1 / 24

PROGRAM ARSIP VITAL

PROGRAM ARSIP VITAL. Kankemenag Kab. Kulon Progo. LATAR BELAKANG. BENCANA/MUSIBAH Gempa bumi , tsunami, kebanjiran , kebakaran , dll . DOKUMEN/ARSIP VITAL - Dokumen / arsip yang mengandung informasi mengenai status hukum , hak , kewajiban dan aset 0 rganisasi / instansi

moke
Download Presentation

PROGRAM ARSIP VITAL

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PROGRAM ARSIP VITAL Kankemenag Kab. Kulon Progo

  2. LATAR BELAKANG BENCANA/MUSIBAH Gempabumi, tsunami, kebanjiran, kebakaran, dll. DOKUMEN/ARSIP VITAL - Dokumen/arsip yang mengandunginformasimengenaistatus hukum, hak, kewajibandanaset 0rganisasi/instansi - Bilahilangtidakdapatdigantidanmenghambatpelaksanaankegiataninstansi PROGRAM Diperlukansuatu program untukmelindungidanmengamankandokumen/arsip vital negaraterhadapbencana/musibah

  3. Mengapa arsip vital harus dikelola? • a.   Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu. • b.   Harus disimpan dan dikelola untuk kelanjutan operasional organisasi. • c.   Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana. • d.   Penting karena terkait dengan peninjauan status hukum, keuangan, personil maupun asset organisasi. • e.   Menjamin adanya hak dan kewajiban para pemegang saham atau pekerja.

  4. pengertian • Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. • Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri serta BUMN dan /atau BUMD wajibmembuat program arsip vital.  Ini menunjukkan komitmen pemerintah terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital sebagai dokumen penting untuk kelangsungan aktivitas organisasi.  • (Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 56 )

  5. TUJUAN Menetapkandokumen/arsip vital Menentukantanggungjawab program Mengidentifikasikanbencanapotensial Menentukanmetodeperlindungan Menentukanfasilitaspenyimpanan

  6. Langkah awal • a.     Dukungan dan persetujuan Top Manajemen • b.  Penunjukan Personal yang menguasai tupoksi organisasi dan jenis-jenis arsip vital yang tersedia. • c.  Penentuan Lokasi Penyimpanan • d.  Penentuan Metode Penyimpanan • e. Inventarisasi Arsip Vital mengidentifikasi jenis arsip vital yang akan diselamatkan, dengan cara : • 1.    surveikeberadaanarsip vital baikdisentralarsipmaupun unit pengolah 2.    meninjaukembaliberbagaifungsikelembagaanmenyangkutarsip vital untukkepentinganorganisasi/lembagatersebut 3.    identifikasimelaluiberbagaimetodesepertikuisionerpadasetiap unit kerjadenganmelakukanidentifikasiarsip vital yang dimiliki.

  7. KEGIATAN IdentifikasiDokumen/arsip Vital Negara PerlindungandanPengamananDukumen/arsip Vital Negara PenyelamatandanPemulihanDokumen/arsip Vital Negara

  8. KRITERIA DOKUMEN/ARSIP VITAL Merupakanprasyaratkeberadaanorganisasi, karenatidakdapatdigantikansecaraadministratifmaupunlegalitasnya Untukmenjaminkelangsunganaktivitasinstansibilaterjadibencana Buktikepemilikankekayaan (asset) instansi Kebijakanstrategisinstansi Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka pengadilan karena mengandung unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.

  9. IDENTIFIKASI DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Pembentukan Tim Langkah-langkahIdentifikasi a. AnalisisOrganisasi b. Pendataan c. PengolahanHasilPendataan (analisishukumdananalisisresiko) d. PenentuanArsip Vital e. PenyusunanDaftarArsip Vital

  10. ANALISIS ORGANISASI • Memahamistruktur, tupoksi org. • Mengidentifikasi fungsi2 substansi & fasilitatif • Mengidentifikasi unit2 kerjaygmelaksanakantugas & fungsiygmenghasilkanarsipsesuaidngkriteriaarsip vital • Membuatdaftarygberisiarsip vital & unit kerjapencipta.

  11. PENDATAAN • Dilakukansetelahanalisis org. • U/ mengetahuisecarapasti jenis2 arsip vital pd unit kerjaygpotensial • Pendataanmenggunakanformulirygberisi info: org pencipta & unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, saranatemukembali, volume, periode, retensi, tingkatkeaslian, sifatkerahasiaan, lokasi & saranasimpan, kondisiarsip, nama & waktupendataan

  12. PENGOLAHAN HASIL PENDATAAN • Analisishukum/legalitas (hak & kewajiban, tuntutanindividu/org, status duplikasi) • Analisisresiko /bilahilang/musnah (waktu & biaya u/ merekonstruksi inform, waktu & biayaygtidakproduktif/hilangnyakesempatansaatarsiptsbhilang)

  13. Penentuan Arsip Vital • Proseslanjutandarikegiatanpengolahan data. • Dilakukanpengujianterhadapkesesuaianantarakriteriaarsip vital denganhasilanalisisorganisasidananalisishasilpendataan Jenis-jenisarsip vital

  14. CONTOHDOKUMEN/ARSIP VITAL 1.Kebijakanstrategis, Renstra, Visi Misi (asli) 2. MOU , perjanjian sewa menyewa danSuratperjanjiandalamdanluarnegeri, 3. Buktikepemilikan asset /inventaris (BPKB, sertifikat, IMB) 4. Hak paten, copy right 5. Batas negaradanantarwilayah 6. Personel File 7. BerkasperkaradiPengadilan, akta notaris, dokumen hukum dll 8. Dokumenpengelolaankeuangannegara, register buku besar, dokumen pajak, kontrak pengadaan Barang 9. Laporan Tahunan 10. program system computer

  15. Instansi : Kanwil Kemenag Unit Kerja : BagianTata Usaha Jenisarsip : Gambargedung Media : Kertas Saranatemukembali : Agenda Volume : 1 bok Kurunwaktu : 1990 - 1994 Jangkasimpan : selamagedungmasihada Tingkat keaslian : Asli Sifat : penting Lokasisimpan : BagianTata Usaha Saranasimpan : Lemaritahanapi Kondisiarsip : baik Nama : Abdullah Baskara Waktupendataan : 19 Februari 2014 CONTOH FORM PENDATAAN ARSIP VITAL

  16. CONTOH FORMDAFTAR ARSIP VITAL

  17. PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Faktor Perusak (bencana alam & manusia) Metode Perlindungan (dispersal/duplikasi & vaulting) Pengamanan Fisik (sistem pengamanan ruang penyimpanan; bahan, lokasi dan struktur bangunan) Pengamanan Informasi (pengaturan akses: oleh siapa dan bagaimana)

  18. Metode perlindungan harus memperhatikan perbandingan antara keamanan dan biaya yang dikeluarkan  yaitu : • 1. KebutuhanAksesibiliti, dengan mempertimbangkan akses informasi dan bentuknya, misalnya arsip kertas untuk kepentingan hukum, akses informasinya diperlukan alih media ke bentuk lain, sehingga arsip aslinya tetap terjaga. • 2. Lamanya Masa Simpan, Arsip Vital dengan masa simpan pendek tentu berbeda perlakuan dengan arsip vital berjangka simpan panjang. • 3. Kualitas Fisik Arsip, media arsip akan menentukan arsip yang dilindungi. Arsip kertas berbeda perlindungannya dengan arsip film, foto, kartografi.

  19. PENGAMANAN FISIK ARSIP • Penggunaansistemkeamananruangpenyimpanan sistemakses, alarm dsb • Penggunaanbangunankedap air/ ditempatkanpadatingkatketinggian yang bebasbanjir • Penggunaanstrukturbangunan yang kuat • Penggunaanstrukturbngunandanruangan yang tahanapi

  20. Pengamanan Informasi Arsip • Memberikankartuidentifikasi • Mengaturaksespetugas • Menyusunprosedurtetap • Memberikoderahasiapadaarsipdanspesifikasiakses • Menjaminarsipdptdiketahuiolehpetugas yang berhak:

  21. PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN

  22. Pelaksanaan Penyelamatan • Dalambencanabesar membentuktim, memindahkan, melakukanpenilaiantingkatkerusakan, mengaturprosespenyelamatan, pergantianshif, rotasipekerjaan • Dalambencanaskalakecil  dilakukanoleh unit-unit fungsionaldibantudengan unit keamanandanpemilikarsip • ProsedurPelaksanaan:

  23. PROSEDUR PELAKSANAAN • Pengepakan sebelummemindahkanarsipdarilokasibencanaketempat yang aman  arsipdibungkusdandiikat • Pembersihan memilahdanmembersihkanarsipsecara manual kemudiandisiram dg cairanalkoholatauthymol • Pembekuan  mendinginkansampai 40 derajat C • Pengeringan  mengeringkan dg vacumpengeringataukipasangin • Penggantianarsip yang adasalinannnya yang berasaldaritempat lain • Pembuatanback up seluruharsip • Memusnahkanarsip yang sudahrusak dg BA

  24. Prosedur Penyimpanan Kembali • Jikapenyimpanantidakrusak , ruangandapatdibersihkan • Penempatankembaliperalatanpenyimpananarsip vital • Penempatankembaliarsip • Arsipelektronikdisimpanditempattersendiridandilakukan format ulangdandibuatduplikasinya

More Related