Ramón Hernández rhernandez@artech.uy

2. Tips y Recomendaciones para crear una solución de Business Intelligence (BI) exitosa Ramón Hernández rhernandez@artech.com.uy

3. LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI EN EL MUNDO ACTUAL • Globalización  competidores más grandes y fuertes • Los tratados comerciales en nuestro país han abierto las puertas a nuevos competidores • Usuarios más sofisticados y selectivos - servicio y calidad • En este entorno, las compañías que trabajen “inteligentemente” tendrán una ventaja competitva

4. LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BICompañías “Inteligentes” • Su arma secreta es la INFORMACIÓN, específicamente información altamente integrada que les permite: • visualizar en detalle su negocio • optimizar sus procesos • alcanzar sus metas y objetivos • Las compañías “inteligentes”: • Evitan la “Administración del Caos” – reaccionar, anticipar • Aplican una “Cultura de Prevención de Desastres” – detectan, resuelven • Visualizan oportunidades • Realizan reingeniería interna

5. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI La “Refinería de Datos” Aprendizaje Eventos Acciones Planes Reglas Conocimiento Tendencias, patrones y excepciones Sistemas Operacionales OLTP Datos Información Extracción e Integración Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

6. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar Consultas Reportes Análisis Minería DWH OLTP OLTP Entorno Data Warehousing Entorno Analítico Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

7. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI Consultas Reportes Análisis Minería Entorno Analítico OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar DWH OLTP OLTP Entorno Data Warehousing Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

8. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Data Warehousing Arquitectura del Data Warehouse Incremento 1 Incremento 2 Incremento 3 Incremento n • Ajustar y adaptar • Desarrollo Incremental • Arquitectura Operación Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com) • Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio

9. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Componentes de una Solución de BI OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar Consultas Reportes Análisis Minería DWH OLTP OLTP Entorno Data Warehousing Entorno Analítico Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

10. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Entorno Analítico Dominios del Análisis Táctico y Estratégico 75% REPORTES ¿Qué pasó? 20% ANALIZAR ¿Por qué pasó? 5% PREDECIR ¿Qué pasará? Datos Históricos (Data Warehouse) Sofisticación del Análisis y Herramientas Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com) • Decisiones Tácticas, siguiente semana o mes • Decisiones Estratégicas, siguiente semestre o año

11. ENTENDIENDO UNA SOLUCIÓN BI Diferencias en el Diseño (OLTP vs BI)

12. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI 1. Omitir el levantamiento de requerimientos • El equipo técnico no levanta requerimientos porque: • Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos técnicos – IT desarrollo & mantto appls • El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes • Una solución de BI sin la participación del negocio, se hace una solución de BI de IT que resuelve problemas de IT 2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización • Los usuarios tienen múltiples definiciones para el mismo término – ventas totales • Definir cada término desde la perspectiva del negocio – ejemplos positivos y negativos, pedir siempre definición de términos para detectar diferencias

13. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI… 3. Entrevistar a los usuarios incorrectos • Se requiere información de todos los niveles de usuarios y grupos dentro de la organización - solución que de respuestas a toda la organización 4. Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios • El uso de términos técnicos puede dificultar el levantamiento de requerimientos • Evitar discutir con los usuarios sobre temas técnicos – estructura de bd, diseño físico, herramientas de ETL, OLAP, etc. • El equipo técnico se debe esforzar en formular preguntas de negocio y escuchar respuestas del mismo tipo

14. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI… 5. Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información CRÍTICAS de los usuarios • “Quiero todo” – no habrá otro proyecto (incremento), garantía de éxito • Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de no tenerlo – “have to do” y “nice to have” 6. Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios • Definir y utilizar templates para el levantamiento de requerimientos – consolidar y analizar información, incrementos

15. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI… 7. Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información • Dar al usuario la oportunidad de revisar en “blanco y negro” los resultados del levantamiento de requerimientos – cambios, aclaraciones, omisiones, aprobación 8. No prepararse para las entrevistas con usuarios • Fallar al definir al inicio el propósito de la entrevista • No tener el control del desarrollo de la entrevista – sin script • Desarrollar el conjunto de preguntas que se harán

16. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI 9. Entrevistas deficientes • Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar más • Permitir que se convierta en una sesión técnica de diseño en lugar de una sesión de levantamiento de requerimientos 10. Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos • Usar únicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento de requerimientos • No hay interacción – clarificación • No son completados – lo ven poco prioritario o importante • Completar con una sesión de revisión de resultados

17. 10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI • Omitir el levantamiento de requerimientos • Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organización • Entrevistar a los usuarios incorrectos • Usar términos técnicos cuando se habla con usuarios • Fallar en la identificación de requerimientos y necesidades de información críticas de los usuarios • Fallar en la formalización de requerimientos y necesidades de información de los usuarios • Continuar el proyecto sin la validación de los requerimientos y necesidades de información • No prepararse para las entrevistas con usuarios • Entrevistas deficientes • Usar un método no interactivo de levantamiento de requerimientos

18. 6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA 1. Establecer la visión y patrocinio • La visión y el patrocinio debe venir de la alta dirección del negocio – al 100% • El patrocinio jamás debe provenir del área de IT • Haz de tu patrocinador un héroe 2. Evangelizar la visión • Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al proyecto (activa o pasivamente) • Explicar beneficios y que se espera de ellos • No crear expectativas muy altas por el afán de evangelizar

19. 6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA 3. Priorizar portafolio de proyectos de BI • Dividir la solución en varios proyectos, priorizarlos • Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio • Establecer Comité de BI – negocio e IT, guiar, cambios prioridades 4. Conseguir recursos suficientes • Más dinero no es una garantía de éxito • Presupuesto vs. Alcance • Reducido vs. Reducido • Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI

20. 6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA 5. Alinear a los usuarios y el equipo técnico • Asegurar que el negocio y área de IT trabajen como un solo equipo - procesos, datos • Equipo técnico con conocimiento del negocio - reuniones 6. Generar credibilidad en el sistema • La más elegante y sofisticada solución de BI aporta muy poco valor al negocio si nadie la usa • Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero cientos de formas de perderla

21. 6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIÓN BI EXITOSA • Establecer la visión y patrocinio • Evangelizar la visión • Priorizar portafolio de proyectos de BI • Conseguir recursos suficientes • Alinear al negocio y equipo técnico • Generar credibilidad en el sistema

22. INDICADORES DE ÉXITO DE UNA SOLUCIÓN DE BI • Los siguientes tres atributos identifican a una solución de BI que entrega un valor importante al negocio • ¿Mi solución de BI soporta procesos críticos del negocio que corren diariamente? • ¿Mis usuarios consideran la solución de BI de misión crítica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema está abajo) • ¿En qué grado la solución de BI es utilizada para obtener información necesaria para las juntas de usuarios?