Federal Parliamentary E-consultations: A Focus on the House Finance Committee

1. Federal Parliamentary E-consultations: A Focus on the House Finance Committee Les consultations parlementaires fédérales en ligne et le Comité des finances June M. Dewetering, Chief Macroeconomics and Trade Section Parliamentary Information and Research Service June M. Dewetering, chef Section de la macroéconomie et du commerce Service d’information et de recherche parlementaires DATE : day month year

2. 2Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires The Reason for Pre-budget Consultations Bien-fondé des consultations prébudgétaires Standing Order 83.1 Each year the Standing Committee on Finance shall be authorized to consider and make reports upon proposals regarding the budgetary policy of the government. Any report or reports thereon may be made no later than the tenth sitting day before the last normal sitting day in December, as set forth in Standing Order 28(2). Article 83.1 du Règlement de la Chambre Chaque année, le Comité permanent des finances est autorisé à examiner les propositions concernant les politiques budgétaires du gouvernement et à faire rapport à ce sujet. Les rapports ainsi établis peuvent être déposés au plus tard dix jours de séance avant le dernier jour ordinaire de séance, en décembre, tel que stipulé à l’article 28(2) du Règlement.

3. 3Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires The Early Years Les premières années • Broad range of witnesses but somewhat limited focus in the Committee’s report • Often, a focus on the budget-making process, a range of tax issues, the “new” economy and productivity, with limited discussion of “social issues” • Large éventail de témoins, mais un rapport du Comité pas suffisamment ciblé • Souvent, l’accent est mis sur le processus d’élaboration du budget, divers enjeux fiscaux, la « nouvelle » économie et la productivité, mais peu de discussions sur les « enjeux sociaux »

4. 4Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2002: A Turning Point? 2002 : un point tournant? • Pre-budget discussions and pre-budget consultations • Broad framework focused on the Census results, resulting in a broad report addressing, in relatively more detail, virtually all areas of public policy • All requests to appear were accommodated • Discussions et consultations prébudgétaires • Vaste cadre de travail axé sur les résultats du recensement, donnant lieu à un rapport élargi, relativement plus détaillé, couvrant presque tous les aspects de la politique publique • Toutes les demandes de comparution sont acceptées

5. 5Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires Years of Incremental Changes Années de changements graduels • Identification of deadlines/limits: appear as a witness, submit a brief, the number of pages, the number of proposals, specific themes/questions to guide the content of submissions • In some years, • a request for the federal fiscal cost of proposals • “late” and “off-topic” briefs addressed in an appendix • site visits during cross-country hearings • witnesses selected by Committee members • Établissement de délais/limites : témoigner, soumettre un mémoire, nombre restreint de pages, nombre restreint de propositions, thèmes ou questions spécifiques pour orienter le contenu des mémoires • En quelques années, • obligation d’indiquer les coûts fiscaux fédéraux des propositions • les mémoires déposés en retard et hors sujets sont présentés en annexe • des visites sur place pendant les audiences pancanadiennes • témoins choisis par les membres du Comité

6. 6Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2011: A First Step Toward E-consultation 2011 : un premier pas vers la consultation en ligne • Submitted briefs available on the Committee’s website • Strict limit on the number of witnesses making a presentation • Continued strict limit on the length of submissions as well as on deadlines for a request to appear and to submit briefs • Continued desire to have submissions focused on themes/questions • Les mémoires soumis sont versés sur le site web du Comité • Nombre restreint de témoins pouvant comparaître • Restrictions strictes quant à la longueur des mémoires, aux délais pour soumettre une demande de comparution et des mémoires • Le Comité continue de souhaiter que mémoires soient axés sur des thèmes ou des questions

7. 7Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • “Briefs” submitted on line in the form of responses to questions • Significant increase in the number of individual respondents • Small decrease in the number of organizational respondents • Continued uploading of responses to the Committee’s website • « Mémoires » soumis en ligne sous forme de réponses à des questions • Accroissement considérable du nombre de répondants individuels • Légère diminution du nombre de répondants organisationnels • Le téléchargement des réponses sur le site web du Comité se poursuit

8. 8Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • In general terms, the Committee desired: • responses focused on identified questions: not fully realized • fewer repetitious responses: not fully realized • shorter responses: not fully realized • responses from a broader range of participants: realized • En gros, le Comité veut : • des réponses précises à des questions précises : objectif pas tout à fait atteint • moins de réponses redondantes : objectif pas tout à fait atteint • des réponses plus courtes : objectif pas tout à fait atteint • des réponses provenant d’un échantillon plus vaste de participants : objectif atteint

9. 9Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • Impacts when compared to 2011: • Parliamentarians: to be determined (House returns 17 Sep) • analysts: greater volume of, and more disparate, proposals • clerks: hundreds of software and “process” questions by telephone and email, greater volume of responses to manage • witnesses: questions about software, elements of the new process • budgetary: unknown but probably higher than with the 2011 process, with increased costs for information technology and procedural services personnel as well as the software • Résultats comparés à ceux de 2011 : • parlementaires : à déterminer (la Chambre rouvrira le 17 septembre) • analystes : nombre accru de propositions, plus disparates • greffiers : des centaines de logiciels et de questions de « procédure » par téléphone et par courriel, nombre accru de réponses à gérer • témoins : questions sur le logiciel, les étapes du nouveau processus • budget : inconnu, mais probablement supérieur à celui de 2011, des coûts accrus pour la TI, le personnel des Services de la procédure, et les logiciels

10. 10Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • In general terms, what “worked”: • high number of responses • deadlines were met • developmental lead time was adequate • Dans l’ensemble, ce qui a « marché » : • un nombre accru de réponses • respect des délais • le temps de préparation prévu était adéquat

11. 11Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • In general terms, what “did not work”: • the main requirement for a word/character limit was not realized • there were some challenges with the software – limitations of the tool, “alignment” with the House information technology “architecture” • the responses did not, in all cases, align with the question • some responses were repeated • Dans l’ensemble, ce qui n’a « pas marché » : • la principale demande de restreindre le nombre de mots/caractères n’a pas été respectée • certaines difficultés avec le logiciel – limites de l’outil, « incompatibilité » avec l’architecture de TI de la Chambre • les réponses ne correspondent pas toujours à la question • Réponses parfois redondantes

12. 12Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires 2012: Continued Evolution in E-consultations 2012 : les consultations en ligne continuent d’évoluer • Lessons learned: • ensure that the tool – whether developed in-house, off-the-shelf or off-the-shelf with changes – meets the security, design and other requirements • ensure adequate testing of the tool • ensure that the proper people are involved in the “go/no go” decision • ensure that adequate personnel are available in light of uncertainties related to the technology, the volume of responses, etc. • Leçons apprises : • s’assurer que l’outil – qu’il soit créé à l’interne, de série ou qu’il ait été modifié – réponde aux exigences en matière de sécurité, de conception, etc. • faire des essais pour s’assurer que l’outil fonctionne bien • s’assurer que les bonnes personnes participent à la décision d’aller de l’avant ou non • s’assurer que nous disposons de suffisamment d’employés, compte tenu des incertitudes liées à la technologie, au volume de réponses, etc.

13. 13Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires Other Parliamentary E-consultations Autres consultations parlementaires en ligne • House Sub-Committee on the Status of Persons with Disabilities (2002) • House Committee on Foreign Affairs and International Trade (2005) • House Legislative Committee on Bill C-11 (2011) • House Committee on Access to Information, Privacy and Ethics (2012) • Senate Legal and Constitutional Affairs (study-by-study basis) • Senate social media endeavours • Sous-comité de la condition des personnes handicapées de la CdC (2002) • Comité permanent des affaires étrangères et du commerce international de la CdC (2005) • Comité législatif de la CdC sur le projet de loi C-11 (2011) • Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la CdC (2012) • Comité sénatorial des affaires juridiques et sénatoriales (selon l’étude) • Initiatives du Sénat relatives aux médias sociaux

14. 14Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires Partnering with the House Former des partenariats avec la Chambre • Development of a guide to focus e-consultation initiatives: • steps in the process • who does what: House, Library, contractors • options • Partners include managers from the research and analysis service at the Library as well as from procedural services and information technology at the House • Guide being finalized for presentation to Library and House Administration • Élaborer un guide axé sur les initiatives de consultation en ligne : • étapes du processus • qui fait quoi : Chambre, Bibliothèque, entrepreneurs • options • Les partenaires incluent les gestionnaires des services de recherche et d’analyse de la Bibliothèque, des Services de la procédure, et de la technologie de l’information à la Chambre • Le guide sera bientôt terminé et présenté à la Bibliothèque et à l’Administration de la Chambre

15. 15Pre-budget Consultations / Consultations prébudgétaires • Questions and/or Comments? • Des questions ou des commentaires? • June Dewetering • june.dewetering@parl.gc.ca • 613-995-2338 • June Dewetering • june.dewetering@parl.gc.ca • 613-995-2338