodowej ochrony w rozumieniu dyrektywy 2004/83/WE lub tymczasowej ochrony w rozumieniu dyrektywy 2001/55/WE w danym państwie członkowskim, którzy decydują się na dobrowolny powrót, pod warunkiem że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego;c) wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać i którzy, zgodnie z obowiązkiem opuszczenia terytorium tego państwa członkowskiego, korzystają z możliwości dobrowolnego powrotu do kraju pochodzenia;d) wszyscy inni obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać.

8. Weryfikacja grupy docelowej: Wymagane jest zbieranie informacji nt. beneficjentów ostatecznych zawierających co najmniej: imię, nazwisko, status oraz nazwę, numer i serię dokumentu potwierdzającego status cudzoziemca oraz jego podpis. Wystarczające jest jednokrotne zarejestrowanie tych informacji w odniesieniu do danej osoby (nie ma potrzeby każdorazowego potwierdzania podpisem dostarczenia usługi beneficjentowi ostatecznemu, np. konsultacji prawnej); Wraz z powyższymi informacjami należy odebrać od beneficjentów projektu tj. członków grupy docelowej oraz osób niebędących członkami grupy docelowej (np. biorących udział w szkoleniu dla pracowników beneficjenta/partnera) deklaracje niekorzystania z pomocy świadczonej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, która pokrywałaby się, całkowicie lub częściowo, z pomocą przewidzianą w ww. projekcie;

9. W przypadku przekazywania pomocy materialnej lub finansowej lub zwrotów wydatków poniesionych przez beneficjentów ostatecznych należy każdorazowo otrzymać od beneficjenta ostatecznego pisemne potwierdzenie otrzymania pomocy. • Zbieranie powyższych danych wiąże się z gromadzeniem danych osobowych. Obowiązkiem beneficjenta jest prawidłowe poinformowanie cudzoziemca – członka grupy docelowej o przetwarzaniu pobranych od niego danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat obowiązków wraz ze wzorami odpowiednich oświadczeń znajdują się na stronie www.wwpe.gov.pl (w zakładkach odpowiednich funduszy/Realizacja projektów). • W przypadku prowadzenia szkoleń, warsztatów itp. konieczne jest prowadzenie list obecności, na których uczestnicy potwierdzają swój udział.

10. RAPORTY MERYTORYCZNE RAPORTY KWARTALNE powinny: być przesyłane w jednym egzemplarzu; zostać przesłane do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej); zawierać informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; być podpisane na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres; zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie;

11. RAPORT KOŃCOWY powinien: być przesyłany w jednym egzemplarzu; zostać przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie (które nie zostały wcześniej załączone do raportu kwartalnego);

12. UWAGA: w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z WWPE umowę finansową, jest zobowiązany do dostarczenia raportu wstępnego przedstawiającego stan realizacji projektu. Beneficjent powinien dostarczyć raport wstępny w terminie do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy

13. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW: Jednym z wymogów określonych przez Komisję Europejską jest sposób przechowywania dokumentacji projektowej. Dokumenty związane z projektem muszą być: - udostępnione dla celów inspekcji/kontroli/audytu prowadzonych przez WWPE, MSWiA, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne upoważnione jednostki; - przechowywane przez okres 5 lat od daty zamknięcia programu (WWPE poinformuje pisemnie każdego z beneficjentów o dacie zamknięcia programu); - przechowywane w jednym miejscu oraz w wydzielonych segregatorach; - przechowywane w formie oryginałów lub w sytuacji, gdy oryginał uległ zniszczeniu kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem; - czytelne mimo upływu czasu (szczególnie dotyczy to faktur) – w tym celu można np. wykonać dodatkowe kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.

14. OZNACZENIE PROJEKTU: wszystkie publikacje w formie ulotek, broszur jak również publikacje prasowe muszą zawierać informację o współfinansowaniu projektu ze środków odpowiedniego funduszu; informacja o współfinansowaniu powinna być podawana także w jakichkolwiek środkach masowego przekazu oraz podczas konferencji czy seminariów; sprzęt zakupiony w ramach projektu powinien zostać opatrzony naklejkami z informacją o dofinansowaniu ze środków funduszu oraz w odpowiednich przypadkach również z budżetu państwa; Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w widocznym miejscu realizacji projektu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki: a) całkowity wkład Wspólnoty w ramach projektu przekracza 100 000 EUR; oraz b) projekt obejmuje zakup obiektu fizycznego bądź finansowanie infrastruktury lub projektów budowlanych. beneficjent sam ponosi odpowiedzialność za sposób wykorzystania udostępnionych przez siebie informacji; beneficjent jest zobowiązany upoważnić WWPE, MSWiA oraz Komisję Europejską do publikowania informacji zawierających jego nazwę, adres, przedmiot i cel dofinansowania, a także przyznaną kwotę dofinansowania i jej procentowy udział w projekcie.

15. Modyfikacje umowy finansowej (1) możliwość przesunięć pomiędzy pozycjami kwalifikowanych kosztów możliwych do pokrycia z Funduszu, bez uzyskiwania uprzedniej zgody WWPE, pod warunkiem, że takie przesunięcia nie wpłyną na realizację celów przedsięwzięcia i nie przekraczają 10% kwoty każdej grupy kwalifikowanych kosztów; możliwość modyfikacji projektu, gdy zmiany nie dotyczą zasadniczego celu projektu; w pozostałych przypadkach należy uzyskać WCZEŚNIEJSZĄ zgodę WWPE; cel sporządzenia aneksu musi być ściśle powiązany z naturą przedsięwzięcia objętego oryginalną umową finansową; zmiany w istotny sposób modyfikujące cele i/lub zakres projektu podlegają zatwierdzeniu przez Instytucję Odpowiedzialną

16. Modyfikacja umowy finansowej (2) dokonywane są tylko w okresie wykonywania tej umowy i nie mogą działać wstecz; jakiekolwiek modyfikacje wydłużające okres wykonywania umowy muszą być takiego rodzaju, aby końcowe płatności mogły być zakończone przed wygaśnięciem terminu płatności dla danego okresu finansowania czyli programu rocznego; wnioski o zmodyfikowanie umowy finansowej muszą być złożone (przez jedną stronę umowy drugiej stronie) przewidując co najmniej 30 dni na podpisanie umowy uzupełniającej przed zakończeniem okresu realizacji aktualnej umowy;

17. Płatności (z wyj. państw. jedn. budżetowych) Harmonogram przekazywania płatności I zaliczka Beneficjent może wystąpić o zaliczkę w wysokości do 50% dofinansowania po podpisaniu umowy finansowej. WWPE przekazuje środki na konta beneficjentów niezwłocznie po ich otrzymaniu od Ministerstwa Finansów. Zabezpieczenie – weksel in blanco (oprócz jsfp).

18. II zaliczka Beneficjent wykazuje wykorzystanie 70% I zaliczki i występuje z wnioskiem o kolejne 25% dofinansowania w ramach II zaliczki. Beneficjent powinien wystąpić z wnioskiem nie później niż miesiąc od uzyskania wymaganego poziomu wydatków.

19. Płatność salda końcowego Po rozliczeniu projektu Dokumenty należy złożyć najpóźniej 2 miesiące od zakończenia projektu

20. Płatności Formalności związane z płatnościami I zaliczka: wniosek o płatność II zaliczka: wniosek o płatność+ zestawienie wydatków+ dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Płatność salda końcowego: wniosek o płatność + raport końcowy+ formularz wskaźników + zestawienie wydatków + dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków + oświadczenia (wg formularzy) Formularze powyższych oświadczeń i wniosku dostępne są na: www.wwpe.gov.pl

21. Płatności (państwowe jednostki budżetowe) Wniosek do MF o zabezpieczenia środków w budżecie państwa (w formie rezerwy); Kwartalne raporty finansowe i merytoryczne z realizacji projektu – do raportu finansowego należy dołączyć całą dokumentację rozliczeniową za dany kwartał;

22. Umowa finansowa stanowi podstawę realizacji projektu! w zakresie: rzeczowym (cele, sposób realizacji, harmonogram) finansowym (wydatki łączne, a także poszczególne stawki miesięczne, przychody projektu itp.)

23. Ewidencja księgowa projektu • Ogólne zasady prowadzenia prawidłowej ewidencji księgowej w ramach projektu: • - ewidencja powinna być wydzielona z operacyjnej działalności jednostki; • - powinno być wydzielone jedno konto syntetyczne umożliwiające ujęcie wszystkich wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (grupa kont 5); • - konta konieczne do uwzględnienia operacji w ramach projektu: •  rachunek bankowy (np. 136); •  rozrachunki z WWPE (np. 202); •  konta kosztowe według rodzaju (grupa kont 4); •  konto rozliczeniowe (np. 501); •  konto pozostałych przychodów operacyjnych; • - powinna być prowadzona analityka odpowiadająca kategoriom uwzględnionym w budżecie projektu;

24. Ogólne warunki kwalifikacji kosztów są zgodne z zakresem oraz celami odpowiedniego funduszu, są zgodne z działaniami wskazanymi w odpowiedniej decyzji ustanawiającej, ich poniesienie było niezbędne do realizacji działań wskazanych w programach rocznych oraz programie wieloletnim, ich poniesienie było uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania tj. efektywności kosztowej oraz zasady „wartości pieniądza”, czyli stosowania najlepszego możliwego stosunku wartości do ceny, są bezpośrednio związane z celami przedstawionymi w umowie finansowej, zostały poniesione na rzecz grup docelowych odpowiedniego funduszu wskazanych w decyzji ustanawiającej, zostały poniesione oraz zaewidencjonowane zgodnie z polskimi oraz międzynarodowymi zasadami rachunkowości,

25. Ogólne warunki kwalifikacji kosztów (2) zostały rzeczywiście poniesione przez beneficjenta lub partnerów, przy czym zasady kwalifikowalności stosowane przez beneficjenta odnoszą się do partnerów w takim samym zakresie, są zarejestrowane w księgach rachunkowych, dokumentach podatkowych beneficjenta oraz istnieje możliwość ich identyfikacji i kontroli, zostały zaplanowane w szacunkowym budżecie projektu, mieszczą się w kategoriach wydatków wskazanych w załączniku 11 do decyzji ustanawiającej zasady wykonania odpowiedniego funduszu.

26. Kryteria kwalifikowalności kosztów / Rozliczenie projektu • - muszą powstać w okresie realizacji przedsięwzięcia; • - być odnotowane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie z właściwymi zasadami rachunkowości, oraz • - zgłoszone do opodatkowania zgodnie z wymogami właściwych przepisów podatkowych i ubezpieczenia społecznego; • - muszą być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania;

27. Rodzaje kosztów w projekcie: Koszty bezpośrednie – wydatki, które są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu; muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu; Koszty pośrednie – wydatki, których nie można zidentyfikować jako szczególnych kosztów związanych bezpośrednio z projektem; Koszty pokryte przez dochód przeznaczony na określony cel (dotyczy wyłącznie instytucji publicznych).

28. Koszty osobowe Koszty bezpośrednie personelu są kwalifikowane wyłącznie w przypadku osób, które odgrywają kluczową i bezpośrednią rolę w projekcie, na przykład kierownicy/koordynatorzy projektu oraz inne osoby zaangażowane operacyjnie m.in. w czynności związane z planowaniem, realizacją (lub monitoringiem) działań operacyjnych, dostarczaniem usług dla odbiorców końcowych w ramach projektu itd. Koszty innych członków personelu w organizacji beneficjenta końcowego, odgrywających jedynie rolę wspierającą (jak dyrektor zarządzający, księgowy, specjalista ds. zamówień, kadrowy, informatyk, asystent administracyjny, recepcjonista itd.) nie są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie, natomiast stanowią koszty pośrednie.

29. Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk, liczby osób i nazwisk. Jeżeli nazwiska tych osób nie są jeszcze znane lub nie mogą zostać ujawnione, należy wskazać umiejętności zawodowe i techniczne osób pełniących pewne funkcje/realizujących odpowiednie zadania w ramach projektu. Koszty personelu przydzielonego do projektu, tzn. wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne oraz inne koszty ustawowe, są kwalifikowane, jeśli nie przekraczają średnich stawek przewidzianych w wewnętrznych procedurach wynagrodzania beneficjenta końcowego. W stosownych przypadkach, wartość ta może uwzględniać wszystkie zwyczajowe składki płacone przez pracodawcę, lecz z wyłączeniem premii, planów motywacyjnych i udziału w zyskach. Podatki i inne obciążenia (w szczególności bezpośrednie podatki i składki na ubezpieczenie społeczne od wysokości wynagrodzenia) powstałe w związku z projektami współfinansowanymi przez Fundusz stanowią wydatki kwalifikowane wyłącznie, jeśli są w rzeczywistości poniesione przez końcowego beneficjenta/partnera projektu.

30. Formy zatrudnienia: Umowa o pracę. Umowa cywilno-prawna. Działalność gospodarcza. Ad1. Wydatki kwalifikowane: wynagrodzenie zasadnicze; dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”; wynagrodzenie za urlop (proporcjonalnie); składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

31. Wydatki kwalifikowane (cd) podatek dochodowy od osób fizycznych; Potrącenia z wynagrodzenia pracownika np.. PZU, spłata pożyczki itp. Uwaga: nagrody okolicznościowenie są kwalifikowane w projekcie.

32. Koszty personelu w instytucjach publicznych są wydatkami kwalifikowanymi, gdy: a) umowa została podpisana przez beneficjenta końcowego z daną osobą wyłącznie w celu realizacji projektu; b) dana osoba jest zatrudniona na stałe przez beneficjenta końcowego i: - wykonuje zadania konkretnie związane z realizacją projektu na zasadzie wynagrodzenia za nadgodziny, lub - została oddelegowana na podstawie odpowiednio udokumentowanej decyzji organizacji do zadań związanych konkretnie z realizacją projektu, niezaliczających się do zwykłego zakresu jej zadań oraz została zastąpiona w swoim zwykłym zakresie zadań przez inną osobę przyjętą do pracy przez organizację.

33. Koszty osobowe – wymagane dokumenty karty czasu pracy (jedynie w sytuacji, gdy pracownik jest zaangażowany częściowo w projekt), dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowy o pracę/zlecenia/o dzieło/działalność gospodarcza, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania w danej organizacji, listy płac (umowa o pracę) oraz rachunki (umowa cywilnoprawna)/faktura, deklaracja DRA, potwierdzenia zapłaty: wynagrodzenia netto, składek ZUS, PIT, potrącenia z wynagrodzenia brutto np. PZU, CU itp. kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie (w przypadku osób zatrudnionych częściowo na rzecz projektu).

34. Koszty osobowe – warunki →Niedozwolone jest przekraczanie ceny jednostkowej wynagrodzenia o więcej niż 10% bez uzgodnienia z WWPE; →Należy powiązać funkcje pełnione w projekcie z nazwiskami osób; →Koszty muszą zostać zaplanowane w szacunkowym budżecie projektu; →Należy pamiętać o o obowiązku stosowania procedur przetargowych dla umów cywilno-prawnych; →Koszty są kwalifikowane jedynie, gdy zostaną rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez beneficjenta/partnera;

35. Wydatki niekwalifikowane • wynagrodzenie dodatkowe za wyniki osiągnięte przez pracownika (np. premie uznaniowe) oraz niewskazane w regulaminie pracodawcy, • wynagrodzenie za okres choroby, • wynagrodzenie za urlop macierzyński, • odprawa emerytalna oraz z tytułu zwolnienia z pracy • inne zwolnienia oraz odprawy, • dodatki niepieniężne tj. samochód służbowy, mieszkanie, telefon komórkowy itp.

36. Jak rozliczyć wynagrodzenie osób, dla których praca w projekcie stanowi tylko część wykonywanych zadań? Dokument podstawowy: podpisane (przez pracownika i kierownika projektu) Karty czasu pracy1) wynagrodzenie / liczba roboczogodzin w miesiącux liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu2) ZUS / liczba roboczogodzinw miesiącux liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu3) podatek dochodowy / liczba roboczogodzinw miesiącu x liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu

37. Koszty podróży i utrzymania Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie jedynie w przypadku: personelu beneficjenta końcowego, bezpośrednio zaangażowanego w projekt ; w wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych sytuacjach – personelu beneficjenta końcowego pełniącego funkcje pomocnicze (wynagradzanych w ramach kosztów pośrednich); innych osób spoza organizacji beneficjenta końcowego, które uczestniczą w działaniach w ramach projektu (w tym przypadku należy prowadzić listy obecności jako dokumenty potwierdzające); innych osób spoza organizacji beneficjenta lub partnera wykonujących działania związane z projektem (osoby wdrażające projekt lub biorące w nim bezpośredni udział) w sytuacji, gdy Instytucja Odpowiedzialna działa jako Organ Wykonawczy.

38. Koszty podróży są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego; bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe, przy czym bilet może zostać uznany za kwalifikowany przy podróży dłuższej niż 800 kilometrów oraz w szczególnej sytuacji gdy podróż innymi środkami transportu jest niemożliwa ze względu na położenie geograficzne, należy również pamiętać o konieczności zatrzymania i przekazania wraz z rozliczeniem końcowym karty pokładowej, w przypadku użycia samochodu prywatnego w projekcie, możliwe jest wyliczenie kwoty kwalifikowanej na podstawie: - kosztów podróży środkami transportu publicznego na danej trasie, - zastosowanie kalkulacji na podstawie „tzw. kilometrówki”, wskazanej w rozporządzeniu Ministra Transportu (dla 2008r. kalendarzowego rozporządzenie z 23.10.2007r. – Dz.U. Nr 201, poz. 1462), - zastosowanie kalkulacji na podstawie ryczałtu używanego przez beneficjenta (zmiana stawki ryczałtu powinna zostać w takim przypadku ustalona w rozporządzeniu dyrektora/prezesa organizacji),

39. ● bilety kolejowe w I lub II klasie, ● bilety autobusowe oraz promowe, Należy pamiętać, że wymaga się korzystanie z najtańszych możliwych środków transportu Jeśli korzysta się z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej; Koszty utrzymania są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych kosztów lub dziennego ryczałtu. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.

40. Koszty podróży i koszty utrzymania – kwalifikowane koszty (2) koszty zakwaterowania w hotelu (nie ustalono limitu kosztów zakwaterowania, zaleca się jednak przyjęcie ceny hotelu w wysokości max. 300 PLN za dobę. Nie należy przy tym traktować tej kwoty jako ostatecznego limitu. Przekroczenia będą jednak poddane weryfikacji ze względu na racjonalność wydatku i porównanie z ceną rynkową), pozostałe koszty związane z wyjazdem tj. podróż środkami komunikacji publicznej, telefon lokalny, koszt użytkowania dróg (winiety, paragon za parking itp.), wynajem środka transportu jest kwalifikowany w uzasadnionych dla realizacji projektu przypadkach, realnych kosztów diet krajowych, zagranicznych oraz ryczałtów według obowiązujących przepisów krajowych wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

41. Koszty podróży i koszty utrzymania – dokumenty: wypełniona delegacja wyjazdu służbowego, wraz ze wszystkimi niezbędnymi podpisami oraz zatwierdzeniem do wypłaty. W przypadku wypłaty w formie gotówkowej potwierdzenie wypłaty zawierającej podpis kasjera oraz osoby delegowanej do odbycia podróży służbowej, data wypłaty oraz wypłacana kwota, zaliczka/zaliczki lub zwrot niewykorzystanej części lub dopłata kwoty należnej pracownikowi, należy przy tym pamiętać, że do dokumentowania wyjazdów krajowych używa się innych druków delegacji niż w przypadku delegacji zagranicznych, faktury/rachunki za hotel, przejazd itp. dokumenty uwierzytelniające uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym oraz zagranicznym ( np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu ). bilety za środki transportu lądowego oraz powietrznego (należy zwrócić szczególną uwagę na karty pokładowe w przypadku podróży lotniczych). UWAGA: należy pamiętać o odpowiednim opisie druku delegacji służbowej.

42. Sprzęt i urządzenia Koszty związane z nabyciem sprzętu (na podstawie amortyzacji zakupionych aktywów, leasingu lub dzierżawy) są kwalifikowane tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów; Koszty codziennych urządzeń administracyjnych (jak drukarki, komputera przenośnego, faksu, kopiarki, telefonu, okablowania itd.) nie są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie, ale stanowią koszty pośrednie; Wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą a nabyciem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Natomiast, jeśli leasing lub dzierżawa nie są możliwe ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości, akceptowalny jest zakup, a koszty amortyzacji, jak określono poniżej, mogą być kwalifikowane zgodnie z krajowymi zasadami amortyzacji;

43. Dzierżawa i leasing Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowane do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu;

44. Zakup Jeżeli sprzęt jest nabywany przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania projektu, kwalifikowana jest jedynie ta część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu; Koszty sprzętu nabytego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowane w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowane, jeżeli sprzęt został nabyty z dotacji Wspólnoty; Koszty nabycia sprzętu muszą odpowiadać zwykłym kosztom rynkowym, a wartość sprzętu jest redukowana zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi dotyczącymi beneficjenta końcowego; W przypadku poszczególnych elementów, których koszt jest niższy niż 1 000 EUR kwalifikowany jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem, że sprzęt jest zakupiony w trakcie pierwszych trzech miesięcy projektu. Jeżeli koszt zakupu jest również nie wyższy niż 3500 PLN nie stosuje się ww. kryterium czasowego.

45. Nieruchomości - budowa (EFU) Nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy Nieruchomość powinna być wykorzystywana wyłącznie do celów określonych w projekcie (przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia projektu) Rozliczana jest wyłącznie amortyzacja za czas realizacji projektu.

46. Najem Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowany do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych: a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty; b) nieruchomość jest wykorzystywana jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowana jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.

47. Dokumentowanie zakupu sprzętu, urządzeń i nieruchomości: dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem, potwierdzenie odbioru, potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy.

48. Towary konsumpcyjne i zaopatrzenie (1) → koszt zakupu towarów konsumpcyjnych oraz zaopatrzenia są kwalifikowane w projekcie, jeżeli są identyfikowalne, poniesione bezpośrednio oraz niezbędne do realizacji projektu. → towar konsumpcyjny jest towarem jednokrotnego użytku przyporządkowanym do konkretnego beneficjenta ostatecznego np. jedzenie, ubrania, paliwo itp. → zaopatrzenie jest to towar, który zużywa się szybciej niż sprzęt i urządzenia np. oprogramowanie, drobny sprzęt IT.

49. Towary konsumpcyjne i zaopatrzenie (2) Dokumenty: -dokument potwierdzający zakup tj. fakturę lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z EFI/EFU/EFPI), - potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o zleceniobiorcy. UWAGA!Wszelkiego rodzaju artykułu dostarczane w ramach działań związanych z ostatecznymi beneficjentami projektu będą kwalifikowane w kategorii D, natomiast, jeżeli ten sam artykuł zostanie zakupiony do obsługi administracyjnej projektu przez pracowników beneficjenta, zostanie zakwalifikowany do kategorii kosztów pośrednich.

50. Konferencje i seminaria Zawierakoszty związane z organizacją konferencji/seminariów: wynajem Sali, serwis kawowy, powielanie dokumentów, nagłośnienie, wynajem sprzętu, wynagrodzenie wykładowcy, inne koszty bezpośrednio związane z organizacją. Uwaga: koszty te powinny mieć bezpośredni związek z założeniami projektu.