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Gestion des demandes

Gestion des demandes. Formation des 23 et 24 avril 2007. Programme de la matinée. Présentation du logiciel Travaux pratiques. Qu’est ce qu’une demande ?. Il s’agit des demandes externes au Muséum adressées à une collection : Emprunt (étude,prélèvement,prolongation) Prélèvement Echange

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Presentation Transcript

  1. Gestion des demandes Formation des 23 et 24 avril 2007

  2. Programme de la matinée • Présentation du logiciel • Travaux pratiques

  3. Qu’est ce qu’une demande ? • Il s’agit des demandes externes au Muséum adressées à une collection : • Emprunt (étude,prélèvement,prolongation) • Prélèvement • Echange • Image • Web Microscope • Visite

  4. L’application informatique • Elle offre des outils pour gérer le processus • Depuis la saisie par la demandeur • Jusqu’à l’acceptation ou le refus • … Mais pas après : elle ne gère ni les prêts ni les visites

  5. Pourquoi une gestion des demandes ? • Offrir un point d’entrée unique à l’extérieur du Muséum • Avoir une gestion collective des dossiers • Conserver l’historique de leur traitement • Harmoniser les pratiques entre collections

  6. Une application à 2 faces

  7. Application WEB • Accessible à tout internaute • Nécessite de s’inscrire et de fournir un mail valide • En anglais ou en français

  8. Application Intranet • Réservé aux personnels des collections • Nécessite un mot de passe • Différents niveaux d’habilitation • Système d’alerte mail pour être informé du traitement du dossier

  9. Création d’une demande • 1) Choix de la collection • 2) Choix du type de demande • 3) Acceptation des conditions générales • 4) Saisie du détail de la demande • La demande est ensuite transmise au « dispatcher »

  10. L’application Intranet • Liste des demandes • En cours : une action est nécessaire • En attente : au moins une action a été lancée • A terminer : après acceptation • Historique : les archives … • Préférences

  11. Notion de responsable • Un seul responsable a un moment donné • Au départ le « dispatcher » • Il peut transmettre la responsabilité d’une demande • … ou demander des avis ou des actions

  12. Actions du responsable • AccepterAccepter la demande et en informer le demandeur • RefuserRefuser la demande et en informer le demandeur • AvisDemander à qqun du muséum son avis • ActionDemander à qqun du muséum de faire quelque chose

  13. Actions du responsable (suite) • TransmettreTransmettre la responsabilité du dossier à qqun du muséum • CloreHistoriser la demande • CommenterAjouter un commentaire dans le dossier de la demande • SuiviInformer qqun du muséum de l'avancement du dossier

  14. Apres une demande AVIS/ACTION • RépondreRépondre au responsable qui m'a demandé une Action ou un Avis • Demande d'informationEnvoyer un mail au demandeur • RelancerRelancer qqun du muséum auquel on a demandé une Action ou un Avis ou relancer une Demande d'information • AnnulerAnnuler une Action ou un Avis demandé à qqun du muséum ou annuler une Demande d'information

  15. Traitement des mails extérieurs • Les mails sont régulièrement enregistrés dans la base de données • Seul le sujet du mail permet de lier le mail au dossier !

  16. Liste des demandes • Un clic dans la liste donne le détail de la demande • Mais attention un clic sur le nom du demandeur fournit une autre liste

  17. … et les actions du demandeur • Repondreà une demande d’information • Renoncerà sa demande initiale

  18. Les URLs • Pour faire des essais et se former http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/ • Pour travailler :http://colhelper.mnhn.fr/http://colhelpergest.mnhn.fr/ • Pensez aux favoris et marque pages !

  19. Travaux Pratiques 1 :changer son mot de passe http://dsiphoto.mnhn.fr/colhgtest/ Login : votre mail sans le @mnhn.fr Mot de passe initial : linnaeus1707

  20. Travaux Pratiques 1 :le faire « en vrai » La même chose sur : • http://colhelpergest.mnhn.fr/ … puis fermer le navigateur pour la suite

  21. TP2 : créer une demande • Ouvrir un compte sur http://dsiphoto.mnhn.fr/colhelptest/ • Nécessite de pouvoir accéder au webmail https://webmail.mnhn.fr/

  22. TP3 : traiter une demande • Accepter ou refuser la demande après avoir demandé une action à un collègue

  23. TP4: à vous de jouer … • Essayer les autres actions

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