KOMUNIKASI KUMPULAN KECIL

1. KOMUNIKASI KUMPULAN KECIL KOH 3401 (3+0)

2. Pensyarah Kursus Dr. Hamisah Zaharah Hasan, Tingkat 1, Jabatan Komunikasi, Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi No. Telefon: 03-8946 8667 (pejabat) E-mel: hamisah @upm.edu.my

3. Objektif Kursus Pada akhir kursus ini, pelajar dapat: • Memahami konsep-konsep dalam komunikasi kumpulan kecil, • Memahami prinsip-prinsip komunikasi kumpulan kecil, • Mengaplikasi teori-teori komunikasi kumpulan kecil, dan • Berinteraksi secara berkesan dengan individu-individu dalam kumpulan kecil

4. Kandungan Kursus • Konsep dan prinsip komunikasi kumpulan kecil • Proses dan faktor pembentukan kumpulan yang kukuh dan cemerlang • Iklim kumpulan dan faktornya • Komunikasi bukan lisan • Kaedah pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah dalam kumpulan • Pengurusan konflik dalam kumpulan • Kepemimpinan dan kepengikutan

5. Penilaian Kursus • Tugasan 1: 20% • Tugasan 2 : 20% • Ujian: 30% • Peperiksaan Akhir Semester: 30% • Jumlah: 100%

6. Tugasan 1 (20 %)Tarikh perlu sampai kepada Pensyarah: 21hb Mar 2014. Anda sebagai penyelia di organisasi tempat anda bertugas. Apakah tingkah laku komunikasi yang perlu anda amalkan dalam membimbing dan menggerakkan pekerja di bawah seliaan anda. Bincangkan dengan memberikan sokongan bahan-bahan rujukan yang relevan. 1. Esei ini perlu bertaip tidak melebihi 10 halaman. 2. Langkau dua 3. Menulis berpandukan gaya penulisan APA

7. Rujukan • Beebe, S.A. and Masterson, J.T. (2000). Coomunicating in small groups: Principles and practices. New York: Longman • Cathcart, Samovar and Henman. (1996). Small group communication: Theory and Practice. Madison:Brown and Benchmark • Cragan, J.F. and Wright, D.W. (1999). Communication in small groups: Theory, process and skills. Belmont: Wadsworth Pub. Co. • Ezhar Tamam. (1999). Menjayakan komunikasi dalam kumpulan kecil. Serdang: Universiti Putra Malaysia. • Galanes, G.J., Adams, K. and Brilhart, J.K. (2000). Communicating in groups: Application and skills. Boston: McGraw Hill.

8. Rujukan

9. KUMPULAN KECIL • Objektif pembelajaran minggu ini: • Mengetahui konsep dan takrif kumpulan kecil • Mengenalpasti elemen-elemen dalam kumpulan kecil • Mengetahui konsep dan takrif komunikasi dalam kumpulan kecil • Mengenalpasti perkara asas dalam proses komunikasi melalui kumpulan • Mengenalpasti keunikan komunikasi kumpulan kecil

10. KUMPULAN KECIL • Kumpulan adalah himpunan individu yang berkongsi matlamat dan berinteraksi antara satu sama lain secara langsung atau tidak • Devito (1997): kumpulan adalah himpuan individu yang berstruktur dan berinteraksi bagi mencapai matlamat yang sama

11. ELEMEN-ELEMEN DALAM KUMPULAN • Tujuan atau matlamat kumpulan • Komunikasi • Struktur • Saiz kumpulan

12. Prinsip Saiz Kumpulan • Prinsip Saiz Terkecil: siaz kumpulan bergantung kepada 1) bentuk tugasan dan 2) matlamat kumpulan • Saiz ideal kumpulan kecil adalah 5-7 orang (Napier & Gershenfeld, 1993) • Penambahan dan pengurangan saiz mempengaruhi pencapaian matlamat kumpulan

13. Komunikasi Kumpulan Kecil • Komunikasi: satu proses mewujudkan kesamaan dengan cara berkongsi maklumat secara lisan dan bukan lisan. • Prinsip kesamaan dalam komunikasi: • Kesamaan perkataan • Kesamaan makna • Kesamaan kepercayaan/keyakinan

14. Komunikasi Kumpulan Kecil • Takrif 1:proses interaksi bersemuka di kalangan individu yang berkongsi matlamat dan merasakan diri sebagai ahli kumpulan yang saling bergantung dan mempengaruhi antara satu sama lain (Beebe & Masterson, 1994) • Takrif 2: proses anggota kumpulan bertukar dan berkongsi maklumat lisan dan bukan lisan untuk mempengaruhi antara satu sama lain sama ada secara bersemuka atau tidak (on-line) (Tubbs,1998)

15. Perkara Asas dalam Proses Komunikasi • Persepsi: Tanggapan terhadap rangsangan yang diterima oleh deria, dipengaruhi oleh kebiasaan dan pengalaman • Perhatian: memberi tumpuan terhadap penyampaian dan penerimaan mesej • Keyakinan terhadap mesej • Kejelasan dan ketepatan mesej

16. Keunikan Komunikasi Kumpulan Kecil • Kesan pemerhati: pengaruh kandungan dan cara berkomunikasi • Interaksi: semakin kompleks interaksi apabila saiz kumpulan semakin besar • Pengaruh majoriti dan minoriti: pengaruh penentu penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan oleh anggota kumpulan

17. MENYESUAIKAN DIRI DALAM KUMPULAN Untuk menyesuaikan diri dalam kumpulan, terdapat 5 perkara yang perlu difahami oleh setiap ahli kumpulan. Perkara-perkara tersebut adalah: • Peranan • Norma • Status • Kuasa • Kepercayaan.

18. Peranan Ellis & Fisher (1994) menyatakan peranan timbul lantaran apa yang kita harapkan dari diri kita dan apa yang orang lain harapkan dari kita. Terdapat 3 kategori peranan: • Peranan tugas kelompok • Peranan pemelihara kelompok • Peranan individu.

19. Peranan • Peranan boleh diperolehi secara formal atau tidak formal. • Peranan (1) dan (2) adalah peranan yang berkaitan dengan matlamat kumpulan (matlamat pencapaian dan matlamat penjagaan kumpulan) • Matlamat pencapaian adalah hasil yang diinginkan (produk- berkaitan dengan keberkesanan kumpulan) • Matlamat penjagaan kumpulan adalah merujuk pada usaha mengendali, mengukuh dan mensejahterakan kumpulan (jaga hubungan).

20. Peranan Tugas Kelompok • Contoh peranan tugas kelompok: • Membuat keputusan • Menyelesaikan masalah • Mencetuskan idea-idea baru Peranan yang perlu dimainkan oleh setiap ahli dalam melaksanakan tugas ini adalah:

21. Peranan Tugas Kelompok (samb.) • Perintis-penyumbang • Pencari informasi • Pencari pendapat • Pemberi informasi • Penerang • Penyimpul • Penyalaras-penyatu

22. Peranan Tugas Kelompok (samb.) h. Pengarah i. Pembantah j. Penilai-pengkritik k. Pendorong l. Petugas Teknik m. Pencatat

23. Peranan Pemeliharaan Kelompok Peranan yang dimainkan oleh ahli untuk memelihara hubungan emosional. Ahli wajar bertindak sebagai: • Penggalak • Pelerai-pendamai • Pengkompromi • Pengawal • Pengasas Piawai • Pengikut

24. Peranan Individu Satu usaha individu dalam kumpulan untuk memenuhi keperluan peribadi yang tidak relevan dengan tugasan kumpulan atau matlamat kumpulan. Individu seperti ini selalunya bertindak sebagai: • Penyerang • Penghambat • Pencari nama

25. Peranan Individu (samb.) d. Pengungkap diri e. Peleser f. Penindas g. Pencari simpati

26. Norma Kumpulan • Peraturan atau piawai yang perlu dipatuhi oleh ahli kumpulan untuk memudahkan proses pencapaian matlamat kumpulan • Norma yang menjadi amalan akan membudaya dalam kumpulan • Norma menyatakan apa yang elok dan tidak elok, apa yang sesuai/tidak sesuai dan apa yang perlu dan tidak perlu.

27. Norma Kumpulan (samb.) • Terdapat 2 kategori norma: • Bertulis: norma yang dibentuk secara formal. Misalnya polisi/undang-undang atau perlembagaan kumpulan • Tidak bertulis: norma yang dibentuk secara tidak formal. Misalnya hukum sosial; memerhati perlakuan orang lain

28. Norma Kumpulan (samb.) • Keakuran kepada norma berlaku apabila: • Kejelasan penyataan norma serta hukumnya jika dilanggar • Bilangan anggota yang telah menerima dan memperakuinya ramai • Kualiti hubungan interpersonal yang baik • Kekuatan semangat kekitaan • Mahu bersama dalam kumpulan dalam jangka masa yang lama

29. Status dalam kumpulan • Kedudukan sosial atau kepentingan ahli dalam sesebuah kumpulan • Tinggi atau rendah status ahli dalam kumpulan akan mempengaruhi cara bercakap • Kajian Beebe & Masterson (1994) mendapati:

30. Status dalam kumpulan (samb.) • Orang berstatus tinggi lebih berkomunikasi daripada orang berstatus rendah • Orang berstatus tinggi suka berkomunikasi dengan orang berstatus tinggi • Orang berstatus tinggi lebih berpengaruh membuat keputusan • Orang berstatus rendah lebih mengarahkan komunikasinya kepada orang berstatus tinggi • Ramai ahli tidak menghiraukan komen/pendapat orang berstatus rendah.

31. Kuasa dalam kumpulan • Pengaruh di dalam kumpulan yang mampu menimbulkan ketundukan /keakuran • Terdapat 5 jenis kuasa: • Kuasa koersif: ganjaran/hukuman kpd ahli • Kuasa keahlian: ada pengetahuan, kepakaran, pengalaman, ketrampilan atau kemampuan

32. Kuasa dalam kumpulan (samb.) 3. Kuasa bermaklumat: mempunyai maklumat kritikal dan terbaru yang amat diperlukan oleh ahli 4. Kuasa rujukan: idola (kerangka rujukan untuk menilai diri; menjadi teladan) 5. Kuasa undang-undang: kedudukan formal yang diperolehi hasil dari lantikan, atau peraturan telah menetapkan ahli perlu akur kepada arahan.

33. Kepercayaan dalam kumpulan • Kewujudan saling mempercayai antara ahli sehingga dapat menjalinkan kemesraan dalam kumpulan • Komunikasi yang dilakukan tidak berkesan bukan kerana mesej tidak difahami dan tidak didengar, sebaliknya kerana tidak mahu percaya kepada apa yang disampaikan. Keraguan terhadap diri komunikator.

34. MENEGUHKAN KUMPULAN • Faktor-faktor yang meneguhkan kumpulan: • Perjuangan dan pegangan • Komunikasi • Struktur • Kepemimpinan • Hubungan

35. MENEGUHKAN KUMPULAN (samb) 6. Perancangan, perlaksanaan dan penilaian 7. Saling kenal mengenali, saling memahami, saling memberi dan menerima, saling mempercayai 8. Semangat setiakawan 9. Penglibatan ahli secara iltizam 10. Ahli bertindak rasional dan berlaku adil

36. Konsep dalam meneguhkan kumpulan Konsep rasional: Berfikir secara kritikal dalam sebarang perbincangan, terbuka dan mendengar secara aktif terhadap hujah dan bukti, berani dan boleh menerima perbezaan pendapat, dan berlapang dada dengan kritikan, teguran dan sanggahan Konsep Adil: Memenuhi dan menunaikan hak anggota

37. Konsep dalam meneguhkan kumpulan Konsep Kenal: Merangkumi tahu tentang kepakaran, kemahiran, sikap, minat, kepercayaan, kebencian, kelebihan dan kelemahan Bentuk direktori/inventori untuk tujuan: • Mengenali anggota kumpulan • Menyesuaikan pembahagian tugas dengan keupayaan anggota • Memperkukuhkan kumpulan

38. MEMBINA IKLIM KUMPULAN • Iklim kumpulan merupakan keadaan/suasana dalam kumpulan yang mempengaruhi perjalanan dan prestasi kumpulan • Faktor utama yang mewarnai iklim kumpulan adalah pola-pola komunikasi, iaitu cara berkomunikasi dalam kumpulan sama ada positif atau negatif

39. MEMBINA IKLIM KUMPULAN (samb.) • Iklim positif akan wujud jika perlakuan komunikasi kita adalah perlakuan menyokong, iaitu suasana yang menyemarakkan semangat kerjasama untuk meningkatkan prestasi kumpulan • Iklim negatif akan wujud jika perlakuan komunikasi kita adalah defensif, iaitu perlakuan yang memberi kesan tidak baik ketika berkomunikasi.

40. PERILAKU KOMUNIKASI DALAM KUMPULAN • Perlakuan Menyokong • Deskriptif • Orientasi masalah • Spontan/mendadak • Empati • Persamaan • Kesementaraan • Perlakuan Mengancam • Penilaian • Kawalan • Strategi • Berkecuali • Superioriti • kepastian

41. RESPONS BERMAKNA Perlakuan yang menunjukkan respons yang memberi mesej bermakna kepada ahli dalam kumpulan. Contoh: • Pengakuan langsung • Ungkapan perasaan positif • Respons meminta keterangan • Respons bersetuju • Respons menyokong

42. RESPONS TIDAK BERMAKNA • Perlakuan yang tidak memberikan mesej sebenar terhadap apa yang dinyatakan oleh ahli kumpulan • Contoh: • Respons sekilas • Respons impersonal • Respons kosong • Respons tidak berkaitan • Respons mengganggu • Respons bercelaru • Respons bercanggah

43. MENCERAP DENGAN AKTIF • Proses memberi tumpuan kepada apa yang disampaikan oleh ahli kumpulan • Kejayaan atau kegagalan pencerapan yang aktif bergantung kepada teknik mendengar dengan baik

44. Faktor Kejayaan Pencerapan • Bersedia untuk mendengar • Dengar dengan penuh tumpuan • Kawal emosi ketika mendengar • Anggapkan apa yang didengar ada kebaikan atau kepentingannya • Dengar dengan mata dan hati

45. Faktor Kejayaan Pencerapan (samb.) 6. Tangguhkan pertimbangan 7. Bersabar ketika mendengar 8. Dengar dengan perhatian dan kritikal

46. Faktor Kegagalan Pencerapan • Tandus motivasi • Lara/fikiran melayang • Mendengar dengan minat yang khusus • Mendengar cetek • Suka bangkang apa yang didengar

47. Faktor Kegagalan Pencerapan (samb.) 6. Kaki tembak/suka beri pertimbangan spontan/tergesa-gesa 7. Mendengar tanpa melihat 8. Buruk sangka 9. Pendengar palsu 8. Gagal membenteras gangguan (emosi dan persekitaran)

48. KOMUNIKASI BUKAN LISAN DALAM KUMPULAN KECIL • Keperluan mengetahui komunikasi bukan lisan dalam kumpulan kecil: • Manusia lebih banyak berkomunikasi secara bukan lisan (70-80%) • Mesej bukan lisan lebih dipercayai daripada mesej lisan • Perasaan lebih berkesan disampaikan secara bukan lisan.

49. Kategori Komunikasi Bukan Lisan • Ekman & Friesen (1975) mengkategorikan kepada 5: • Lambang/simbol – isyarat tanpa lisan • Pengilustrasian – isyarat disertai lisan • Pemaparan rasa – emosi dari air muka • Pengawal (regulator) – pengawalan aliran berkomunikasi (giliran bercakap) • Penyesuaian – adapatsi diri dengan situasi

50. Kategori Komunikasi Bukan Lisan • Mehrabian (1972) mengkategorikan kepada 3: • Kecenderungan – keinginan atau minat mahu berinteraksi atau tidak (posisi tubuh dan kontak mata, atau sentuhan) • Kemujaraban – perilaku menyatakan kuasa dan status yang dimiliki • Keterlibatan – gerak geri mengambil bahagian dalam interaksi (semangat untuk berbual melalui intonasi suara)