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Dokumentenmanagement Systeme

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Dokumentenmanagement Systeme - PowerPoint PPT Presentation


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Dokumentenmanagement Systeme. (DMS). DMS Literatur. Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten-managementsysteme, Springer, Berlin.

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dms literatur
DMS Literatur
  • Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin.
  • Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten-managementsysteme, Springer, Berlin.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms anbieter
DMS Anbieter
  • Livelink (Opentext)
  • http://www.opentext.com/
  • Panagon (Filenet)
  • http://www.filenet.com/Deutsch/
  • Docuware
  • http://www.docuware.de/
  • IXOS
  • http://www.ixos.de/de/
  • Documentum
  • http://www.documentum.de/
  • ONDemand (IBM)

http://www-3.ibm.com/software/data/cm/

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

lernziele dms
Lernziele DMS
  • Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen
  • Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben
  • Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen
  • nicht Realisierung und Betrieb beherrschen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

inhalt
Inhalt
  • DMS im Kontext
  • DMS-Typen
  • DMS Anforderungen
  • Vorteile gegenüber Papierachiven
  • GDPdU (rechtliche Aspekte)
  • Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit / Speicherform von Dokumenten
  • DMS-Architektur
  • DMS wichtige Begriffe
  • Archivierungsprozess

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

inhalt6
Inhalt
  • Erfassung / Scanner
  • Archivierungsszenarien
  • Erfassung / Nachbearbeitung
  • Integration
  • Standardsierung
  • DMS und SAP R/3
  • DMS und Lotus Notes
  • DMS Kosten
  • DMS Nutzen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms im kontext
DMS im Kontext

Content-Management

CMS

Datenbanken

IR

XML

DMS

WCMS

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

slide8
DMS

Definition

DMS sind Systeme,

die Dokumente verwalten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms typen10
DMS Typen
  • Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:
  • Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne:

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms typen11
DMS Typen

Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:

  • Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte.
  • Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms typen12
DMS Typen

Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:

  • Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer)

bietet

  • Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum, Dateiinhalte etc.
  • Hierarchische Ordnerstruktur
  • Checkin/Checkout

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms typen13
DMS Typen

Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn

  • Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen.
  • COLD(Computer Output on Laser Disk)
  • Jukeboxen, WORM(Write Once Read Many)
  • Magnetbänder
  • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms typen speicherarten
DMS Typen (Speicherarten)

Non Coded Information (NCI)nicht codierte Information,

kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.

Coded Information (CI)codierte Information

  • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

anforderungen

Anforderungen

Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS

einzusetzen

dms anforderungen
DMS - Anforderungen
  • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten.
  • Bewältigung grosser Dokumentmengen
    • effiziente und systematische Erfassung grosser Datenmengen (Scanning / COLD)
    • effiziente und systematische Speicherung grosser Datenmengen (WORM, Jukebox)
  • Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen
  • Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms anforderungen17
DMS - Anforderungen
  • Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung)
  • Kosten-Nutzen-AspektRessourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente
  • Schneller Informationszugriff (Suche / finden)
  • hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit)

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dms anforderungen18
DMS Anforderungen
  • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal)
  • Integration in IT-Infrastruktur (EAI)
  • Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms anforderungen19
DMS Anforderungen
  • Revisionssicherheit
  • Versionierung
  • Check-in-Check-out

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

technische anforderungen
technische Anforderungen
  • Skalierbarkeit
  • gute Performance,
  • einfaches Handling
  • graphische Oberflächen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

vorteile dms gegen ber papierarchiven
Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven
  • Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
  • kürzere Transportzeiten
  • Reduzierung des Platzbedarfs
  • dezentraler paralleler Zugriff (raumunabhängig)
  • Möglichkeit der integrierten Verarbeitung
  • einfache Sicherung
  • schnelle Verteilung (zeitunabhängig)
  • höhere Konsistenz durch Vermeidung von Redundanz

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slide22

GDPdUneue rechtliche SituationGDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

wesentliche inhalte der gdpdu
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Gültig ab dem 01.01.2002
  • Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der Grösse)
  • alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein.
  • Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege
  • Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM)
  • Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt
  • Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu24
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen.
  • Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu25
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu26
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden.
  • Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge.
  • Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu27
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich.
  • Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu28
Wesentliche Inhalte der GDPdU

Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht.

  • Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form.
  • Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu29
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden.Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.
  • Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden.
  • Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu30
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.
  • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD.
  • Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu31
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:
  • a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen),
  • b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen
  • c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt.
  • Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben.

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wesentliche inhalte der gdpdu32
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen.
  • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu33
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein.
  • Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein.
  • Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

lebensdauer
Lebensdauer

Ist abhängig von Anforderungen

  • Kurzfristig benötigte Dokumente (bis einen Monat)
  • mittlere Lebensdauer (bis ein Jahr)
  • Langfristige Lebensdauer (über ein Jahr)
  • Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen(10 Jahre)

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lebensdauer36
Lebensdauer

Ziel:

optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen

Trends:

  • Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend billiger
  • Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern weitgehend elektronische Archivierung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

speicherform
Speicherform

Langlebige Dokumente

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering:

Papier- oder Mikrofilmarchiv

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross:

DMS optisches Archiv, Band

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross:

Festplatte

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

zugriffsh ufigkeit in der zeit
Zugriffshäufigkeit in der Zeit

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

langlebige dokumente
Langlebige Dokumente

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering:

Beispiele

  • Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere Buch- und Finanzprüfung
  • Rentenbelege
  • Ergebnisse medizinischer Untersuchungen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

langlebige dokumente40
Langlebige Dokumente

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross:

Beispiele

  • Buchungsvorgänge
  • Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen
  • Patentunterlagen
  • Manuale, Reparaturanleitungen

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dms kern architektur
DMS Kern-Architektur

Scanner

Attributier-

Arbeitsplatz

Qualitätskontrolle

Attributierung

Archiv

Ablage

Index

Archiv-Server

COLD

Index-

DB

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

server
Server
  • Archiv-Server
  • Workflow-Server
  • Druck-Server
  • COLD-Server
  • OCR-Server
  • Fax-Server
  • Retrieval-Server
  • Scan-Server

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms architektur baukastenprinzip
DMS Architektur Baukastenprinzip

Bildschirm-

interface

Bildschirm-

interface

Benutzer-

masken

Bearbeitungs-

menü

Print-

Spooler

Scanner-

Bedienung

Formular-

verarbeitung

Text-

Editor

Retrieval-

System

Workflow-

Server

Druck-

server

Scan-

Server

Ablagesystem

Ablageorgansisation

Zugriffsrechte

Caching

WORM-

Dateisystem

Jukebox-

Verwaltung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

archiv server
Archiv-Server

Aufgaben

  • Ablage der zu archivierenden Dokumente
  • Organisation der Dokumente auf den optischen Platten
  • Ansteuerung der Juke-Box
  • transparenter Zugriff auf die Dokumente

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

slide46
COLD

Computer Output on Laser Disk (COLD)

  • Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium
  • Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen)

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slide47
COLD

Aufgaben/Funktionen

  • Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System
  • Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten
  • automatisches Extrahieren von Indexinformationen
  • Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung

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begriffe49
Begriffe
  • Archivsystem
  • Rechnergestütze Archivierung
  • Elektronisches Archiv
  • Optisches Archiv
  • IMS (Image Management System)
  • EDMS (Engineering Document Management System)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

archivsystem
Archivsystem

Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert.

Rechnergestütze Archivierung

  • Organisation erfolgt mittels Rechner
  • Dokumente können sich in Papier- oder Mikrofilmarchiv befinden

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

elektronisches archivsystem
Elektronisches Archivsystem

verwaltet alle Dokumente im Rechner

beinhaltet in der Regel

  • Ablagesystem (z.B. JukeBox)
  • Erfassungsystem (Scanner)

Optisches Archiv

  • verwendet optische Datenträger /WORM, CD-R, DVD_R zur Speicherung der Dokumente

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

ims edms
IMS / EDMS

IMS (Image Management System)

  • DM-System mit vorwiegend eingescannten Dokumenten

EDMS (Engineering Document Management System)

  • Inhalte bestehen grossteils aus CAD-Konstruktionsdaten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

archivierungsprozess54
Archivierungsprozess

Dokumente

erfassen

Dokumente

auf Anfrage

bereit stellen

In geeignetes

Speicherformat

umsetzen

OCR

Optical Character

Recognition

Dokumente auf

Speichermedium

ablegen

Metainformationen

Schlagworte

„hinzufügen“

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dokumentenerfassung
Dokumentenerfassung
  • Manuelle Erfassung
  • Einscannen
    • ohne Nachbearbeitung
    • mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen)
  • COLD-Verfahren

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scanner
Scanner

Typen

  • High-End-Scannerfür grosse Dokumentmengen
  • Desktop-Scannernur für kleinere Dokumentmengen geeignet

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

scanner58
Scanner

Funktionen

  • Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner
  • verschiedene Papierformate
  • automatisches Erkennung der Seitengrösse
  • unterschiedliche Auflösungen
  • unterschiedliche Kontraste
  • automatische Kontrastanpassung
  • Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

scanner59
Scanner

Funktionen

  • ein- und zweiseitiges Scannen
  • Einzelblatt- und Stapeleinzug
  • Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten
  • schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner
  • unterschiedliche Geschwindigkeiten
  • Verwerfen schlecht erfasster Seiten
  • Umsortieren einzelner Seiten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

high end scanner
High-End-Scanner

Verfahren zur Dokumenttrennung

  • über voreingestellte Seitenzahlen (z.B. 4, bei festen Seitenzahlen)
  • spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz)
  • Trennung mittels Barcode (auf erster Seite  späte Archivierung / nach Bearbeitung)
  • Explizites Trennen (manuell)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

erfassungssystem
Erfassungssystem

Funktionen

  • Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!)
  • Seitenfolge ändern
  • Seiten hinzufügen, löschen, verschieben
  • löschen von Leerseiten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

archivierungsszenarien63
Archivierungsszenarien
  • Scannen beim Posteingang (frühes Archivieren)
  • Scannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung
  • Scannen nach der Bearbeitung (spätes Archivieren)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

fr hes archivieren
Frühes Archivieren

Vorteile

  • kurze Transportzeiten
  • geringe Transportkosten
  • Parallelzugriff durch zentrale elektronische Ablage
  • automatische Zustellung
  • Möglichkeit zur Einbindung in Workflow (elektronische Vorgangsbearbeitung)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

erfassung bei bearbeitung
Erfassung bei Bearbeitung

Einsatzfelder

  • Manuelles Einscannen einzelner Dokumente
  • nicht für Massenbearbeitung geeignet
  • technische Zeichnungen etc.
  • bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei Vergabe von Metainformationen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

sp tes archivieren
Spätes Archivieren

Vorgehen

  • nach Bearbeitung einer Rechnung, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrages auf Papier wird das Orginal z.B. mittels Barcode eingescannt.
  • Das Dokument wird meist einer bereits erfolgten Buchung zugeordnet

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

barcode
Barcode
  • Gestattet die eindeutige Identifikation eines Dokumentes („Schüssel“)
  • Formulare, die verschickt werden und später ausgefüllt eingescannt werden, sollten schon vorher mit Barcode versehen werden!Dadurch kann händische Attributierung und Klassifizierung vermieden werden.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

beispiel versicherung

Beispiel Versicherung

(späte Archivierung)

beispiel versicherung69
Beispiel Versicherung

Scanner

Barcode Nr

Antrag

Auf

Papier

Archiv

Netz

DMS-Server

mit Archiv

Barcode manuell auf

Unterschriebenen

Versicherungs-Antrag

kleben

Barcode Nr

Daten erfassen

Inklusive

Barcode Nr

Host mit Versicherungs-

Applikationen

Aussendienst

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

beispiel versicherung70
Beispiel Versicherung

Barcode Nr

Zugriff auf Dokument-

Archiv

Netz

DMS-Server

mit Archiv

Arbeitet mit

Versicherungs-

Applikation

Mit Link zu Dokument

(Barcode Nr)

Barcode Nr

Host mit Versicherungs-

Applikationen

Sachbearbeiter

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

slide72
OCR

Optical Character Recognition (OCR)

  • automatische Umwandlung eines Image-Dokumentes (NCI) in ein CI-Dokument
  • CI (Coded Information) (häufig ASCII-Format)
  • ermöglicht automatische Attributierung / (Indexierung / Verschlagwortung)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

slide73
OCR

Optical Character Recognition (OCR)

  • wird häufig nur auf spezielle Felder und Dokumenttypen angewandt
  • es können bis zu 99% der Zeichen korrekt erkannt werden
  • Handschrift kann erkannt werden (schlechtere Erkennungsrate)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

slide74
OCR

Bei Weiterverarbeitung des gesamten Dokumentes mit elektronischen Systemen ist OCR auf das gesamte Dokument anzuwenden.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

attributierarbeitspl tze
Attributierarbeitsplätze

Zur Vergabe von Suchattributen

  • Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken

Automatisierung

  • mittels Formulartyp
  • mittels Barcodes
  • mittels Formularnummer
  • eventuell OCR mit automatischem Indexing und Volltextsuche

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

recherchearbeitspl tze
Recherchearbeitsplätze
  • Benötigen dokumentspezifische Viewer für alle verwendeten Dokumenttypen
  • Deshalb möglichst wenig exotische Dokumentformate verwenden!!!
  • Image-Viewer
  • TIFF-G4-Format
  • Adobe Acrobat Viewer (PDF)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

annotationen
Annotationen

Sind nachträglich Kommentare zum (im) Dokument

  • elektronische Unterschriften
  • elektronische Stempel
  • Bearbeitungshinweise, Vermerke
  • können im Dokument gespeichert werden
  • können dem Dokument „angeheftet“ werden (in mehreren Layern)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

automatische indexierung
Automatische Indexierung
  • Nur nach OCR-Bearbeitung auf CI-Dokumenten möglich (siehe IR!)
  • Indexierer beherrschen nicht alle aber u.a. folgende Dokumentformate
    • ASCII, EBCDIC,
    • RTF, HTML, PDF
    • MS-Word, Excel, PPT
    • etc.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

anwendungsintegration
Anwendungsintegration

zwischen Applikation und DMS

Varianten / Möglichkeiten

  • Keine Integration (Stand alone)
  • lose bis enge Kopplung
  • volle Integration

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

lose gekoppelte systeme
Lose gekoppelte Systeme

Kommunikationsformen DMS und Applikationen

  • Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder Doc-IDs in die Applikation
    • abtippen in Applikationsmaske
    • Copy&Paste
  • Kopplung über eine Terminalemulation am Client
    • DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE)
  • Interprozesskommunikation

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

manuelle bertragung
Manuelle Übertragung

Manuelle Übertragung

Terminal

Doc-ID

Dokument

Viewer

Host-Anwendung

3270-Emulation

DMS

Client

Doc-ID

Ablage-

System

Host-Anwendung

DMS-Recherche

Doc-ID

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

kopplung ber terminalemulation
Kopplung über Terminalemulation

Terminal

Dokument

Viewer

Host-Anwendung

3270-Emulation

Doc-ID

Doc-ID

Ablage-

System

Host-Anwendung

DMS-Modul

Doc-ID

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

interprozesskommunikation
Interprozesskommunikation

Terminal

Dokument

Viewer

Host-Anwendung

3270-Emulation

Doc-ID

Terminal-ID

Ablage-

System

Host-Anwendung

DMS-Modul

Doc-ID

Doc-ID

Terminal-ID

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms integration
DMS Integration
  • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal)
  • Integration in IT-Infrastruktur (EAI)
  • Integration in alle Informationsräume
  • Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungssysteme

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

integration86
Integration

Beispiel:

  • Zu einer eingegangenen Bestellung die zugehörigen Dokumente
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein
  • gestellte Rechnung
  • anschauen

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms modell der dma
DMS-Modell der DMA
  • DMA (Document Management Alliance)
  • definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS (1998)
  • (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe, FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.)
  • DMA Version 1.0 (Spezifikation von Zugriffs- und Recherchefunktionen)
  • bislang von Anbietern wenig umgesetzt

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

standard odma
Standard ODMA
  • ODMA
  • (Open Document Management API) (ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle)
  • wird bereits von vielen Anbietern unterstützt
  • Fokus: Integration Applikationen und DMS
    • Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen
    • z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

standard odma90
Standard ODMA

Integration von DMS-Funktionen in Anwendungen über standardisierte API (DMS sind dadurch „austauschbar“)

Standardisiert wurden u.a.:

  • Format der Dokumenten-Ids
  • RecherchefunktionenNewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save as, GetDocInfo, SetDocInfo
  • „Activate“ aktiviert Viewer, AttributierdialogStartet eine Applikation mit direkter Übergabe des Dokumentes
  • Check-Out und Check-In etc.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms in sap
DMS in SAP

erfolgt mittels

  • SAP-ArchiveLink
  • oder
  • DVS R/3 – eigenes Dokumenten-Verwaltungs-System von SAP

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms in sap93
DMS in SAP

bietet Integration

  • mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle)
  • Mit SAPGUI verknüpftem Archive-Link-Viewer

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms in sap94
DMS in SAP

SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer)

  • Standardisierte Schnittstelle zu DMS und Archivsystemen
  • einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff auf DMS Archivfunktionen
  • Dokument ablegen, abrufen, anzeigen
  • Ablageschnittstelle
  • 35 DMS-Anbieter (IXOS, ...) unterstützen bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

sap archivelink
SAP ArchiveLink

R/3-

Anwendungen

ArchiveLink

Archiv-

System

Dokumenten-

anzeige

(Viewer)

Erfassungs-

system

(Scanner)

Applikations-

schnittstelle

Archiv-

schnittstelle

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

r 3 dokumenttypen
R/3-Dokumenttypen
  • TIFF-Format (Scanner) (NCI)
  • SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege)
  • SAP-ALF (Drucklisten)

SAPOffice

  • Erlaubt Ablage aller Dateitypen
    • Mit Schlagworten
    • Dokumenttypspezifikation
    • In hierarchischer Folderstruktur

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

sap dvs
SAP DVS
  • Eigenständiges DMS
  • Akte fasst logisch zusammengehörige Objekte zusammen
  • Dokumenttypen werden Viewer zugeordnet
  • Ausgescheckte Dokumente werden als neue betrachtet
  • Versionsverwaltung

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

sap dvs98
SAP DVS
  • Dokumenten kann ein Status zugeordnet werden, der festlegt, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet (keine Freigabe / Freigabe).
  • Mitarbeiter erhalten Rechte zur Statusänderung
  • Beinhaltet Möglichkeit einfachen Dokument-Workflow zu definieren

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sap dvs99
SAP DVS

Archivierungsstufen

  • Erste Stufe
    • für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit
    • Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten
  • Zweite Stufe
    • für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit
    • Billige Speicherung -Langsame Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox)

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dms mit lotus notes
DMS mit Lotus Notes
  • Volltext-Suchmaschine
  • Ansichten gemäss Metainformationen (z.B. Schlagworten)
  • Web-fähig / Notes-Client
  • vorhandene Groupware-Infrastruktur
  • Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern
  • keine ODMA-Schnittstelle
  • Keine Versionskontrolle
  • Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter Perfomance

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domino doc
Domino.doc
  • Archivschnittstelle
  • Versionskontrolle
  • ODMA-Schnittstelle
  • Check-in Check out
  • Verwaltet grössere Dokumentmengen mit guter Performance
  • Aktenschrank orientierte Ablage

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dms kosten104
DMS Kosten

Interner Aufwand (Einführung)

  • Personalkosten
  • Übernahme von Altbeständen
  • Reorganisation von Arbeitsabläufen
  • Anpassungen an andere Anwendungen
  • Schulung der Anwender und Administratoren

Softwarekosten

  • Client und Serververlizenzen

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dms kosten105
DMS Kosten

Hardwarekosten (Neuanschaffungen von)

  • Jukebox
  • Scanner
  • Datenbankserver / Archivserver etc.
  • Drucker
  • Verkabelung, Vernetzung etc.

Externe Beratungskosten

  • Kaufentscheidung
  • Anpassung
  • Schulung

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dms einf hrungskosten
DMS Einführungskosten

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kosten gr ssenordnungen
Kosten - Grössenordnungen
  • Anfangsinvestitionen für Mehrplatzsysteme 500TDM bis 1000TDM
  • Investitionen für Softwareanpassung und Programmierung 100TDM bis zu 300TDM.

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slide108

Einmalige Kosten

Personalkosten

Sachkosten

Programmierung

Datenbank- und Imageserver

Projektbezogener Personaleinsatz

Jukebox mit Laufwerken

Grundschulung der Anwender

Eingabestation mit Scanner

Schulung der Systembetreuer

Recherche- und Abfragestation

Übernahme der Altbestände

Druckerstation

Reorganisation der Arbeitsabläufe

Verkabelung und Vernetzung

Anpassung an andere Anwendungen

Externe Beratung

Software- und Hardwareinstallation

Softwareanschaffung

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slide109

Laufende Kosten

Personalkosten

Sachkosten

Systembetreuung- und Pflege

Wartungsgebühren für Hard- und Software

Weiterentwicklung

Abschreibungen

Ausbildung, Schulung

Finanzierungskosten

Aufwand für Scannen und Indexieren

Raumkosten

Verbrauchsmaterial (Speichermedien, Barcodes usw.)

Versicherungen

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kostenvergleich mit papier
Kostenvergleich mit Papier
  • 4- fache Zeiteinsparung
  • 140- faches Archivfassungsvermögen
  • nur ein Drittel der Kosten

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einsparungspotentiale
Einsparungspotentiale
  • eines elektronischen Archivsystems

gegenüber

  • traditioneller Vorgehensweise

bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.

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dms einsparungspotential
DMS Einsparungspotential

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dms einsparungspotential114
DMS Einsparungspotential

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vergleich personalkosten
Vergleich Personalkosten

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r ckblick dms118
Rückblick DMS

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slide119
DMS

DMS - wichtigste Gründe zur Einführung:

  • Rechtliche Anforderungen erfüllen
  • Grosse Dokumentmengen
    • kostengünstig speichern
    • und gemäss den Anforderungen unternehmensweit zugriffsfähig haben

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wesentliche inhalte der gdpdu121
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen.
  • Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.

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wesentliche inhalte der gdpdu122
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Alle digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege müssen gemäss entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.

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wesentliche inhalte der gdpdu123
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift werden anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden.
  • Dies hat die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge.
  • Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.

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wesentliche inhalte der gdpdu124
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.
  • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD.

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wesentliche inhalte der gdpdu125
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen.

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wesentliche inhalte der gdpdu126
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein.

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dms anforderungen127
DMS Anforderungen
  • Indexierung
  • Ablagehierarchie
  • Suchmöglichkeit (Volltext / Index)
  • Check- in / Check- out
  • Versionierung
  • Archivierung(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)
  • Revisionssicherheitmöglichst unveränderbare Speicherung (WORM)

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dokumentenerfassung128
Dokumentenerfassung
  • Manuelle Erfassung (Banküberweisung, Belege, etc. durch Datentypist)automatische Handschrifterkennung
  • Einscannen
    • ohne Nachbearbeitung
    • mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen)
  • COLD-Verfahren

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dokumentenerfassung129
Dokumentenerfassung
  • Digital-Kamera (beliebige Grösse, dreidimensionale Objekte/ auch Video)
  • Digitalisierer (Kartographie)
  • spezielle Messgeräte
  • Abspeicherung direkt aus einer Applikation
    • explizit durch Benutzer
    • implizit durch die Applikation selbst

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scanner130
Scanner

Funktionen

  • Dia-Scanner
  • Mikrofilm-Scanner
  • verschiedene Papierformate
  • automatisches Erkennung der Seitengrösse
  • unterschiedliche Auflösungen
  • unterschiedliche Kontraste
  • automatische Kontrastanpassung

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scanner131
Scanner

Funktionen

  • ein- und zweiseitiges Scannen
  • Einzelblatt- und Stapeleinzug
  • Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten
  • schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner
  • unterschiedliche Geschwindigkeiten
  • Verwerfen schlecht erfasster Seiten
  • Umsortieren einzelnen Seiten

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scanner132
Scanner

Funktionen

  • Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten

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scanner133
Scanner

visiuelle Qualitätskontrolle

automatisch

  • Prüfung auf ausreichenden Kontrast
  • Korrektur von Schrägeinzügen
  • Entfernung von Verschmutzungen

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visiuelle qualit tskontrolle
visiuelle Qualitätskontrolle

Kontrollarbeitsplatz

  • korrekte Sortierreihenfolge
  • sonstige nicht automatisch durchführbare Qualitätsmassnahmen
  • Kontrolle der automatische Funktionen
  • für OCR-Ergebnisse

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erfassungssystem135
Erfassungssystem

Funktionen

  • Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!)
  • Seitenfolge ändern
  • Seiten hinzufügen, löschen, verschieben
  • löschen von Leerseiten

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erfassungsarbeitspl tze
Erfassungsarbeitsplätze
  • Hochauflösende grafische Bildschirme (1248 x 1024 Bildpunkte) Bildwiederholraten (ab 80 Hertz)
  • Scanner-Anschluss
  • Software für Nachbearbeitung
  • ab 12 GB Platte

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attributierarbeitspl tze137
Attributierarbeitsplätze

Zur Vergabe von Suchattributen

  • Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken

Automatisierung

  • mittels Formulartyp
  • mittels Barcodes
  • mittels Formularnummer
  • OCR eventuell mit automatischem Indexing und Volltextsuche

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archiv server138
Archiv-Server

Aufgaben

  • Ablage der zu archivierenden Dokumente
  • Organisation der Dokumente auf den optischen Platten
  • Ansteuerung der Juke-Box
  • transparenten Zugriff auf die Dokumente

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slide139
COLD

Computer Output on Laser Disk (COLD)

  • Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium
  • Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen)

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slide140
COLD

Aufgaben/Funktionen

  • Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System
  • Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten
  • automatisches Extrahieren von Indexinformationen
  • Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung

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dms architektur baukastenprinzip141
DMS Architektur Baukastenprinzip

Bildschirm-

interface

Bildschirm-

interface

Benutzer-

masken

Bearbeitungs-

menü

Print-

Spooler

Scanner-

Bedienung

Formular-

verarbeitung

Text-

Editor

Retrieval-

System

Workflow-

Server

Druck-

server

Scan-

Server

Ablagesystem

Ablageorgansisation

Zugriffsrechte

Caching

WORM-

Dateisystem

Jukebox-

Verwaltung

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speicherarten
Speicherarten

Non Coded Information (NCI)nicht codierte Information,

kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.

Coded Information (CI)codierte Information

  • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.

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non coded information nci
Non Coded Information (NCI)
  • ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben
  • eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann

Ausnahme:

  • OCR (Optical Character Recognition)

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coded information ci
Coded Information (CI)
  • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen
  • Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar.
  • Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code
  • Inklusive Layoutinformation
  • Inklusive Strukturinformation

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lebenszyklus
Lebenszyklus
  • ErstellungEin Dokument wird erstellt und eventuell mit speziellen Attributen versehen, gespeichert.
  • PflegeEin Dokument wird bearbeitet, aktualisiert und überarbeitet.
  • PrüfungEin Dokument wird auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft.

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lebenszyklus147
Lebenszyklus
  • FreigabeNach erfolgreicher Prüfung wird das Dokument freigegeben. Das Dokument durchläuft also einen Genehmigungsprozess.
  • ArchivierungDas Dokument wird dauerhaft gespeichert, häufig aus rechtlichen Gründen.
  • LöschungDas Dokument wird endgültig gelöscht

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lebenszyklus eines dm
Lebenszyklus eines DM

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bs dateisystem als dms
BS-Dateisystem als DMS?
  • verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem
  • Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im Hierarchiebaum
  • erlaubt Suche über
    • Dateiname,
    • Datum,
    • Dateityp,
    • Einschränkung auf Laufwerk und Ordner
  • ODMA-Schnittstelle
  • Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden.
  • Check-in/Checkout auf Laufwerken

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bs dateisystem als dms151
BS-Dateisystem als DMS?

Nachteile / Defizite

  • Eingeschränkte Metainformationen (insgesamt vier Indexe)
    • Dateiname
    • Dateipfad
    • Dateityp
    • Änderungsdatum.
  • Keine Versionsverwaltung
  • Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner und optischem Archiv

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dms typen152
DMS Typen

Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn

  • wie Bildverarbeitung, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden.
  • COLD(Computer Output on Laser Disk) angewandt,
  • Jukeboxen, WORM(Write Once Read Many)
  • Magnetspeichern (Streamern)
  • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen.

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dms anforderungen153
DMS Anforderungen
  • Indexierung
  • Ablagehierarchie
  • Suchmöglichkeit (Volltext / Index)
  • Check- in / Check- out
  • Versionierung
  • Archivierung(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)
  • Revisionssicherheitmöglichst unveränderbare Speicherung (WORM)

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technische anforderungen154
technische Anforderungen
  • Skalierbarkeit
  • gute Performance,
  • einfaches Handling
  • graphische Oberflächen

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dms anforderungen155
DMS Anforderungen
  • Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders.
  • Ein DMS sollte nicht mehr als eigenständige Applikation auftreten, sondern weitestgehend in das Betriebssystem integriert werden.
  • Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder direkt in die API des Betriebssystems einzugreifen.

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dms als eigenst ndige applikation

Client

DMS

Applikation

Applikation

Applikation

Applikation

Applikation

Betriebssystem

DB- Bestand / Archiv

Archiv

Server

DMS als eigenständige Applikation

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dms integration in bs

Applikation

Applikation

Applikation

Applikation

Client

Applikation

DMS

Betriebssystem

DB- Bestand / Archiv

Archiv

Server

DMS-Integration in BS

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slide158
Dies begründet sich nicht zuletzt in der aktuellen Änderung des Signaturgesetztes bzw. in der Änderung der Abgabenordnung (AO) vom Juli 2000[1].
  • So geben die überarbeiteten Bestimmungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2]“ (GDPdU) ab dem 01.01.2002 dem Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.
  • Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU[3] (Entwurf zum Steueränderungsgesetz 2001), digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise eine DMS einführen müssen.

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wesentliche inhalte der gdpdu160
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich.
  • Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu161
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.

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wesentliche inhalte der gdpdu162
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.
  • Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden.
  • Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wesentliche inhalte der gdpdu163
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.
  • Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD.
  • Inweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten

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wesentliche inhalte der gdpdu164
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:
  • a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen),
  • b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen
  • c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt.
  • Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben.

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wesentliche inhalte der gdpdu165
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen.
  • Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.

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wesentliche inhalte der gdpdu166
Wesentliche Inhalte der GDPdU
  • Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein.
  • Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein.
  • Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

wissenspyramide

Wissen

Informationen

Daten

Wissenspyramide

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

zugriffsh ufigkeit in der zeit168
Zugriffshäufigkeit in der Zeit

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

klassische dm ablage
Klassische DM-Ablage

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archiv serverstruktur
Archiv-Serverstruktur

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

kostenvergleich mit papier171
Kostenvergleich mit Papier
  • 4- fache Zeiteinsparung
  • 140- faches Archivfassungsvermögen
  • nur ein Drittel der Kosten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

zielfaktoren der informationsarbeit
Zielfaktoren der Informationsarbeit
  • Wirtschaftlichkeit
  • Dokumentenverfügbarkeit
  • Archivierungskapazität

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einsparungspotentiale173
Einsparungspotentiale
  • eines elektronischen Archivsystems

gegenüber

  • traditioneller Vorgehensweise

bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms einsparungspotential174
DMS Einsparungspotential

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dms einsparungspotential175
DMS Einsparungspotential

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

vergleich personalkosten176
Vergleich Personalkosten

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

dokumenttypen
Dokumenttypen
  • Unterscheidung nach Lebensdauer
  • CI (Coded Information)
  • NCI (Non Coded Information)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS

non coded information nci179
Non Coded Information (NCI)
  • ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben
  • eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann

Ausnahme:

  • OCR (Optical Character Recognition)

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coded information ci180
Coded Information (CI)
  • Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen
  • Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar.
  • Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code
  • Inklusive Layoutinformation
  • Inklusive Strukturinformation

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archiv serverstruktur181
Archiv-Serverstruktur

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