專案執行 Project Execution

1. 專案執行Project Execution 吳明泉,PhD, PMP 修訂包括 崑山科大柯文長老師 美和科大陶志行老師 之教案 長榮資管系 吳明泉博士 2012

2. 監控 起始 規劃 執行 結束 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 規劃 規劃品質 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 起始 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 定義活動 估算活動 資源 辨識 利害關係者 監控 辨識風險 執行定量 風險分析 排序活動 估算活動 期程 驗證範疇 發展時程 規劃風險 回應 執行 控制範疇 監控專案工作 執行品質保證 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 結束 執行整合變更 控制 發展專案團隊 執行品質管制 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 報告績效 結束專案 或階段 管理專案團隊 監控風險 執行採購 結束採購 管理採購 時間管理 溝通管理 風險管理 採購管理 整合管理 範疇管理 成本管理 品質管理 人資管理 2 長榮資管系 吳明泉博士 2012

3. 課程大綱 專案執行簡介 整合管理 指導與管理專案執行 人資管理 發展人資規劃書(規劃） 獲得、發展及管理專案團隊 溝通管理 辨識利害關係人(起始) 規劃溝通（規劃） 發佈資訊、管理利害關係人期望 報告績效(監控）(略） 品質保証及執行採購（略） 長榮資管系 吳明泉博士 2012

4. 專案執行 • 執行及完成專案管理計畫書所界定之工作，產出具體可驗收的交付成果，符合專案規格。 • 主要經由專案團隊成員與各專案關係人之溝通、協調、合作與有效的管理方法與領導，達成執行的任務，以滿足專案的預期目標。 • 專案執行成效取決於 • 專案經理本身之專業與領導能力 • 專案團隊的執行力 • 成熟溝通、審查與成效檢討機制的建立。 • 包含八子流程，以「指導與管理專案執行」子流程為核心，整合人力、溝通、採購與品質等知識領域相關子流程 4 4 長榮資管系 吳明泉博士 2012

5. 執行流程組八子流程 執行品質保證 結束 獲得專案團隊 發佈資訊 發展專案團隊 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 規劃 管理專案團隊 監控 執行採購 5 長榮資管系 吳明泉博士 2012

6. 「指導與管理專案執行」流程 • 執行達成符合專案規格之活動，產出具體可驗收的交付成果 • 選、訓、用及管理專案團隊成員 • 獲得、管理及運用人、機、材等資源 • 實施已預劃之方法及標準 • 建立、管理專案內、外溝通管道 • 彙整成本、範圍、時間、技術、品質、現況等專案資訊，以便預測。 • 提出必要之變更申請，並執行被核准的糾(正)、預(防)、缺(陷補救)等變更。 • 管理買方及賣方相關事項 • 蒐集並紀錄經驗學習，並執行核准的流程改善行動 6 長榮資管系 吳明泉博士 2012

7. 指導與管理專案執行流程 7 長榮資管系 吳明泉博士 2012

8. 專案管理資訊系統(Project Management InformationSystem, PMIS)。 可視為企業環境因素之一部分 提供時程、成本、範疇等規劃、監控及報告等自動化功能，也可作為專案蒐集資料及傳送資料之工具。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

9. 人力資源管理(Human Resource Management) 0.人力資源管理概論 1.發展人力資源計畫書（規劃流程） 定義如何對一個專案實施人力資源管理 2.獲得專案團隊（執行流程） 決定專案人力資源獲得的方式 3.發展專案團隊（執行流程） 依據專案任務，訓練團隊，提昇團隊職能 4.管理專案團隊（執行流程） 建立獎勵辦法，引導團隊成員達成目標。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

10. 專案人力資源管理架構 長榮資管系 吳明泉博士 2012

11. 人力資源管理概論 涵蓋成員的技能、熱誠、創造力與自我掌控的能力。專案經理的任務→充分發揮人力資源。 包括規劃、組織、管理與領導專案團隊。 專案團隊 由一群被賦予專案角色與責任的人所組成。成員愈早參與，除了可增加規劃流程的專業性，且愈有助強化成員對專案的承諾。 隨著專案的進展，成員之類別與數量，會隨著改變。 專案管理團隊是專案團隊的一部份，負責領導及管理專案活動。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

12. 發展人力資源計畫書Develop Human Resource Plan 長榮資管系 吳明泉博士 2012

13. 發展人力資源計畫書-工具及技術 科層式組織圖 組織結構以一種由上而下的圖示呈現 顯示職位與彼此間的關係 專案常用組織分解結構(Organizational Breakdown Structure，OBS)搭配WBS，建立專案科層式組織圖，以了解哪一個專案活動或工作包，由哪一個團隊負責。 一個部門由OBS，即可知道所需負的專案責任 OBS有助於追蹤專案的成本開支。 純文字格式 團隊成員的角色、責任若需詳細說明，可以純文 字敘述。例如: 職務說明書，角色-責任-權限表。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

14. 發展人力資源計畫書-工具及技術 矩陣式組織圖 一種以責任指派為導向的組織圖。例如RACI表(Responsible、Accountable、Consult、Inform) 矩陣式組織圖可視為是一個責任指派矩陣(Responsibility Assignment Matrix，RAM)，由RAM可以清楚了解專案工作與專案成員之間的關係 長榮資管系 吳明泉博士 2012

15. 人力資源計畫書 (Human Resource Plan) 專案人力資源如何定義、運用、管理、控制與解編。內容包括(但不限於) 角色與責任(Roles and Responsibility) 角色: 某人負責專案某些部分工作的標記 責任: 專案成員被期望去執行已完成專案活動的工作 權限(Authority): 運用專案資源、下達決策、簽署核準的權利 職能(Competency): 完成專案活動所需的技巧與能力 專案組織圖(Project Organization Charts) 用人管理計畫書(Staffing Management Plan) 長榮資管系 吳明泉博士 2012

16. 用人管理計畫書(Staffing Management Plan) 說明人力資源需何時到位 人員獲得來自組織內部或是外部 資源行事曆(Resource Calendars) 記載團隊成員能在專案工作的時期 人員解編計劃(Staff Release Plan) 訓練需求(Training Needs) 表彰及獎勵(Recognition and Reward) 遵循(compliance) 安全(safety) 長榮資管系 吳明泉博士 2012

17. 獲得專案團隊Acquire Project Team 指確定人力資源的可用性與獲得完成專案任務所需團隊的流程 須考慮 必須有效協商與影響提供人力資源之職務者。 若無法獲得專案所需人力資源，將影響專案時程、預算、顧客滿意、品質與風險，甚至取消。 在不違反法律、規定、義務或特定準則，人力資源需有替代方案。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

18. 獲得專案團隊Acquire Project Team 長榮資管系 吳明泉博士 2012

19. 獲得專案團隊-工具及技術 先行指派(Pre-Assignment) 某些情況下，某些人力指派已經定義在章程或合約中 協商(Negotiation) 人力指派通常會在許多專案中進行協商。除專案團隊外，參與協商的有:功能經理、組織內其他專案團隊、外部組織。 專案管理團隊的影響力在協商人員時是重要關鍵因素。 委外獲得(Acquisition) 組織內缺少完成專案所需人力時，需透過委外獲得。 虛擬團隊(Virtual Teams) 一群擁有共同目標，但在不同地區執行任務，通常藉電子化通訊方式進行溝通，並能履行各自的角色。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

20. 獲得專案團隊-產出 專案人力派遣(Project Staff Assignment) 將適當的人例指派到專案工作，並建立/更新相關專案文件。例如: 專案團隊名冊，專案組織圖和時程 資源行事曆(Resource Calendars) 正確紀錄團隊成員可用的時期 專案管理計畫書更新(Project Management Plan Updates) 不限於人力資源計畫書的更新 符合專案執行，逐步完善的精神 長榮資管系 吳明泉博士 2012

21. 發展專案團隊 改善團隊成員的職能、互動關係與整體環境的程序。 改善人際技能(people skill)，技術職能。 團隊協調合作(Teamwork)是專案成功的關鍵因素。因此，專案經理必須具有辨識、建立、維持、激勵、領導與鼓舞團隊的技能。 對於跨文化的專案，更需善用文化差異，建立團隊語言，有效的進行溝通，使團隊能在一個互信的環境下，各自獨立的工作 長榮資管系 吳明泉博士 2012

22. 發展專案團隊Develop Project Team 長榮資管系 吳明泉博士 2012

23. 發展專案團隊- 工具及技術(1/4) 人際關係技能 (Interpersonal Skills) 又稱軟技能 (soft skills)，例如同理心、影響力、創造力和團體促動(group facilitation)等技能。有助增進團隊成員間的合作。 訓練 (Training) 用以提昇專案成員職能的所有正式或非正式的活動。 如果必要，可以發展成專案工作的一部份。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

24. 發展專案團隊- 工具及技術(2/4) 團隊建立活動 (Team-building Activities) 目的: 協助個別團隊成員能有效的在一起工作，特別是虛擬團隊。 由有經驗的專家設計活動，改善人際關係。 團隊建立是一個持續過程，是專案成功的關鍵 團隊發展理論說明團隊建立可能經歷五個階段 成立階段(Forming)/ 風暴階段(Storming)/ 正軌運作階段(Norming)/ 丰采階段 (Performing)/ 解散階段 (Adjourning) 長榮資管系 吳明泉博士 2012

25. 發展專案團隊- 工具及技術(3/4) 基本規則 (Ground Rules) 由團隊成員建立對有關可接受行為的明確期望 所有團隊成員均有遵守該規則的責任 集中作業 (Co-location) 為提升團隊成員之凝聚力與能力，將大部分或全部成員聚集在同一地點工作。 可以是暫時性的。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

26. 發展專案團隊- 工具及技術(4/4) 表彰與獎勵 (Recognition and Rewards) 在發展人力資源計畫書流程中產生。 獎勵是在管理專案團隊流程中經績效評鑑的結果所做之決策。 決定表揚與獎勵時需考慮文化差異 唯有值得肯定的行為才應予以獎勵 零和式的獎勵，可能會傷害到團隊的向心力 長榮資管系 吳明泉博士 2012

27. 發展專案團隊- 產出 團隊績效評估 依據專案目標、時程、成本績效等指標衡量 專案團隊的效率指標 技能改善率 職能達程度 人員流失率 團隊向心力 企業環境因素更新 發展專案團隊結果可能會更新企業環境因素。例如: 員工訓練紀錄更新。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

28. 管理專案團隊 • 追蹤團隊成員績效、提供回饋、解決議題，管理變更，使專案績效最佳化的流程 • 包括:觀察團隊行為、管理衝突、化解議題、評鑑績效 • 涉及到不同的管理技能，特別強調溝通、衝突管理、協商與領導 • 管理專案團隊的結果，包括:變更申請的提出、人力資源計畫書之更新、議題之解決、團隊績效評鑑的投入、經驗學習的資料庫更新 長榮資管系 吳明泉博士 2012

29. 管理專案團隊Manage Project Team 長榮資管系 吳明泉博士 2012

30. 管理專案團隊-工具及技術(1/5) • 觀察及交談 (Observation and Conversation) • 利用觀察了解專案交付標的之進展；透過交談了解專案團隊成員的工作狀況、態度與人際關係議題 • 專案績效評鑑 (Project Performance Appraisals) • 重新澄清角色與責任 • 對團隊成員結構化的回饋 • 發掘未知與未化解之議題 • 發展個別訓練計畫 • 建立未來特定的目的 長榮資管系 吳明泉博士 2012

31. 管理專案團隊-工具及技術(2/5) • 衝突管理 (Conflict Management) • 衝突的來源包括: • 資源不足 • 時程的優先順序 • 人員的工作態度 • 衝突的改善之道: • 團隊的基本規則 • 團隊常規 • 具體的專案管理實務溝通規劃與角色定義 • 衝突的化解由專案成員負責，若無法化解，再由專案經理協助促成一個解決之道 長榮資管系 吳明泉博士 2012

32. 管理專案團隊-工具及技術(3/5) • 衝突的特性與管理程序 • 衝突是常態，並迫使尋求替代方案 • 衝突是一個團隊議題 • 公開與坦率可以化解衝突 • 衝突的解決方案必須 • 專注於議題，而非人格特質 • 專注眼前，而非過去 • 影響衝突解決方法的因素 • 衝突的相對重要性與強度 • 化解衝突的時間壓力 • 參與者的職位 • 化解衝突的動機是長期還是短期 長榮資管系 吳明泉博士 2012

33. 管理專案團隊-工具及技術(4/5) • 化解衝突的技術 • 擱置/ 迴避 (Withdrawing/ Avoid): 離開衝突狀況 • 緩和/ 接納 (Smoothing/ Accommodating): 異中求同 • 妥協 (Compromising): 各方都退一步且滿意的解決方案 • 強迫 (Forcing): 只提供輸-贏的解決方法。 • 合作 (Collaborating): 從不同的看法融入多元的觀點及見解，且獲得共識與承諾 • 面對/ 問題解決 (Confronting/ Problem Solving): 衝突被視為一個待決策的問題，透過被選方案的評估程序、互相遷就(give-and-take)的態度即公開對話來完成 長榮資管系 吳明泉博士 2012

34. 管理專案團隊-工具及技術(5/5) • 議題紀要 (Issue Log) • 紀錄待解決的議題，並記錄解決議題的負責人與目標日期 • 人際關係技能 (Interpersonal Skills) • 領導力 (Leadership) • 影響力 (Influencing) • 有效決策制定 (Effective Decision making) 長榮資管系 吳明泉博士 2012

35. 專案溝通管理簡介 確保在適當時機產生、蒐集、發佈、儲存、擷取及最終處置專案資訊所需的流程 專案經理大部分(80%以上)時間必須與團隊成員及其他專案利害關係者溝通 專案經理在溝通管理有三個重要的任務 辨識重要利害關係者的角色，確認其需要的資訊及溝通的需求，並在專案進行中管理其期望 建立溝通管理計畫書 發佈專案相關資訊和績效報告 長榮資管系 吳明泉博士 2012 35

36. 溝通中存在的「資訊漏斗」 你想要表達的 100% 你實際表達的 80% 被別人聽到的 60% 被別人理解的 40% 被別人記住的 20% 長榮資管系 吳明泉博士 2012

37. 專案溝通管理五流程 • 辨識利害關係者(起始）(略) • 辨識所有受專案影響的個人或組織，並記錄與其相關的利益、參與及影響專案等相關訊息的流程 • 規劃溝通(規劃） • 決定利害關係者資訊的需求，並定義溝通方式的流程 • 發佈資訊(執行） • 提供相關資訊給專案利害關係者的流程 • 管理利害關係者期望（執行） • 與利害關係者溝通及共事，以符合其需求，並回應所發生議題的流程 • 報告績效(監控）(略） • 蒐集與發佈相關績效資訊的流程 長榮資管系 吳明泉博士 2012 37

38. 專案溝通管理 資料來源：長宏專案管理顧問公司 長榮資管系 吳明泉博士 2012 38

39. 專案經理是專案溝通的橋樑 39 長榮資管系 吳明泉博士 2012

40. 規劃溝通(Plan Communication) 包含確認利害關係者所需資訊及溝通的需求，例如： 誰需要何種資訊 何時需要 如何發佈 由誰發佈 溝通管理計畫書記載與利害關係者最有效能及最有效率的溝通方法 規劃溝通流程與企業環境因素有密切的關連，因為組織架構對於專案溝通需求有顯著的影響 長榮資管系 吳明泉博士 2012 40

41. 規劃溝通 長榮資管系 吳明泉博士 2012 41

42. 溝通需求分析 決定專案利害關係者資訊的需求，避免其接收到不完整或過多的專案資訊 包含定義所需要資訊的類型、格式以及資訊價值分析 溝通管道或路徑的數目為專案溝通複雜度的一項指標。假設n表示專案經理與其利害關係者的數目，則可能的溝通管道總數N為 長榮資管系 吳明泉博士 2012 42

43. 溝通管道題型練習 1.專案團隊有5人，共有多少溝通管道？ Ans: 10個溝通管道 2.在原有5人的專案團隊，多加一位成員，請問多幾個溝通管道？ Ans: 5個溝通管道 3.專案經理下面有4位成員，多加一位成員，請問共有多少個溝通管道？ Ans: 15個溝通管道 長榮資管系 吳明泉博士 2012 43

44. 溝通技術 將資訊有效的傳達至專案利害關係者的方法 影響專案溝通技術的因素： 對資訊需求的急迫性(如：更新資訊的頻率) 技術的可用性(如：是否有傳真設備) 預期的專案人力安排(如：專案成員是否會使用e-mail) 專案工期(如：溝通設備ADSL是否可以維持到專案生命週期結束為止) 專案環境(如：專案成員是否可面對面溝通，或是使用msn、skype等遠距溝通工具溝通) 長榮資管系 吳明泉博士 2012 44

45. 溝通模式 基本溝通模式 編碼：將思維或想法編譯成別人瞭解的語言 訊息與回饋訊息：編碼的產出 媒介：用來傳遞訊息的方法 雜訊：干擾訊息傳送或瞭解的事物 解碼：將訊息轉譯回有意義的思維或想法 長榮資管系 吳明泉博士 2012 45

46. 溝通方法 專案經理依據溝通需求決定在專案中何時使用、如何使用、使用何種溝通方法 溝通方法分為： 互動式溝通：二人以上進行多方向性的資訊交換，有會議、電話及視訊會議等方式 推式溝通：將資訊送給特定對象，有信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音信件、新聞發佈等方式 拉式溝通：針對大量資訊或大量對象，有Internet網站、網路學習及知識庫等方式 長榮資管系 吳明泉博士 2012 46

47. 溝通管理計畫書 1/2 定義如何執行與監控溝通管理，附屬於專案管理計畫書中，內容包括： 專案利害關係者的溝通需求 需要溝通的資訊(如：語言、格式、內容及其詳細程度) 發佈該資訊的理由 發佈所需資訊的時間及頻率 負責發佈資訊的成員 負責核定機密資訊發送的人 接收資訊的利害關係者 長榮資管系 吳明泉博士 2012 47

48. 溝通管理計畫書 2/2 傳送資訊的方法或技術 為溝通活動所分配的資源(如：時間、成本) 當低階層的成員無法處理問題時，多久的反應時間才會到更高階層主管來處理 隨專案的進度與發展，更新及改進溝通管理計畫書的方法或程序 共通性專用術語詞彙 專案資訊流程圖 溝通限制 長榮資管系 吳明泉博士 2012 48

49. 專案溝通需求(Communication Requirements)： 專案利害關係人(Stakeholders)所需資訊的總合。 長榮資管系 吳明泉博士 2012

50. 專案溝通計畫矩陣 長榮資管系 吳明泉博士 2012