BAHASA MELAYU KOMUNIKASI

1. BAHASA MELAYU KOMUNIKASI (KOMUNIKASI BERTULIS)

2. PENULISAN • Kegiatan merakamkan idea, pandangan atau pendapat dalam bentuk lambang-lambang bertulis untuk disimpan atau digunakan pada masa hadapan. • Dilakukan secara spontan atau terancang. • Penulisan yang baik akan dan sempurna akan melibatkan beberapa faktor seperti:

3. Isi atau Fakta • Gaya dan Laras • Pengolahan • Bahasa

4. Fakta • Isi yang hendakdipamerkanbagitatapanpembaca • Bagikaryaberbentukilmiah, fakta yang diketengahkanmestilahberdasarkansesuatu yang dapatdipegangkebenarannya. • Digarapmelaluipembacaan, hasilpenyelidikanataupundaripadapengalamanpenulis. • Faktor –faktortersebutdiadun, disusundandirancangpersembahansebelumiadapatdiketengahkan.

5. Fakta yang sempurna mempunyai nilai kebolehpercayaannya yang tinggi. • Pandangan dan pendapat yang berasaskan prinsip, falsafah, ideologi dan teori-teori juga merupakan bahan-bahan yang dapat digunakan sebagai fakta. • Paling penting, fakta-fakta yang dipamerkan hendaklah jelas, bermutu, terbukti kesahannya, meyakinkan dan dapat disampaikan secara mudah, logik, dan penuh bertanggungjawab.

6. Gaya • Stail atau cara sesebuah penulisan itu diolah dan disampaikan. • Melibatkan penggunaan bahasa yang tertentu yang biasanya diadun dengan pengolahan yang menarik dan berkesan. • Gaya yang menarik dan baik meransangkan pembaca dan memberikan impak yang mendalam kepada para pembaca.

7. Laras • Ditujukan kepada penggunaan bahasa mengikut bidang-bidang tertentu dan berdasarkan konteks dan situasi tertentu. • Laras berubah-ubah mengikut situasi. Laras bahasa yang berbeza mempunyai kepentingan yang tersendiri dalam fungsi perlakuan sosialnya.

8. AdalahpentinguntukmengenalilarasutamabahasaMelayu. Apabilakitadapatmembezakanlaras formal denganlaras yang tidak formal, kitadapatmengelakdaripadamenggunakanlaras yang tidaksesuaidengansituasitertentu. • Pengetahuaninipentingdanbergunakepadamereka yang seringterlibatdengansaluran media cetak, penulis, penyairdansebagainya.

9. Pengolahan • Kebolehanseseorangmemerihalkansesebuahpenulisasecaramenyeluruh. • Melibatkanbahasadanpenggunaannyasecaraberkesan, sertamelibatkan format danbentuk. • Pengolahan yang baikdansempurnamempunyaikesepaduan, kesinambungan, ketertibandanpertalian. • Dapatmembantupenulismemberigambaran yang jelasdanmenggerakkanransangansertadayaberfikirpembacadengansempurna. Dengankata lain, penulisanakanmenjadilebihmatang, menarikdanberkesan.

10. Bahasa • Haruslah mudah dibaca, ditelahi dan dinikmati. • Penulis haruslah peka terhadap bahasa dengan menjaga penggunaan bahasa yang digunakan agar ia menarik dan mudah dinikmati.

11. JENIS-JENIS TEKS • Penulisan teks perlulah kemas, dapat dibaca dan difahami. • Teks haruslah mempunyai isi yang cukup, dan tersusun baik. • Terdapat 2 jenis teks iaitu karangan berformat kusus teks dan karangan yang berformat umum.

12. Teks karangan berformat khusus ialah karangan yang terikat dengan format-format tertentu dari segi penulisan. • Teks karangan berformat umum ialah jenis teks karangan yang formatnya lebih sederhana.

13. Jenis-jenisTeks Format Khusus • SuratRasmi • Laporan • MinitMesyuarat • Pengumuman • Rencana • Ucapan • Wawancara • KertasKerja • KadUcapan • Puisi • Cerpen

14. SURAT RASMI Suratrasmibersifat formal dandigunakanuntuktujuan yang pentingsahajasepertiurusanpejabat.Contoh-contohsuratkirmanrasmiialahsurataduan,suratrayuan,suratpesananbarang,suratundanganrasmi,suratpermohonandansuratedaran(pekeliling)

15. Gaya Bahasa Surat Rasmi • Gaya bahasa atau laras bahasa yang digunakan untuk surat kiriman rasmi haruslah baku dan dapat menggunakan ejaan serta tanda bacaan yang betul. • Selain itu bahasanya juga haruslah mudah tetapi tepat dan padat. • Penggunaan kiasan dan sebagainya tidak digalakkan dalam penulisan surat rasmi ini.

16. SAMBUNGAN Perkara-perkara berikut perlu diambil perhatian: • Gaya penulisan dan bahasa haruslah sesuai dengan penerima dan tujuan surat. • Pemilihan ungkapan dan perkatan yang digunakan haruslah sesuai. • Surat haruslah sesuai dan bersih,tanpa kesilapan ejaan,tatabahasa tanda bacaan dan fakta. • Strukturnya mestilah mengikuti urutan dan logik,untuk membantu penerima surat memahami mesej dan bertindak sewajatnya.

17. FORMAT SURAT RASMI • ALAMAT PENGIRIM Ditulis di sudut atas sebelah kiri surat. • GARIS PANJANG MELINTANG Dibuat selepas menulis alamat pengirim. • NAMA DAN ALAMAT PENERIMA. Ditulis selepas rgaris melintang. Barisan akhir alamat penerima hendaklah digaris. • TARIKH Ditulis di bahagian sebelah kanan surat,sebaris dengan baris akhir alamat penerima. Nama bulan hendaklah berhuruf besar sepenuhnya dan dibubuh tanda noktah(.) selepas itu.

18. sambungan • PANGGILAN HORMAT PENERIMA Ditulis dibawah alamat penerima selepas melangkaui satu baris kosong. Tanda koma dibubuh selepas panggilan penerima tersebut. • PERKARA Ditulis di bawah panggilan hormat penerima selepas melangkaui satu baris kosong dan diberi garis dibawahnya.Huruf besar digunakan pada setiap awal kata.Jangan bubuh tanda noktah di bahagian akhir ayat ini. • PEMERENGGANGAN / ISI-ISI Perenggan pertama dan akhir tidak diberi nombor.Kedua-dua perenggan ini dimulakan dari tepi surat.Perenggan kedua dan seterusnya diberi nombor dan disertai noktah.Permulaan ayat ini dijarakkan sedikit dari nombor

19. sambungan • PENGAKUAN PENGIRIM Ditulis di sebelah kiri surat selepas melangkaui dua hingga tiga baris kosong sesudah perenggan akhir. Tanda koma hendaklah diletakkan selepas rangkaian kata-kata ini. • TANDATANGAN Diletak sebelah kiri bahagian akhir surat selepas pengakuan pengirim. • NAMA PENUH PENGIRIM Nama penuh pengirim hendaklah ditulis dengan huruf besar di dalam kurungan di bawah tanda tangan.

20. GANTI NAMA DIRI PERTAMA • Dalam surat rasmi perkataan “saya” digunakan untuk menunjukkan jumlah tunggal. Manakala perkataan “kami” dan “kita” digunakan untuk menunjukkan jumlah jamak. Jika surat rasmi ditujukan kepada orang yang mempunyai gelaran diraja seperti Tengku, Tuanku dan Raja anda tidak perlu membahasakan diri sebagai patik. • Sekiranya surat tersebut anda tujukan kepada raj yang memerintah seperti Yang Dipertuan Agong,Sultan dan permaisuri baginda, maka dalam keadaan ini wajiblah anda merujuk diri sebagai patik.Raja yang memerintah dan isteri baginda pula akan menggunakan “beta” sebagai gantinama diri pertama.

21. GANTI NAMA DIRI KEDUA • Penggunaan ganti nama diri kedua di dalam surat rasmi agak rumit. Beberapa perkara perlu dipertimbangkan iaitu jantina,umur,pangkat,status dan hubungan penerima dengan anda. Anda juga boleh menggunakan nama gelaran dalam konteks ini. • Penggunaan nama tuan dan puan boleh digunakan untuk penerima yang mempunyai gelaran diraja atau gelaran bukan diraja seperti Profesor, Tan Sri,Pehin Puan Sri,Tun,Haji,Hajah dan sebagainya.Gelaran-gelaran tersebut bersama-sama rujukan terhormat boleh diulan-ulang supaya penggunaan bahasa anda halus.

22. GANTI NAMA DIRI KETIGA • Dalam urusan surat-menyurat secara rasmi anda boleh menggunakan kata beliau sebagai gantinama diri orang ketiga untuk merujuk kepada sesiapa sahaja kecuali raja yang memerintah dan isteri baginda. • Dalam konteks ini,anda perlu menggunakan rujukan Tuanku, Seri Paduka. Sekiranya anda merujuk kepada jumlah yang ramai, anda boleh menggunakan kata mereka kecuali untuk raja yang memerintah dan isteri baginda. • Untu merujuk orang yang ketiga anda juga boleh menggunakan nama penama.Contoh: Penama yang tersebut di atas telah berkhidmat selama dua tahun………

23. KEKUATAN SURAT RASMI • Pengirim dapat dihubungi dengan segera kerana terdapat rujukan surat,nombor telefon,nombor faks dan sebagainya. • Degala hubungan dengan orang luar di bawah pengetahuan Ketua Jabatan kerana segala urusan rasmi yang ditujukan kepada kakitangan dan staf mestilah melalui Ketua Jabatan. • Surat boleh dibaca berulang kali dan boleh disimpan secara manula dan perkomputeran. • Perancangan awal dan penyusunan kandungan surat yang baik membolehkan pengirim menghuraikan idea-idea dengan jelas. • Dapat menjimatkan kos dan lebih ekonomi kerana harga setem jauh lebih murah jika dibandingkan dengan bil telefon bagi panggilan jauh.

24. KELEMAHAN SURAT RASMI • Kesilapan dalam surat yang diposkan tidak dapat diperbetulkan dengan serta merta. • Surat harus ditulis dengan teliti dan tertib kerana surat ini mewakili diri dan menggambarkan sahsiah pengirim. • Pengiriman surat mengambil masa yang lebi berbanding dengan cara telefon,faksimili dan sebagainya.

25. LAPORAN • Laporan ditulis untuk melaporkan sesuatu hal atau peristiwa yang telah berlaku. Selalunya, penulisan laporan adalah tentang kegiatan persatuan, lawatan, hari penyampaian hadiah dan sebagainya. Untuk menulis laporan, penulis mestilah benar-benar mengetahui segala butir tentang hal ataupun peristiwa yang hendak dilaporkan. Butir-butir seperti persoalan tentang apa, siapa, bila, di mana dan mengapa haruslah dapat dimasukkan dan diolah dengan baik dalam laporan. • Ellis dan Hopkin(1985) – definisi laporan sebagaidokumen untuk menyampaikan maklumat kepada pembaca yang khusus. • Mengikut Nuraini(1991:69)- laporan boleh dikategorikan berdasarkan tujuan penulisan seperti berikut: • Makluman • Pemujukan • Penerangan • Sejarah

26. GAYA BAHASA LAPORAN • Dalam menghasilkan laporan terdapat lima perkara yang perlu difikirkan iaitu persediaan, pengumpalan bahan,penyusunan bahan, penulisan dan penyemakan semula. Penyusunanbahan amat amat penting kerana pembaca akan terkeliru dengan penulisan bahan yang tidak dirancang dengan baik. • Bahasa garus jelas dan mudah difahami. • Penulis boleh memilih kaedah logik,kronologi,berdasarkan ruang,memulakan maklumat yang diketahui umum kepada yang tidak diketahui umum,memulakan dengan yang lengkap kepada bahagian-bahagiannya iaitu secara cerakinan ataupun boleh memulakan bahagian-bahagiannya dahului dan diakhiri dengan yang lengkap.

27. FORMAT LAPORAN • Tajuk Laporan Ditulis dengan menggunakan huruf besar pada setiapawal kata(kecuali kata sendi,kata hubung dan kata sandang)dan diberi garis dibawahnya. • Isi Laporan Ditulis bermula dengan pendahuluan dan diakhiri dengan penutup sama seperti karangan biasa. • Pengakuan Pelapor Ditulis di sebelah kiri laporan selepas perenggan akhir,sesudah melangkau dua atau tiga baris kosong. Huruf pertama pada kata pertama mestilah huruf besar dan tanda koma(,) dibubuh selepas pengakuan tersebut.

28. sambungan • Tarikh Ditulis di sebelah kanan laporan,setentang dengan pengakuan pelapor. • Tanda Tangan Pelapor Ditulis di sudut kiri bahagian bawah iaitu selepas pengakuan pelapor. • Nama Pelapor Ditulis sepenuhnya dengan huruf besar di dalam kurungan selepas tanda tangan. • Jawatan Pelapor Ditulis disudut kiri bahagian bawah laporan dan dibubuh tanda koma(,) dihujungnya. Seterusnya ditulis nama persatuan yang mewakili dan dibubuh tanda titik(.).

29. KEKUATAN LAPORAN • Laporan yang baik seperti laporan sejarah,laporan penerangan dan sebagainya akan meninggalkan kesan yang mendalam kepada pembaca. • Laporan selalunya memuatkan perkara-perkara penting yang mendatangkan faedah kepada pembaca. Contohnya jika laporan kajian,selalunya akan memuatkan ruangan abstrak, implikasi daripada dapatan kajian dan sebagainya.

30. KELEMAHAN LAPORAN • Laporan yang teliti memerlukan masa, tenaga serta kewangan yang agak banyak untuk menghasilkannya terutamanya laporan formal seperti projek kerajaan/swasta. • Untuk menghasilkan laporan yang baik bukan suatu kerja yang mudah kerana lapora perlu menggunakan kebolehan menulis yang tinggi daripada segi penggunaan bahasa.

31. MINIT MESYUARAT • Minit mesyuarat dicatatkan oleh setiausaha. • Satu daripada bentuk laporan. • Akan dijadikan sebagai sumber rujukan pada masa-masa akan datang., • Penulisan mestilah tepat lengkap dan kemas.

32. GAYA BAHASA MINIT MESYUARAT • Bahagian pendahuluan lazimnya memuatkan aluan pengerusi. • Bagaimanapun bahagian ini tidak dicatatkan sebagai sebahagian daripada agenda. • Sebarang pindaan terhadap minit mesyuarat yang lalu misalnya pembetulan ejaan , frasa, ayat nombor dan sebagainya perlu dicatatkan. • Nyatakan juga jika tiada pindaan.

33. sambungan • Bahagian-bahagian yang berbangkit perlu memuatkan perkara yang dibangkitkan oleh ahli berdasarkan minit mesyuarat. • Selepas pengesahan minit mesyuarat dibuat dan diikuti dengan perkara-perkara berbangkit,barulah mesyuarat diteruskan dengan membincangkan agenda-agenda yang ditetapkan. • Dalam bahagian “hal-hal lain” setiap isu yang dibentangkan hendaklah diberi bilangan nombor yang berlainan. • Penulisan minit mesyuarat mengikut format yang khusus.

34. FORMAT MINIT MESYUARAT • Sebenarnya tidak ada keseragaman dalam penyediaan penyediaan minit mesyuarat. • Setiap jabatan, persatuan atau badan-badan tertentu mempunyai cara yang tersendiri untuk mencatatkan minit mesyuarat masing-masing. • Lazimnya mengikut format seperti berikut:

35. sambungan • Bahagian kepala / tajuk - Bilangan minit mesyuarat - Jabatan / Jawatankuasa - Pertubuhan / Organisasi Contoh : MINIT MESYUARAT KELAPAN PERSATUAN BOLA SEPAK AMATUR KEDAH DARUL AMAN. • Masa dan tempat - Tarikh mesyuarat - Waktu mesyuarat dijalankan - Tempat

36. sambungan Contoh : Tarikh : 17 Disember 1990 Waktu : 2.30 petang Tempat: Kediaman rasmi YB Menteri Besar Kedah Darul Aman.

37. sambungan 3. Kehadiranditulisdalamsusunansepertiberikut: a)Hadir - senarainamaahli yang hadir danjawatan. b)Turuthadir –senarainamamereka yang hadirsebagaipemerhatiatauundangankhas. c) Tidakhadir – senarainamaahli yang tidakhadir (samaadaberialasanatautidak).

38. sambungan Contoh: Ahli-ahli yang hadir : Dato’ Sri OsmanHjArof (Pengerusi) Dato’ Hj Ahmad BasriAkil (Setiausaha) En Lee Kin Hong En MohdAzmi Mahmud En Tan Cheng Hoe En NainaMohamad Ismail En Abd Aziz Azizan En RomliGhani En Radhi Mat Din En Ng Chew Beng En MohamadRamli-

39. sambungan • Turut hadir : En Milous Kvacek En Rincic Bratislav En V. Sundram Moorthy En Abdul Halim Hj Abd Hamid • Ahli tidak : En Hussin Jaafar hadir En Chan Keat Swee En Ahmad Sobri Ismail

40. sambungan • Agenda Penulisan agenda-agenda yang dibincangkan adalah seperti berikut: • Kata-kata aluan • Meluluskan minit mesyuarat yang lalu • Perkara-perkara berbangkit • Ganjaran istimewa • Hal-hal lain Dalam penulisan minit mesyuarat,ayat yang digunakan harus menggambarkan keputusan dibuat berdasarkan persetujuan ahli-ahli mesyuarat. Contoh: Mesyuarat telah dimaklumkan…… Mesyuarat telah bersetuju menerima…..

41. sambungan • Penutup bahagian penutup mesyuarat terdiri daripada a) Penangguhan b) Nama serta jawatan penyedia minit mesyuarat dan nama serta jawatan orang yang akan mengesahkan minit mesyuarat berkenaan,iaitu pengerusi dengan persetujuan ahli-ahli mesyuarat.

42. PENGUMUMAN • Maksud: Pemberitahuan, perihalan mengenai sesuatu perkara untuk pengetahuan umum atau pihak tertentu sahaja. • Saluran: media massa 1. Televisyen dan radio - digunakan untuk menyiarkan pengumuman-pengumuman yang perlu diketahui oleh orang ramai. 2. surat khabar – sediakan ruangan khas pengumuman daripada jabatan-jabatan, badan-badan berkanun atau perseorangan.

43. BEZA PENGUMUMAN DAN PEKELILING

44. Gaya Bahasa Pengumuman • Laras bahasa: mudah difahami, ringkas, padat dan tidak meleret-leret. • Ciri-ciri umum surat pengumuman:- i. Alamat pengirim ii. Alamat penerima iii. Tarikh iv. Nombor telefon v. Rujukan kami/ Rujukan tuan vi. Perkataan menghadap surat vii. Tajuk viii. Isi surat ix. Penutup x. Tandatangan

45. Kekuatan Pengumuman • Penting kerana dapat memberitahu pembaca tentang perkara-perkara yang berlaku. • Bahasanya yang ringkas dan mudah difahami - pembaca senang memahami pengumuman. • Dapat disampaikan dengan menggunakan pelbagai medi elektronik - pengumuman lisan.

46. Kelemahan Pengumuman • Keberkesanan pengumuman tidak dapat diketahui kerana tiada tindakan susulan pengumuman diberikan. • Pembaca/pendengar yang tidak mempunyai kemudahan seperti media elektronik ataupun cetak tidak dapat menerima pengumuman dengan sempurna.

47. RENCANA • Rencana ditulis untuk dimuatkan dalam majalah atau surat khabar. • Tujuan: memberitahu sesuatu kepada pembaca. • Kandungan: ajaran, buah fikiran, propaganda atau iklan. • Jenis: rencana umum & rencana berita. • Rencana umum – penulisnya bercorak ilmiah. Penulis berpengetahuan luas tentang tajuk yang ditulis. • Rencana berita – ditulis berdasarkan pemerhatian, penyelidikan dan wawancara daripada orang terbabit.

48. Gaya Bahasa Rencana • Bahasa: mudah dan lancar. • Boleh dimuatkan dialog. • Setiap teks haruslah mengandungi isi penting yang diolah secara berkesan. • Isi yang utama didahulukan. • Format teks rencana: format umum. Tajuk ditulis di bahagian tengah atas teks rencana tersebut.

49. Gaya Bahasa Rencana • Bentuk penulisan: i. Perenggan pendahuluan ii. Perenggan isi pertama iii. Perenggan isi kedua iv. Perenggan isi ketiga v. Perenggan isi seterusnya vi. Perenggan Penutup

50. Kekuatan Rencana • Bahasa mudah dan lancar – permudahkan pembacaan. • Rencana bercorak ilmiah boleh memberikan pengetahuan kepada pembaca. • Rencana dapat memberitahu sesuatu kepada pembaca.