Veranderen: Van werkend naar werkend

1. Veranderen: Van werkend naar werkend product/markt- combinatie... ...en andere bedrijfsaspecten tijd

2. Invoe- ring Veranderen in verschillende situaties IT- project IT- project Invoe- ring IT-project inclusief invoering IT-project met (deels) gescheiden invoering Doel- stelling Omgeving Beheersing Werk- wijze IT Org IT Primair Proces Project met IT als afgeleide Project met IT als onderdeel

3. Project • Een project is een geheel van activiteiten, uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband en gericht op het bereiken van een welomschreven projectopbrengst binnen bepaalde randvoorwaarden.

4. Besturingsparadigma PROJECT- OMGEVING PROJECT- MANAGEMENT PROJECT- UITVOERING projectwereld

5. Relatie tussen management en werkvloer • management rapportage project audits • procedures • methoden

6. Gedegen projectmanagementmethode • Functiescheiding tussen opdracht/contractmanagement en projectmanagement • Duidelijke projectorganisatie • Taakgeoriënteerd schatten, plannen en voortgang meten • Het projectdossier als centrale opslagplaats voor de gegevens over het project scheiding tussen projectdocumentatie en systeemdocumentatie

7. Het doel van projectmanagement • Het doel van projectmanagement is: • het zodanig besturen • van het projectproces • dat de projectopbrengst • een optimale • toegevoegde waarde • heeft voor een • vernieuwde, verbeterde • bedrijfsvoering.

8. Alles wat nodig is voor een succesvolle projectbeheersing Projectdossier & -rapportage Project- management Projectplan (incl. kwali- teitsplan) Kwaliteits- borging met maximaal gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen Risico- management

9. Zeven taken van projectmanagement • definiëren projectcontract • organiseren projectplan • leiden projectdynamiek • meten bevindingen • analyseren conclusies • beslissen beslissingen • participeren bewegingsruimte

10. Zeven aspecten van projectmanagement • het resultaat (functionaliteit + kwaliteit) dat het project oplevert • de tijd die het project is gegund • het geld dat voor het project is uitgetrokken • de bemanning die het project uitvoert • de middelen die in het project worden aangewend • de informatie die bij het project een rol speelt • de projectomgeving, voor zover die van belang is voor het project

11. Schatten en plannen • Schatten ("Afbreken") • Van overzichtelijk geheel naar goed gedefinieerde taken • Schatten benodigde inspanning • Direct productieve taken • Indirect productieve taken • Inschatten beïnvloedingsfactoren • Potentiële risico's • Maatregelen • Plannen ("In volgorde zetten") • Welke taken door wie en wanneer • Wanneer wat • gereed productenplan • nodig Middelenplan • Uitvoeren leidt tot • verbruik Kostenplan • betalingen Uitgavenplan

12. Voortgang bewaken en nacalculeren • Voortgang bewaken (“Meten”) • Verantwoording afleggen: • Besteed versus gepland • Nog te doen • Status van producten • Mogelijkheid tot vroegtijdig maatregelen nemen • Managen van verwachtingen • Kan leiden tot bijstelling planning of zelfs schatting • Nacalculeren (“Lering trekken”) • Eindverantwoording afleggen • Volgende keer beter

13. Projectepisoden (1) projectoprichting projectbestendiging en -afronding projectvoering en projectuitvoering tijd

14. Projectepisoden (2) • Projectoprichting • afspraken met de opdrachtgever • inrichten van het project • Projectbestendiging en -afronding • het bijhouden van afspraken met de projectomgeving • het leveren van het overeengekomen projectresultaat • acceptatie van het resultaat door de projectomgeving • nacalculatie en evaluatie • Projectvoering en -uitvoering • het realiseren van het projectdoel

15. Besturingscyclus (planning, uitvoering, beheersing) OMGEVING VOORBEREIDING OPLEVERING & AFRONDING BEHEERSING PLANNING Plan van Aanpak (Bij)sturen Beslissen Analyseren Werk- plan Opdracht Aanpak Voorwaarden Plannen Meten UITVOERING

16. De centrale rol van de ontwikkeltaak WAAROM WAAROVER WAT (specificatie van het systeem) projectplan (+ realisatie- gegevens) neerwaartse decompositie opwaarts TAAK schatting detailplan voortgangs- gegevens

17. Time-boxing (1) Focus op oplossing Time box Time box Time box Time box Time box Actielijst Actielijst Actielijst Actielijst

18. Time-boxing (2) • Bij time-boxing doen we het volgende: • Het opdelen van het project in een aantal kleinere eenheden • Per time-box kijken wat er gedaan moet worden • Fixeren van de opleverdatum

19. Time-boxing en budget-driven • Projectmanagementvariabelen: • - Mensen/middelen • - Tijd • - Reikwijdte • Je kunt er maximaal tweevastzetten, niet alle drie • Time-boxed project: • - Tijd vast • - Reikwijdte variabel • Budget-driven project: • - Mensen/middelen vast • - Reikwijdte variabel streef-functionaliteit reik- wijdte t

20. Benodigde talenten in de projectleiding • Ploegbaas • Conceptueel denker • Administrateur • Diplomaat • Sociaal werker Deze rollen passen in het algemeen niet op één persoon.

21. Een voorbeeld van een projectgroep • . Projectgroep Dagelijkse projectleiding algemeen projectleider gebruikers- projectleider technisch projectleider vertegenwoordigers van: werkgroepleiders - accountantsdienst - (administratieve) organisatie - personeelszaken

22. Klassieke projectorganisatie PROJECT- GROEP Communicatie & PR Kwaliteits- zorg Gegevens(bank)- beheer Projectbureau (inclusief secretariaat) Technische ondersteuning extern georiënteerd intern georiënteerd Werkgroep invoering Werkgroep opleiding Werkgroep acceptatie Werkgroep conversie Applicatie- werkgroepen Werkgroep deelsysteem 1 Werkgroep systeemtest 2 3

23. Het projectplan Inrichting en voorwaarden Projectinrichting Voorwaarden aan opdrachtnemer Voorwaarden aan opdrachtgever Voorwaarden aan derden Plannen Normen en aannamen Activiteitenplan Mijlpalen/producten-plan Middelenplan Financieel plan Kwaliteitsborging productkwaliteit Proceskwaliteit Maatregelen 1. 2. 3. 4. 5. 6. • Introductie • Toelichting • Basis • Accordering/bijstelling • Projectopdracht • Projectomgeving • Doelstelling • Opdrachtformulering • Te leveren producten • Eisen & beperkingen • Cruciale succesfactoren • Aanpak • (projectscenario)

24. Documentatiestructuur • BEHEER(S)DOCUMENTATIE PROJECT- DOSSIER BEHEER- DOSSIER SYSTEEMDOCUMENTATIE

25. OPDRACHT- DOSSIER PDOA PARC HIST STAN PPRC WIJZ PRBL Het projectdossier offerte; contract project- plan PROJECT project- evaluatie opdracht- evaluatie

26. Het projectdossier STANDAARDEN DOCUMENTATIESTANDAARDEN OVERIGE STANDAARDEN Standaarden m.b.t. de systeemontwikkelmethode Standaarden m.b.t. ontwerp en realisatie • PROJECTDOSSIER ALGEMEEN • PROJECTEXTERN GERICHT • Offerte • Contract • Afsprakenregister • Plan van aanpak • Voortgangsrapporten aan opdrachtgever en aan Cap Volmac • PROJECTINTERN GERICHT • Detailschattingen • Detailplannen • Voortgangsrapporten van werkgroepen en van derden • EVALUATIE • Evaluatierapport • Nacalculatie PROJECTPROCEDURES SCHATTING, PLANNING EN VOORTGANG WIJZIGINGSVOORSTELLEN PROBLEEMRAPPORTEN BEHEER VAN DE PRODUCTEN BEHEER VAN DE MIDDELEN OPLEVERING EN ACCEPTATIE INTRODUCTIE NIEUWE PROJECTMEDEWERKER WIJZIGINGENDOSSIER OVERZICHT WIJZIGINGSVOORSTELLEN VERSLAGEN PROJECTARCHIEF LOGBOEK CORRESPONDENTIE VERSLAGEN BESLISSINGEN PRODUCTBEOORDELINGEN RAPPORTEN REGISTERS PROBLEEMRAPPORTENDOSSIER OVERZICHT PROBLEEMRAPPORTEN VERSLAGEN HISTORISCHE INFORMATIE