أساليب تطوير وتوثيق نظم المعلومات المحاسبية

1. أساليب تطوير وتوثيق نظم المعلومات المحاسبية

2. أهمية تقنيات تطوير وتوثيق نظم المعلومات • تقنيات التطوير والتوثيق عبارة عن مجموعة من الادوات المستخدمة بعملية تحليل وتصميم وتوثيق نظم المعلومات ومن اكثر هذه الأدوات شيوعا هي المخططات Diagrams، وخرائط التدفق Flowchart التي تستخدم لتدفق البيانات والمستندات فضلاً عن النظم والبرامج والتي من خلالها يتم توضيح كيف يعمل النظام؟ وكيف وماذا وأين يتم إدخال البيانات Data entry، ومعالجتها Processing، وخزنها Storage، والمعلومات المستخرجة من النظام، ورقابة النظام؟ • تعادل المخططات آلاف الكلمات اللازمة لتوضيح عمل النظام مما يوفر المال والوقت والجهد، ويعطي قيمة للوحدة الاقتصادية إضافة إلى أنها معروفة عالمياً لدى محللي النظم

3. عملية التوثيق تتضمن الادوات التالية: • السرد (كتابة وصفية) • خرائط التدفق • الرسومات • مواد مكتوبة أخرى • عملية التوثيق تغطي من, وماذا, ومتى, ولماذا, وكيف: • إدخال البيانات • المعالجة • التخزين • إخراج المعلومات • مراقبات النظام

4. كيف يستخدم المحاسبون التوثيق؟ • على الأقل, يجب أن يقرأ المحاسبون الوثائق لفهم كيفية عمل النظام. • قد يحتاجون إلى تقويم القوى والضعف في المراقبة الداخلية للكينونة (قسم, جزء, وحدة أعمال,الشركة,...). • يتطلب اعتماد كبير على التوثيق. • قد يطالعوا الوثيقة لتحديد ما إذا كان النظام المقترح يتلائم والاحتياجات من قبل المستخدمين. • قد يعدّوا الوثائق لأجل: • شرح كيفية عمل النظام المقترح • توضيح فهمهم لنظام الرقابة الداخلية

5. أهمية المخططات وخرائط التدفق للمحاسبين • تساعد المخططات وخرائط التدفقالمحاسبين على ما يلي: • تحديد آلية عمل النظام المحاسبي الحالي وتقويمه من خلال الاطلاع على التوثيق المتعلق به. • تقويم نظام الرقابة الداخلية الحالي لغرض تحديد نقاط القوة أو الضعف فيه وتقديم التوصيات اللازمة لذلك وكذلك امكانية تقويم النظام المقترح فيما إذا كان يلبي الحاجات المطلوبة. • المشاركة في تطوير النظام المحاسبي من خلال فهم وتحضير تقنيات التوثيق لتقويم النظام الحالي وفيما لو كانت هناك حاجة تستدعي لوضع نظام بديل. ولمثل تلك الأنواع من الأنظمة نحتاج إلى تصويرها (ترميزها) لا إلى شرحها لنشاهد مدخلاتها ونحلل جميع الأنشطة (عملياتها) ومخرجاتها. • تساعد أدوات التوثيق المحاسب عن طريق: • ترتيب الأنظمة المعقدة جداً إلى شكل يمكن فهمه بسهولة • مساعدة أعضاء الفريق الجدد لفهم النظام الموجود من قبل

6. مخطط تدفق البيانات (DFD) Data Flow Diagram • مخطط سير البيانات يصف بشكل رسومي تدفق البيانات داخل حدود المنظمة, وهو يستخدم في: • توثيق النظم الحالي • تخطيط وتصميم نظم جديدة • وهي وصف سريان وتدفق المعلومات داخل النظام والمنظمة كذلك نقط تشغيل ومواضع تخزين البيانات وتحديد المصادر والأهداف بإستخدام الرسومات والمخططات • اهمية المخطط يساعد على معرفة البيانات اللازمة لتأدية الوظيفة • هذا المخطط هو عرض تخطيطي للنظام يوضح مكونات النظام وتدفق البيانات ضمن هذه المكونات والتي تقسم إلى مصادر وأهداف للبيانات، ومخازن للبيانات، وتدفق البيانات، وعملية معالجة (تحويل) البيانات، والمخطط التالييوضح الأربعة الرموز المستخدمة في مخططاتتدفق البيانات وهي على النحو الآتي:

8. المدينون رسومات تدفق البيانات • مثال على رسم تدفق البيانات عن شكل عملية دفع العميل 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

9. رسومات تدفق البيانات • رسمة تدفق البيانات تحتوي أربعة عناصر أساسية: • مصادر ووجهات البيانات • تدفق البيانات • عمليات التحويل • مخازن البيانات

10. رسومات تدفق البيانات • رسمة تدفق البيانات تحتوي أربعة عناصر أساسية: • مصادر ووجهات البيانات • تدفق البيانات • عمليات التحويل • مخازن البيانات

11. رسومات تدفق البيانات • مصادر ووجهات البيانات • تظهر على شكل مربعات • تٌظهر المنظمات أو الأفراد الذين قاموا بإرسال أو استقبال البيانات المستخدمة أو المنتجة عن طريق النظام. • العنصر قد يكون مصدراً وهدفاً في نفس الوقت

12. المدينون رسومات تدفق البيانات • مصادر ووجهات البيانات حددت باللون الأحمر • هل تستطيع أن تخبرنا أيهم مصادر وأيهم وجهات؟ 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

13. رسومات تدفق البيانات • رسمة تدفق البيانات تحتوي أربعة عناصر أساسية: • مصادر ووجهات البيانات • تدفق البيانات • عمليات التحويل • مخازن البيانات

14. رسومات تدفق البيانات • تدفق البيانات • تظهر على شكل سهم • تُظهر تدفق البيانات بين المصادر والوجهات, والعمليات, ومخازن البيانات

15. المدينون رسومات تدفق البيانات • تدفق البيانات يظهر باللون الأحمر • هل يظهر لك أن البيانات قد تتدفق في اتجاهين؟ • إن كان كذلك. كيف يتعامل معها؟ 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

16. المدينون رسومات تدفق البيانات • تدفق البيانات يجب أن يكون مصنف • الاستثناء هو أن تدفق البيانات يتحرك لداخل أو لخارج مكان تخزين البيانات • ما هو رمز مخزن البيانات؟ 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

17. الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات • كما ظننت من الشرائح السابقة, إذا كان تدفق البيانات في اتجاهين, فإننا نستخدم السهم ذو الاتجاهين. تحديث المدينون

18. رسومات تدفق البيانات • إذا تدفق عنصرين من البيانات معاً, فإن استخدام خط تدفق بيانات واحد يكون أنسب. عملية الدفع العميل الايصالات النقدية و اشعار التحويل

19. رسومات تدفق البيانات • إذا لم تتدفق عناصر البيانات معاً بشكل دائم, إذن استخدام خط مزدوج يكون أنسب. عملية الدفع العميل استفسار العميل مدفوعات العميل

20. رسومات تدفق البيانات • رسمة تدفق البيانات تحتوي أربعة عناصر أساسية: • مصادر ووجهات البيانات • تدفق البيانات • عمليات التحويل • مخازن البيانات

21. رسومات تدفق البيانات • العمليات • تظهر على شكل دوائر • تٌظهر عملية تحويل البيانات

22. المدينون رسومات تدفق البيانات • عملية التحويل تظهر باللون الأحمر • كل عملية يجب أن تحتوي تدفق داخل واحد على الأقل, وأيضاً تدفق خارج واحد على الأقل. لماذا؟ • ما الذي لاحظته عن كيفية تصنيف العمليات؟ 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

23. رسومات تدفق البيانات • مخازن البيانات • تظهر على شكل خطين أفقيين • تٌظهر مستودع البيانات المؤقت أو الدائم

24. المدينون رسومات تدفق البيانات • مخازن البيانات تظهر باللون الأحمر • لاحظ أن التدفق الداخل والتدفق الخارج لمخزن البيانات لا يصنفوا. 1.0 عملية الدفع 2.0 تحديث المدينون دفع العميل العميل معلومات المدينون تحويل البيانات مدير الائتمان إيداع البنك

25. رسومات تدفق البيانات • قاموس البيانات • تدفق البيانات ومخازن البيانات هي مجموعات نموذجية من عناصر البيانات. • مثال: تدفق البيانات المصنف باسم معلومات الطالب قد يحتوي عناصر كاسم الطالب, تاريخ الميلاد, الرقم القومي, العنوان, رقم الهاتف, التخصص الرئيسي. • يحتوي قاموس البيانات على وصف لجميع عناصر البيانات, مخازن البيانات, وتدفقات البيانات في النظام.

26. رسومات تدفق البيانات • تقسيم رسومات تدفق البيانات: • القليل من الأنظمة ممكن أن ترسم بشكل كامل على صفحة واحدة, لكن المستخدمين يحتاجون لمستويات أخرى من التفاصيل. • وبالتالي, تقسم رسومات تدفق البيانات مستويات أقل متتابعة لتوفير كمية متزايدة من التفاصيل. • تتقسم رسومات تدفق البيانات تتابعياً إلى مستويات أقل بالتوالي لتقديم تفاصيل متزايدة

27. رسومات تدفق البيانات • أعلى مستويات رسومات تدفق البيانات يطلق عليه اسمرسم الإطار. • أعلى مستويات رسومات تدفق البيانات يطلق عليه اسم • يقدم عرض مستوى ملخص من النظام. • يصوّر نظام معالجة البيانات والكينونات الخارجية على أنها: • مصادر لمدخلاتها • وجهات لمخرجاتها

28. رسومات تدفق البيانات المؤسسات الحكومية الأقسام تقرير ومدفوعات الضرائب بطاقات الوقت نظام معالجة دفع الرواتب العاملين شيكات العاملين شيكات الرواتب نموذج العاملين الجدد البنك الموارد البشرية نموذج التغيرات في العاملين تقرير دفع الرواتب • هذا هو رسم تخطيطي لنظام معالجة دفع الرواتب الإدارة

29. رسومات تدفق البيانات المؤسسات الحكومية الأقسام تقرير ومدفوعات الضرائب بطاقات الوقت نظام معالجة دفع الرواتب العاملين شيكات العاملين شيكات الرواتب نموذج العاملين الجدد البنك الموارد البشرية نموذج التغيرات في العاملين تقرير دفع الرواتب • ماهي المعلومات التي تأتي لهذه العملية؟ ومن أين تأتي؟ الإدارة

30. رسومات تدفق البيانات المؤسسات الحكومية الأقسام تقرير ومدفوعات الضرائب بطاقات الوقت نظام معالجة دفع الرواتب العاملين شيكات العاملين شيكات الرواتب نموذج العاملين الجدد البنك الموارد البشرية نموذج التغيرات في العاملين تقرير دفع الرواتب • ما هي المعلومات الناتجة من هذه العملية؟ وإلى أين ـذهب؟ الإدارة

31. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام هذا الشكل يظهر المرحلة التالية من التفاصيل سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

32. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام هذا الشكل يظهر المرحلة التالية من التفاصيل ماهي المعلومات التي تأتي لهذه العمليات ومن أين تأتي؟ سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

33. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام هذا الشكل يظهر المرحلة التالية من التفاصيل ماهي المعلومات التي تنتج من هذه العمليات وإلى أين تذهب؟ سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

34. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام كيف تختلف المصادر والوجهات عن رسم الإطار؟ سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

35. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام تذكر أن كل عملية في رسمة تدفق البيانات ترقم تتابعياً سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

36. العاملين/ ملف دفع الرواتب الأستاذ العام رسومات تدفق البيانات الأقسام العاملين شيكات الدفع للعاملين الموارد البشرية بطاقات الوقت نموذج العاملين الجدد 1.0 تحديث ملف دفع الرواتب 2.0 الدفع للعاملين شيك الرواتب البنك نموذج التغيرات في العاملين افترض أننا فجرنا (قسّمنا) العملية 2.0 (الدفع للعاملين) في المستوى التالي. ستكون العمليات الفرعية مرقّمة 2.1 , 2.2, 2.3الخ.. بيانات انفاقات الرواتب 3.0 إعداد التقارير 5.0 تحديث الأستاذ العام سند صرف انفاقات ضرائب الرواتب تقرير دفع الرواتب 4.0 دفع الضريبة الإدارة تقرير ودفع الضريبة المؤسسات الحكومية

37. رسومات تدفق البيانات • نحن الآن بين يدي مثال فرعي عن كيفية انشاء التفصيلات في المستوى الأول. • لكن قبل ذلك, دعنا نتعرف على المبادئ الرئيسية عن كيفية انشاء رسوم تدفق البيانات.

38. رسومات تدفق البيانات • قاعدة1: افهم النظام. لاحظ تدفق المعلومات وقابل الأشخاص المشاركين لتفهم تماماً ما يريدون. • قاعدة2: تجاهل عمليات المراقبة وإجراءات الرقابة (مثال: تصحيح الأخطاء). فقط المسارات الخاطئة الحرجة جداً يجب أن تؤخذ في الحسبان. • قاعدة3: حدّد حدود النظام- أين يبدأ وأين يتوقف. إذا لم تكن متأكداً عن هذه العملية, أضفها للوقت الحاضر.

39. رسومات تدفق البيانات • قاعدة4: ارسم أولاً رسمة الإطار, ثم ارسم المستويات المتقدمة من التفصيلات. • قاعدة5: حدّد وصنّف تدفقات البيانات. فقط التي لا تحتاج إلى تصنيف هي التي تدخل أو تخرج من مخازن البيانات. • قاعدة6: تدفقات البيانات التي تتدفق معاً دائماً يجب أن تجمّع مع بعضها في مجموعة. والتي لا تتدفق مع بعضها يجب أن تظهر في أسطر مستقلة.

40. رسومات تدفق البيانات • قاعدة7: أظهر العملية (شكل الدائرة) حينما يكون تدفق البيانات محوّلاً من شكل إلى شكل آخر. وبالمثل, كل عملية يجب أن تحتوي على الأقل تدفق بيانات واحد داخل وعلى الأقل تدفق بيانات واحد خارج. • قاعدة8: عمليات التحويل المرتبطة منطقياً أو تحدث معاً ممكن أن تجمع في فقاعة واحدة (مجموعة واحدة). • قاعدة9: رقّم كل عملية تتابعياً. العملية المصنّفة باسم 5.0قد تقسم في المستوى التالي إلى عمليات مرّقمة 5.1, 5.2 إلخ.. العملية المصنفة باسم 5.2 قد تقسم إلى 5.21, 5.22 إلخ..

41. رسومات تدفق البيانات • قاعدة10: أسماء العمليات يجب أن تحتوي أفعال الإجراء, مثل التحديث, الإعداد, الخ. • قاعدة11: حدّد وصنف جميع مخازن البيانات, وما إذا كانت دائمة أو مؤقتة. • قاعدة12: حدّد وصنّ جميع المصادر والوجهات. الكينونة الواحدة قد تكون مصدراً ووجهة. ويمكنك أن تدخل العنصر مرتين في الرسمة, ان احتجت ذلك, لتجنب الخطوط المتقاطعة والمتشابكة.

42. رسومات تدفق البيانات • قاعدة13: على قدر المستطاع, رتب الرسمة من الأعلى للأسفل ومن اليسار إلى اليمين. • قاعدة 14: لن تستطيع أن تحصل على رسم جميل من المرة الأولى, لذا قم بعدّة تكرارات لإدخال التحسينات. • قاعدة15: في الطبعة النهائية, يجب ألاّ تتقاطع الخطوط. ويجب أن تحتوي كل صفحة على: • اسم رسمة تدفق البيانات • تاريخ إعداد الرسمة • اسم الشخص الذي أعدّ الرسمة

43. رسومات تدفق البيانات • الآن وبعد أن تعرّفنا المبادئ الرئيسية لإنتاج رسومات تدفق البيانات, دعنا نرجع للخلف إلى مثال هذا الفصل لنرى ما إذا كان بوسعنا إعادة إنشاء جزء منه. • قد تفضل أن ننشئ جدول يحتوي على الآتي لترتب معلوماتك: • مدخلات البيانات • العمليات • مخرجات البيانات

44. رسومات تدفق البيانات

45. رسومات تدفق البيانات • المقطع الأول من سرد عملية دفع الرواتب تقرأ كالآتي: • عندما يتم تعيين العاملين, فإنهم يقومون بتعبئة نموذج العامل الجديد. وعندما يحدث تغيير في أوضاع رواتب العاملين, مثل الزيادات والإعفاءات, فإن الموارد البشرية تقوم بتعبئة نموذج التغير في العاملين. ترسل نسخة من هذه النماذج لدفع الرواتب. هذه النماذج تستخدم لإنشاء أو تحديث السجلات في ملفات العاملين/دفع الرواتب ومن ثم تخزّن في الملف. وتخزّن سجلات العاملين على حسب الترتيب الأبجدي.

46. رسومات تدفق البيانات • المقطع الأول من سرد عملية دفع الرواتب تقرأ كالآتي: • عندما يتم تعيين العاملين, فإنهم يقومون بتعبئة نموذج العامل الجديد. وعندما يحدث تغيير في أوضاع رواتب العاملين, مثل الزيادات والإعفاءات, فإن الموارد البشرية تقوم بتعبئة نموذج التغير في العاملين. ترسل نسخة من هذه النماذج لدفع الرواتب. هذه النماذج تستخدم لإنشاء أو تحديث السجلات في ملفات العاملين/دفع الرواتب ومن ثم تخزّن في الملف. وتخزّن سجلات العاملين على حسب الترتيب الأبجدي. المقطع المحدد بالأحمر يرجع إلى الأنشطة التي تحدث خارج حدود نظام دفع الرواتب. تتابعياً, هذه الأنشطة لن تكون ضمن رسمة تدفق البيانات.

47. رسومات تدفق البيانات • المقطع الأول من سرد عملية دفع الرواتب تقرأ كالآتي: • عندما يتم تعيين العاملين, فإنهم يقومون بتعبئة نموذج العامل الجديد. وعندما يحدث تغيير في أوضاع رواتب العاملين, مثل الزيادات والإعفاءات, فإن الموارد البشرية تقوم بتعبئة نموذج التغير في العاملين.ترسل نسخة من هذه النماذج لدفع الرواتب. هذه النماذج تستخدم لإنشاء أو تحديث السجلات في ملفات العاملين/دفع الرواتب ومن ثم تخزّن في الملف. وتخزّن سجلات العاملين على حسب الترتيب الأبجدي. المقطع المحدد بالأحمر يقترح تدفقين للبيانات تدخل لعملية دفع الرواتب (نماذج العاملين الجدد ونماذج التغير في العاملين). المصدر من هذا التدفق الداخل هو قسم الموارد البشرية.

48. رسومات تدفق البيانات

49. رسومات تدفق البيانات • المقطع الأول من سرد عملية دفع الرواتب تقرأ كالآتي: • عندما يتم تعيين العاملين, فإنهم يقومون بتعبئة نموذج العامل الجديد. وعندما يحدث تغيير في أوضاع رواتب العاملين, مثل الزيادات والإعفاءات, فإن الموارد البشرية تقوم بتعبئة نموذج التغير في العاملين. ترسل نسخة من هذه النماذج لدفع الرواتب. هذه النماذج تستخدم لإنشاء أو تحديث السجلات في ملفات العاملين/دفع الرواتب ومن ثم تخزّن في الملف. وتخزّن سجلات العاملين على حسب الترتيب الأبجدي. الجملة المحددة بالأحمر تقترح عملية (تحديث سجلات العاملين) مع تدفق البيانات الخارج لمخزن البيانات (ملف العاملين/دفع الرواتب).

50. رسومات تدفق البيانات