Program Alpine Space POROČANJE PRVOSTOPENJSKI KONTROLI IN IZDAJA IZKAZA O UPRAVIČENIH IZDATKIH

1. Program Alpine SpacePOROČANJE PRVOSTOPENJSKI KONTROLI IN IZDAJA IZKAZA O UPRAVIČENIH IZDATKIH Nada Hozjan Ljubljana, dne 10.04.2013

2. Uvod • Finančni sektor - Oddelek za evropska sredstva Ministrstva za infrastrukturo in prostor, v skladu z 16. členom Uredbe komisije (ES) št. 1080/2006 izvaja prvostopenjsko kontrolo upravičenih izdatkov za projekte evropskega teritorialnega sodelovanja, katerih nacionalni organ je MzIP. • Kontaktna oseba za izvajanje prvostopenjske kontrole programa Alpine Space: • Nada HOZJAN • telefon: 01 478 71 12, • E-pošta: nada.hozjan@gov.si • Za konkretna vprašanja vezana na poročanje za specifičen projekt, ki je v pregledu, se obrnite na dodeljenega kontrolorja. Kontakt je objavljen na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/.

3. Pravne podlage • Programski dokumenti: • pogodba sklenjena med projektnimi partnerji (Partnership Agreement), • pogodba o sofinanciranju (Subsidy Contract), • potrjena Prijava projekta s pripadajočimi prilogami (Application Form), • navodila programa (Operational Programme, 20. september, 2007 ), • programski priročnik (Programme Implementation Handbook) • pravila o upravičenosti stroškov (Eligibility rules 2007-2013), • Spletna stran programa: http://www.alpine-space.eu/. • Spletna stran ministrstva, kjer so podane določene informacije in obrazci v zvezi s poročanjem prvostopenjski kontroli: http://www.cilj3.mzip.gov.si/.

4. Pravne podlage Uredbe, zakonski predpisi • Uredba Sveta (ES) št.1080/2006 z dne 5. julij 2006, o Evropskem skladu za regionalni razvoj in razveljavitvi Uredbe (ES) št.1783/1999, • Uredba Sveta (ES) št.1083/2006 z dne 11. julij 2006, o splošnih določbah o Evropskega sklada za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu in Kohezijskem skladu in razveljavitvi Uredbe (ES) št.1260/1999, • Uredba Sveta (ES) št. 1828/2006 z dne 8. december 2006, o Pravilih za izvajanje Uredbe (ES) št.1083/2006, • Uredba o izvajanju postopkov pri porabi sredstev evropskega teritorialnega sodelovanja in instrumenta za predpristopno pomoč v RS v programskem obdobju 2007-2013 (Ur.l.RS št.45/10, 4/13), • Zakon o javnem naročanju (ZJN-2, Ur.l.RS št.128/06, 16/08, 19/10,18/11, 90/12), • Zakon o spremljanju državnih pomoči (Ur.l.RS št.37/04), • Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1-UPB3,Ur.l.RS št. 13/11, 18/11,78/11,38/12,83/12) • Zakon o delovnih razmerjih (ZDR,Ur.l.RS št.42/02 s spremembami) • ostala zakonodaja, ki ureja področje evropske kohezijske politike.

5. Krogotok dokumentacije

6. Osnovne informacije • Poroča se v okviru 6-mesečnega poročevalskega obdobja, ki je določen v potrjeni Prijavniciin na obrazcih, ki jih je predpisal organ. • Za vsako poročevalsko obdobje se izda le en Izkaz o upravičenih izdatkih. • Projektni partner predloži urejeno vsebinsko in finančno poročilo prvostopenjski kontroli praviloma v roku 7 delovnih dneh po zaključku poročevalskega obdobja (Navodili MzIP za urejanje poročil) . • Na podlagi 16. člena Uredbe ES št. 1080/2006 ima prvostopenjska kontrola 3 mesečni rok za pregled izdatkov in izdajo Izkaza o upravičenih izdatkih. Rok začne teči po prejemu pravilnega in popolnega poročila z ustreznimi prilogami, v nasprotnem primeru se rok temu primerno podaljša. • Prvo poročilopoleg stroškov in aktivnosti prvega obdobja vključuje tudi stroške in aktivnosti pripravljalnega obdobja, potrjenih v Prijavnici. • Zadnje poročilo: stroški, ki se nanašajo na zadnje obdobje morajo nastati in biti plačani pred zaključkom projekta, razen za stroške dela. Poročilo onapredku mora vodilni partner posredovati na JTS v roku treh mesecev po zaključku projekta.

7. Upravičenost stroškov • Splošna pravila: • stroški morajo biti v skladu z načeli dobrega finančnega poslovanja, upoštevajoč načelo gospodarnosti, učinkovitosti in namenskosti, • vsi stroški morajo biti povezani s projektom ter njegovo izvedbo in morajo imeti pravno podlago v nacionalni in evropski zakonodaji, • stroški so upravičeni od datuma odobritve projekta do datuma zaključka projekta navedenega v potrjeni Prijavnici, • upravičeni so stroški za aktivnosti, ki so navedene v prijavnici ter ki so se zgodile in bile plačane v obdobju poročanja, • upravičeni so samo tisti stroški, ki so bili dejansko plačani in preverjeni s strani prvostopenjske kontrole,

8. Upravičenost stroškov • Splošna pravila: • upravičeni so tisti stroški, ki se glasijo na projektnega partnerja (v nadaljevanju: PP) in jih je le-ta tudi plačal (npr. račun, pogodba se mora glasiti na PP), v nasprotnem primeru niso upravičeni, • stroški oziroma izdatki morajo biti evidentirani v poslovnih knjigah in davčnih listinah PP ter morajo biti razpoznavni, preverljivi - ločeno računovodstvo, • PP je dolžan k zahtevku za potrditev izdatkov priložiti potrdila o nastanku posamezne vrste stroška in dejanskem plačilu obveznosti, • blago oziroma storitev je bila naročena v skladu z določili Zakona o javnih naročilih (ZJN-2), • za upravičene stroške oziroma izdatke se štejejo vsi tisti stroški za katere PP ni prejel drugih javnih sredstev (preprečitev dvojnega financiranja)…

9. Upravičenost stroškov Pripravljalni stroški: • upravičeni so le, če so bili planirani v Prijavnici (WP1) in so povezani z izvajanjem projekta (upoštevati terminsko obdobje „starting/closuredateofimplementation“ iz potrjene prijavnice - 4. Work Plan ), • stroški so vključeni v Izkaz za prvo poročevalsko obdobje, • pripravljalnistroški so namenski in se jih ne prenaša v drugaporočevalskaobobjaali v druge delovne pakete (WP). Prihodki (FactSheet no. 6.5.): • V primeru, da se v času izvajanja aktivnosti ustvarijo določeni prihodki (npr. prihodki od vstopnin, prihodki od prodaje brošur…) je o njih potrebno poročati prvostopenjski kontroli. • Prihodke se odbije od upravičenih stroškov in se jih ločeno prikaže tudi • v Izkazu o upravičenih izdatkih.

10. Upravičenost stroškov Spremembe projekta (Fact Sheet no. 6.9., Subsidy Contract): • V primeru, da se med izvajanjem projekta pokaže potreba po spremembah v odobrenem proračunu med delovnimi paketi, stroškovnimi kategorijami in tudi projektnimi partnerji, je o tem potrebno obveščati vodilnega partnerja, najkasneje v rokih določenih za oddajo poročil. • Prvostopenjski kontroli je v primeru prekoračitve odobrenega proračuna potrebno predložiti odobritev s strani vodilnega partnerja (komunikacija preko e-pošte,…). • Za manjše spremembe, ki ne presegajo 20% odobrenega proračuna oz 10.000 EUR na ravni celotnega projekta, ni potrebna odobritev organa upravljanja (MA/PC) – zadostuje odobritev vodilnega partnerja.

11. Neupravičeni stroškiEligibility rules – 7. Indicative list of ineligible expenses • negativne obresti, kreditne obresti,… • stroški povezani z nakupom zemljišča ali zgradb, • stroški povezani z gradnjo cest, • stroški povezani z enkratnimi kulturnimi prireditvami, • stroški za nastope umetnikov, • nagrade za tekmovanja in udeležence tekmovanj, • davek na dodano vrednost, ki se povrne, • režijski stroški (indirektni stroški), • splošni stroški, ki se nanašajo na delovne pakete od 1 do 3 (WP1-WP3), • globe, kazni in ostali stroški nastali iz pravnih sporov, • stroški, nastali z nakupom izdelkov, blaga, ki niso jasno povezani s projektom (npr. srebrn jedilni pribor, nakup kombija,…),

12. Neupravičeni stroški • izdatki, ki so fakturirani s strani tretje osebe in niso nastali s strani PP, • odobreni popusti na računih, • izdatki, ki niso naslovljeni in tudi ne plačani s strani PP, • neplačano voluntersko delo, • prispevki v naravi – in kind contribution (ker ni denarnega toka), • reprezentančni stroški (npr. rože, darila..) • stroški zaposlenih, ki nimajo evidentiranih aktivnosti v predloženih časovnicah, • stroški zunanjih izvajalcev, če le-ti ne izhajajo iz sklenjenih pogodb (ustrezna dokumentacija), • stroški investicij, ki niso navedeni v Prijavnici (Application Form),

13. Neupravičeni stroški • stroški, ki se nanašajo na ukrepe komuniciranja in niso v skladu s pravili 9. člena Uredbe Sveta (ES) št.1828/2006 (npr. manjkajoči logotipi programa in EU, manjkajoča navedba vira sofinanciranja,…), • stroški preskrbe prehrane v okviru sestankov med udeleženci projekta, • stroški aktivnosti, ki so nastale pred datumom implementacije WP1 (startingdateoftheprojectpreparation), • nagrade, ugodnosti in druga dodatna izplačila (fringebenefits) pri stroških dela, • stroški, ki se nanašajo na aktivnosti, nastale po datumu zaključka projekta, • drugo.

14. Predložitev dokumentacije • Naslov prvostopenjske kontrole MzIP: • Dokumentacija mora biti urejena v skladu z Navodili MzIP za urejanje poročil predloženih v pregled prvostopenjski kontroli v okviru projektov operativnih programov ETS v programskem obdobju 2007-2013 objavljeni tudi na spletni strani: http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=127&lang=sl. • V kolikor projektni partner dokumentacijo ne bo predložil skladno z Navodili, jo prvostopenjska kontrola MzIP lahko zavrne in pozove za ponovno ureditev. Ministrstvo za infrastrukturo in prostor Oddelek za evropska sredstva / Prvostopenjska kontrola – FLC Langusova ulica 4 1535 Ljubljana

15. Predložitev dokumentacije Elektronsko posredovana dokumentacija- NOVO: • Obrazec za izračun urne postavke in stroškov dela po delovnih paketih (v nadaljevanju: Obrazec za izračun urne postavke - obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/), • Listingofinvoices to regularactivities (v nadaljevanju: LOI). • Obsežnejša dokumentacijo, ki ni nujno posredovana v originalnem izvodu (študije, analize, obsežnejša dokumentacija javnega naročila….), naj se posreduje elektronsko, in sicer na CD/DVDju predloženemu na začetku registratorja.

16. Dokumenti, ki jih je potrebno predložiti ob prvi in nadaljnji finančni kontroli Prvo poročanje: • kopijo podpisanega izvoda “SubsidyContract”, • kopijo podpisanega izvoda “PartnershipAgreement”, • kopijo podpisanega izvoda potrjene prijavnice (Application form), • popisano in žigosano izjavo o državni pomoči – obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/, • popisano in žigosano izjavo o vodenju ločenega računovodstva za namen projekta, • popisano in žigosano izjavo projektnega partnerja – obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/, (v zvezi z opredelitvijo statusa odbitnega deleža DDV lahko PP predloži izjavo DURSa), • Interna navodila/pravilnike, ki vplivajo na izvajanje posameznih postopkov in/ali na opredelitev upravičenosti stroškov ( Interno navodilo o izvajanju javnih naročil male vrednosti, Interno navodilo o poslovnem času, o napredovanju oz. nagrajevanju zaposlenih….)

17. Dokumenti, ki jih je potrebno predložiti ob prvi in nadaljnji finančni kontroli Prvo in nadaljnja poročanja: - vsakokratne spremembe dokumentov predloženih ob prvem poročanju, • podpisano in žigosano Izjavo projektnega partnerja (v zvezi z opredelitvijo statusa odbitnega deleža DDV lahko PP predloži izjavo DURSa), , • podpisano in žigosano Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju – obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/, • izpis stroškov za obdobje poročanja (ločeno računovodstvo - konto kartica STM), • podpisano in žigosano Poročilo o aktivnostih izvedenih v obdobju poročanja, • podpisan in žigosan seznam stroškov/računov (Listingofinvoicesrelated to regularactivities), (obrazec se posreduje tudi elektronsko oz. na CD/DVD), • zbirno tabelo po stroškovnih kategorijah in delovnih paketih (obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/, - dokumente in obrazce, ki so potrebni za poročanje posamezne stroškovne kategorije (navedeno v nadaljevanju) ter morebitna pojasnila posameznega uveljavljenega stroška.

18. Kategorijeupravičenih stroškov STROŠKI DELA (Staff costs, travel and accommodation), !!POZOR: vključeni tudi potni stroški in stroški nastanitve STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (External experts and services) INVESTICIJE (Investment – zgolj kot navedeno v prijavnici, v tabeli 6.4) a) stroški opreme, b) stroški drobnega inventarja, SPLOŠNI STROŠKI (General expenses) !!posebnost: a) direktni upravičeni pod določenimi pogoji (dokazljivost), b) nedirektni – niso upravičeni, FINANČNI STROŠKI IN STROŠKI GARANCIJ (Financial chargesand guarantee costs).

19. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA (STAFF COSTS) • stroški dela so v okviru projekta upravičeni le za osebe, ki so direktno zaposlene pri PP in imajo z njim sklenjeno pogodbo o zaposlitvi v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih, • zaposleni lahko delajo na projektu v polnem delovnem času (100%) ali delno (v določenem odstotku), Obračun stroškov dela: • Za zaposlene, ki delajo na projektu v polnem delovnem času predstavlja upravičen strošek dela izplačana II. bruto plača s prispevki delodajalca, prevozom in prehrano ter obveznim dodatnim pokojninskim zavarovanjem za javne uslužbence. Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak poročani mesec. • Za zaposlene, ki delajo na projektu v določenem deležu izračun upravičenih stroškov temelji na izračunu urne postavke – predpisana uporaba obrazca Calculation off staff cost.

20. Kategorije upravičenih stroškov 1.STROŠKI DELA (STAFF COSTS) Obračun stroškov dela – Urna postavka = (izplačana II. bruto plača zaposlenega / ure rednega dela ) * ure dela na projektu • podlaga za obračun je dejanska plačilna lista in mesečna časovnica (dokumenta morata biti skladna), • izračun upravičenih stroškov dela temelji na urni postavki, ki je izračunana za polletno koledarsko obdobje (JAN-JUN, JUL-DEC), razen za zaključno poročevalsko obdobje, kjer je obdobje lahko daljše/krajše. Stroški dela za zadnji poročevalski mesec so lahko plačani po zaključku projekta. • pri izračunu urne postavke je potrebno upoštevati VSE mesece, torej tudi mesece, ko oseba ne dela na projektu! Velja tudi za prvo poročevalsko obdobje. Primer: - začetek projekta (startingdateoftheprojectimplementation): 01.09.2012 - izračun urne postavke JUL – DEC 2012.

21. Kategorije upravičenih stroškov 1.STROŠKI DELA (STAFF COSTS) • Refundiranistroški, ki niso v breme delodajalca (PP) (nega, spremstvo in boleznine v breme ZZZS, krvodajalstvo ) niso upravičen strošek. • nagrade, ugodnosti in druga dodatna izplačila (fringebenefits) niso upravičen strošek. • Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska regresa. V mesecih leta, v katerem regres še ni bil izplačan in PP še nima potrdila o izplačilu, uveljavljanje regresa ni možno. V naslednjem poročilu, ko bo regres plačan, lahko PP uveljavi sorazmerni delež regresa za mesece iz prejšnjega poročila – poračun regresa. V tem primeru mora biti uveljavljen znesek pravilno razdeljen na WP iz preteklega obdobja. • Stroški nadur oz. povečanega obsega dela so upravičeni, v kolikor je iz ustrezne dokumentacije razvidno, da se delo nanaša na projektne aktivnosti (dogovor/sklep o nadurnem delu, poročilo o nadurnem delu…)

22. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA (STAFF COSTS) Obvezne priloge: • popisana in žigosana izjava o imenovanju za delo na projektu, ki vsebuje navedbo odstotka in obdobja dela na projektu ter projektno funkcijo/dodeljene naloge, • kopije pogodb o zaposlitvi ter morebitni aneksi, • kopije plačilnih list delavca na projektu ter dokazilo o izplačilu za vse mesece izračuna urne postavke – znesek na potrdilu naj bo označen, • !!!! potrdilo DURS o poravnanih obveznostih, ki mora kriti celotno poročevalsko obdobje ali obrazec REK_1 iz katerega so razvidne obveznosti delodajalca, ter dokazilo o plačilu navedenih obveznosti, • obrazec obračuna stroškov dela (CalculationofStaffcost) – programsko predpisan obrazec, • obrazec za izračun urne postavke in stroškov dela po delovnih paketih - obrazec se posreduje tudi elektronsko oz. na CD/DVD, • popisan (delodajalec/zaposleni) in žigosan obrazec za evidentiranje delovnih ur - mesečna časovnica (Monthly time sheetsforstaffworkinghours) – programsko predpisan obrazec. Časovnica mora biti izpolnjena čimprej po koncu vsakega meseca (datum podpisa). Ni ustrezno, da se vse časovnice izpolnjujejo ob zaključku poročevalskega obdobja oz. ob oddaji poročila.

23. STROŠKI DELA (STAFF COSTS)Calculation of staff cost – NEPRAVILNO IZPOLNJEN

24. STROŠKI DELA (STAFF COSTS)Calculationofstaffcost – PRAVILNO IZPOLNJENhttp://www.alpine-pace.eu/fileadmin/media/Programme_Implementation_Handbook/Annex_PIH/Calculation_staff_costs_guidance Naveden izračun se odraža tudi na Obrazec za izračun urne postavke, s katerim se upravičen strošek porazdeli še na ustrezne WP.

27. http://www.alpine-pace.eu/fileadmin/media/Programme_Implementation_Handbook/Annex_PIH/timesheet_Guidancehttp://www.alpine-pace.eu/fileadmin/media/Programme_Implementation_Handbook/Annex_PIH/timesheet_Guidance

28. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI) • upravičeni so potni stroški posameznikom, ki so zaposleni pri PP in delajo na projektu, • upravičeni so potni stroški navedeni v potrjeni Prijavnici, • uvrščajo se pod kategorijo stroški dela – staff cost, • upravičeni so stroški, ki so nastali in bili plačani v obdobju, ki je enako obdobju poročanja za stroške dela (jan.-jun., jul.-dec.), • upoštevati je potrebno načelo ekonomičnosti in, če je to mogoče okolju prijazno izbiro transporta, • upravičeni so tisti potni stroški, ki potekajo znotraj držav področja programa, izven tega ozemlja so neupravičeni, če niso posebej navedeni v Prijavnici, razen sestanki v Bruselj, ki se smatrajo za upravičene,

29. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI) • zneski dnevnic so upravičeni, če so v skladu z načeli, ki veljajo za javni sektor (jih ne presegajo), • uporaba privatnega ali službenega avtomobila je dovoljena, če se smatra za najbolj ekonomično izbiro transporta in pomeni prihranek časa, Obračun kilometrine: • v primeru uporabe lastnega avtomobila na službeni poti se prizna 18 % cene 95 oktanskega bencina, ki velja za čas potovanja, • v primeru uporabe službenega avtomobila se uveljavljajo stroški računa za točeno gorivo, ki mora biti časovno usklajen s službeno potjo in se glasi na PP. Pri uveljavljanju stroškov je potrebno priložite žigosano in podpisano izjavov kateri je navedeno: - navedbo službene poti oz. PN, - povprečno porabo goriva (na 100km) za uporabljeno vozilo, - število kilometrov, ki se nanašajo na službeno pot, - upravičen strošek . Primer: - poraba : 7 l / 100 km - prevožena razdalja : 350 km - poraba za prevoženo razdaljo (350 km) : 7*350/100= 24,50l - upravičen strošek: cena na dan službene poti * poraba za prevoženo razdaljo

30. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI) Obvezne priloge: Pri poročanju je potrebno predložiti originalen izvod ter kopijo: • potnega naloga ter obračuna naloga za službeno pot z vsemi prilogami (računi hotelskih storitev, letalske/avtobusne karte, vozovnice za vlak, cestnine…), • dokazila o plačilu potnih stroškov – znesek na potrdilu naj bo označen, • vabilo na službeno pot, agenda, lista prisotnosti, • podpisano poročilo o opravljeni poti, • izjava v primeru uporabe službenega vozila skupaj s z računom za gorivo. Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji.

31. Kategorije upravičenih stroškov 1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI) Najpogostejše napake oz. nepravilnosti: • Napačno obračunana dnevnica (npr. niso odšteti plačani obroki (pri nastanitvi – zajtrk, pogostitev organizatorja). • Pomanjkljiva dokumentacija (nepodpisano potno poročilo, manjkajoča dokumentacija – računi, agenda, lista prisotnosti….). • Službena pot ni zabeležena v časovnici(aktivnost ni prikazana).

32. Kategorije upravičenih stroškov 2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES) Storitve zunanjih izvajalcev so upravičene pod pogojem: • da je delo zunanjega strokovnjaka bistvenega pomena za izvajanje projekta, • da se pri izbiri zunanjega izvajalca upoštevajo določila Zakona o javnih naročilih, • da se pri izvajanju aktivnosti spoštuje ukrepe za informiranje in obveščanje javnosti o viru sofinanciranja projektov (navedba ustreznih logotipov, diseminacija rezultatov…). Obvezne priloge: Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji. • Interno navodilo o postopkih javnih naročil male vrednosti (priporočilo: posredovati ob prvem poročanju). • dokumentacija o izvedenem postopku javnega naročila (povpraševanje, ponudbe, ostala dokumentacija v postopku izbire, pogodba, naročilnica…) • original in kopija računov in sklenjenih pogodb ter dokazila o plačilu le-teh - znesek na potrdilu naj bo označen, • dokazilo o opravljeni storitvi (izdelek, brošure, vabila, fotografije…),

33. Kategorije upravičenih stroškov: 2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES) Posebnosti: • stroški med povezanimi inštitucijami - affiliatedinstitutions , so upravičeni, če so dejansko dokazljivi in obračunani brez pribitkov, • PP ne more biti hkrati zunanji izvajalecdrugegaPP, podpartnerstva niso dovoljena, • v primeru skupnih stroškov - CTA, vsi projektni partnerji, ki si delijo strošek skupnih aktivnostih, sprejmejo nacionalna pravila o javnem naročanju v tisti državi iz katere je PP, ki izvaja postopek javnega naročila, • prehrana (catering) na sestankih med projektnimi partnerji ni upravičen strošek, • stroški prehrane udeležencev javnih dogodkov, ki so navedeni v Prijavnici so upravičeni,

34. Kategorije upravičenih stroškov: 2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES) Najpogostejše napake oz. nepravilnosti: • Neupoštevanje temeljnih načel javnega naročanja tudi pri naročilih male vrednosti (načelo gospodarnosti, učinkovitosti, transparentnosti, zagotavljanje konkurence in enake obravnave med ponudniki). • Sklepanje direktnih pogodb brez ustrezne raziskave tržišča. • Drobljenje naročil. • Neposredna oddaja javnega naročila brez objave. • Objava le na nacionalnih portalih namesto na EU portalu. • Nepopolna razpisna dokumentacija. • Pretirano prekratki roki za oddajo naročil.

35. Kategorije upravičenih stroškov: 3. INVESTICIJE (INVESTMENT) Obstajata dve vrsti investicij: • Oprema • Investicije manjših vrednosti Splošno: • pogoj za upravičenost investicij je, da so navedene v Prijavnici pod točko 6.4 ter, da so bile izrecno odobrene s strani Programskega odbora, • upravičene so le investicije, ki so povezane s projektom in se uporabljajo izključno za namene izvajanja projekta, • pri izbiri zunanjega izvajalca potrebno upoštevati določila Zakona o javnihnaročilih,

36. Kategorije upravičenih stroškov: 3. INVESTICIJE (INVESTMENT) Splošno: • polna cena investicije je upravičena samo v primeru, če je ekonomska doba investicije in obdobje stroška amortizacije enaka ali krajša od trajanja projekta, sicer se za upravičeno šteje le obračunana amortizacija za mesece poročevalskega obdobja, • Second hand equipment: upravičeni so stroški amortizacije, če ima oprema tehnične karakteristike nujno potrebne za projekt, ustreza standardom, ne presega tržne cene oziroma je nižja od nakupa nove opreme, za opremo ni zahtevana subvencija,

37. Kategorije upravičenih stroškov: 3 . INVESTICIJE (INVESTMENT) Obvezne priloge: • Interno navodilo o postopkih javnih naročil male vrednosti (priporočilo: posredovati ob prvem poročanju). • original in kopija dokumentacije o izvedenem postopku javnega naročila (povpraševanje, ponudbe, ostala dokumentacija v postopku izbire, pogodba) • original in kopija lista prisotnosti, in sklenjenih pogodb ter dokazila o plačilu le-teh -znesek na potrdilu naj bo označen, • priloga obračuna amortizacije in konto kartice opreme (začetni datum uporabe, am.st., začetek in konec amortizacije) Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji.

38. Kategorije upravičenih stroškov: 4. SPLOŠNI STROŠKI (GENERAL EXPENSES) Dve vrsti splošnih stroškov: • Direktni ali indirektni • so neposredno povezani s projektom, • so dejansko nastali in bili plačani, • podlaga: pogodba, račun, dokazilo o plačilu • so v skladu z vsebino delovnih paketov (WP4-8), • Indirektni ali posredni (overheads): niso neposredno povezani z izvajanjem projekta ter so zato neupravičeni

39. Kategorije upravičenih stroškov: 5. FINANČNI STROŠKI IN STROŠKI GARANCIJ (FINANCIALCHARGES AND GUARANTEE COSTS) • Upravičeni so stroški, ki so nastali izključno zaradi izvajanja projekta in niso bili predloženi v ostalih stroškovnih kategorijah. • Primeri: - stroški za mednarodne finančne transakcije med partnerji, - stroški za odprtje in vodenje bančnega računa projekta, - stroški garancij – samo pod pogojem, da jo zahteva nacionalna ali EU zakonodaja, - ostale finančni stroški kot so globe, kazni, negativne obresti, so neupravičeni stroški.

40. Obveščanje in informiranje javnosti • Na podlagi 69. člena Uredbe sveta (ES) št. 1083/2006 ter 8. in 9. člena Uredbe sveta (ES) št. 1828/2006 je ena izmed osnovnih odgovornosti pri izvedbi aktivnosti na projektu, ki je sofinanciran s strani Evropskega sklada za regionalni razvoj tudi spoštovanje ukrepov za informiranje in obveščanje javnosti o viru sofinanciranja projektov. • PP mora v vseh uradnih sporočilih o projektu ter ob objavi končnih rezultatov projekta, ne glede na to ali so v tiskani, avdio-video, digitalni ali elektronski obliki (npr. vsako obvestilo, članek, publikacija, spletna stran, projektni dogodek, konference, seminarji, projektne brošure, študije, promocijski materiali…), jasno navajati: • da je PP za predmetni projekt prejel sredstva iz ESRR, • logotip EU, logotip konkretnega projekta.

41. Obveščanje in informiranje javnosti • Informacije o uporabi vizualnih identitet in ostalih komunikacijskih elementov, so na voljo: - http://www.alpine-space.eu/project-life-cycle/information-and-publicity - CommunicationHandbook -FactSheet no. 6.9. - Information & Publicity, - Subsidy Contract - PartnershipAgreement

42. Listing of invoices related to regular activities

43. Listing of invoices related to regular activities Najpogostejše napake oz. nepravilnosti: • Napačno izpolnjen obrazec • InvoicingParty– izdajatelj računa (pri obračunu stroškov dela je to PP), • Subject/content– pravilni opis stroška (pri obračunu stroškov dela je to ime in priimek ter mesec na katerega se obračunani strošek nanaša), • amountofinvoice – znesek računa z DDV (pri obračunu stroškov dela je to znesek bruto II za posamezni mesec za zaposlenega), • Dateofpayment – datum plačila skladno z dokazilom (pri obračunu stroškov dela datum nakazila plače na TRR zaposlenega), • Amountofpayment – delež upravičenega stroška (v primeru odbitnega DDV se le ta izloči), (pri obračunu stroškov dela je to delež upravičenega stroška na osnovi urne postavke po delovnih paketih). • Posredovanje ločenih obrazcev za vsako stroškovno kategorijo. • PP posreduje le en obrazec LOI z navedbo računov oz. uveljavljenih stroškov za vse stroškovne kategorije skupaj. (obrazec se posreduje tudi elektronsko oz. na CD/DVD)

44. Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju • Obrazec se posreduje za vsako poročevalsko obdobje

45. Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju • Podatki o nacionalnem sofinancerju: • Obvezne priloge: • Pogodba sklenjena z nacionalnim sofinancerjem • Dokumentacija, ki se nanaša na prejem plačil Skupni končni znesek prejetih plačil ne sme presegati 24% potrjenih – certificiranih stroškov.

46. Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju • Razdelek „Potrdila o izdatkih“ se za preteklo obdobje ustrezno ažurira (datum izdaje izkaza , upravičen znesek).

47. Zbirna tabela po stroškovnih kategorijah in delovnih paketih

48. Izkaz o upravičenih izdatkih

49. Priporočila • Dokumentacijo posredujte čim prej po zaključku poročevalskega obdobja (7 dni). • Posredovana dokumentacija naj bo urejena, ustrezno označena in popolna - Navodili MzIP za urejanje poročil. • Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji (račun, pogodba, razpisna dokumentacija). • V spremnem dopisu točno navedite na kateri projekt in za katero poročevalsko obdobje se poročilo nanaša – velja tudi za poslane dopolnitve! • Vso dokumentacijo posredujte v celoti. • Elektronsko posredovanje obrazcev, izračunov…. • Že ob prvem poročanju posredujete interna navodila. ki vplivajo na izvajanje posameznih postopkov in/ali na opredelitev upravičenosti stroškov (Interno navodilo o izvajanju javnih naročil male vrednosti, o poslovnem času, o napredovanju oz. nagrajevanju zaposlenih….) • V primeru posebnosti, odstopanj predložite ustrezna pojasnila. • Morebitne dopolnitve posredujte najkasneje v roku 5-ih delovnih dni po prejemu poziva za dopolnitev.

50. Hvala za pozornost! • Nada HOZJAN • telefon: 01 478 71 12, • E-pošta: nada.hozjan@gov.si • http://www.cilj3.mzip.gov.si/ • http://www.alpine-space.eu/