1 / 39

Koosolekukoolitus

Koosolekukoolitus. MTÜ Eesti Väitlusselts Käsper Kivisoo Tallinna Ülikoolis 15. märts 2008. Koosolek võib õnnestuda ka teadliku ettevalmistuseta … … aga ei pruugi  IGAST KOOSOLEKUST VÕIB TULLA HALB KOOSOLEK!. I osa – teooria. Koosolekute tüübid Koosoleku osad Seaduspärasused

rafal
Download Presentation

Koosolekukoolitus

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Koosolekukoolitus MTÜ Eesti Väitlusselts Käsper Kivisoo Tallinna Ülikoolis 15. märts 2008

  2. Koosolek võib õnnestuda ka teadliku ettevalmistuseta … • … aga ei pruugi  • IGAST KOOSOLEKUST VÕIB TULLA HALB KOOSOLEK!

  3. I osa – teooria • Koosolekute tüübid • Koosoleku osad • Seaduspärasused • Hea koosolek

  4. Koosolekute tüübid • Informeeriv • Planeeriv • Arutlev, ajurünnak • Otsustav • Kriisikoosolek • Reeglina ühel koosolekul mitut tüüpi küsimusi, “puhast” tüüpi koosolekuid harva

  5. Koosolekute tüübid (2) • Osalejate staatused – võrdne ebavõrdne • Osalejate arv – suured, keskmised, väikesed koosolekud • Formaalsuse skaala • Regulaarsus • Koosoleku pikkus

  6. Kas defineerida? • Eesmärgistatud koosviibimine piiratud aja jooksul • Arutelu parema lahenduse leidmiseks • Universaalne kirjeldus puudub

  7. Mis peab olema? • Osalejad • Eesmärk igal juhul • Tulemus olemas • Algus ja lõpp • Päevakord? Ajakava? Protokoll? • Koht? Juht? Ettevalmistus?

  8. Mis võib olla? • Ettekanne • Meelelahutus • Eelmise protokolli ettelugemine • AOB e. kohalalgatatud küsimused • …

  9. Suure hulga muutujate tõttu ei saa tulemuslikku käitumist kopeerida.Õnnestumise taganud tegevus ei pruugi sobida mõnda teise olukorda.

  10. Seaduspära: • Mida suurem on koosoleku formaalsus, seda rohkem on ettemääratud asju … • … ja seda põhjalikum ettevalmistus! • Mida rohkem osalejaid, seda suurem vajadus reeglite loomiseks ja täitmiseks! • Mida tähtsam otsus, seda suurem kirjaliku säilitamise ja viitamise vajadus

  11. II osa - ettevalmistus • Aeg – pikkus, liigendatus • Ruum • Inimesed - motiveerimine • Tehnika, abivahendid

  12. Ettevalmistus (2) • Päevakord • Punktide ülevaated • Pikemad taustad • Ettekanded • Mitu minutit säästab üks ettevalmistusse investeeritud minut?

  13. Ettevalmistus (3) • EESMÄRK • Sõnasta • Edasta • Kontrolli – turu-uuring, kas kõik said aru • OHT: varjatud eesmärgid

  14. Ettevalmistus (4) • Mõtle läbi, ennusta • Väldi ümber mõtlemist strateegia osas – kas piljard või keegel • Planeerimine annab eelise… • …mitte ainult planeerijale ! • Konstruktiivne planeerimine • Karide otsimine kaardilt

  15. Ettevalmistus (5) • Päevakorrapunktide loogika – rasked asjad keskel • Lootus, et kõik on kohal • Tähelepanu kõige suurem • Arutelu pärast põhipunkte • Hoog on sees • Võimalus tühjaks rääkida

  16. III osa - toimumine Juhtimine ja osalemine võrdse kaaluga tegevused • Alustamine • Punktide arutelu • Otsuste tegemine • Lõpetamine

  17. Koosoleku alustamine • Osalejate tähelepanu • Aktiivse suhtumise loomine • Ülevaade koosolekust • Meeleolu loomine

  18. Ülevaade • Koosoleku dünaamika • Ajaline raam • Kas anda eelhinnang? • Kas kontroll on alati vajalik?

  19. Juhtimine • Juhitavad ja juhitamatud koosolekud • Korduvate arutelude vältimine • Punktide eristamine • Tulemuse fikseerimine iga punkti järel • Jälgiargumentide kordumist

  20. Juhtimine (2) • Juhtimine üksi ja kahekesi • Kas juht peab juhtima? • Tõenäoliselt on vähem parem • Kriitiline on aeg ja emotsioonid • Ootamatud lahendused

  21. Keelud juhile • Mobiiltelefon • Katkestused • Mõjuvõimu kasutamine • Informatsiooni varjamine

  22. Keelud juhile (2) • Dokumendi sõnastuse üle vaidlemine • Tekstide/projektide koostamine • Koosoleku korra muutmine • Pidevad muudatused – aeg, koht, sisu • Personaalsete rünnakute lubamine

  23. Abiks juhtijale • Sõnasta ümber • Küsi üle • Selgita korduvalt • Alternatiivide selgitamine – kui korda ei ole, venib koosolek pikemaks

  24. Kriitika • Kindlasti vajalik arutelu osa • Sisuline • Positiivne toon • Erinevas vormis, kuid fikseeritav • Kas alati lahendust pakkuv?

  25. Osalemine • Destruktiivne • Neutraalne • Konstruktiivne • Eesmärgistatud osalemine on sama oluline kui protsessi juhtimine

  26. Miks segatakse? • Tähelepanuvajadus / tõestamisvajadus • Teen tagasi • Teema on arusaamatu • Enesekontroll • Edevus

  27. Abiks osalejale • Sõnasta/kirjuta oma eesmärk • Hea eeskuju aitab teisi • Juhataja hindab positiivsust • Pane kirja, mida tahad öelda • Eesmärk püsida ajas • Eneseanalüüs

  28. Otsuste tegemine • Konsensus • Enamus • Ülemuse otsus • Juhtkonna otsus • Märkustega otsused • Eriarvamuse protokollimine • Viidete lisamine otsuse kirjalikele alustele

  29. Otsuste tegemine (2) • Milliseks tähtajaks? • Mida teeb? • Kes teeb? • Kuidas teeb? • Otsuse visualiseerimine

  30. Lõpetamine • Kordamine kui kinnistamine ja konkretiseerimine • Tulemused • Visualiseerimine • Tulemuste fikseerimine • Kuidas osalejatele meeldiks? • Otsuse võrdlemine eesmärgiga

  31. Lõpetamine (2) • MIDA ME SAAKS TEHA PAREMINI • Korduvate koosolekute puhul • Mitte sagedamini kui kuus korra • Võimalikult vähe ametlik Iga koosoleku lõpp on uue koosoleku ettevalmistuse algus

  32. Järgnevad tegevused • Protokollimine • Protokoll peab olema kättesaadav • Tegevuse alus • Tegija kaitse • Hindamine ja analüüs • Kas läks hästi? • Mida teha paremini?

  33. Järgnevad tegevused (2) • Tulemuste mõju jälgimine • Kas vähendab juhi koormust • Kas vähendab arusaamatusi • Kas suurendab üksmeelt • Järgmise koosoleku ettevalmistus 

  34. Suure hulga muutujate tõttu ei saa tulemuslikku käitumist kopeerida.Õnnestumise taganud tegevus ei pruugi sobida mõnda teise olukorda.

  35. Seaduspära: • Mida suurem on koosoleku formaalsus, seda rohkem on ettemääratud asju … • … ja seda põhjalikum ettevalmistus! • Mida rohkem osalejaid, seda suurem vajadus reeglite loomiseks ja täitmiseks! • Mida tähtsam otsus, seda suurem kirjaliku säilitamise ja viitamise vajadus

  36. Hea koosolek • Vastab KÕIGI osalejate ootustele • Selge eesmärk • Ettevalmistatud • Kõik mõtlevad kaasa • Kõik järgivad reegleid • Ajaliselt piiratud • Selgelt sõnastatud tulemus • Otsused on fikseeritud kirjalikult

  37. Täiendavad mõtted • Koosta nimekiri tõhusatest lahendustest • Jaga täiendavad rollid • Segavad osalejad • Juhataja võimalused • Osalejate võimalused • Koosoleku tükeldamine – sisend parem?

  38. Täiendavad mõtted (2) • Tehnilised lahendused • Suund info jagamiselt töötlemisele • Sekretär, protokollija, abijuhataja • “Väljasõiduistung”

  39. Kasutatud allikad: • Gunnar Okk, koosolekute kokaraamat • Andrei Kotchubei, koosolekute juhtimine • Barry L. Shoop, how to run an effective meeting, ettekanne, IEEE Region 1 Summer Meeting, August 15, 2003Schenectady, New York

More Related