KONTROLA – najważniejsze aspekty

1. KONTROLA – najważniejsze aspekty Biuro Kontroli i Audytu Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.

2. 1. Ważne dokumenty • Zapisy umowy o dofinansowanie • Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013

3. 2. Rodzaje kontroli • Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli. • Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w RPK. Kontrola doraźna powinna być przeprowadzona szczególnie w przypadku: • podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/ uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta, • otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie.

4. 3. Przebieg kontroli • Realizacja kontroli składa się z następujących etapów: • przekazanie zawiadomienia o kontroli, • przeprowadzenie czynności kontrolnych, • sporządzenie Informacji pokontrolnej, • sformułowanie Zaleceń pokontrolnych, • raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL.

5. 4. Co podlega kontroli? • Kontrola na miejscu realizacji projektu – w siedzibie beneficjenta/partnera w szczególności obejmuje: • prawidłowość rozliczeń finansowych, • poprawność dokumentacji dotyczącej personelu • projektu, • sposób rekrutacji uczestników projektu, • sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

6. Co podlega kontroli? – cd. • zgodność danych przekazywanych we wniosku • o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, • poprawność udzielania zamówień publicznych, • poprawność stosowania zasady konkurencyjności, • poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy PZP oraz zasada konkurencyjności, • poprawność realizacji działań informacyjno-promocyjnych, • sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji • projektu.

7. Co podlega kontroli? – cd. • II.Kontrola podczas wizyty monitoringowej w szczególności obejmuje sprawdzenie: • czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, • czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu, • czy zakres tematyczny szkolenia, warsztatu czy konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, • dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi,

8. Co podlega kontroli? – cd. • czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa, są oznakowane plakatami lub tablicami z logo PO KL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS, • czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL.

9. 5. Obowiązkibeneficjenta: • zapewnienie odpowiedniego pomieszczenia do pracy, • zapewnienie swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, • przygotowanie i udostępnienie całości dokumentacji dotyczącej kontrolowanego projektu, • zapewnienie ciągłego kontaktu z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za poszczególne elementy wdrażania projektu,

10. Obowiązki beneficjenta – cd. • przygotowywanie na żądania kontrolujących kopii, odpisów i wyciągów zweryfikowanych dokumentów, potwierdzonych za zgodność z oryginałem, • zapewnienie możliwości przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych, • przekazywanie kontrolującym ustnych oraz pisemnych wyjaśnień. • składanie pisemnych oświadczeń.

11. 6. Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli: • brak należytego nadzoru beneficjenta nad projektem, • brak ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy personelu, • zawieranie dodatkowych umów cywilno-prawnych z etatowymi pracownikami beneficjenta, • brak wskazania w zakresie obowiązków personelu projektu wymiaru czasu pracy na rzecz projektu, • realizacja kilku funkcji/tych samych funkcji w kilku projektach, • niedostosowana polityka rachunkowości do specyfiki projektu, • niewłaściwy/częściowy opis dokumentów finansowo-księgowych, • dokonywanie płatności bez wymaganych akceptacji,

12. Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.: • umieszczanie we wniosku o płatność wydatków niezwiązanych z projektem, • nie osiągnięcie zakładanych wskaźników w projekcie, • braki w dokumentacji rekrutacyjnej, • rekrutowanie uczestników projektu niezgodnie z jego założeniami • brak wszystkich wymaganych przez prawo elementów w polityce bezpieczeństwa oraz w instrukcji zarządzania systemem informatycznym, • niepełny rejestr do przetwarzania danych osobowych,

13. Najczęstsze błędy występujące podczas kontroli cd.: • niestosowanie wszystkich założeń zasady konkurencyjności, • stosowanie dyskryminacyjnych kryteriów oceny ofert, • brak łączenia tożsamych zamówień, • niewłaściwy wybór trybu zamówienia, • niedostateczna promocja/nadmierna promocja, • braki w dokumentacji, • brak zachowania ścieżki audytu w weryfikowanych obszarach, • nieterminowa realizacja projektu.

14. 7. Dobre praktyki – „kontrola marzeń” • przeczytanie i respektowanie zapisów umowy o dofinansowanie, • dokładne, kompleksowe i staranne sporządzanie dokumentacji, • jasny, czytelny podział obowiązków personelu zatrudnionego w projekcie, • terminowe przesyłanie sprawozdań i wniosków o płatność, • dokumenty/materiały potwierdzające dokonanie zakupów/wykonanie usług, • dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy.

15. Dobre praktyki – „kontrola marzeń” – cd. • rzetelne prowadzenie rekrutacji beneficjentów – kwalifikowalność, • zachowanie ścieżki audytu, • skuteczna ochrona danych osobowych, • przestrzeganie zasady konkurencyjności. • A także… • dbanie o rzetelne, racjonalne, celowe, efektywne wydatkowanie środków publicznych.

16. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ • Ministerstwo Edukacji Narodowej • Biuro Kontroli i Audytu • al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa • tel. (022) 34 74 574 • fax (022) 34 74 172