Processus de traitement des demandes informatiques

1. Processus de traitement des demandesinformatiques Sarah Friesen, sarah.friesen@unil.ch Laurent Moriggia, laurent.moriggia@unil.ch

2. Demandesconcernées Toute modification ou création de fonctionnalité. Ne s’applique pas aux bugs techniques, dans ce cas contacter directement le responsable concerné. L’informatique n’est pas toujours la bonne solution.

3. Points clés • Centraliser, formaliseret suivre les demandes. • Médiatrice (SF) entre les utilisateurs et l’infocentre. • Description détaillée des demandes grâce à l’établissement d’un cahier des charges (CDC). • Validation par les utilisateurs du CDC. • Phase de tests et validation par les utilisateurs. Sarah Friesen 3

4. Processus Validation CDC (users) Nouvelle demande (users) Traitement de la demande et écriture CDC (users+SF+Inf) Demande Planification (users + SF + Inf/ décanat) Réalisation (Inf) Réalisation Validation (users) Tests (users) Mise en production Tests +validation Ajustements (inf)

5. Soumission des demandes Chaque demande occasionne un formulaire de demande (http://www.hec.unil.ch/help) à remplir et à envoyer à hecmoa@unil.ch (relevée par SF, cc à help@hector.unil.ch ). Merci d’avance de rédiger des demandes claires et motivées qui faciliteront la suite du processus. Les demandes concernant le CI de l’UNIL commencent aussi par le même processus.

6. Exemple de demande Date de la demande :15.10.2012 Demandeur : Schmid Isabelle Concerne : GIDE, Mobilités OUT. Situation actuelle (problématique) : Au retour de leur mobilité out, nos étudiants reviennent avec une feuille de résultats de leur université hôte. Les libellés des cours sont à saisir dans GIDE, ainsi que les crédits et les notes. Cette saisie est lourde et souvent cause d’erreur dans les libellés avec des caractères en langues étrangères. Description courte de la demande : La saisie du libellé des cours est à réaliser par l’étudiant sur une page web idem que les inscriptions web pour des cours non HEC (libellé à saisir). Par étudiant, pouvoir exporter dans un document Excel les cours saisis, de telle manière à pouvoir y appliquer les crédits et les notes converties, puis pouvoir importer ce document Excel dans GIDE pour mettre à jour automatiquement les informations saisies. Gains escomptés à quantifier : En moyenne, N étudiants par en mobilité OUT par semestre, et chaque étudiant revient avec 5 cours, ce qui représente un total annuel de N cours à saisir, qui demandent environ N jours de saisie. Diminution des erreurs de saisie des libellées de cours. Délai désiré : 31.01.2013 Description détaillée (joindre éventuellement d'autres documents) : La saisie des libellés de cours par les étudiants doit pouvoir être ouverte pendant un mois avant la fin des cours, et fermée une semaine avant la publication des résultats HEC. Le document Excel doit permettre aussi les actions suivantes sur un cours : suppression, ignorer, mettre à jour. Un rapport d’importation du document Excel dans GIDE serait utile. Possibilité de traiter étudiant par étudiant ou de traiter de manière groupée tous les étudiants Bachelor/Master.

7. Traitement de la demande Travail collectif avec l'utilisateur, SF et l'informaticien. Explication de la problématique. Recherche de solutions. Evaluation de la charge de réalisation et du gain apporté par solution. Si un compromis ne peut être trouvé entre l'utilisateur, l'informaticien et SF, c'est au vice-doyen puis si nécessaire au Décanat de trancher.

8. Ecriture du cahier des charges Travail collectif avec l'utilisateur, SF, et l'informaticien. Le niveau de détail requis est déterminé par une bonne compréhension de tous les participants. Une fois validé par l'utilisateur, le CDC ne peut être modifié que dans une moindre mesure.

9. Planification, tests, et validation La planification est établie en fonction de l’importance de la demande. En cas de désaccord, c’est au Décanat de trancher. Les tests sont de la responsabilité des utilisateurs. La date de début et de fin des tests doivent être convenues. La validation par les utilisateurs signifie que ces derniers confirment que la solution délivrée correspond au CDC.

10. Ajustements Pendant la phase de tests ou après la mise en production, une tolérance de 10% de la charge estimée est acceptée pour des ajustements (au plus tard un mois après la validation des tests). Par exemple, une demande avec une charge de 10 jours, 1 jour est toléré pour des ajustements, sinon une nouvelle demande est à effectuer.

11. Ressources informatiques : HEC ou CI ? HEC a les ressources informatiques pour réaliser des solutions intégrées (annuaire, web, DB, savoir-faire). Les cas suivants doivent ou peuvent être traités par le CI : Modification d’une fonctionnalité existante au CI. Nouvelle fonctionnalité inexistante en HEC. Les demandes seront acheminées à EdUnil. Ce choix doit être fait avant la validation du CDC.

12. Vos questions