ANIMER UNE REUNION

1. ANIMER UNE REUNION Une réunion? Pour quoi faire? Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm

2. Définition du Petit Robertréunion [YeynjT] n. f.Mod. Fait de se retrouver, et par ext. de se trouver ensemble; groupe de personnes réunies.Cour. Les personnes qui sont venues en un même lieu pour être ensemble (pour participer à une activité commune ou collective); acte par lequel elles se rassemblent; durée, circonstances de leur rencontre. Animer une réunion, participer à une réunion, diriger une réunion . Définition

3. L'intérêt d’une réunion:Profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. 3 types de réunion : Information : -faire part d’informations-faire partager l’information.Par exemple réunion pour une formation: pour apprendre à faire Échange : Entendre l’avis de chacun, s’enrichir les uns les autres Par exemple une réunion de créativité : trouver des idées. Décision : Valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous. Par exemple réunion pour une résolution de problème Pourquoi une réunion ?C’est la première question à se poser

4. « Une réunion au cours de laquelle une quinzaine de personnes parlent, des heures durant, des choses qu'elles devraient être en train de faire. » Jean Delacour • La réunion n’est pas forcément utile : • Annulez-la ! • Bravo vous venez de gagner du temps ! • La réunion semble utile : • Vérifier l’utilité en se posant 3 questions et en y apportant des réponses précises : • En quoi cette réunion est utile? • Qu’est ce que j’en attends ? • Qu’est-ce que le groupe attend de la réunion? Pourquoi une réunion ?C’est la première question à se poser

5. Se réunir permet : de profiter de la vision de chacun et d’élargir la vision de tous de partager une vision commune et/ou des projets communs d'être plus perspicace et plus intelligent (l’union fait la force) Clarifier les règles permet d'éviter: les luttes d'influence les conflits les procès d’intention les prises de pouvoir la dispersion, les retraits, les apartés, les passes temps. Une opportunité qui a besoin de règlespour gagner du temps

6. Préparer sa réunion c’est Préparer son TOP : • le Thème • l'Objectif • le Plan • Et répondre aux questions suivantes : • Avec quels participants ?et pourquoi ? Où et quand va-t-elle avoir lieu ? Une opportunité qui a besoin de règlespour gagner du temps

7. Motivation et efficacité : La motivation est favorisée lorsque chacun sait ce qu'il doit faire, chacun à un rôle et que le groupe partage un objectif. Le nombre : Le nombre peut varier en fonction des réunions. 3 est le minimum pour créer un groupe. 5 permet d’avoir un début de dynamique. A partir de 9, l’animation doit être plus directive. Les échanges deviennent plus difficile et le temps consacré à chacun est plus limité. Un nombre judicieux de participants « dernier CRI »Il faut savoir s’entourer

8. Inviter des participants " dernier CRI": • Choisir les participants Compétents par rapport au sujet • Choisir les participants Responsables par rapport au sujet • Choisir les participants Intéressés par rapport au sujet et les engager à préparer la réunion. Chacun est responsable de tous. Chacun est seul responsable. Chacun est seul responsable de tous. [Antoine de Saint-Exupéry - Extrait de Pilote de guerre] Un nombre judicieux de participants « dernier CRI »Il faut savoir s’entourer

9. Les fonctions de l'animateur: L’animateur doit diriger vers la production et peut y participer. L‘animateur doit faciliter les échanges. L'animateur doit réguler les interactions. L'animateur doit éviter les conflits. L'animateur doit créer les conditions de la réalisation de l'objectif. L’animateur a un rôle particulier à jouer

10. « Le captain donne la cadence»Dicton anglais sur l 'aviron • L’animateur doit: • atteindre l'objectif fixé de la réunion • appliquer les outils appropriés • obtenir le consensus du groupe • établir un plan d'actions faciliter la communication entre les participants L’animateur a un rôle particulier à jouer

11. 3 styles de participants • Une réunion rassemble avant de les « ré- unir » trois groupes d’individus : • Les badauds venus là par hasard d’une rencontre ou parce qu’ils ont du temps et de la « bonne » volonté. En général ils n’ont pas lu la convocation, n’ont rien préparé et sont là sans être impliqués. • Les spectateurs ont lu la convocation, sont ponctuels et attendent d’être guidés par l’animateur : comme au spectacle • Les participants ont lu la convocation, sont ponctuels, ont préparé la réunion, sont prêts à l’échange et à apporter leur contribution pour faire avancer la réunion.

12. "Dites-moi ce que vous, vous en pensez vraiment."J.F Kennedy Conseil : le rôle de l’animateur est de transformer les spectateurs en participants en leur donnant un objectif et en définissant concrètement leur contribution au travail du groupe . 3 styles de participants

13. Participants: les typologie Typologie 1 : Les "taiseux" et les "diseux": ceux qui écoutent et ceux qui parlent facilement. Typologie 2 : ( analyse transactionnelle ) Les "parents" vont porter des jugements utiles pour valider la solution. Les "adultes" vont structurer le contenu, le temps et clarifier les échanges. L' "enfant libre" proposera des idées. L' "enfant adaptée" attendra l'autorisation de l'animateur pour s'exprimer.

14. L'animateur doit faire parler les "taiseux". "Parents, adultes, enfants", l'animateur doit donner sa place à chacun et se servir des qualités respectives. Participants: les typologie

15. Les fonctions du groupe "Une réunion sert à decider de l'ordre du jour de la réunion suivante."Jean Loup CHIFLET • Le groupe a deux fonctions : • une fonction de production, cette fonction est centrée sur la tâche (objectif) de la réunion. L’animateur doit diriger vers la production et peut y participer. • une fonction relationnelle : l’interaction entre les individus. L‘animateur doit faciliter la participation de tous et l’animateur doit réguler les interactions

16. Se préparer c’est se donner les moyens de réussir « Si j’ai 6 heures pour abattre un arbre, j’en prends 5 pour aiguiser ma hache » Abraham LINCOLN. Motivation et efficacité: La motivation vient du fait que chacun sait pourquoi il est là, et ce qu’il va tirer de la réunion. Un Thème qui cadre la réunion Un Objectif pour cette réunion Un Plan de la réunion

17. Préparer son TOP Fixer le cadre et Thème : de quoi allons-nous parler ? Fixer l’Objectif: Quel but doit attendre le groupe ? Fixer un Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils utilisés) : Le cadre et les règles. Préparer sa convocation : Communiquer le TOP aux participants, avec le lieu et l’heure de la réunion. Demander-leur de préparer cette réunion. Se préparer c’est se donner les moyens de réussir Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre du jour est plus creux. [Roger Martin] Extrait de Patron de droit divin

18. L’installation des participants 4 grands types de disposition : Classe d’école : Sous l’autorité de l’animateur ou du formateur; En rond ou carré: Tous égaux, cette disposition facilite l’échange Face à face : Disposition de négociation, les deux clan se font face chacun a son « porte-parole » En U : Cette disposition combine, la place prépondérante de l’animateur et des supports visuels avec la possibilité d’échanges des participants.

19. "La géographie commande l’histoire"Napoléon. Disposer vos tables en fonction du type de réunion. A vos côtés , appuyez-vous sur vos alliés. Face à vous, dialoguez avec vos interlocuteurs . Dans les coins, écoutez et restez courtois avec tous. Pour une réunion courte rester debout. L’installation des participants

20. Le lancement de la réunion Le lancement de la réunion remplit trois fonctions:une fonction humaine : il s’agit de constituer, souder le groupe au delà des individus qui le composent. une fonction d’organisation : l’animateur doit annoncer l’objectif de la réunion et le rôle de chacun. une fonction concrète : l’animateur doit dire l’essentiel tout de suite.

21. Le lancement de la réunion doit se réaliser de trois manières : Etre rapide : l’animateur doit rappeler les règles du jeu et l’objectif de la réunion pratiquement tout de suite après s’être présenté. Etre clair : l’animateur doit clarifier avec des mots simples l’objectif et la contribution de chacun. Etre structurée : l’animateur doit annoncer dans cet ordre : le thème, l’objectif et la contribution attendue de chacun des participants. Le lancement de la réunion « Droit au but ! »Devise de l’Olympique de Marseille

22. Structurer le temps de la réunion Il existe six manières de structurer le temps de la réunion pour optimiser cette ressource stratégique : Cinq allocations de temps sont contre-productives : Le retrait des participants, lorsque ceux-ci font, pensent ou réfléchissent à autre chose que le thème de travail commun, Les rituels sociaux comme les pauses café longues en début de réunion ou les présentations qui n’en finissent pas.. Les procès d’intentions existent lorsque deux ou plusieurs participants utilisent à tort la réunion comme tribune ou champ clos de leur colère, de leur mal-être ou de leurs règlements de compte .

23. Structurer le temps de la réunion L’intimité trouve son expression dans des conversations « privées » entre deux participants assis côte à côte. Les passe-temps permettent au groupe de « respirer », d’échanger des informations « hors sujet », et de détendre le groupe. Les passe-temps, source de convivialité sont les plus gros consommateurs de temps. Le rôle de l’animateur est d’en faire prendre conscience le groupe et de les faire cesser. L’allocation productive est, bien sûr l’activité c’est à dire la poursuite de l’objectif du groupe accepté, affiché et partagé.

24. Conseil : Privilégiez l’activité, la poursuite de l’objectif : Vous êtes là pour cela ! Garder sous les yeux de tous le TOP. Structurer le temps de la réunion "Le Temps est le bien le plus rare parce que c'est le seul bien qu'on ne puisse ni produire, ni donner, ni échanger, ni vendre. "Jacques Attali

25. Fixer le cadre Un groupe fonctionne dans un cadre qui lui apporte, confort, sécurité et optimise la contribution de chacun. Les trois éléments constitutifs du cadre sont les suivants : Un objectif commun, affiché, accepté, adapté ( les trois A) par le groupe: Par exemple : « Trouver une solution pour réduire de 10% les frais généraux des commerciaux dans les deux mois à venir. » …/…

26. Fixer le cadre Une méthode de travail : les participants ont besoin de savoir, tout de suite, comment l’animateur va faire et quelle contribution concrète il attend d’eux. Le plus simple est encore de le leur dire. Par exemple : « Je souhaite que vous posiez des questions par écrit, que vous preniez la parole en proposant une idée ou une action et je demanderai à Jacques et Isabelle de nous rendre compte oralement pendant cinq minutes de leur visite du site d’Angers . » Un rôle : les personnes invitées veulent connaître précisément leur contribution. S’agit-il de prendre des notes ? et/ou de poser des questions / et/ou d’intervenir ?

27. "Le rire doit être construit, basé sur la réalité de la vie, sur des faits communs. La folie, oui, mais avec un cadre. "Michel Serrault Conseil : Clarifiez de manière explicite et concrète le rôle attendu de chacun, les animateurs surestiment l’implication a priori des personnes présentes. Fixer le cadre

28. Répondre aux questions Un animateur face/avec un groupe est conduit à répondre à des questions. Une question prouve l’intérêt de votre interlocuteur. Pensez à ceux qui n’en posent jamais… Une question est toujours un appui parce qu’elle crée de fait une relation entre le participant et l’animateur. Une question présente un autre point de vue respectable et source d’échanges, ce qui est parfois difficile à accepter pour l’animateur surtout lorsque l’interlocuteur émet ou propose un autre point de vue.

29. Les trois manières les plus simples et les plus efficaces de répondre à toute question même la plus agressive, déstabilisatrice, insidieuse sont les suivantes : Répondre aux questions "Celui qui pose une question risque cinq minutes d'avoir l'air bête. Celui qui ne pose pas de question restera bête toute sa vie."Proverbe chinois • Dites à votre interlocuteur : « Vous avez raison ! » Cette affirmation magique le rassure, vous rassure, reconnaît la légitimité de son opinion et vous permet de diminuer la pression d’enjeu et le stress !!

30. Prenez appui sur la question elle même : vous avez la réponse : donnez-la ! • Prenez appui sur le groupe lorsque vous n’avez pas la réponse : demandez la ! à votre interlocuteur lui-même ou mieux au groupe ! Une réunion sert à trouver des réponses à des questions à plusieurs ! Répondre aux questions "Bien écouter, c'est presque répondre. "Marivaux Conseil: utilisez l’énergie de votre interlocuteur ! commencez toujours en consonance/avec l’autre avant d’entrer en dissonance/différence avec lui !

31. Résoudre un conflit Une réunion permet l’expression d’opinions différentes, dissonantes et parfois divergentes. Le débat repose sur l’existence d’une autre manière d’agir, de faire ou de penser. La manière la plus efficace de résoudre un conflit consiste à le médiatiser c’est à dire à trouver un tiers . Ce tiers peut être un participant perçu comme neutre par le reste du groupe et par les deux protagonistes, ou l’animateur s’il respecte la neutralité ou une méthode permettant de décrire rapidement, complètement et d’afficher le conflit qui n’intéresse qu’une minorité et ralentit le travail de la majorité !

32. Méthode ADRAV • Cette méthode comporte trois phases : • faire la liste de l’ensemble des points d’accord existant entre les deux parties en conflitpar exemple : « nous sommes d’accord pour trouver une solution, pour accepter l’aide du groupe, pour proposer des solutions, pour accepter des solutions validées par le groupe, pour parler ensemble encore une fois. » • faire la liste des points de désaccord :par exemple : « nous sommes en désaccord sur le mode de calcul de remboursement des frais de mission!» Résoudre un conflit "Quand, dans un État, vous ne percevez le bruit d'aucun conflit, vous pouvez être sûr que la liberté n'y est plus. "Edouard Herriot

33. Méthode ADRAV (suite) • faire la liste des points qui n’ont rien à voir avec les deux points précédents par exemple : « le système de primes, l’évaluation des performances, la compétence de Raoul » Résoudre un conflit "Exister, c'est aussi s'opposer, ne pas toujours suivre l'opinion générale."Christophe Malavoy Affichés sur un tableau, l’ensemble des points d’accord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de l’objet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir. Conseil : Mettez noir sur blanc les points de divergence : écrire c’est réaliser!

34. Conclure Une réunion de travail doit se conclure utilement sur : Un qui fait quoi pour quand ? Un compte-rendu de décisions réalisé en séance de manière tournante par les participants à partir de l’ordre du jour de la réunion .

35. Conseil : lorsque vous faites le tour de table de conclusion demandez à chaque participant de rappeler oralement et devant le groupe son engagement. C’est une manière de le « lier ». Conclure "Je ne campe pas sur le passé, j'en tire des conclusions pour le présent. » Eric Fisher

36. Un compte rendu Les réunions se terminent parfois sur un compte-rendu.Pour être efficace celui-ci doit au moins être rédigé et si possible remis en séance à la fin aux participants, ce qui est possible avec les portables. Vous avez le choix entre deux types de compte-rendus : Le compte-rendu des débats, fidèle, exhaustif, exprimant les opinions des participants. Les réunions de co-propriété, les réunions de délégués du personnel, de comité d’entreprise prennent souvent cette forme.( qui n’a pas de valeur légale)

37. Un compte rendu Le compte–rendu de décisions reprend les décisions prises en réunion, les actions décidées et rappelle les points en suspens. Il peut être rédigé à partir de l’ordre du jour de la réunion. Cette manière de faire permet à chacun de connaître les points de progrès et les axes de travail. Il est, bien sûr, possible d’évoquer les positions ou les opinions des participants lorsque celles-ci contribuent à éclairer le débat, les actions et les décisions prises.

38. Conseil : Rédigez votre ordre du jour sous forme d’un sommaire de décisions ou d’actions à conduire. La réunion consiste donc simplement à répondre point par point à chaque affirmation. Un compte rendu "L'ABC d'un métier d'écrivain, ça s'apprend avec l'observation et la poubelle, la comparaison et le foyer, la rédaction et les ciseaux. Noircir des pages n'éclaire pas nécessairement les idées. "Jacques Lamarche

39. Outils d’animation:Le double tour ou comment trouver une définition commune Le double tour permet de s’enrichir des points de vue des autres participants du groupe et de donner la parole à chacun. Il oblige chacun à structurer sa pensée. Il implique une écoute réciproque.

40. Chacun prépare par écrit une définition du thème abordé pendant quelques minutes, sa vision, son point de vue. Une fois que tout le monde est prêt: Chacun s’exprime à tour de rôle et chacun écoute les autres. Puis suit le deuxième tour ou chacun donne un écho à ce qu’il vient d’entendre. Il répond à une question du type : « Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle définition ? ». Outils d’animation:Le double tour ou comment trouver une définition commune "... c'est là même un élément assez important de sa définition que cette propriété d'être difficile à définir "(Valéry).

41. Outils d’animation: le Brainstorming ou comment chercher ensemble et profiter de la dynamique créative du groupe Cette technique permet de recueillir de façon spontanée une production quantitativement riche d'idées, de propositions. Il est utilisé pour recueillir des idées quand on se situe dans une phase d'exploration : recherche d'un sujet à traiter recherche des causes d'un problème recherche d'une solution...

42. Lancer le brainstorming : Cibler le sujet (limites, champ d'application...) - poser la question et la reformuler, écrire la question. Clarifier l'objectif en moins de 8 mots. Rappeler les règles du brainstorming: exprimer toutes les idées mêmes farfelues, s'inspirer des autres par association d'idées... respecter tous les participants ne pas critiquer dans la phase de production travailler dans la bonne humeur. Ecrire toutes les idées au tableau exploiter les résultats reformuler les idées mal comprises éliminer les idées hors sujet. Outils d’animation: le Brainstorming ou comment chercher ensemble et profiter de la dynamique créative du groupe "Ils s'offrirent une petite séance de brain-storming d'où émergea cette lumineuse idée »(Perec).

43. Outils de résolution de problèmes:Le QQOQCpour définir un contexte • Le QQOQC permet de définir et d’analyser précisément les différentes composantes d’un sujet en prenant en compte tous les éléments qui ont une influence sur celui-ci. • Il est utilisé pour définir : • une situation • un problème à résoudre • un plan d'actions • une procédure...

44. Répondre systématiquement aux questions suivantes : • de QUOI s'agit-il ? • QUI est concerné ? • OU cela se passe-t-il ? • QUAND cela se passe-t-il ? • COMMENT cela arrive-t-il ? • et pour chaque question dans la mesure du possible, • COMBIEN • POURQUOI ? Outils de résolution de problèmes:Le QQOQCpour définir un contexte « Un problème bien posé est à moitié résolu »

45. Outils de résolution de problèmes: Les 5 pourquoi pour chercher les causes premières • C'est un outil de recherche des causes premières dans une situation simple. • Il s’agit de se poser 5 fois de suite la question « pourquoi ? », et vous trouverez la vraie raison: • - d'un probleme • - d'une situation • - d'un conflit

46. • définir l'effet avec précision • rechercher les différents niveaux de causes en se posant plusieurs fois de suite la question pourquoi • identifier les causes qui peuvent être éliminées • approfondir l'analyse jusqu'à trouver les causes sur lesquelles nous ne pouvons pas agir Outils de résolution de problèmes: Les 5 pourquoi pour chercher les causes premières "Vous n'allez pas répondre pourquoi à toutes les questions que je vous pose ?- Pourquoi pas ? "Henri Verneuil - Dialogue du film Le corps de mon ennemi

47. Outils de résolution de problèmes:Le vote pondéré pour faire des choix accepté par tous C'est un outil de prise de décision en groupe. Il est utilisé pour sélectionner des éléments parmi une liste lorsqu'on ne peut pas établir de critères de choix objectifs et mesurables: identification des causes principales d'un problème choix d'un sujet...

48. chaque participant dispose d'un capital de 6 points • il choisit parmi une liste les 3 éléments les plus importants • il classe ces 3 éléments par ordre d'importance • il affecte 3 points au 1er, 2 points au 2ème et 1 point au 3ème • il pose 3 pastilles de couleur sur le tableau(respectivement rouge, bleu, vert) • les points sont additionnés Outils de résolution de problèmes:Le vote pondéré pour faire des choix accepté par tous "Voter, c'est écrire l'histoire"Alex LE GALL Les éléments les plus forts en points sont retenus ou choisis en priorité.

49. Outils de résolution de problèmes:La matrice de décision • C'est un outil de prise de décision en groupe. • Il est utilisé pour sélectionner des éléments parmi une liste sur la base de critères objectifs. • Critères à utiliser par exemple : • Facilité de mise en place • Efficacité de la décision • …

50. Cette méthode comporte six phases : • définir les critères de sélection • affecter à chaque critère un poids (en option) • constituer la matrice • – en ligne, placer toutes les solutions possibles, • – en colonne, placer les critères retenus • … Outils de résolution de problèmes:La matrice de décision " Il faut se décider, agir et se taire."Benjamin CONSTANT