PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Administrador

1. PORTAL WEBManual de UsuarioPerfil Administrador OFIXPRES S.A.S

2. Portal WEB OFIXPRES El acceso al Portal Web de OFIXPRES S.A.S. para la línea de Productos SUMINISTROS se hace por la dirección: http://www.ofixpres.com/ V. 2.0 – 2010

3. Características del Sitio - Seguridad Conexiones Seguras SSL: El sitio Web de OFIXPRES S.A.S. , dispone de un sistema de seguridad basado en el intercambio de información encriptado por el protocolo SSL y llaves de 128 bits. Con esto, se garantiza la integridad y confidencialidad de la información. Autoridad Certificadora: Actualmente OFIXPRES S.A.S. provee en sus sitios Certificado emitido por Certicamara, Autoridad Certificadora Colombiana, con lo cual se garantiza que la conexión es al sitio de OFIXPRES S.A.S. Usted puede consultar dicho certificado haciendo clic en el candado que se visualiza en la parte inferior derecha de su navegador Web. Administración de claves: El acceso al sitio de OFIXPRES S.A.S. se hace por medio de Nombre de Usuario y Clave, la cual permite administración por tiempo de vigencia, debe ser una combinación alfanumérica no menor a 8 caracteres, bloqueo de cuentas luego de 3 intentos fallidos de acceso y generación de registro de uso de la aplicación. V. 2.0 - 2010

4. Características del Sitio - Presupuestos El sistema, provee un manejo de presupuestos basado en los siguientes esquemas: • Acumulable, no Acumulable: Permite que el saldo de un periodo presupuestal pueda ser acumulable para el siguiente • Restrictivo, no restrictivo: Restrictivo prohíbe el paso de una orden que excede el monto de presupuesto permitido. Tipo de presupuesto: • Grupo de producto por valor: Monto disponible por grupo de producto. • Por Centro de Costo o Autorizador: Monto asignado de consumo por periodo para un Centro de Costo o Autorizador. • Por valor: Monto total disponible. Recuerde:El manejo de presupuestos corresponde a la configuración del sistema aplicada al cliente. Dicha configuración es administrada por OFIXPRES S.A.S. : previa solicitud del cliente. Recuerde: La información de presupuesto es visible durante todo el proceso de pedido, con lo cual se provee el seguimiento a los totales presupuestales asignados. V. 2.0 - 2010

5. Uso del Sitio WebPrimer Ingreso En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Durante el primer Ingreso, el Portal de OFIXPRES S.A.S, solicitará cambio de clave. Para esto tenga a mano el Nit de la compañía, digite su nueva clave y se solicitará repetirla. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $). Es posible que la configuración de cliente maneje el esquema de tiempo de vida de claves y repetición de las mismas, por lo cual el sistema puede validar que no se repitan claves recientemente usadas. V. 2.0 - 2010

6. Uso del Sitio WebIngresar como Administrador En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón . Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información con la cual se creó la cuenta: Recuerde:Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema V. 2.0 - 2010

7. Uso del Sitio Web El sitio web presenta la combinación de funcionalidades para el Perfil Autorizador Así: Menú Inicial: provee Acceso a las funciones principales para el Perfil Administrador. Como consulta de Reportes, Asignación de Autorizadores, Estado de Pedidos. 1 Menú Herramientas: Acceso a funcionalidades adicionales como consulta Catálogo Compañía, Pedido Electrónico, Autorizar Pedidos, Mi Cuenta entre otros. 2 Motor de Búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Autorizador 3 5 4 Nosotros: Información sobre OFIXPRES S.A.S. y contacto Web. 3 1 Funcionalidades de Navegación: Botón inicio, Información de OFIXPRES S.A.S. 5 2 4 V. 2.0 - 2010

8. Uso del Sitio – ReportesConsulta de Información • Para Consultar información de reportes siga los siguientes pasos: • Ubique en los botones principales de la página el botón • Está en la pantalla así: Haga Clic aquí V. 2.0 - 2010

9. Uso del Sitio – Generación de Reportes Los reportes principales se encuentran en dos categorías, Reportes de Consumo y Reportes de Pedido. Luego de hacer clic en el botón el portal presenta las categorías así: Para navegar a través de las categorías, se debe seleccionar la familia de reportes y luego hacer clic en el botón Aceptar Recuerde: Todos los reportes generados por el portal permiten ser exportados en formato Excel para su descarga e impresión. V. 2.0 - 2010

10. Uso del Sitio – Generación de Reportes de Consumo Los reportes se encuentran en las categorías Reporte de Consumo y Reportes de Pedido • Reportes de Consumo • Consumo Acumulado: Información de totales por mes de los pedidos. • Consumo detallado y Acumulado por Centro de Costos: Información de totales por mes de cantidades, precios, impuesto, total, por Centro de Costo por Producto. • Consumo General Acumulado por Centro de Costos: Información de totales por Centro de Costo por Mes. • Consolidado Facturación: Información por Centro de Costo, por detalle de orden, indicando cantidades solicitadas y cantidades despachadas con fechas de solicitud y de despacho. • Consumo General Acumulado: Información general por Centro de Costo por productos solicitados. • Consumo Promedio por Funcionario: Información por cantidades de personal de trabajo. • Consumo por Producto por Centro de Costos: Información de consumos de productos por Centro de Costos. • Informe de Productos de Mayor Consumo: Informe de comportamiento de cantidades de productos más solicitados por Centro de Costos. • Listado de Solicitudes por Centros de Costo: Información de ordenes tramitadas por Centro de Costos puntual o resumen de Centros de Costo sin hacer pedido por periodo. • Consumo por Producto Antes de Autorizar: Comportamiento de los productos en las ordenes actuales previo a la autorización. • Consumo Producto Acumulado: V. 2.0 - 2010

11. Uso del Sitio – Generación de Reportes de Consumo Luego de seleccionar la opción Reportes de Consumo, el portal presentará la lista de reportes disponibles bajo esta categoría. Para generar los reportes debe seguir los siguientes pasos: • Seleccione el tipo de reporte a consultar 2. Puede generar el reporte para un autorizador o Centro de Costos particular 3. Debe indicar el rango de fecha de la Consulta (Campo Obligatorio) 4. Clic en el botón Generar V. 2.0 - 2010

12. Uso del Sitio – Reportes: Consumo Acumulado El reporte de Consumo Acumulado, luego de la selección e ingreso de fechas presentará la información así: Periodos según el rango ingresado Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

13. Uso del Sitio – Reportes: Consumo Detallado y Acumulado por Centros de Costos Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí V. 2.0 - 2010

14. Uso del Sitio – Reportes: Consumo General Acumulado por Centro de Costos Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

15. Uso del Sitio – Reportes: Consolidado Facturación Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

16. Uso del Sitio – Reportes: Consumo General Acumulado Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

17. Uso del Sitio – Reportes: Consumo por Producto por Centro de Costos Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

18. Uso del Sitio – Reportes: Informe de Productos de Mayor Consumo Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

19. Uso del Sitio – Reportes: Listado de Solicitudes por Centro de Costos • Este reporte permite la consulta de 2 tipos de información del siguiente modo: • Opción TODOS: Genera información de los Centros de Costos que no han realizado pedidos en el portal Web • Seleccionando un Centro de Costos se genera información sobre los pedidos tramitados por el portal Web. Seleccione el reporte a generar seleccionando la opción TODOS o seleccionando un Centro de Costos Clic en el botón VER para generar el reporte V. 2.0 - 2010

20. Uso del Sitio – Reportes: Listado de Solicitudes por Centro de Costos Con la opción TODOS se obtiene la información sobre Centros de Costo que no han tramitado pedido alguno por el Portal Web El portal Web, presentará el listado de Centros de Costos y Nombre de Centros de Costos para las oficinas que no han realizado o tramitado pedidos. Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí V. 2.0 - 2010

21. Uso del Sitio – Reportes: Listado de Solicitudes por Centro de Costos Seleccionando un Centro de Costos, el portal presentará la información de pedidos para la opción seleccionada de la siguiente forma: • Seleccionar el Centro de Costos a consultar • Clic en el botón VER • El Portal genera el reporte presentando la siguiente información: Número de Orden, Código del Centro de Costos, Fecha de la orden, Total (Sin IVA), Impuesto, Gran Total Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí V. 2.0 - 2010

22. Uso del Sitio – Reportes: Consumo Promedio por Funcionario Para descarga del reporte en formato Excel haga clic aquí Para regresar a la lista de Reportes haga clic aquí V. 2.0 - 2010

23. Uso del Sitio – Reportes: Consumo Producto Acumulado V. 2.0 - 2010

24. Uso del Sitio – Generación de Reportes de Pedido Los reportes se encuentran en las categorías Reporte de Consumo y Reportes de Pedido • Reportes de Pedido • Pedidos por CC con Jefe Responsable: Información de pedidos realizados por Centro de Costo en un rango de fecha indicando el nombre del responsable del Centro de Costo. • Pedidos Acumulados: Información de detalles y cantidades de pedidos realizados por un Centro de Costos en un rango de fecha. • Pedidos Acumulados con Estado de Pedidos: Información de pedidos realizados por un Centro de Costos en un rango de fecha indicando su estado en el Portal Web • Fechas de Elaboración y Aprobación: Información de fechas en que los usuarios realizaron el pedido, fecha de autorización, presentando el número de pedido y total. • Estadística Gerencial: Información de cantidades solicitadas por Centro de Costos por rango de fecha. Adicional, informa qué Centros de Costo tuvo el mayor consumo, menor consumo, producto mas consumido y menos consumido. • Acta de Cumplido: Información de estado de las actas que los Centros de Costo diligencian por el Portal Web V. 2.0 - 2010

25. Uso del Sitio – Generación de Reportes de Pedido Para generar los reportes de Pedido, el debe seleccionar una de las opciones y el portal abrirá una ventana en la cual se deben ingresar los parámetros de búsqueda así: Clic en el reporte a generar Ingrese los parámetros de búsqueda, algunos datos como fechas son obligatorios Clic en el botón Buscar para generar el reporte V. 2.0 - 2010

26. Uso del Sitio – Reporte: Pedidos por CC con Jefe Responsable Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado V. 2.0 - 2010

27. Uso del Sitio – Reporte: Pedidos Acumulados Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado V. 2.0 - 2010

28. Uso del Sitio – Reporte: Pedidos Acumulados con Estado de Pedidos Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado V. 2.0 - 2010

29. Uso del Sitio – Reporte: Fechas de Elaboración y Aprobación Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado V. 2.0 - 2010

30. Uso del Sitio – Reporte: Estadística Gerencial Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado

31. Uso del Sitio – Reporte: Acta de Cumplido Para la generación del reporte ingrese los parámetros respectivos Clic en el botón Buscar Información generada en el reporte Clic en el botón Imprimir para exportar a Excel el reporte generado V. 2.0 - 2010

32. Uso del Sitio – Mi Cuenta La funcionalidad Mi Cuenta, permite al Administrador Consultar información de Centros de Costo y Autorizadores V. 2.0 - 2010

33. Uso del Sitio – Mi Cuenta Por medio de Mi Cuenta, el Administrador tiene capacidad de visualizar, actualizar y modificar los siguientes datos: Para administración de información de las cuentas de usuario, clic en Visualizar Centros de Costo Para administración de información de catálogos, clic en Visualizar Catálogo Para administración de información de la Compañía, clic en Actualizar Datos Compañía V. 2.0 - 2010

34. Uso del Sitio – Mis Centros de Costo El portal desplegará una página en la cual se listan las cuentas del cliente en el sistema así: Para visualizar la información de una de las cuentas, haga clic en el Nombre de Centro de Costo a consultar, con lo cual se presenta toda la información del Centro de Costo seleccionado V. 1.0 - 2008

35. Uso del Sitio – Mis Centros de Costo Al visualizar la información de Centro de Costos, el Administrador tiene capacidad de cambiar Información de dicha cuenta. Para guardar los cambios clic en Si se desea volver a la lista de Centros de Costo, se debe hacer clic en el botón Y para finalizar la consulta de datos clic en el botón V. 2.0 - 2010

36. Uso del Sitio – Visualizar Catálogo El Administrador, está en capacidad de mover los productos visibles dentro de los Catálogos por Centro de Costos siempre que tenga la configuración de Catálogo Personalizado Seleccionando un Centro de Costos y haciendo clic en el botón Ver, el administrador visualizará el Catálogo asignado al Centro de Costos seleccionado. V. 2.0 - 2010

37. Uso del Sitio – Actualizar Datos Compañía El Administrador tiene la capacidad de activar algunas funcionalidades para las cuentas Centro de Costo, modificar datos de la cuenta Administrador o Actualizar datos de la cuenta del cliente así: V. 2.0 - 2010

38. Uso del Sitio – Cambio de presupuestos El Administrador tiene la capacidad de modificar los presupuestos asignados a los centros de costo (Funcionalidad disponible para clientes que usen presupuesto por valor): Seleccionar y clic en el botón Continuar V. 2.0 - 2010

39. Uso del Sitio – Cambio de presupuestos • El Administrador visualiza dos alternativas: • Desvío de Presupuesto: Permite al administrador mover presupuesto desde un Centro de Costos origen hacia un Centro de Costos destino. • - Cambio de Presupuesto: Permite incrementar o disminuir el presupuesto asignado a un Centro de Costo específico. V. 2.0 - 2010

40. Uso del Sitio – Desvío de Presupuesto • El administrador debe seleccionar el (los) periodo (s) que desea modificar • El administrador seleccionará el Centro de Costos origen y el destino. El sistema presentará la información de presupuestos. Visualización de reporte de presupuestos de los Centros de Costos. Presupuesto inicial de origen y destino Información de calculo de movimiento, saldos, e ingreso de la cantidad a trasladar Clic para ejecutar el desvío El sistema validará que la cantidad a transferir no exceda la disponibilidad del origen V. 2.0 - 2010

41. Uso del Sitio – Cambio de presupuesto El administrador tendrá la capacidad de modificar el presupuesto de un Centro de Costo ya sea incrementando o disminuyendo el presupuesto asignado. Al seleccionar el Centro de Costos, el sistema presentará la lista de periodos presupuestales configurados. El administrador deberá seleccionar el (los) periodo (s) que serán afectados Seleccione el o los periodos Seleccione la acción a realizar, Incrementar o Disminuir Ingrese el monto Clic para ejecutar el cambio V. 2.0 - 2010

42. Uso del Sitio – Asignar Autorizadores El administrador de la Compañía, tiene la posibilidad de Asignar Autorizadores para sus Centros de Costo. Para las compañías que manejan coordinadores encargados de revisar los pedidos de los centros de costos antes de ser enviados a OFIXPRES S.A.S. , como una medida de control de las compras, la funcionalidad Asignar Autorizadores le permitirá realizar esta función. Una vez se tienen los Autorizadores se asigna a cada uno de ellos los centros de costo que deben revisar. Se hace de la siguiente manera: Selecciona el Autorizador al que desea asignar centros de costo clic aquí Señala los centros de costo que va a relacionar al Autorizador y finalice haciendo clic en Relacionar V. 2.0 - 2010

43. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Autorizador puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. ; si se encuentran despachados o en espera de envío así: • La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: • Número de orden Web: Número Que la página asigna al finalizar la orden • Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. • Fecha Inicial, Final: Rangos de fecha para filtrar la búsqueda. • Estado: Búsqueda por estado así: No Despachado o Despachado con Faltantes, Pedidos Completos sin Facturar, Pedidos Completos Facturados • Clic en el botón Ver Pedidos. V. 2.0 - 2010

44. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Al visualizar la información del Estado de Pedidos, se tiene acceso al detalle del mismo y de la guía del transportador como Coordinadora. • Durante la visualización, se tiene información de los pedidos de acuerdo a los criterios de búsqueda. • Al hacer clic sobre el Número de Pedido, se visualizará la información detallada de la orden seleccionada, en donde se listarán productos, códigos, precios, I.V.A. fechas de envío, recepción, nombre del transportador, Estado de Línea, Estado del Despacho, Guía, Cantidades y Unidades Despachadas. • Al hacer clic sobre el número de la Guía y dependiendo del transportador, se podrá visualizar la guía, con sus respectivas fechas e información relevante. • En el ejemplo se visualiza una guía del transportador Coordinadora V. 2.0 - 2010

45. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Cuando son pedidos en Bogotá, el Transportador asignado es COORDIANDINA. En la ventana se visualiza así: Al hacer clic en el número de la guía Se carga una nueva ventana con las notas de despacho para el Autorizador Clic en el icono de imagen para consultar la nota de despacho V. 2.0 - 2010

46. Uso del Sitio – Cargue Automático Este módulo permite el cargue de pedidos a través de un archivo .csv (datos separados por comas) con la siguiente estructura Cantidades a solicitar Código del cliente (Este código lo asigna Fesa) Código del Centro de Costos No. De Orden de Compra (Siempre tiene el valor ND) Código del producto V.2.0 - 2010

47. Uso del Sitio – Cargue Automático Una vez se tenga la información de pedido en el archivo CSV con la estructura indicada, en el portal web se hace clic en el Menú Herramientas, opción Cargue Automático y se selecciona el archivo a cargar, así: Clic en Examinar para buscar el archivo CSV Selecciona el archivo, y finaliza haciendo clic en el botón Enviar V. 2.0 - 2010

48. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos La funcionalidad Autorizar Pedidos consiste en verificar, aprobar y enviar o rechazar las ordenes generadas por los Centros de costo a OFIXPRES S.A.S para ser despachadas. Clic aquí

49. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos El portal presentará un formulario para ingresar los criterios de búsqueda de las ordenes así: • Autorizador: Criterio de búsqueda a partir del autorizador actual. • Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costos específico a consultar o la opción Todos. • Estado: Permite realizar la búsqueda de ordenes por uno de los siguientes estados: • En Trámite: Ordenes que actualmente se encuentran en el carro de compras de los Centros de Costo. Son ordenes que no se han enviado para iniciar su proceso de autorización. • Pendiente por Autorizar: Ordenes enviadas por los Centros de Costo para iniciar su proceso de Autorización • Autorizada: Ordenes que ya fueron revisadas por el autorizador y que fueron autorizadas. • Rechazada: ordenes que ya fueron revisadas por el autorizador y que fueron rechazadas. • Fecha Inicio; Fecha Fin (obligatorio): Indican el rango de fechas para realizar la búsqueda de ordenes • Para comenzar la búsqueda, clic en el botón Buscar. V. 2.0 - 2010

50. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Al hacer clic en el botón Buscar, el portal filtrará las ordenes de acuerdo a los criterios indicados así (para el presente manual se seleccionó el estado TODOS): La información de ordenes indica Número de Orden, Centro de Costos, Total sin IVA, Fecha de elaboración y Estado, el portal presentará el resultado en grupos de 10 ordenes, y si el resultado es superior, se visualizaran las páginas para los resultados. Para navegar por dichas páginas, clic en el número. Es posible realizar Autorización o Rechazo de múltiples ordenes, solo debe seleccionar, por página, las ordenes haciendo clic en la casilla de selección a la derecha de la orden y haciendo clic en el botón Autorizar o Rechazar. Para visualizar el detalle de una orden se debe hace clic sobre el Número de Orden