TQM Implementation Journey: Challenges, Solutions & Benefits

1. Valg av system • Hadde et elektronisk ”hjemmelaget system” med en del begrensninger. • Overbevise ledelse om behov for nytt system. • Opprettet en prosjektgruppe med representanter fra alle nivåer og faggruppe. (Stor gruppe fordeler og bakdeler) • Prosjektgruppe hadde mandat til å velge system innenfor budsjettert kostnad. • Gruppa fikk presentert flere systemer. • Bre enighet om å velge TQM.

2. Oppbygging av systemet.

3. Oppbygging av systemet • Valgte ansvarlige med stedfortreder på alle prosesser. • Flere avdelinger er delt inn i flere områder med egne ansvarlige med stedfortreder. • Ansvarlig for områder de som har det daglige ansvaret, og som er på plassen. (Kjenner rutiner, prosessen osv.) • Disse har ansvar for alle instrukser for området og at hendelser blir behandlet og lukket innen for tidsfrist. • Representanter i prosjektgruppe fikk ansvar for å informere og få innspill fra ansatte i det område de representerte.

4. Oppbygging av systemet. • Alle ansatte brukere. • Alle ansatte eget passord. • Alle ansatte full lesetilgang dokumenter, hendelser og tilgang beslutningsstøtte. • Ønskelig at alle er aktive på rapportering og har tilgang til aktuelle dokumenter. • Åpenhet om hva som blir rapportert. • Den som registrerer får info om fremdrift av behandling. • Alle kan inn å lese rapporterte hendelser og hvilke tiltak som er utført.

5. Oppstart • Opplæring av ”ansvarlige” sammen med TQM. • Opplæring alle ansatte, i grupper og personlig. • Alle fikk bruker navn og passord. • Først innlegging av dokumenter, med tidsfrist. • Tar i bruk hele systemet, stor fokus på rapportering. • Administrator aktiv med å hjelpe og korrigere. • Liten eller ingen nedgang i rapportering. • En del glemte passord, og mente det var tungvint. • En del problemer med behandling av hendelser.

6. Utfordringer • Unngå nedgang i rapportering. • Felles mal for behandling av hendelser. (Lik oppsett, grundig årsaksanalyse osv.) • Forståelse for bruk av brukernavn og passord. • Personell med ”datasperre”. • Unngå fokus på negative ting. • Alltid oppdaterte instrukser. • Bruke mest mulig av systemet.

7. Erfaringer oppstart. • Liten ingen nedgang rapportering. • Mye dårlig kvalitet på behandling. • Mange glemte passord. • Nærmeste leder ansvarlig for å registrere for personell som ikke vil bruke data. • Alltid noen som mener alt er tungvint. • Lite bruk av å registrere kostnader og effekt av tiltak. • Dokumentasjonsdelen brukervennlig og oversiktlig. • Noen ”ansvarlige” med ansvar for mange hendelser.

8. Gevinster • Brukervennlig og oversiktlig system. • Dokumentasjon og registrering av hendelser i samme system. • Lett tilgang for alle til instrukser og registrerte hendelser. • Lett for avdelinger og områder å presentere egne hendelser. • Muligheter å registrere kostnader og effekt på tiltak som er utført. • Enkelt å hente frem grafer i forskjellige fora. • Fornøyde myndigheter, kunder og andre.

9. Status i dag. • 759 registreringer av hendelser i 2008 og 520 hittil i år. • Mange fornøyde brukere. Brukervennlig og gode søke- muligheter. • Bra system for dokumentasjon. (Instrukser) • Bra system for oppfølging av tidsfrister for behandling av rapporterte hendelser. • God info/tilbakemelding melding til den som registrerer hendelser via mail. • Lett å kommunisere via systemet om en har kommentarer til dokumentasjon eller registrert hendelser. • Brukes aktivt av avdelinger og områder for gjennomgang av hendelser og instrukser for gjeldende avd./område.

10. Status i dag fortsetter. • Mange som brukere systemet, men fortsatt noen som ikke vil bruke data. • Noe sutring fra noen med ansvar for områder. • Sliter en del med behandling og årsaksanalyse av hendelser. • Bruker ikke systemet fult ut. Få legger inn kostnader og effekt av utførte tiltak. • Aktiv bruk av grafer i forskjellige fora. • Bra redskap for presentasjon for kunder, myndigheter, Veritas, eiere og andre.

11. Avslutning • HMS/KS-avdeling som administrerer systemet er veldig fornøyd. TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN.