Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten

1. Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten Doelpubliek KBI en M@trix Regelgeving en werkafspraken Proces registratie & opvolging afwezigheid

2. Doelpubliek: wie opvolgen en waarom? • Inburgeraars in Vlaanderen • NT2 richtgraad 1 HvN  CVO, CBE, UTC • MO: Maatschappelijke oriëntatie  Onthaalbureaus • LO: Loopbaanoriëntatie  VDAB • Wooncode: taalbereidheid  VMSW, (OCMW) • Belangrijk: • Opvolging enkel voor richtgraad 1 (Breakthrough) • Inspanningsverbintenis: cursisten moeten effectief les volgen. Een correcte en tijdige registratie is dus erg belangrijk! Afdeling Volwassenenonderwijs

3. Databank en software voor uitwisseling • KBI = Kruispuntbank Inburgering • M@trix = interface met KBI Afdeling Volwassenenonderwijs

4. Regelgeving en werkafspraken • Decreet HvN: ‘De HvN staan in voor de intake, evt. testing en doorverwijzing van cursisten die zich voor NT2 inschrijven bij de centra’. • Afsprakenkader NT2: richtgevende taakverdeling en –afspraken tussen CVO, CBE, UTC, Consortia, HvN, OB, VDAB. • Lokale werkafspraken bepalen de concrete samenwerking/ procedures tussen de centra en de HvN! Afdeling Volwassenenonderwijs

5. Proces: overzicht stappen • Belangrijk: concrete procedure hangt af van softwarepakket en lokale werkafspraken! FASE 1: voor de start van de lessen: aanbod en inschrijving registreren 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten inschrijven in een cursus FASE 2 4. Afwezigheden registeren 5. Uitstap of heroriëntering registreren + evt. cursistgegevens updaten 6. Eindresultaat doorgeven Afdeling Volwassenenonderwijs

6. Proces: applicaties voor gegevensoverdracht • Edison Matrix = uitwisseling van data via FTP, vanuit de eigen toepassing. Idem als uitwisseling met onderwijs maar naar/ van KBI. • Webservices = ‘dienst’: registratie in eigen toepassing en dan naar KBI, automatisch of na opdracht (knop). • Webtoepassing = website/ elektronisch invulformulier, los van de eigen toepassing, uitsluitend voor uitwisseling met de KBI. • Belangrijk: iedereen gebruikt Edison Matrix. Sommige centra gebruiken webservices, andere de webtoepassing. Afdeling Volwassenenonderwijs

7. Proces: FASE 1: registreren van cursussen en cursisten 1. Cursusaanbod registreren • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix (= registratie in eigen pakket en dan data versturen) • Belangrijk: - Cursussen zo snel mogelijk doorsturen, ten laatste 2 maand voor start cursus - Ook doorgeven als cursus geschrapt wordt 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Ook vakantieplanning doorgeven • Ten laatste doorgeven tegen de start van de cursus! 3. Cursisten inschrijven in een cursus • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix • Evt. niveaubepaling (door HvN, zie lokale werkafspraken) • HvN reserveren plaats in een module en centrum bevestigt inschrijving OF cursist schrijft zich rechtstreeks in bij het centrum • Regels m.b.t. inschrijvingsgeld en cursistendossier volgen! Afdeling Volwassenenonderwijs

8. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Afwezigheden registreren • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u • A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen • B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - Codes (zie afsprakenkader verificatie) • X : aanwezig • LA: laattijdig aanwezig • A : afwezig • VA : verantwoord afwezig • P: stages en werkplekleren • G : afstandsonderwijs i.f.v. gecombineerd onderwijs Afdeling Volwassenenonderwijs

9. Vb. webtoepassing: registratie cursisten Afdeling Volwassenenonderwijs

10. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (2) 4. Opvolgen afwezigheden • Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing • Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u • A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen • B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig (voorwaarden opnemen in centrumreglement!!) - P: stages en werkplekleren Afdeling Volwassenenonderwijs

11. Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (3) 5. Eventueel: updaten cursistgegevens. Heroriëntering en uitstap registreren. • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. • Cursistgegevens up-to-date houden in eigen pakket. • Belangrijk: uitschrijven indien nodig en uitstapreden en –datum invullen! 6. Doorgeven eindresultaat • Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. • Binnen 2 weken na het eindexamen Afdeling Volwassenenonderwijs

12. Controle registratie regelmatige deelname (1) • Belangrijk: een centrum kan zelf aan de hand van enkele tools controleren of de gegevens correct en tijdig verwerkt werden! • NT2-logging na elke Edisonzending • Wekelijkse NT2-mailing met 3 rapporten • Twee waarschuwingsmails  Zie de handleiding voor gebruik van deze tools op www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/huizen_van_het_nederlands en NT2.htm Afdeling Volwassenenonderwijs

13. Controle registratie regelmatige deelname (2) 1/ de NT2-logging • Klein automatisch rapport • Geeft aan of de ‘Edison-data’ verwerkt werden door de KBI • NIET voor de webservices en de webapplicatie Afdeling Volwassenenonderwijs

14. Controle registratie regelmatige deelname (3) 2/ De NT2-mailing • Automatisch gegenereerd door de KBI • Wekelijks • Controle stappen 1, 3, 5, 6 • Drie tabellen: • Tabel 1: registratie van cursussen en cursisten • Tabel 2: registratie van afwezigheden • Tabel 3: registratie van het eindresultaat of de uitstapdatum Afdeling Volwassenenonderwijs

15. Controle registratie regelmatige deelname (4) 3/ De waarschuwingsmails • Twee automatische waarschuwingsmails die verstuurd worden als: • er al inschrijvingen zijn op cursussen waarvoor nog geen lesplanning gekend is (stap 2) • er 21 dagen na het laatste lesmoment nog geen eindresultaat werd doorgegeven (stap 6) Afdeling Volwassenenonderwijs

16. Controle registratie regelmatige deelname (5) • Meeste problemen zelf op te lossen door het (tijdig) volgen van de procedure! • Blijvende problemen & vragen: Helpdesk KBI Afdeling Volwassenenonderwijs

17. Informatie • Vragen rond NT2: directie, ICT-verantwoordelijke of beheerder, consortium, HvN! • Info over HvN, Inburgering, Wooncode, regelgeving, afsprakenkaders: http://www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/huizen_van_het_nederlands_en_NT2.htm • Belangrijk: lokale afsprakenkader! • Afsprakenkader verificatie • Praktische info webservices en webtoepassing: KBI documentatieportaal: - http://kbi.inburgering.be/ - Praktische problemen: helpdesk DM&S - Tel: 050/40.20.65 - E-mail: kbi@dmsgroup.eu - Bereikbaar elke werkdag van 8u30-12u30 & 13u30-17u15 Afdeling Volwassenenonderwijs