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AUDITORIA GUBERNAMENTAL DEFINICIONComprende un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidas por la contraloría general de cuentas, y las unidades de auditoría interna, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entes públicos, a través de prácticas modernas de auditoría.
con base a Normas de Auditoría del Sector Público no Financiero (entidades del Estado que perciben recursos del mismo) , técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo y profesional, y cuyos resultados se sinteticen en recomendaciones para mejorar la administración pública.
ÁMBITO DE ACCIÓN Abarca los ingresos, egresos e intereses del Estado y económicos de los organismos del Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones contempladas en la ley. Se basa en una auditoría moderna y comprende la evaluación de los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, de legalidad, de gestión; así como de sistemas, procesos y métodos de trabajo implantados en los entes públicos.
IMPORTANCIA El control gubernamental, a través de una auditoría profesional e independiente, es importante porque permite lo siguiente: Disponer de un mecanismo de apoyo a las acciones de la administración de la institución, para verificar si la adquisición, registro, control, uso e Información de los activos, derechos y obligaciones de los entes públicos se han manejado adecuadamente con base a las normas y leyes vigentes;
Proporcionar a las autoridades del gobierno y otros usuarios, información sobre el resultado de las evaluaciones del uso de los recursos, para que la ciudadanía conozca el destino que tiene su contribución, a través del pago de impuestos, tasas, etc.
Informar a las autoridades de los entes públicos y a otros organismos competentes, si el ambiente y estructura de control interno ofrece las seguridades necesarias para el registro, control, uso e información de los activos, derechos y obligaciones del Estado, de acuerdo a las leyes, planes y programas gubernamentales;
CARACTERISTICAS Incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones. Cumplimiento de disposiciones legales y objetivos de programas. Es objetiva. Dirigida por un auditor o CPA a nivel universitario.
Verifica legalidad, veracidad y propiedad. Evalúa operaciones, comparando con normas de rendimiento, de calidad u otras normas, como políticas, planes, objetivos, metas, disposiciones legales, principios generalmente aceptados y el sentido común. Concluye con un informe. El informe contiene hallazgos.
OBJETIVOS GENERALES Determinar que se estén llevando a cabo los programas de gobierno por entidad aprobados. Determinar si los recursos humanos, materiales y financieros son utilizados de eficientemente. Verificar si están registrados todos los ingresos percibidos por cada entidad que este autorizada. Velar por el uso eficiente y económico de los recursos.
Comunicar oportuna y claramente a las Autoridades de las entidades y a otros niveles de gobierno las deficiencias detectadas. Evaluar el logro de las metas fijadas en los planes y programas trazados por el Gobierno y por cada una de sus Entidades u Organismos.
RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORIA Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. Determinar la razonabilidad de la información financiera.
Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados como al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la entidad examinada.
FUNCIONES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 1) CONTROL FINANCIERO: Monitorear la ejecución del presupuesto, supervisar las finanzas, certificar el informe final general e introducir al Poder Legislativo un informe Anual de Revisión Contable.
2) CUMPLIMIENTO CONTABLE Evaluación de la economía, eficiencia, y efectividad de las actividades financieras gubernamentales. Inspeccionar los casos de fraude, irregularidades y abusos en el cumplimiento de los deberes. Evaluar las responsabilidades financieras de los funcionarios públicos.
FORMAS DE AUDITORIAS GUBERNAMENTALES AUDITORIA DOCUMENTAL: Las oficinas gubernamentales tienen la obligación de mandar los reportes financieros a las delegaciones para su exanimación.
2) AUDITORIA DE CAMPO: Los auditores están designados a instituciones gubernamentales a conducir revisiones de campo, quiere decir que regularmente u ocasionalmente visitan a estas instituciones u oficinas para examinar la parte de contabilidad, si esta revisión fuera imposible por ciertas circunstancias entonces estas oficinas u instituciones tienen la obligación de mandar un informe completo para examinados.
3) AUDITORIA OPERATIVA: Esta se realiza a través de las delegaciones ubicadas en cada institución publica.
4) AUDITORIA INTERMEDIARIA: Quiere decir que la CGC puede encomendar a auditores gubernamentales realizar auditorias especiales, observando el alcance en cuando a tiempo y actividades especificas.
MARCO LEGAL CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS Y SU REGLAMENTO LEY DE PROBIDAD Y RESPONSABILIDAD DE EMPLEADOS PUBLICOS Y SU REGLAMENTO LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO LEY ORGANICA DE CADA INSTITUCION LEY ORGANICA DEL PRESUPUESTO Y SU REGLAMENTO
NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL: Las normas de auditoria gubernamental se presenta clasificadas en tres grupos: 1 Normas Generales: Entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia, cuidado y esmero profesional, reserva, participación de profesionales y/o especialistas, y control de calidad.
2. Normas Relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental: Planificación general, planificación específica, programas de auditoría y archivo permanente. 3. Normas Relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental: Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría y su evidencia, papeles de trabajo, comunicación preliminar de resultados.
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Ambiente de Control: Refiere a la disposición general, actitud vigilante y acciones adoptadas por parte de la administración con respecto al control y su importancia para la entidad. Principios: La filosofía y estilo de la Dirección y la gerencia La estructura, el plan organizacional, reglamentos y manuales de procedimientos.
Sistema Contable: Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener el control de los activos y pasivos. Un sistema contable adecuado, toma en cuenta el establecimiento de métodos establecidos y registros oportunos.
CONTENIDO DEL INFORME 1. Carátula 2. Nombramiento de auditoría 3. Hoja de contenido del informe 4. Introducción 5. Resumen Ejecutivo 6. INFORMACION RELATIVA A LA ENTIDAD EXAMINADA. • a. Antecedente y base legal • b. Relación de las personas comprendidas en las observaciones • c. Información financiera, económica y presupuestaria
7. INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN a. Párrafo introductorio b. Motivo del examen c. Naturaleza y objetivos d. Alcance e. Comunicación de Observaciones, hallazgos. Deben estructurarse en condición, criterio, causa, efecto y recomendaciones (acción correctiva). Los hallazgos deben presentarse en cada área examinada, teniendo el debido cuidado de que las recomendaciones planteadas sean factibles de aplicar, considerando el costo/beneficio de la acción correctiva.
Normas para la ejecución de la auditoría del sector Gubernamental • Estudio y evaluación del C I • Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones legales y reglamentarias • Elaboración de Papeles de Trabajo • Obtención de evidencia comprobatoria • Corroboración de posibles hallazgos y recomendaciones
Estudio y Evaluación del Control Interno: • Comprende la evaluación de la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura de control interno establecido, para determinar su grado de confiabilidad y repercusión en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la información financiera y administrativa.
Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias • La evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es importante, debido a que los organismos, entidades, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias generales y específicas.
Obtención de Evidencia Comprobatoria: • La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho específico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella. • Suficiente • Competente • Pertinente
Elaboración de Papeles de Trabajo: • Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el informe de auditoría, y contienen la evidencia para fundamentar el resultado de la misma.
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL • Constituyen un medio técnico para fortalecer y estandarizar la estructura y ambiente de control interno institucional.
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO • 1. Normas de Aplicación General • 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General • 3. Normas Aplicables a la Administración de Personal • 4. Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Público • 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental • 6. Normas Aplicables al Sistema de Tesorería • 7. Normas Aplicables al Sistema de Crédito Público
NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Las normas de aplicación general se refieren a: • filosofía de control interno, • estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, • separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
SEPARACIÓN DE FUNCIONES • Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO • En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoría Interna –UDAI- evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos.
INSTRUCCIONES POR ESCRITO • Las instrucciones por escrito facilitan el entendimiento y aplicación de las mismas y fortalecen el control interno y el proceso de rendición de cuentas institucional.
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS • Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
DOCUMENTOS DE RESPALDO • La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.
CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS • Todo diseño de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas.
