專案啟始流程組 Project Initiating Process Group

1. 專案啟始流程組Project Initiating Process Group 吳明泉,PhD, PMP 09/27/2012

2. 監控 起始 規劃 執行 結束 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 規劃 規劃品質 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 起始 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 定義活動 估算活動 資源 辨識 利害關係者 監控 辨識風險 執行定量 風險分析 排序活動 估算活動 期程 驗證範疇 發展時程 規劃風險 回應 執行 控制範疇 監控專案工作 執行品質保證 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 結束 執行整合變更 控制 發展專案團隊 執行品質管制 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 報告績效 結束專案 或階段 管理專案團隊 監控風險 執行採購 結束採購 管理採購 時間管理 溝通管理 風險管理 採購管理 整合管理 範疇管理 成本管理 品質管理 人資管理 啟始流程組 2 資料來源：長宏專案管理顧問公司

3. 大綱 起始流程組簡介 專案形成與選擇 專案選擇模型 起始流程組子流程 發展專案章程 辨識利害關係者 啟始流程組

4. 起始流程組(Initiating Process Group) • “Define and authorize the project or a project phase.”「定義及授權一新專案或某專案階段可開始進行。」 • 主要在選擇出值得作的專案，接著是發展專案的願景(Vision) 與建立專案的目標(Goal) • 有一部分可能不在專案控制內進行。 監控 終端使用者 規劃 交付標的 專案贊助者/ 發起人 輸入 起始 結束 組織流程資產 專案紀錄 執行 啟始流程組 4 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務

5. 專案的形成 問題 機會 需求 發展 法令 專案 概念 專案組合管理 單一專 案發起 可行性評估 經濟性？ 非經濟性？ 量化？ 非量化？ 資源 政策 定標準 排順序 。 啟始流程組 5

6. 專案產生的原因歸類 • 個人、家庭、同學、朋友需要 • 內部需要：自己花錢 • 實現公司或組織的策略性目標， 追求變革、成長等，如提昇競爭優勢、改善營運目標、增加市場佔有率等 • 由內／外部或內外部整合供應 • 外部企業組織委託(外包或委外） • 顧客委託或買賣合約 • 通常在追求獲利 Ｑ：何種情況需要合約？何種需要核准証明(章程）？您們的專案呢？ 啟始流程組 6

7. 專案數目的迷思 • 許多企業將顧客委託之專案當作是獲利的最佳機會，認為專案多多益善，專案數目越多，獲利越高。 • 有何問題？ 啟始流程組 7

8. 專案選擇之意義 • 組織受限於資源的可用性，而無法所有專案都能照單全收；因此，它們必須經由選擇，以律定優先順序與輕重緩急；甚至決定做或不做 • 每個專案的成本、效益及風險高低不一。如何從眾多具不確定性的專案中，正確選擇對組織最有利的專案，對高階主管是一項困難度高挑戰。 • 常用專案選擇模型（Project Selection Models） 來輔助完成 啟始流程組 8

9. 專案評量─內需vs.委外 • 企業內需 • 所有可能提出之專案 • 符合長程發展目標 • 分析目前或近程所擁有資源的可用度 • 擇一確定可行專案發展具體建議書 • 企業爭取委外專案 • 辨識商機：尋求、分析、選擇來源，初步判別較有價值的專案 • 發展新商機，再針對目前企業可用資源與能量，重複篩選成功率最高的專案 • 參與競標 • 全力開發，爭取到客戶合約訂單 啟始流程組 9

10. 專案選擇模型 • 排序法與交义比較法 • 量化選擇模型 • 財務分析Financial analysis • 本益比 • 淨現值NPV • 投資報酬率ROI • 還本期Payback Period • 計（評）分模型　(Scoring model) • 無加權Unweighted • 加權Weighted • 非量化選擇模型 啟始流程組 10

11. 投資報酬率及效益成本比(BCR) 啟始流程組 11

12. 現值(Present Value, PV) • 現值：未來的現金折算為現在的價值。 例：四年後的$2,000，若折現率為5%，則 現值約等於$1,645。 現值公式： FV：未來值(Future value) r：利率或折現率(Interest rate) n：年數 啟始流程組 12

13. 淨現值(Net Present Value, NPV) • 淨現值：專案實施時程中各期淨收入的折 現值總和扣除期初的成本()。 公式為 • 由於淨現值的計算已將年數納入考量，因而在運用淨現值做為選擇專案標準時，可以忽略年數。 • 選擇專案時，NPV數值愈大者愈佳。 啟始流程組 13

14. 內部報酬率Internal Rate of Return, IRR • 係指一個專案預期現金流入量之現值，等於其預期現金流出量之現值的折現率。 • 意謂專案收益及專案支出相等，亦即淨現值為0時之折現率，通常可使用試誤法(Try & Error)求解，亦即 其中， ：初設費用 ：第t期淨現金流量(稅後淨現 金流入) 啟始流程組 14

15. NPV Example 1 啟始流程組 15

16. NPV Example 2 Note that totals are equal, but NPVs are not. 啟始流程組 16

17. 回收期(Payback Period，又稱還本期) • 指將投入成本全部回收所需的時間。愈短愈佳。 啟始流程組 17

18. 從成本及報酬觀點看專案的評選 啟始流程組 18

19. 計分模型 Scoring Model 啟始流程組 19

20. 起始流程組二子流程 發展專案章程 規劃 辨識 利害關係者 監控 啟始流程組 20 資料來源：長宏專案管理顧問公司

21. 發展專案章程(Develop Project Charter) • 二主要工作: • 發起人正式授權、確認方向 • 專案章程是發起人(Sponsor)將權力正式授權PM可運用組織資源以達成專案的目標的文件 • 確認發起人的目標及專案最終交付成果 • 在專案規劃前將專案經理指派出來 • 專案章程內容應包含 • 商業需求,專案目的,專案經理授權權限,重大里程碑,投入的資源,假設,限制,報酬率及預算…等 啟始流程組 21

22. 發展專案章程ITTO 啟始流程組 22 資料來源：長宏專案管理顧問公司

23. 如何定義專案目標 • 目標：專案最終想達成的境界，也是凝聚所有專案成員努力的焦點 • 定義原則(SMART) • Specific明確 • Measurable可量測 • Attainable可達成 • Realistic切實際 • Time-Limited定時限 • 陳述重點 (1) 動作/動詞 (2) 可衡量的結果 (3) 期限/區間 (4) 投入成本 啟始流程組 23

24. 範 例 • (1) 動作/動詞 • (2) 單一可衡量的結果 • (3) 期限/區間 • (4) 投入成本 NG : 完成一份產品型錄 Good: 制作一份四色印刷十六頁的產品型錄，並在8/31前郵寄 (2)(3) (1) 給大台北縣具有消費潛力的客戶，整體預算為2百萬元內 (2) (4) NG : 完成一條生產線 Good: 根據7/1生產會議中所制訂的生產線規劃/規格，並於 (2) 10/31前在2000萬元的預算內完成生產線的建造，並可 (3) (4) 降低不良率在5%之內 (1) (2) 啟始流程組 24

25. 例題 1 Ans: A 下列何項不是發展專案章程的目的？ • 它提供產出的驗收條件 • 它是正式批准專案的文件 • 它賦予專案經理權力 • 它包含總體里程碑 啟始流程組 25 資料來源：長宏專案管理顧問公司

26. 辨識利害關係者 啟始流程組 資料來源：長宏專案管理顧問公司 26

27. 辨識利害關係者 啟始流程組 資料來源：長宏專案管理顧問公司 27

28. 專案利害關係人 高階主管 支援的 功能經理 專案經理 專案團隊 專案管理團隊 功能成員 專案成員 專案成員 專案成員 利害關係人 顧客/使用者 管理的機關 客戶 贊助者/發起人 受影響的單位 啟始流程組 28 資料來源：長宏專案管理顧問公司 28

29. 辨識利害關係者 專案成功的關鍵在於專案之初就辨識所有受專案影響的個人或組織，並分析記錄與其相關的利益、參與及影響專案等相關訊息的流程 專案經理應聚焦於對專案的成敗最具影響力的利害關係者 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.246 29

30. 專案利害關係人(Stakeholders) • 客戶 • 定義需求 • 驗收者 Customers • 部門經理 • 擁有專案所需資源 Function Managers Sponsor Project Manager • 出資者 • 專案起始者 • 出資且獲得專案的產出 • 專案團隊 • 擁有專案所需技術 • 負責專案的產出 Project Team Members 啟始流程組

31. 採購文件(Input) 如果專案為採購活動的結果，或是以所簽訂的合約為基礎，則合約內之各方參與者皆為主要的專案利害關係者，而採購文件即是辨識利害關係者的重要依據 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.247

32. 企業環境因素與組織流程資產 與利害關係者相關的企業環境因素有： 組織或企業的文化與架購 政府或產業的標準(如法規或產品的標準) 影響辨識利害關係者的組織流程資產有： 利害關係者登錄表範本 來自之前專案的經驗學習 來自之前專案的利害關係者登錄表 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.247

33. 利害關係者分析(Stakeholder Analysis) 系統化(量化或質化)蒐集和分析利害關係者對專案之利益、期望與影響力等資訊的技術 步驟： 辨識專案所有潛在的利害關係者及其角色、部門、關切利益、知識水準、期望和影響力程度等相關資訊 確認各個利害關係者對專案的潛在影響或支持，並予以分類。面對這麼多的利害關係者的溝通，應將關鍵利害關係者排序以進行有效溝通和管理其期望 評估在不同情況下，關鍵利害關係者可能之反應或回應，以利規劃如何影響他們，增強其支持或減輕其潛在的負面影響 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.248 33

34. 利害關係者分類模式 權利/利益方格(Power/Interest grid)：依利害關係者的授權程度及關切程度 權利/影響力方格(Power/Influence grid)：依授權程度及其主動涉入專案程度 影響力及衝擊方格(Influence/Impact grid)：依其主動涉入專案程度及對專案規劃與執行變更的能力 顯著模式(Salience model)：利害關係者的權力(強制貫徹其意志的能力)、急迫性(需立即注意及處理)與正當性(其介入是否適當) 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.249 34

35. 利害關係者登錄表 利害關係者登錄表包含所有關於已辨識利害關係者的資訊： 資訊識別：姓名、職稱、所在位置、角色等 資訊評估：重要需求與期望、對專案的潛在影響、在專案生命週期中最具關切利益的階段等 利害關係者分類：內部/外部、支持者/中立者/抗拒者等 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.250 及 長宏專案管理顧問公司

36. 利害關係者管理策略 整個專案生命週期中用來增加利害關係者支持及降低負面影響的方法，包含： 能顯著影響專案的主要利害關係者 已辨識的利害關係者參與專案的程度 利害關係者所構成的群體及其管理階層 一般常用利害關係者分析矩陣來表示利害關係者管理策略 啟始流程組 資料來源：PMBOK 第四版 p.251 36

37. 專案溝通管理考題練習 辨識利害關係者流程的產出是：利害關係者登錄表和利害關係者管理策略。這些資訊能協助專案經理對專案做出正確的規劃。請問，辨識利害關係者流程是歸屬於下列哪一個專案管理流程組？ A. 起始流程群組 B. 規劃流程群組 C. 執行流程群組 D. 監控流程群組 Ans: A 說明：辨識利害關係者流程是歸屬於起始流程組中。在專案起始時，專案經理就應該辨識出對專案有影響的個人或組織，並找出這些利害關係者對於專案將產生的影響與衝擊，因為，辨識利害關係者流程的正確性與完整性將影響專案後續的範疇、時間、成本…等子流程的發展 啟始流程組 資料來源: 長宏專案管理顧問公司

38. HW1專案簡介與章程 • 專案簡介：請選定小組的專案題目，略述題目內容，贊助者是誰？專案團隊如和贊助者是什麼關係，同組織或跨組織? • 專案組織：請暸解教科書第二章內容，說明分組專案團隊應應納入那些人員，採何種專案組織型態較宜，請繪一組織架構圖為什麼？專案團隊各成員職權 ？扮演那些角色？ 專案管理簡介

39. HW1 (cont’d) • 請閱讀課本第三章內容及授課投影片，完成起始流程組建立專案章程（Project Charter又稱核准證明）重要內容: • 專案目標 • 成本概估 • 交付標的 • 專案期程及里程碑 • 辨識利害關係人(stakeholders):依課本表3-11,12,13及相關分析方法，完成利害關係人登錄表（如投影片35），並說明專案之管理策略。 啟始流程組