1 / 69

Provedba grant projekata

Provedba grant projekata. www.algebra.hr. Uloge u projektu Upravljanje projektom Komunikacija . Planiranjem aktivnosti Koordinacijom provedbe projektnih aktivnosti Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultata Vremenom Novcem (proračunom) i novčanim tijekom Projektnim timom

phuong
Download Presentation

Provedba grant projekata

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Provedba grant projekata www.algebra.hr

  2. Uloge u projektuUpravljanje projektomKomunikacija

  3. Planiranjem aktivnosti • Koordinacijom provedbe projektnih aktivnosti • Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultata • Vremenom • Novcem (proračunom) i novčanim tijekom • Projektnim timom • Dionicima projekta, odnosima i komunikacijom • Rizicima • Kvalitetom • Sekundarnom nabavom • Dokumentima Čime sve treba upravljati

  4. S ugovornim tijelom: • Potiče se PISANA komunikacija (vezana uz tehnička, financijska, pitanja nabave, izmjene ugovora itd) • Potiče se pismena komunikacija jer ostavlja referentan trag i za korisnike i za ugovorno tijelo • Opći uvjeti, čl. 2.2Ugovorno tijelo može zatražiti dodatne informacije u bilo kojem trenutku i ta se informacija mora dati u roku od 30 dana od zahtjeva Način komunikacije

  5. S partnerima i ostalim dionicima: • Središnji projektni tim / širi tim • Mjesečni sastanci • Steering Committee • Bilješke sa sastanka i potpisne liste • Odgovorna osoba (management reports) Način komunikacije

  6. Zadatak • Raspravite probleme koji su nastali u provedbi u prethodnim projektima

  7. Korisnička ili partnerska institucija je promijenila rukovoditelja, a novi ne podržava projekt   • Voditelj projekta je otišao iz osobnih razloga usred provedbe projekta • Partner kasni s provedbom svog dijela aktivnosti, ili je izvršavanje partnerovih aktivnosti loše, ili partner ne želi više biti partner u projektu   • Novčani tijek nije osiguran, projekt je nesolventan • Neposredni rezultati projekta se ne postižu na vrijeme (kašnjenja)  • Slaba prisutnost ciljne skupine na edukacijskim aktivnostima predviđenih projektom   • Natječaj za sekundarnu nabavu robe po otvorenom postupku nije bio uspješan Vježba 1: problemi

  8. Grant ugovor

  9. Pravni (ugovorni) odnos • Osnova je projektna prijava (samo dio I. Projekt - Action) • Samo je prijaviteljpravno / financijski odgovoran ugovaratelju (partneri nisu) • Ako je potrebno, dobrodošli su dodatni uzajamni sporazumi s partnerima, koje u nekim natječajima striktno postoje, dok ih u nekima nema uopće • Engleski jezik (ugovor, izvješće i sva korespondencija) Grant ugovor

  10. Posebni uvjeti i prilozi: • Opis projekta (s logičkom matricom) • Opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o bespovratnim sredstvima za programe za treće zemlje koje financira Europska zajednica • Proračun projekta • Postupci dodjele ugovora • Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac financijske identifikacije • Obrazac narativnog i financijskog izvješća • Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira EZ Grant ugovor - sadržaj

  11. Dokumentiranje projektaTroškoviPDVPlaćanja

  12. Glavni registrator (ugovor, tablica tima projekta opisi poslova, detaljni plan rada itd.) • Outputi projekta • Sastanci, visibility • Financije (prema proračunu – budget headingu) sa svim popratnim ugovorima, putnim nalozima i ostalima • Izvještaji projekta i sva službena komunikacija uključujući realokacije • Nabava Vođenje projektne dokumentacije

  13. Svi dokumenti u svezi komunikacije s ugovornim tijelom • Potpisne liste sudionika na svakom događanju (edukaciji, sastancima, konferencijama…) • Evaluacijski upitnici od svakog sudionika događanja i analize istraživanja • Fotografije koje dokumentiraju aktivnosti • Svi dokumenti u svezi vidljivosti • Prezentacije i ostali radni materijali • Zaključci, zapisnici, izvješća sa seminara, konferencija, sastanaka, radionica itd. Primjeri dokumenata

  14. Sve aktivnosti trebaju biti dokumentirane i popraćene odgovarajućim dokumentima • Dokumenti trebaju biti smješteni / držani uredno i pristupačni u slučaju posjete u svrhu praćenja • Svi dokumenti projekta (originali ili preslike) trebaju biti na jednom mjestu – u instituciji prijavitelja projekta (kopije s naznakom gdje se nalazi original) • Čuvanje evidencija: 7 godina nakon finalnog plaćanja Čuvanje dokumentacije

  15. Korisnik mora promicati financiranje EU-a • Bilo koji neposredni rezultat projekta će se promicati koristeći odgovarajuće alate za komunikaciju kao što je opisano u Smjernicama • Mjere za vidljivost moraju udovoljavati pravilima za vidljivost – vidjeti Smjernice na:http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf • Trošak koji nije popraćen pravilom vidljivosti, može biti neprihvatljiv trošak Pravilo vidljivosti

  16. Tokom provedbe projekta, svaki trošak smatra se dakle prihvatljivim ili neprihvatljivim • Svi neprihvatljivi troškovi se oduzimaju od ukupnog iznosa projekta • Novac koji nije potrošen iz proračuna projekta mora se vratiti u EU (izravno utječe na stopu apsorpcije IPA sredstava) • Obveza je prijavitelja paziti na prihvatljivost svojih troškova i načina na koji troši novac Prihvatljivost troškova

  17. Da bi bili prihvatljivi, troškovi moraju biti: • Neophodni za provedbu projekta • Navedeni u predviđenom cjelokupnom proračunu akcije (ili kasnijim izmjenama) • Nastali tijekom provedbe • Mogući za utvrditi i provjeriti, osobito moraju biti zabilježeni u računovodstvenim knjigama • Komunicirani ugovornom tijelu izvještajem Prihvatljivost troškova

  18. Uobičajeni neprihvatljivi troškovi u IPA-i: • PDV, • Carine, • Kupnja zemljišta, • Bankovni troškovi, • Tečajne razlike, • Novčane kazne, • Rabljena oprema, • Doprinos u naravi... Neprihvatljivi troškovi

  19. Za zaposlenike: odresci od plaće na kojima se mora vidjeti iznos bruto 2 plaće (ako se ne vidi treba dopisati) (bruto 1 + 17,2%) • Ugovori za sve novozaposlene / vanjske suradnike / stručnjake / firme • Računi, ako je to primjenjivo • Evidencije o vremenu na projektu / time sheets (osim za osobe angažirane na 100% u projektu) • Dokaz o isplati plaće (s porezima i doprinosima) ili ugovora / računa (izvodi iz plaćanja) Dokumentiranje ljudskih resursa

  20. EU dnevnice uobičajeno pokrivaju smještaj, hranu, lokalni prijevoz (ref: prilog) • Obrazac za putni nalog – preporuča se obrazac iz Narodnih novina, vrijede sva pravila Zakona o radu • U slučaju da dnevnice prelaze neoporezivi iznos – trebaju se platiti porezi i doprinosi (kao dohodak), a za osobe koje nisu zaposlene – dnevnica se može pokriti preko ugovora o djelu • Putovanja: moguće je koristiti javni prijevoz (potrebna je karta) • U slučaju korištenja automobila, korisnik može slobodno odabrati korištenje službenog ili privatnog automobila za putovanja u sklopu projekta Putovanja i dnevnice

  21. Najčešće 0,25 Euro po km • Uključeno: cestarina, troškovi tunela, troškovi trajekta, gorivo i amortizacija • Dokumentiranje putovanja: putni list s kilometrima koje je automobil prošao, • U putnom nalogu mogu se navesti svi troškovi putovanja, međutim prihvatljivi iznos će biti onaj koji je pokriven proračunom projekta • Dokumentiranje putovanja: putni nalog i kratki izvještaj s putovanja, dokaz o plaćanju Dokumentiranje putovanja

  22. Dokumentiraju se fakturama • Plaćanje troškova bi idealno trebalo obaviti izravno s projektnog računa ili just-in-time prijenosom na osnovni račun netom prije nego bi se isplata napravila • U slučaju da partner snosi troškove, prijenos sredstava se mora obaviti neposredno prije nego što partner treba potrošiti taj iznos (primjer: plaće, ostali troškovi) • Svi troškovi moraju nastati prije kraja ugovora (izuzeci su troškovi revizije i evaluacije / troškovi vezani uz pripremu finalnog izvještaja), a biti plaćeni najkasnije prija slanja izvještaja / revizije Ostali troškovi

  23. Neizravni troškovi projekta • Paušal od najviše 7% odnosno točno onoliko koliko je definirano posebnim uvjetima ugovora • Prihvatljiv iznos administrativnih troškova izračunat će se zajedno sa završnim izvješćem • Tek onda kad se potvrdi prihvatljivost svih direktnih troškova, odredit će se iznos tih administrativnih troškova • Administrativni troškovi se ne prikazuju u kvartalnim izvješćima • Preraspodjele između administrativnih troškova i ostalih proračunskih stavki nisu dozvoljene Administrativni troškovi

  24. Ne mogu se koristiti za pokrivanje onih izravnih troškova akcije koji su spomenuti u gornjem dijelu proračuna • Svi troškovi koje prijavitelj/partner treba za administriranje projekta, to su režijski troškovi (telefon, struja, uredski materijal, najamnina itd.), moraju biti u skladu s uvjetima prihvatljivosti troškova • Administrativne troškove ne treba navoditi u izvješću, niti treba poslati dokaze o njima • Međutim, svi troškovi trebaju biti evidentirani u računovodstvenim evidencijama (gdje se odlažu računi) Administrativni troškovi

  25. PDV nije prihvatljiv trošak, osim ako ga korisnik (ili njegovi partneri) ne može povratiti, a primjenjiva pravila odobravaju pokrivanje poreza (Opći uvjeti, članak 14.6.): • Korisnička institucija će službenim pečatom ovjeriti Posebne uvjete ugovora o bespovratnim sredstvima i dati ga korisniku nakon potpisivanja svakog ugovora o bespovratnim sredstvima • Korisnik bespovratnih sredstava bi tad trebao pripremiti preslike primljenih Posebnih uvjeta za svakog podizvođača i ovjeriti ih svojim službenim pečatom svaki puta kada oslobađa dobavljača od PDV-a Tretman PDV-a

  26. Ta ovjerena preslika je važeći dokument za knjiženje dobavljaču (u evidenciji dobavljača) • Pravna osnova: Pravilnik o porezunadodanuvrijednost 149/09 i obrazac za izvještaj • Korisnik bespovratnih sredstava mora voditi evidenciju o tome koje je sve dobavljače oslobodio PDV-a i predati informaciju nadležnom ministarstvu temeljem izvještaja koji se nalazi u Pravilniku odnosno u provedbenom paketu • Rok za slanje: do kraja svake kalendarske godine • Pogledati Pravilnik i Obrazac tog izvještaja Tretman PDV-a

  27. Avans: 80% od troškova prve godine • Interim plaćanja: ako projekt traje duže od godinu dana • Finalno plaćanje: 20% od granta • Ovisno o ugovornom tijelu, programu i sl., tranše plaćanja se razlikuju • Plaćanja izvršava ugovorno tijelo • Rok za plaćanje je 45 dana od primitka valjanog zahtjeva (i odobrenog financijskog izvještaja) Plaćanja na projektu

  28. Izvješćivanje

  29. Postoje narativni, financijski izvještaj i prilozi • Narativni dio treba sadržavati detaljni opis svih aktivnosti • Financijski dio treba pokrivati sve troškove nastale od početka provedbe projekta do kraja izvještajnog razdoblja • Obrasci su dani u prilogu VI grant ugovora • Obveza izvješćivanja dana je u čl.4 posebnih uvjeta ugovora Obveza izvješćivanja

  30. Izvještaj o napretku, interim i finalni izvještaj • Privremeno (interim) narativno i financijsko izvješće pokriva prvih 12 mjeseci od početka provedbe projekta • Primjenjuje se samo na projekte koji traju više od 12 mjeseci (ili ako je tako definirano u Posebnim uvjetima ugovora) • Rok za slanje je mjesec dana nakon završetka razdoblja (do kraja 13-og mjeseca provedbe) • Završno narativno i financijsko izvješće i prilozi su obvezni na kraju SVAKOG projekta Vrste izvještaja

  31. Može eventualno biti dodana obveza mjesečnog, kvartalnog ili četveromjesečnog izvještavanja • Ugovorno tijelo bi trebalo specificirati ovu obvezu u posebnim uvjetima ugovora (čl.4), no često to nije slučaj, korisnike se moli da dostave dodatne izvještaje • Ova dodatna obveza može sadržavati samo narativno izvješće ili pak i financijsko Dodatni izvještaji

  32. Za sve ukupne troškove izvještajnog razdoblja, treba se ubaciti prosječni tečaj tog razdoblja • Tečajevi koji se moraju koristiti su oni koji objavljuje Europska komisija. Vidjeti: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en) • Kod unošenja tečaja za svaki trošak treba se unijeti isti broj (s 6 decimalnih mjesta) u sve retke jednog izvješća • Iznos trošenja projekta u eurima biti će poznat tek na kraju ! Tečaj KUNA/EURO

  33. (Opći uvjeti, čl. 9.2) Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve promjene aktivnosti ili proračuna • Promjene ugovora mogu biti: male i značajne • Kad su promjene male: korisnik je slobodan provesti malu promjenu i o tome obavijestiti ugovorno tijelo e-mailom • Ukoliko korisnik nije siguran da li je promjena koju ima velika ili mala, može konzultirati ugovorno tijelo prije provođenja promjene Promjene ugovora

  34. Mala promjena ako je financijski učinak: • 100% prijenos unutar istog proračunskog poglavlja, ili • prijenos između poglavlja koje ne prelazi 15% vrijednosti izvornog proračunskog poglavlja • Bez addenduma mogu se dodati nove proračunske stavke, a postojeće izbrisati Financijske promjene ugovora

  35. Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve manje promjene aktivnosti ili proračuna (broj računa, revizor, manje izmjene aktivnosti) • Ugovorna tijela obično propišu proceduru i obrasce koje treba koristiti radi lakše komunikacije • Pismo obavijesti s obrazloženjem promjene • Obrazac realokacije proračuna s naznačenim izmjenama • Primjer realokacije: • Unutar proračunskog poglavlja (1) • Između različitih proračunskih poglavlja (2) Male promjene ugovora

  36. Promjena se može provesti na dan kad zadnja strana potpiše dodatak ugovoru • Bilo kakav dodatak ugovoru koji značajno mijenja proračun mora uključivati novi proračun koji prikazuje kako se cjelokupna raščlamba proračuna prvotnog ugovora izmijenila ovim dodatkom (i bilo kojih prethodnih dodataka) • Zahtjev treba predati Ugovornom tijelu najkasnije 1 mjesec prije nego želi da promjene stupe na snagu (u decentraliziranom sustavu preporuka je da pošalje i prije) Velike promjene ugovora

  37. Addendum ugovora: izmjena trajanja projekta, proračunske izmjene iznad 15%, značajne izmjene aktivnosti projekta itd. • Primjer proračunske realokacije iznad 15% (3) • Svaki zahtjev uvijek se pregledava (postotno) u odnosu na originalni proračun • Primjer addenduma zbog realokacije proračuna (veće od 15% poglavlja) • Obrazac addenduma Velike promjene ugovora

  38. Iznos bespovratnih sredstava definiran u ugovoru se ne može povećati tokom provedbe • Nisu dozvoljene retroaktivne promjene • Osnovna svrha ugovora ne smije se mijenjati • Zahtjev ne smije prouzročiti promjene prvobitnih uvjeta natjecanja !!! Nedozvoljene promjene ugovora

  39. Uvod u javnu nabavu i načela

  40. Što je javna nabava? Svi korisnici ugovora o bespovratnim sredstvima smatraju se obveznicima javne nabave. • Nabava financirana iz ugovora o bespovratnim sredstvima naziva se sekundarna nabava • Javna nabava na EU financiranim projektima utvrđena je Praktičnim vodičem kroz procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG) • PRAG propisuje oblik nabave, procedure nabave i načela koja se moraju poštivati prilikom pisanja natječajne dokumentacije i provedbe javne nabave. PRAG zamjenjuje nacionalna pravila javne nabave!

  41. Sekundarna javna nabava je ugovorna obveza • Vođena je procedurama definiranim u dodatku IV grant ugovora (Annex IV) i principima koji se moraju poštovati u provedbi definiranih procedura • Dodatne poveznice na javnu nabavu navode se u Općim pravilima (General Conditions) grant ugovora i PRAG-u (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU trećim zemljama) • http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

  42. Annex IV : Procurementby Grant Beneficiaries Definira principe koji se moraju poštovati kako bi nabava bila valjana: • opći principi • principi prihvatljivosti • pravila zajednička svim natječajnim procedurama Nepoštivanje jednog ili više principa vodi ka neprihvatljivom trošku (Art. 1: expenditureinquestion is noteligible for funding)!

  43. OPĆA NAČELA Ugovor mora biti dodijeljen: • Ekonomski najprihvatljivijoj ponudi u odnosu na kvalitetu - best price qualityratio • Transparentno - principlesoftransparency • Bez izazivanje tržišne distorzije - priciplesoffaircompetition • Bez sukoba interesa - conflictofinterest

  44. ŠTO JE SUKOB INTERESA? PRAG 2.3.6.: Bilo koja tvrtka ili stručnjak koji sudjeluje u pripremnim aktivnostima za potrebe projekta mora biti isključen/a iz natječaja na temelju pripremnih radnji u kojim je sudjelovao/la, osim ukoliko ne dokaže ugovornom tijelu da njihova uključenost u prethodne radnje nije predmet ne-fer tržišne utakmice. PRAG 2.8.2: Bilo koji član odbora za ocjenjivanje ili promatrač koji ima potencijalni sukob interesa sa bilo kojim ponuđačem mora se odmah izjasniti i povući iz odbora za ocjenjivanje. PRAG 2.3.6.: Sukob interesa smatra se svaka situacija u kojoj je onemogućeno nepristrano i objektivno funkcioniranje iz razloga koji uključuju obitelj, emotivni život, političke i nacionalne afinitete, ekonomske interese ili bilo koje druge zajedničke interese sa korisnikom.

  45. NAČELA PRIHVATLJIVOSTI Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria): • Teritorijalni pristup (Nationality): natječaj je otvoren svim pravnim i fizičkim osobama, pod jednakim uvjetima, iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa Teritorijalni pristup se ne primjenjuje na stručnjake (fizičke osobe) predložene od strane tvrtke (stručnjaci unutar ugovora o pružanju usluga).

  46. NAČELA PRIHVATLJIVOSTI • Temeljem porijekla (Rule of Origin): oprema mora potjecati iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa Certifikat o podrijetlu mora se dostaviti za sve komade opreme čija je jedinična cijena veća od 5000 €. Što je porijeklo? Derogacija od pravila je potrebna kada se oprema ne proizvodi u navedenim zemljama a zamjena traženog modela nije adekvatna prethodno odobrenje ugovornog tijela

  47. NAČELA PRIHVATLJIVOSTI Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria) • Ako se utvrde razlozi za automatskim odbacivanjem ponuditelja(Grounds for exclusion – PRAG 2.3.3.): natjecatelj mora biti isključen iz natječajne procedure ako je bankrotirao, ako su im poslovi predmet sudskog postupka, osuđeni su zbog zakonskog prekršaja, nisu platili obveze davanja/poreza, …… • Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponude(Grounds for exclusion): ukoliko postoji sukob interesa; ukoliko je natjecatelj pružio lažne podatke ili nije dostavio dokaze

  48. PRAVILA ZAJEDNIČKA SVIM NATJEČAJNIM PROCEDURAMA • Natječajna dokumentacija mora biti napisana u skladu sa najboljom međunarodnom praksom (inaccordancewiththe best international practice) • Vrijeme predviđeno za dostavu ponuda mora biti dostatno dugo kako bi zainteresirani ponuditelji mogli pripremiti i dostaviti svoje ponude. • Svi zahtjevi za sudjelovanjem u natječaju i sve ponude koje se pokažu zadovoljavajuće moraju biti evaluirane i rangirane od strane odbora za ocjenjivanje ponuda temeljeći se na razlozima za odbijanjem ponuda/ponuditelja (exclusion), kvalifikacijskih kriterija (selectioncriteria) i kriterija za dodjelu natječaja (awardcriteria). • Evaluacijski odbor: najmanje tri člana (neparan broj), tehnički i administrativni kapacitet dostatan za davanje mišljenja o ponudama

  49. Koraci u javnoj nabavi

  50. NABAVA Sam proces nabave, neovisno o vrsti i iznosu nabave, sastoji se od tri glavne faze

More Related