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SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO

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SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO. Qué es Cómo nace Marco Legal y Normativo Implicancia Propósitos Objetivos Ventajas Nuevos Desafíos. ES UN SISTEMA : En que se estima el desempeño global de los/as funcionarios/as, atendidas las exigencias y características de su cargo.

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sistema de evaluacion del desempe o
SISTEMA DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO
  • Qué es
  • Cómo nace
  • Marco Legal y Normativo
  • Implicancia
  • Propósitos
  • Objetivos
  • Ventajas
  • Nuevos Desafíos
qu es
ES UN SISTEMA :

En que se estima el desempeño global de los/as funcionarios/as, atendidas las exigencias y características de su cargo.

Basado en compromisos de desempeño entre funcionario/a y Jefatura Directa (Precalificador).

En que se establecen metas y compromisos que serán evaluados cuatrimestralmente,

Que sirve de base para el ascenso (administrativos y auxiliares), los procesos concursales y, la eliminación del Servicio.

En que todos los funcionarios/as del Servicio (plantas y contratas) son evaluados.

Se encuentra dentro del PMG

QUÉ ES
como nace
A partir de la Modernización de la Gestión Pública iniciada en los años 90, se hace necesario fortalecer las políticas de personal de la Administración del Estado, lo que implica, entre otras medidas, contar con herramientas que permitan conocer las aptitudes de los funcionarios y evaluarlas.¿COMO NACE?
marco legal y normativo
GENERALES

Ley 18.834 de1989 Estatuto Administrativo ( Arts. 32 al 52 y 160).

Decreto Nº 1825 del 07/09/98 Reglamento General de Calificaciones

PARTICULAR

Decreto Nº 98 del 15/09/1998 Reglamento Especial de Calificaciones, Dirección del Trabajo.

COMPLEMENTARIOS

Dictámenes varios de la Contraloría General de la República

Ley 19.882, Regula Nueva Política de Personal a Funcionarios Públicos

Requisitos Técnicos y Medios de Verificación del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)

Documentos Técnicos del PMG. Programa Marco. Dirección de Presupuestos.

Norma Chilena Oficial ISO 9001:2000 - Sistemas de Gestión de Calidad.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO
cual es su implicancia
¿CUAL ES SU IMPLICANCIA?

Permite establecer mejoras en las labores de sus funcionarios, corrigiendo errores, generando capacidades de trabajo y, asumiendo compromisos conjuntos, con el fin de apuntar al desarrollo funcionario, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de los servicios que entrega, permitiendo el crecimiento institucional.

prop sitos del sed
Diferenciar y reconocer el buen desempeño.

Determinar las necesidades de capacitación y de organización del trabajo.

Retroalimentar sobre el comportamiento laboral, de modo de lograr un mejoramiento sostenido del desempeño, apuntando al desarrollo de los funcionarios.

Desarrollar una vía de comunicación directa, entre precalificador y funcionario, para compartir sus impresiones del trabajo y logro de las metas institucionales, a modo de mejorar la gestión de la unidad de trabajo, y a través de esto la gestión institucional.

PROPÓSITOS DEL SED
objetivos estrat gicos del sed
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL SED

Instancia de conversación con cada funcionario para definir lo que se espera de su rendimiento y como se desarrolla su trabajo

Conocer el criterio utilizado para evaluar el desempeño individual

Identificar las posibles instancias de mejora y/o aprendizaje para realizar de mejor forma el trabajo

ventajas del sed
VENTAJAS DEL SED

Se puede estimular la motivación, participación y compromiso de todos los funcionarios/as en el logro de los objetivos de la Unidad de Trabajo y para el Servicio, reafirmando las tareas a realizar y estableciendo comunicaciones claras y abiertas.

nuevos desaf os
El SED, esta inserto dentro de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), lo que implica Certificación de calidad bajo la norma ISO 9001:2000, lo que permitiría alcanzar estándares más altos en la Gestión Pública y estandarizar los procesos.NUEVOS DESAFÍOS
actores y procedimientos

ACTORES Y PROCEDIMIENTOS

  • Organigrama
  • Actores
  • Conceptos Claves
  • Período Calificatorio
  • Cronograma
actores
Unidad de Administración del Personal

Jefes de Administración y Finanzas Regional

Precalificador

Junta Calificadora (JC)

Funcionario Calificado

Representante del Personal por estamento a Calificar:

ACTORES
conceptos claves
Programación Cuatrimestral: es el informe cuatrimestral donde se establecen los compromisos de desempeño respecto a cada período, el que es consensuado entre el precalificador y el funcionario, estableciéndose las tareas y actividades a realizar y, los tiempos y calidad esperados para los mismos.

Evaluación Cuatrimestral: es la evaluación efectuada al final de cada cuatrimestre por el precalificador, en función de la programación inicial realizada en cada cuatrimestre respecto de cada funcionario. Para esto se elabora un informe cuatrimestral.

Precalificación: son la serie de conceptos, juicios y el puntaje que represente la evaluación anual realizada por el Jefe directo del funcionario, basándose en los informes cuatrimestrales.

Calificación: Es la evaluación efectuada por la Junta Calificadora que corresponda, teniendo como base la Precalificación realizada por el Jefe Directo del funcionario yo las evaluaciones efectuadas.

Apelación y Reclamo: Son los recursos con que cuenta el funcionario contra la resolución de la Junta Calificadora.

CONCEPTOS CLAVES
periodo calificatorio
PERIODO CALIFICATORIO
  • El período calificatorio va desde el 01 de Septiembre de un año al 31 de agosto del año siguiente, dividido en 3 cuatrimestres:
    • 1er Cuatrimestre: comprende desde el 01-09 al 31-12
    • 2º Cuatrimestre: comprende desde el 01-01 al 30-04
    • 3er Cuatrimestre: comprende desde el 01-05 al 31-08
funcionamiento del proceso evaluativo

FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO EVALUATIVO

  • El Universo de Calificación
  • Quiénes no son calificados
  • Los Dirigentes de Asociación
  • Personal con menos de 6 meses de desempeño
  • Entrevista de Retroalimentación
  • Implicancias de la Entrevista de Retroalimentación
proceso operativo
PROCESO OPERATIVO
  • El SED esta compuesto por una serie de etapas, las cuales deben ser efectuadas en su totalidad para cumplir a cabalidad con el proceso.
etapas del proceso operativo
Determinación del Universo de Calificación ( Nº de funcionarios a calificar) y entrevista de Retroalimentación

Registros y Documentos

Precalificación Calificación y Apelación

Errores y Vicios de Procedimientos

Control y Seguimiento

ETAPAS DEL PROCESO OPERATIVO
universo de calificaci n
UNIVERSO DE CALIFICACIÓN

¿Qué es la Calificación y a quiénes se le aplica?

De las evaluaciones cuatrimestrales, se obtienen notas parciales, las que se sintetizan en la Precalificación, que es sometida a análisis en las Juntas Calificadoras quienes determinan considerando estos antecedentes la nota con que se evaluará finalmente al funcionario, que es lo que conocemos como Nota final ó CALIFICACIÓN. En este sentido:

“TODOS LOS FUNCIONARIOS DE PLANTA Y CONTRATA DE LA INSTITUCION SON CALIFICADOS ANUALMENTE”

qui nes se except an de la calificaci n
¿Quiénes se Exceptúan de la Calificación?
  • El Jefe Superior del Servicio y su Subrogante Legal
  • Los Integrantes de la Junta Calificadora Central
  • Los Representantes del Personal por Estamento a Calificar, salvo que lo solicitasen al momento de salir electos.
  • Los Dirigentes de Asociación de Funcionarios, salvo que lo solicitasen. Lo que no significa que no se le puedan efectuar las evaluaciones cuatrimestrales que para los efectos normativos no implican calificación final.
  • Y los funcionarios que por cualquier causa hubieren desempeñado sus funciones por un lapso inferior a seis meses, ya sea en forma continua o discontinua dentro del respectivo período de calificación.

En este caso , dichos funcionarios conservaran su última calificación si es que la tuviesen.

sobre los dirigentes de asociaci n
Sobre los Dirigentes de Asociación
  • Dirigentes de Asociación de Funcionarios y delegados del personal pueden solicitar ser evaluados (o desistirse de tal requerimiento) hasta antes de que les sea notificado el primer informe de desempeño. (Dictamen Nº 31.884/99), ya sea en su primera programación o con documento anexo, es decir hasta antes de que les sea efectuada la 1ª evaluación cuatrimestral en el mes de enero de cada año.
  • Cabe señalar que TODOS los dirigentes de Asociación de Funcionarios deben tener programación de actividades a desarrollar, es decir, deben cuatrimestralmente establecer compromisos de desempeño, que se reflejan en los formularios de programación cuatrimestral.
  • El dirigente gremial que ha cesado en sus funciones representativas y que ha ejercido su empleo durante seis meses, dentro del proceso calificatorio, debe ser calificado, ya que el derecho que le reconoce el art. 25º de la Ley 19.296, solo se refiere a la calificación que debe realizarse en su periodo de fuero efectivo. (Dictamen 28.159/98).
  • No procede designar suplente del delegado de la Asociación de Funcionarios con mayor representación ante la Junta Calificadora. (Dictamen Nº41.744/01).
sobre el personal con menos de 6 meses de desempe o
Sobre el Personal con menos de 6 Meses de Desempeño

Conforme ha señalado la jurisprudencia, cualquier causa que implique ausencia del empleado en el ejercicio de su cargo impide calificar su actividad funcionaria, si esas inasistencias se extienden por un plazo mayor de seis meses durante el respectivo periodo calificatorio (Dictámenes Nº1794/79, 20.518/80, 24124/84).

Por tanto, no es tiempo de servicio efectivamente prestado:

  • Reposo por licencias médicas.Las licencias médicas por medio día deben considerarse como días completos para estos efectos (Dictamen Nº 1803/97).
  • Feriados.
  • Permisos sin goce de remuneraciones.
  • Permisos con goce de remuneraciones.
  • Permisos especiales.
excepciones en que s son calificados
Excepciones en que Sí son calificados:
  • Los funcionarios en cometidos, toda vez que en este lapso, se encuentran desarrollando sus funciones.
  • Los funcionarios que se encuentren en proceso de instrucción y capacitación y presentan una permanencia el Servicio mayor a 6 meses durante un periodo sujeto a evaluación funcionaria (Dictamen Nº10.317/99).
  • Los funcionarios en calidad de suplentes, si presentan una permanencia del Servicio mayor a 6 meses.
  • Dirigentes de Asociación que por alguna causa hayan cesado en sus cargos dentro del período calificatorio.
entrevista de retroalimentacion
ENTREVISTA DE RETROALIMENTACION
  • Es una reunión privada sostenida entre el funcionario y su precalificador.
  • Es de carácter obligatorio.
  • Se realiza en un plazo no superior a 10 días hábiles después del último día del cuatrimestreevaluado.
implicancias de la entrevista de retroalimentaci n
Implicancias de la Entrevista de Retroalimentación
  • La omisión en su realización por parte del precalificador, o aquella desarrollada fuera de plazo, pudiere dar origen a aquellos recursos dispuestos para los casos de incumplimiento de instrucciones vigentes (anotaciones de demérito, solicitudes de investigaciones sumarias o rebaja de notas en calificación), situación que puede ser planteada por los funcionarios en sus observaciones en los formularios cuatrimestrales o enviando informe fundado a los responsables del SED en la región o nivel central según corresponda, para que se adjunte como evidencia en el formulario correspondiente.
  • La forma en que lleven (los precalificadores) a cabo este proceso deberá considerarse para efectos de su propia calificación (art. 4º, R.G.C), como antecedentes de su desempeño.
  • A su vez, pudiere implicar retrotraer cada proceso, por incumplimiento de normas, en las regiones donde se detecte, al no haber sido considerados dichos antecedentes por las respectivas Juntas Calificadoras, y por tanto no contar con todos los elementos de juicio disponibles.
registros y documentacion

REGISTROS Y DOCUMENTACION

  • Los Informes Cuatrimestrales (Programación y Evaluación)
  • Antecedentes Complementarios
  • Hoja de Vida
  • Hoja de Observaciones
  • Informe de Atrasos
informes cuatrimestrales programaci n y evaluaci n
El precalificador debe proceder a la elaboración, en los plazos señalados, de los informes de programación y evaluación cuatrimestral, en el SED.

Los informes cuatrimestrales deberán llevar notas según cada factor evaluado, las cuales servirán de antecedente relevante para la Precalificación.

La existencia de los informes de evaluación cuatrimestral da origen a los informes de Precalificación y Calificación.

INFORMES CUATRIMESTRALES(Programación y Evaluación)
informes cuatrimestrales programaci n y evaluaci n1
INFORMES CUATRIMESTRALES(Programación y Evaluación)
  • Los informes cuatrimestrales, deben especificar los resultados de la entrevista de retroalimentación, pudiendo o no haber observaciones.
  • Los informes deben presentarse debidamente notificados, esto es, con las firmas respectivas, entregando copia al funcionario y dejando respaldo físico del informe para su posterior control y revisión.
  • En el caso de no encontrarse los funcionarios presentes al momento de la notificación, estos formularios deberán ser remitidos por correo a sus domicilios particulares, remitiendo copia del formulario y comprobante de envío por correo a la U. de Administración del Personal o a quién administre el proceso en regiones.
antecedentes complementarios
ANTECEDENTES COMPLEMENTARIOS
  • El Reglamento Especial de Calificaciones, en su art. 14º, establece que tanto los informes de desempeño funcionario como los otros instrumentos auxiliares (Hoja de Vida, Hoja de Observaciones y otros) servirán de antecedentes relevantes para la Precalificación. Ellos deben encontrarse referidos sólo al periodo calificatorio en curso.
hoja de vida
HOJA DE VIDA

Es el documento por medio del cual se registran todas las actuaciones del funcionario/a que impliquen una conducta destacada (anotaciones de mérito) o reprochable (anotaciones de demérito), sus capacitaciones, y antecedentes relevantes de su situación funcionaria, lo que permite visualizar los acontecimientos ocurridos en el período calificatorio para ser usado como elemento de juicio por la JC.

hoja de observaciones
Se encuentra como opción dentro de los informes cuatrimestrales, tanto para el precalificador como para el funcionario calificado, y se desprende de la entrevista de retroalimentación, como mecanismo de verificación de que se efectuó esta reunión privada.

Pueden ser adjuntados en hojas distintas a los informes cuatrimestrales, en cuyo caso deben ser anexadas a estos, previa firma del funcionario y con conocimiento del precalificador, además de que en el formulario se establezca que se realizarán observaciones.

Es obligación incorporar el tipo de observación efectuada si es que han surgido dentro del transcurso de la entrevista.

Hoja de Observaciones
hoja de observaciones1
Hoja de Observaciones
  • El funcionario evaluado puede registrar tanto inconformidades con su programación o evaluación, como aspectos que desee destacar o puntualizar, entre otros aspectos. En caso de inconformidad con la evaluación, se considera como una “pre-apelación”, es decir estos antecedentes son considerados por la Junta calificadora como argumentos para analizar la nota propuesta.
  • El precalificador puede incorporar aspectos que quiera destacar o puntualizar del funcionario evaluado, entre otros aspectos.
  • Los conceptos allí descritos deben y serán leídos tanto por el Precalificador como por las Juntas Calificadoras
informe de atrasos
Contiene el detalle de las notas por concepto de atrasos , lo que alimenta las notas que se deben colocar en los informes de evaluación cuatrimestral en el factor cumplimiento de normas, constituyendo un elemento objetivo de ponderación de un Subfactor, toda vez que considera una planilla de notas estándar a todos los funcionarios/as del Servicio.Informe de Atrasos
informe de atrasos1
En ocasiones muy justificadas, puede ser modificado, en cuyo caso se deben argumentar las razones del cambio de nota de acuerdo a la tabla utilizada para su medición, determinándose las causas en la hoja de observaciones facilitada en los informes cuatrimestrales, lo que de igual forma queda a juicio de la Junta Calificadora mantener este criterio o reestablecer la nota original.Informe de Atrasos
precalificacion
Es una etapa previa a la calificación que considera los resultados de la evaluaciones cuatrimestrales. La entrega el sistema de evaluación del desempeño, al realizar la 3ª evaluación cuatrimestral, generando la HOJA de PRECALIFICACION

Si bien sirve de base para la calificación que ejecuta la Junta Calificadora, los antecedentes que se consignan en ella NO SON OBLIGATORIOS PARA LA JUNTA CALIFICADORA CENTRAL y REGIONAL, las que pueden considerar otros elementos de juicios o antecedentes con que se cuenten en ese minuto.

PRECALIFICACION
precalificacion1
Es realizada por la Jefatura Directa Planta, que es de quién depende en forma inmediata el funcionario/a, y debe ser notificada de igual forma que los informes de programación y evaluación cuatrimestral.

Si durante el período el funcionario a calificar ha mantenido más de una jefatura directa, le corresponderá realizar la evaluación a la Jefatura de la dependencia en que se encuentra en ese momento. No obstante esta Jefatura, deberá solicitar informe de las otras jefaturas con las que se hubiese desempeñado en el período, el funcionario/a evaluado, con el fin de contar con información cierta del desempeño laboral.

Las notas consignadas dentro de la Hoja de Precalificación pueden ser alteradas por el precalificador, situación en la cual se debe destacar este hecho, fundamentando las razones y teniendo presente que cuando se modifica la nota de algún subfactor se debe modificar la tabla donde se asignan las ponderaciones, debiendo existir coherencia entre ambas, con el fin de evitar problemas en el sistema.

PRECALIFICACION
calificacion
CALIFICACION
  • Es la evaluación efectuada por la Junta Calificadora Central o Regional, y es la que aparece registrada en la hoja funcionaria y es usada para la construcción del escalafón .
  • Considera como recomendaciones las evaluaciones cuatrimestrales y los antecedentes complementarios, los que al momento de decidir serán considerados como antecedentes de la calificación, no siendo obligatorios para la Junta.
juntas calificadoras
Juntas Calificadoras
  • Se elegirá una Junta Calificadora para cada una de las regiones y una para el nivel Central, la que incorporará la región Metropolitana.
  • La integran los funcionarios de más alto nivel jerárquico de la Institución y serán presididas por el funcionario de más alto nivel jerárquico entre ellos. (Art. 20 y 26 R.G.C)
  • Las Juntas Calificadoras Regionales están integradas por los tres funcionarios de más alto nivel jerárquico de la Institución en la respectiva región y por los representante del personal de cada escalafón elegidos por estos. (Art. 22 R.G.C).
juntas calificadoras1
Juntas Calificadoras
  • Los integrantes de la J.C., serán funcionarios/as de los más altos niveles jerárquicos, independientemente de la calidad en que ejerzan esos empleos: titulares, suplentes o subrogantes (Dictamen Nº 27.127/92). La jerarquía funcionaria está señalada en forma genérica en la Ley Estatutaria, de modo que para fijar la composición de la Juntas respectiva se debe considerar únicamente el grado o nivel remuneratorio que posee el funcionario, sin establecer distingo en relación a la planta, funciones, calidad o carácter que sirvan los respectivos cargos.
juntas calificadoras2
Juntas Calificadoras
  • Siendo el grado el elemento que determina el nivel jerárquico de los integrantes de la JC, y en la eventualidad que exista igualdad de grado entre dos o más funcionarios/as, se preferirá para integrar la Junta Calificadora a quien ocupe un cargo de acuerdo al orden jerárquico institucional, esto es, en concordancia con las plantas o escalafones, en orden decreciente (Dictamen Nº29.803/2001); de persistir el empate se deberá integrar la Junta de acuerdo al orden de antigüedad en el cargo, grado e institución, según lo establecido en el art. 46 de la Ley 18.834, Estatuto Administrativo.
juntas calificadoras3
Juntas Calificadoras
  • Deberán constituirse el día 21 de septiembre o el día hábil siguiente si aquel no lo fuere, debiendo el Presidente de la Junta Calificadora respectiva convocarlos para la fecha respectiva. Para la citación, no será necesaria resolución, entendiéndose practicada por el solo mérito del Reglamento General de Calificaciones.
  • Las Juntas Calificadoras iniciarán el proceso calificatorio el día siguiente hábil de su constitución.
proceso de apelaci n
PROCESO DE APELACIÓN

Una vez terminado el proceso de calificación llevado a cabo por la Junta Calificadora correspondiente, se genera un nuevo hito dentro de este proceso que es el de los “recursos”. Esto se traduce en el derecho que tienen los funcionarios/as de apelar de la Resolución de la JC o de la Jefatura Directa.

apelacion
APELACION
  • A la Jefatura Superior del Servicio.

El funcionario/a tendrá derecho a apelar de la resolución de la Junta Calificadora o de la Jefatura Directa. De este recurso conocerá el Jefe Superior del Servicio, que es quién decidirá si acoge o no la presentación.

La apelación deberá interponerse, ya sea en el mismo acto de la notificación de la Junta Calificadora o dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de notificación. Presentado el recurso en tiempo y forma, debe ser resuelto por la autoridad competente. (Art.Nº 32 R.G.C.).

Esta apelación será remitida con todos los antecedentes a la Jefatura del Servicio dentro del plazo de tres días hábiles para su resolución.

apelacion1
APELACION
  • A la Jefatura Superior del Servicio.

Al decidir sobre la apelación se deberá tener a la vista la Hoja de Vida, la Precalificación, la Calificación y los antecedentes que proporcione el respectivo funcionario. (Art. Nº 33 R.G.C.) La apelación deberá ser resuelta en un plazo de 15 días hábiles contados desde su presentación. El fallo de apelación debe ser notificado en la forma y plazo señalado en el art. Nº 31, R.G.C.

Practicada la notificación del fallo de apelación ante la Jefatura del Servicio, el funcionario sólo podrá reclamar directamente a la C.G.R, en un plazo de 10 días hábiles, de acuerdo a lo dispuesto en el art. 160 del Estatuto Administrativo.

apelacion2
APELACION
  • Ante la Contraloría General de la Republica

La instancia de reclamación resulta procedente sólo después de notificado el fallo recaído en la apelación deducida ante el Jefe Superior del Servicio. (Dictamen Nº 8.132/93). Esto, cuando a juicio del funcionario se hubiere incurrido en algún vicio de legalidad que afectaren la validez del proceso calificatorio.

Si la C.G.R ordenara corregir los vicios detectados, la Junta Calificadora deberá reunirse nuevamente y reabrir el proceso para evaluar, por acuerdo fundado, el caso de que se trate.

errores y vicios de procedimiento
ERRORES Y VICIOS DE PROCEDIMIENTO
  • Vicios de Procedimiento
  • Tipos de Vicios de Procedimiento
        • Integración de la Junta por funcionarios inhabilitados
        • Inexistencia de Precalificación
        • Ausencia de Evaluaciones debidamente firmadas
        • Precalificador Integrante de la JC
        • Precalificador Contrata
        • Falta de Fundamentación y Notificación
        • No rebaja de puntos por Medida Disciplinaria
        • Actas Firmadas y fundamentadas
vicios de procedimiento
VICIOS DE PROCEDIMIENTO

En general, constituye vicio de procedimiento todo aquello que contravenga o no de cumplimiento a los procedimientos establecidos en las instrucciones vigentes sobre la materia.